Kuna riigiasutused võtavad järgmisest aastast vastu ainult masinloetavaid e-arveid, peavad lisaks riigiasutustele endile ettevalmistustega alustama ka avalikule sektorile arveid esitavad ettevõtted.
E-riigi ja paberivaba majanduse edendamiseks võtavad avaliku sektori asutused alates 2017. aastast vastu ainult e- arveid. Selliseid asutusi on Eestis 1662 ning loetelu hõlmab riigiasutusi alates ministeeriumist ning lõpetades riigi omanduses või valitseva mõju all olevate ettevõtete, kohaliku omavalitsuse, kooli, haigla, lasteaia ja avaliku sektoriga seotud mittetulundusühinguga.
Muidugi tähendab see, et lisaks riigiasutustele, kes peavad olema valmis masinloetavaid e-arveid vastu võtma, peavad riigiasutustele arveid esitavad ettevõtjad olema suutelised neid saatma. Kindlasti tuleb tähele panna, et e-arve ei tähenda meili teel saadetavat dokumenti, vaid masinloetavat, automaatselt süsteemist süsteemi kulgevat e-arvet.
Kuidas siis valmistuda, et järgmisel aastal e-riigiga sammu pidada?
Tee selgeks esimene samm
Senised kogemused on näidanud, et kõige keerulisemaks kohaks on alustamine. Edasi sujub kõik juba lihtsalt, sest kogu protsess on tehtud kasutaja jaoks võimalikult mugavaks ja sujuvaks.
E-arvete saatmisega alguse tegemiseks tuleb esimese sammuna valida partner, kelle vahendusel seda tegema hakata. Laias laastus võib öelda, et vähe arveid saatval väikeettevõtjal on mõistlik valida e-arveldaja, suurematel ja keskmistel ettevõtetel operaator.
Väikeettevõtja: kasuta e-arveldajat
Pisiettevõtted, kes esitavad kuus 5-10 arvet ning ei kasuta veel mõnda raamatupidamissüsteemi, saavad kasutada tasuta programmi E-arveldaja. See on lihtne veebipõhine raamatupidamistarkvara, mis aitab (väike)ettevõtjal raamatupidamise korraldamisega mugavalt hakkama saada.
Liitumine e-arveldajaga on lihtne. Esmalt tuleb logida sisse ettevõtjaportaali (https://ettevotjaportaal.rik.ee/), teha seal sooviavaldus e-arvete saatmiseks läbi e-arveldaja (mis on üks osa ettevõtjaportaalist). Samas keskkonnas saab koostada arveid, valida saajad ja arve välja saata.
E-arveldajas on aastatel 2017-2018 riigiasutustele e-arvete edastamine Omniva ja Fiteki vahendusel tasuta.
Keskmised ja suuremad ettevõtted: vali operaator
Keskmistel ja suurematel ettevõtetel ja neil, kes kasutavad raamatupidamistarkvara, on mõistlik e-arveldamisega alustamiseks liituda otse operaatoriga. Neid on kolm: Omniva, Telema ja Fitek. Näiteks Omniva e-arvete keskkonnal on liidestus ligi 25 erineva raamatupidamisprogrammiga ja süsteemi on võimalik importida andmeid ka Excelist, kui raamatupidamist tehakse selle programmiga. Samuti saab arve koostada otse süsteemis. Klientidele on tööpäeviti avatud ka klienditugi, kust saab küsimuse korral alati abi telefoni või e-kirja teel.
Omavalitsustele: e-arve lihtsustab haldusreformi
Omavalitsused peavad e-arvete vastuvõtmiseks valmis olema hiljemalt järgmise aasta alguseks. Pidades silmas haldusreformi käigus ees seisvaid omavalitsuste ühinemisi, teeb e-arvete kasutamine ühinemisprotsessi kindlasti lihtsamaks. Kui ühinevad omavalitsusüksused kasutavad e-arvete puhul sama operaatorit, tuleb süsteemis muuta ainult arvete kinnitusring – ja arved liiguvad koheselt tõrgeteta. Erinevatesse omavalitsusüksustesse saadetud paberarvete (või e-postile saadetud arvete) korral on kindlasti keerulisem tagada nende õigeaegset käsitlemist, kinnitusringe jm.
Kolmandik avalikust sektorist kasutab Omniva arvekeskuse lahendust. See tähendab, et kõik, kes omavahel arveldavad Omniva süsteemi siseselt, saavad olla kindlad, et arve jõuab kohale sekunditega ning vastastikusel kokkuleppel saavad arve saatja ning saaja teha arve staatuse üksteisele avalikuks. Siis näeb arve saatja Omniva arvekeskuses, millises menetluse faasis saadetud arve saaja juures parasjagu on.
Miks e-arveldust üldse vaja on?
Seni võttis arve asutusse saabudes ette pika teekonna: e-kirja küljes olev arve registreeriti, trükiti välja ning saadeti asutusesisesele kinnitusringile. Kui kinnitused käes, liikus arve raamatupidajale, kes selle käsitsi süsteemi sisestas ning konteeris. Alles siis järgnes arve tasumine. Protsess vältas sageli ligi kuu, selle käigus võis arve toppama jääda ja tekkida inimlikud eksitused sisestamisel. E-arve läheb aga otse raamatupidamissüsteemi, kust saab selle kohe saata kinnitusringile ja seejärel tasumisele. Kasutajad, kes on mõõtnud arvete liikumist, on avastanud, et ajaline võit on 40% ja rahaline ligi 20% e-arveldamise kasuks.
Oluline on ka see, et kui varem liikus arve mööda ettevõtet füüsiliselt, siis elektroonilise kinnitusringiga saab arved kinnitada arvuti tagant lahkumata. Ettevõtte raamatupidamist saab hallata ka kontorist eemal olles, oluline on vaid ligipääs e-kirjadele.
Igast süsteemis tehtud liigutusest jääb digitaalne jälg ning kõik raamatupidamisdokumendid säilivad nõuetekohasel kujul 8 aastat või vajadusel ka kauem – Euroopa Struktuurifondide toel tehtud projektide puhul on dokumente vaja hoida 10-25 aastat. Tekkiv digiarhiiv on oluliselt mugavam ja kordades odavam hallata kui paberarveid säilitada.
Kokkuvõttes: e-arveldamine võib tunduda esialgu keeruline, kuid tegelikult on lihtne ning loogiline. Juba mõningase praktika järel leiate kindlasti, et uus süsteem on senisest oluliselt mugavam, ajasäästlikum ning mis kõige tähtsam – raamatupidamine on paremini organiseeritud, töö saab tehtud kiiremini ning tulemus on paremini hallatav!
Sander Aasna,
Omniva Arvekeskuse juht
