Eelarvete aeg on käes: kuidas tagada, et 2026. aasta eelarve toetab efektiivsuse kasvu

Kätte hakkab jõudma aeg, mil juhid ja finantsinimesed koostavad eelarveid uueks aastaks. Otsustatakse, millised investeeringud ja prioriteedid aitavad ettevõttel kasvada ning kuidas saavutada suuremat efektiivsust.

Eestis, Baltikumis ja Euroopas on majanduskasvu ootused tagasihoidlikud, samal ajal kui inflatsioon ja tööjõukulud püsivad kõrgel. Sellises keskkonnas peavad ettevõtted leidma viise, kuidas olemasolevate ressurssidega rohkem saavutada. Efektiivsusest saab konkurentsieelis. Vähem raisatud aega, väiksemad kulud ja nutikam töökorraldus pole enam pelgalt eesmärk, vaid ellujäämise strateegia.

Eelarve on siinkohal strateegiline tööriist, mis peaks toetama eesmärke ja suunda. Kui siht on kasvatada efektiivsust ja vähendada ebamõistlikku käsitööd, siis tasub eelarvesse planeerida lahendused, mis seda reaalselt toetavad.

Üks ettevõtte-ülese mõjuga valdkond on raamatupidamis- ja arveldusprotsesside digitaliseerimine ning automatiseerimine. Finbite pakub selles valdkonnas terviklikke lahendusi, mis aitavad ettevõtetel muuta oma finantsprotsessid kiiremaks, turvalisemaks ja läbipaistvamaks.

Miks on efektiivsus oluline osa eelarvest ja strateegiast?

Efektiivsus ei tähenda ainult kulude kärpimist. See tähendab, et ettevõtte inimesed, süsteemid ja protsessid töötavad targalt koos. Iga samm loob väärtust ja väldib ajakadu. See annab omakorda juhile selguse, raamatupidajale aja ja kogu organisatsioonile sujuvama töövoo.

Lisa eelarvesse investeeringuid, mis suurendavad protsesside kiirust ja läbipaistvust. Näiteks arveldusprotsesside digitaliseerimine, e-arved ja automaatne kinnitusring. Nii ei parane mitte ainult ettevõtte kulustruktuur, vaid tugevneb ka konkurentsivõime.

Sageli jääb aga tähelepanuta, et arveldusprotsessid mõjutavad otseselt kogu ettevõtte tööviljakust.

• Veniv arvete kinnitusprotsess pärsib õigeagset tasutmist ja üldiseid rahavooge.
• Käsitsi arvete sisestamine suurendab vigaste andmete riski, mida tuleb hiljem parandada ja on ajakulukas.
• Ebapiisav ülevaade kuludest võib pidurdada kasvupotentsiaali.

Automatiseeritud arveldusprotsessid loovad ajavaru, läbipaistvuse ja kontrolli, mis aitab teha kiiremaid ja targemaid otsuseid.

Miks on praegu õige aeg e-arved kasutusele võtta?

E-arved on digitaalne standard, mis asendab manuaalse ja aeganõudva PDF-arvete haldamise.
E-arved liiguvad otse ettevõtete süsteemide vahel – kiiresti, turvaliselt ja ilma käsitsi andmete sisestamiseta.

Peamised põhjused, miks e-arved tasub kasutusele võtta juba 2026. aasta alguseks:

1. Regulatiivne areng
   Eesti ja Euroopa Liit liiguvad e-arvete kohustuslikuks muutmise suunas B2B sektoris. Alates 2025. aasta juulist on kõigil Eesti ettevõtetel õigus nõuda partneritelt e-arveid. Euroopa Liit plaanib e-arvetele täielikku üleminekut 2030. aastaks. Varajane kohanemine selliste muudatustega annab ettevõttele eelise.
2. Efektiivsem töövoog
   Andmed liiguvad automaatselt müüja raamatupidamissüsteemist ostja omasse. Neid ei ole vaja e-postiga saata ega käsitsi sisestada.
3. Kiirem arveldamine ja tasumine.
   Arved liiguvad hetkega partnerite vahel ning saavad kiiremini töödeldud ja tasutud.
4. Selgus ja jälgitavus
   Kõik arved (PDFid, e-arved, kuluaruanded ja tšekid) on ühes süsteemis. Nende kinnitamine, töötlemine ja arhiveerimine on jälgitav ja automatiseeritud.

Eelarveperiood on ideaalne hetk e-arvete kasutuselevõtu planeerimiseks, sest sellega kaasnevad muudatused ja ajaraam saavad selgelt uue aasta plaanidesse sisse kirjutatud.

Kuidas aitab PDF-arvete digiteerimine säästa aega ja raha?

Kui täielik e-arvetele üleminek on hetkel veel paljude ettevõtete jaoks võimatu, siis on palju abi PDF-arvete digiteerimisest ehk automaatsest sisestusest. Manuaalne andmesisestus on üks suurimaid ajaraiskajaid raamatupidamises. Finbite’i PDF-arvete digiteerimise lahendus kasutab iseõppivat süsteemi, mis loeb arve andmed automaatselt sisse ja edastab need raamatupidamiskeskkonda. Parima kvaliteedi aitab tagada andmetuvastusüsteemile lisanduv inimkontroll Finbite digiteerijate poolt.

Ettevõtte jaoks tähendab see:

• Oluliselt väiksemat käsitöö mahtu
• Vähem vigaseid andmeid ja asjatut topelttööd
• Võimalust automatiseerida arvete edasine haldus, sest andmed on masinloetavad ja -töödeldavad nagu e-arvetelgi.
• Kiiremat kuu sulgemist ja täpsemaid finantsandmeid

Ajasääst, mis tekib andmete automaatsel töötlemisel, vabastab raamatupidajad ja finantsinimesed rutiinsest väikese lisandväärtusega käsitööst ning annab aega analüüsiks ja sisuliseks tööks.

Mobiiliäpp kuluarunnete ja tšekkide esitamiseks – efektiivsus igal tasandil

Efektiivne finantsprotsess ei piirdu kontorilaua taga tehtava tööga. Tihtipeale tekib töötajatel kulutšekke, mis tuleb aruanneteks vormistada, et enda kulu ja kirjadega tehtud ostude eest raha firmalt tagasi küsida.
Finbite’i mobiiliäpp võimaldab töötajatel edastada kuluaruandeid ja tšekke otse telefonist ettevõtte raamatupidamissüsteemi. Ja seda kohe pärast ostu sooritamist. Ei ole vaja tšekke kokku koguda, raamatupidaja lauanurgale viia ja eraldi lahendust aruande koostamiseks – kõik toimub ühes mugavad mobiiliäpis.

• Kulud jõuavad raamatupidajani reaalajas
• Tehtud kulutused saavad hüvitatud 6 x kiiremini
• Tšekid ei kulu ega lähe kaotsi, need on üles pildistatud ja turvaliselt hoiustatud
• Töötaja juht saab kulude hüvitamise kinnitada enne makse tegemist

Kuna kulude esitamise ja tagasimaksmisega tegeleb laiem ring töötajaid, mitte ainult raamatupidajad, mõjutab see lahendus kogu ettevõtte efektiivsust ja töötajate rahulolu.

Digitaalne kinnitusring – kontroll ja läbipaistvus ettevõttes

Manuaalne kinnitusring e-kirjades või paberil on ajale jalgu jäänud. Nõusoleku andmine võtab liiga palju aega, seda ootavad kuludokumendid jäävad hoogsas töövoos kahe silma vahele ning tasumine viibib. Raamatupidajad peavad kulutama suure osa oma ajast nõusolekute tagaajamisele.
Digitaalne ja automatiseeritud kinnitusring tagab, et iga arve liigub kiiresti õige inimese juurde kinnitamiseks, kogu protsess on jälgitav ja viibinud kinnituste osas saadetakse automaatne meeldetuletus. Lisaks on võimalik kinnitajatele seada järjekordi, limiite ja muid funktsioone, et tagada turvalisus.

Miks on see 2026. aastal kriitilise tähtsusega?

• Mugavaim arvete kinnitamine: Kinnitust ootavate arvete kohta saadetakse vastava lingiga teate e-mailile, kust saab nõusoleku anda vaid ühe klikiga. Ja seda nii mobiilist kui arvutist.
• Kiirem kinnitustsükkel: Iga arve liigub automaatselt õige inimese juurde ning hilinenud kinnituste puhul saadetakse automaatsed meeldetuletused. Raamatupidaja ei pea kinnitusi taga ajame ja meeldetuletustega tegelema.
• Auditeeritavus ja läbipaistvus: Kogu kinnitusteekond on jälgitav, vastutuse ja otsustusahel on selge.
• Tööjõuressursside säästmine: Automatiseerimine vähendab käsitööd ja võimaldab hoida kvaliteeti ilma täiendavate töötajate palkamiseta.
• Paindlikkus ja turvalisus: Süsteemis saab määrata kinnitajate järjekorrad, limiidid ja õigused vastavalt ettevõtte struktuurile.

Finbite’i automaatne kinnitusring võimaldab määrata töövood, kinnitajad ja limiidid vastavalt ettevõtte struktuurile – kogu protsess muutub kiireks, turvaliseks ja usaldusväärseks.

Automaatne kulukohtade määramine – väikestest sammudest suur ajavõit

Paljudel ettevõtetel korduvad igakuised arved samadelt tarnijatelt puhul. Finbite’i mallid suudavad need mustrid ära tunda ja määrata korduvatele arvetele automaatselt õiged kulukohad ja kontod.

Tulemuseks

• vähem käsitsi korrigeerimist
• järjepidevad ja õiged andmed
• kiirem raamatupidamine ja vähem vigu.

Automaatne kulude jaotus on väike, aga mõjuv samm, mis loob eeldused täpsemaks finantsjuhtimiseks ja prognoosimiseks.

Kuidas arveldusprotsesside digitaliseerimine toetab kogu ettevõtte efektiivsust

Arveldusprotsesside automatiseerimine ei ole pelgalt raamatupidamise teema – see mõjutab otseselt suurt osa töötajatest ja seeläbi ka kogu organisatsiooni toimimist.

Kui arved liiguvad kiiresti ja andmed on täpsed, võidavad kõik.

• Raamatupidaja ei pea sisestama andmeid käsitsi.
• Juhid saavad ajakohase ülevaate osakonnaga seotud kuludest.
• Töötaja saab kinnitada arveid ja esitada kuluaruande mugavalt mobiilist.
• Ettevõte säästab aega ja raha, mis muidu kuluks haldusele.

Efektiivne finantsprotsess toetab kogu ettevõtte kasvu – see on konkurentsieelis, mitte lihtsalt mugavuslahendus.

Tee 2026. aasta eelarvest tööriist, mis aitab täita eesmärke

Praegu, kui ettevõtted planeerivad eelarveid uueks aastaks, on õige hetk hinnata, kas plaanid toetavad päriselt ettevõtte eesmärke. Kui eesmärk on kasv ja efektiivsus, peaks ka eelarve seda kajastama investeeringutega, mis loovad püsivat väärtust.

Finbite’i digitaalsed lahendused nagu e-arved, PDF-arvete digiteerimine, mobiilsed kuluaruanded, digitaalne kinnitusring ja automaatsed kulukohad, aitavad ettevõtetel muuta korduvad arvete haldusega seotud töövood nähtamatuks, sujuvaks ja strateegiliseks osaks igapäevasest tööst.

See on samm, mis ei toeta ainult raamatupidajat, vaid tervet ettevõtet.