Sukčiavimo naudojant sąskaitas faktūras prevencija: viskas, ką reikia žinoti

Kibernetinės aferos kelia vis didesnę grėsmę ES įmonėms. Pagal 2024 m. ataskaitą, bandymų sukčiauti atliekant mokėjimus, palyginti su praėjusiais metais, padaugėjo 43 proc. Sukčiai mokosi vis sudėtingesnių metodų, o tokios priemonės kaip dirbtinis intelektas dar labiau palengvina apgaulę, kuria darbuotojai yra verčiami patvirtinti suklastotas sąskaitas faktūras. 

Šiame straipsnyje paaiškinsime viską, ką reikia žinoti apie sukčiavimo naudojant sąskaitas faktūras prevenciją. Išnagrinėsime dažniausiai pasitaikančius sukčiavimo naudojant sąskaitas faktūras atvejus, aptarsime vis didėjančią netikrų sąskaitų faktūrų išrašymo grėsmę Baltijos šalyse ir paaiškinsime, kaip „Finbite“ gali apsaugoti jūsų verslą nuo fiktyvių sąskaitų faktūrų išrašymo.

Kas yra sukčiavimas naudojant sąskaitas faktūras?

Sukčiavimas naudojant sąskaitas faktūras yra tada, kai sukčius ar organizacija sąmoningai siunčia neteisingą arba netikrą sąskaitą faktūrą įmonei, tikėdamiesi gauti mokėjimą už produktus ar paslaugas, kurie niekada nebuvo suteikti. Yra daug skirtingų sukčiavimo naudojant sąskaitas faktūras rūšių, o sąskaitas faktūras gali klastoti tiek išorės, tiek vidaus šaltiniai.

Skirtingos sukčiavimo naudojant sąskaitas faktūras rūšys

Netikros sąskaitos faktūros 

Netikros sąskaitos faktūros yra viena dažniausiai pasitaikančių sukčiavimo naudojant sąskaitas formų. Sukčiai gauna neteisėtą prieigą prie organizacijos susirašinėjimo (pvz., el. laiškų) su tiekėjais. Jie taiko pažangius metodus, kad nustatytų tikrus sandorius ir sąskaitas faktūras, tada išsiunčia netikrą sąskaitą faktūrą, kad nukreiptų mokėjimą į fiktyvią banko sąskaitą.

Tokios rūšies sukčiavimą naudojant el. paštu siunčiamas sąskaitas faktūras gali būti sunku aptikti, ypač jei sukčius siunčia netikrą sąskaitą faktūrą už teisėtas paslaugas, kurias suteikė kita šalis. Sukčiai vis labiau tobulėja kurdami netikras sąskaitas faktūras ir gali lengvai apgauti darbuotojus, kad jie patikėtų sąskaita faktūra ir patvirtintų mokėjimą. Fiktyvios sąskaitos faktūros dažnai turi tiekėjo prekių ženklą, šabloną ir parašus, pakeista tik banko sąskaitos informacija. 

Sąskaitų padidinimas

Sąskaitų padidinimas yra tada, kai tiekėjai siunčia teisėtas sąskaitas faktūras, bet nurodo per dideles sumas, netikslias kainas arba neteisingus produktus ar paslaugas. Sąskaitų padidinimo tikslas – priversti įmonę sumokėti daugiau už produktus ar paslaugas. Gali būti sunku atskirti sąskaitų padidinimą nuo tikrų sąskaitų faktūrų išrašymo klaidų. Tačiau nuoseklios klaidos gali reikšti, kad tiekėjas sąmoningai padidina sąskaitose faktūrose pateiktas sumas. 

Sąskaitų faktūrų dublikatai

Sąskaitos faktūros dublikatas yra bandymas gauti papildomą mokėjimą už produktą ar paslaugą. Nepatikimi tiekėjai gali pateikti dvi identiškas sąskaitas faktūras, tikėdamiesi, kad apskaitos skyrius nežinodamas patvirtins mokėjimą. Įmonės, kurių sąskaitų faktūrų patvirtinimo procesai yra neaiškūs arba kurios bendradarbiauja su daugeliu tiekėjų vienu metu, yra labiau pažeidžiamos sukčiavimo naudojant sąskaitų dublikatus atžvilgiu.

Vidinis sukčiavimas

Fiktyvias sąskaitas paprastai išrašo sukčiai už organizacijos ribų, tačiau darbuotojai taip pat gali sukčiauti naudodami sąskaitas faktūras. Turėdami galimybę susipažinti su dideliu kiekiu vidaus informacijos, darbuotojai galėtų įvairiais būdais sukčiauti naudodami sąskaitas faktūras. Pavyzdžiui, jie gali sukurti fiktyvias tiekėjų banko sąskaitas, bendradarbiauti su sukčiais už organizacijos ribų arba sukčiauti pateikdami neteisėtas asmenines išlaidas išlaidų ataskaitoje.

Didėjanti sukčiavimo naudojant sąskaitas faktūras rizika Baltijos šalyse

Kibernetinės aferos (įskaitant sukčiavimą naudojant sąskaitas faktūras) Baltijos šalyse tampa vis dažnesnės. Estijos RIA 2024 m. kibernetinio saugumo metraščio duomenimis, Estijoje užfiksuota daugiau kaip 6 000 reikšmingų kibernetinių incidentų – maždaug dukart daugiau nei 2023 m. 

Sukčiavimas naudojant sąskaitas faktūras sudaro didelę šių kibernetinių incidentų dalį. Pavyzdžiui, 2024 m. lapkričio mėn. Estijoje nustatyti keturi sukčiavimo naudojant sąskaitas faktūras atvejai, bendra nuostolių suma siekė beveik 300 000 EUR. Nustatyti tokie sukčiavimo naudojant sąskaitas faktūras atvejai:

• Estijos įmonė pervedė daugiau kaip 170 000 EUR į sukčių banko sąskaitą. Įsilaužėliai gavo prieigą prie įmonės susirašinėjimo su tiekėju. Jie išsiuntė apgaulingą sąskaitą faktūrą tiekėjo vardu, bet su pakeistais banko sąskaitos duomenimis. Gavėjas nežinodamas atliko mokėjimą.
• Valstybinė įmonė el. paštu gavo netikrą sąskaitą faktūrą, kuri atrodė teisėta. Visi duomenys atrodė teisingi, tačiau banko sąskaitos duomenys buvo pakeisti. Nepastebėjusi įmonė sukčiams sumokėjo beveik 30 000 EUR.

Latvijoje sukčiavimo atvejų skaičius nuo 2024 m. I ketv. iki 2025 m. II ketv. padidėjo 14 proc., dauguma šių atvejų buvo susiję su bandymais gauti fiktyvius mokėjimus. Lietuvoje 2023 m. iš Lietuvos piliečių ir juridinių asmenų apgaulės būdu buvo išviliota apie 12,3 mln. EUR. Šis sukčiavimas iš dalies buvo susijęs su gerėjančiu sukčių gebėjimu įtikinti aukas atlikti mokėjimus į fiktyvias banko sąskaitas.

Kaip atpažinti netikras sąskaitas faktūras?

Kurdami netikras sąskaitas faktūras, sukčiai nukopijuoja sąskaitos faktūros formatą, tiekėjo prekių ženklą ir sąskaitos faktūros duomenis, pakeisdami tik banko sąskaitos duomenis, kad nukreiptų mokėjimą į savo fiktyvią banko sąskaitą. Todėl sąskaitoje faktūroje pateiktų banko sąskaitos duomenų patikrinimas yra geriausias būdas užtikrinti sąskaitų faktūrų teisėtumą.

Sąskaitų faktūrų išrašymo sistemos, tokios kaip „Finbite“, gali padėti lengviau atpažinti sukčiavimą naudojant netikras sąskaitas faktūras. „Finbite“ automatizuotu sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimu užtikrinama, kad pirkimo sąskaitose faktūrose būtų pateikti teisėti tiekėjo banko sąskaitos duomenys. „Finbite“ sąskaitų faktūrų patvirtinimo ciklas leidžia įmonėms priskirti tam tikrus darbuotojus patvirtinti sąskaitas faktūras, kad neįgalioti darbuotojai netaptų netikrų el. paštu siunčiamų sąskaitų faktūrų aukomis. 

Sukčiavimo naudojant sąskaitas faktūras kaštai  

Nors kai kurių netikrų sąskaitų faktūrų sumos yra minimalios, jos taip pat gali siekti šimtus tūkstančių eurų. Baltijos šalių įmonėse net vienas fiktyvus mokėjimas gali reikšmingai paveikti pinigų srautus ir pelningumą, kelti grėsmę jų išlikimui. 

Be tiesioginių finansinių nuostolių, susijusių su sukčiavimu naudojant el. paštu siunčiamas sąskaitas faktūras, įmonės taip pat gali patirti nepiniginių išlaidų. Pavyzdžiui, neturėdamos saugios sąskaitų faktūrų automatizavimo priemonės, finansų grupės gali praleisti valandas tikrindamos sąskaitas faktūras ir diegdamos papildomas kontrolės priemones, o tai gali atimti išteklių iš kitų veiklos sričių. 

Sukčiavimas naudojant sąskaitas faktūras taip pat gali pakenkti tiekėjų santykiams, nes neteisingi mokėjimai gali paveikti tiekėjų pasitikėjimą ir padaryti būsimus sandorius sudėtingesnius. Be to, sukčiavimo incidentai gali pakenkti įmonės geram vardui, ypač jei pažeidžiami klientų duomenys.

Kaip užkirsti kelią sukčiavimui naudojant sąskaitas faktūras?

Atsisakykite popierinių sąskaitų faktūrų

Įmonės, kurios naudoja popierines sąskaitas faktūras, yra gerokai labiau pažeidžiamos sukčiavimo, ypač palyginti su tomis, kurios naudoja saugius sprendimus, pavyzdžiui, elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymą. 

Popierines sąskaitas faktūras galima lengvai prarasti, pavogti arba jos gali patekti į netinkamas rankas. Be to, kyla rizika nuskaitant popierines sąskaitas faktūras ir siunčiant jas kaip priedus PDF formatu. Taip yra todėl, kad sukčiai gali lengvai perimti susirašinėjimą ir siųsti el. laiškus su suklastotomis sąskaitomis faktūromis, kurie atrodo kaip tikri. 

Perėjimas nuo fizinių sąskaitų faktūrų saugojimo (pvz., archyvų spintų) prie skaitmeninių saugojimo sprendimų taip pat gali padėti užkirsti kelią sukčiavimui naudojant sąskaitas faktūras. Pavyzdžiui, „Finbite“ skaitmeninis archyvas naudoja šifravimą, kad apsaugotų sąskaitų faktūrų duomenis ir užkirstų kelią sąskaitų faktūrų fiziniam sugadinimui ar praradimui. Be to, „Finbite“ kontroliuojamos prieigos funkcija užtikrinama, kad sąskaitų faktūrų duomenys nepatektų į netinkamas rankas ir kad visi sąskaitų faktūrų išrašymo proceso etapai būtų stebimi.

Naudokite sąskaitų faktūrų patvirtinimo darbo srautus

Daugelis įmonių tampa netikrų sąskaitų faktūrų išrašymo aukomis, nes joms trūksta patikimų sąskaitų faktūrų patvirtinimo procesų. Aiškiai apibrėžtu sąskaitų faktūrų patvirtinimo darbo srautu užtikrinama, kad tik įgalioti darbuotojai patvirtintų sąskaitas faktūras. 

„Finbite“ sąskaitų faktūrų patvirtinimo ciklas leidžia įmonėms išsamiai peržiūrėti tiekėjų sąskaitas faktūras. Įmonė gali paskirti tam tikrus darbuotojus „tvirtintojo“ vaidmeniui. Tada tik paskirti tvirtintojai gali peržiūrėti ir patvirtinti sąskaitas faktūras. „Finbite“ taip pat suteikia galimybę įmonėms automatizuoti patvirtinimo procesą. Pavyzdžiui, įmonės gali sukurti šablonus, kurie visada siunčia pasikartojančias sąskaitas faktūras paskirtam tvirtintojui. 

Tvirtintojai gali peržiūrėti sąskaitas faktūras iš bet kurio išmaniojo įrenginio, patvirtindami, kad prekės buvo iš tikrųjų gautos arba kad bet kokios netikėtos išlaidos yra pagrįstos. Peržiūrėjęs, darbuotojas gali patvirtinti sąskaitą faktūrą mokėjimui vos vienu spustelėjimu. 

Nustatykite patvirtinimo limitus

Patvirtinimo limitų nustatymas yra dar vienas veiksmingas būdas užkirsti kelią sukčiavimui naudojant sąskaitas faktūras. Pavyzdžiui, naudodamosi „Finbite“, įmonės gali nustatyti taisyklę, pagal kurią gaunamos sąskaitos faktūros turi būti patvirtintos dviejų ar daugiau darbuotojų, atsižvelgiant į sąskaitos faktūros sumą. Kai kiekvieną sąskaitą faktūrą tikrina kelios poros akių, lengviau aptikti sukčiavimą prieš atliekant bet kokį mokėjimą.

Naudotojai taip pat gali nustatyti patvirtinimo limitus kiekvienam darbuotojui. Kai sąskaita faktūra siunčiama patvirtinti, sistema patikrina, ar sąskaitos faktūros suma (neįskaitant PVM) neviršija nustatyto limito. Jei sąskaitos faktūros suma viršija darbuotojo patvirtinimo limitą, ji perduodama tvirtintojui, kurio patvirtinimo limitas didesnis. Automatizuotos patvirtinimo taisyklės pašalina neteisėtus didelių pirkimų patvirtinimus.

Išvenkite sukčiavimo naudojant sąskaitas faktūras išrašydami elektronines sąskaitas faktūras

Elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas yra dar vienas veiksmingas būdas užkirsti kelią sukčiavimui naudojant netikras sąskaitas faktūras. Vis daugiau šalių įpareigoja naudoti elektronines sąskaitas faktūras dėl jų saugių funkcijų. Elektroninės sąskaitos faktūros yra kompiuterio skaitomi dokumentai, kurie perduodami per saugius tinklus, tokius kaip tinklas „Peppol“. 

„Peppol“ yra tarptautinis tinklas, kuris naudoja šifravimo protokolus ir sertifikuotus prieigos taškus, pvz., „Finbite“, kad užtikrintų aukštą saugumo lygį. Norint siųsti ar gauti sąskaitas faktūras tinkle „Peppol“, visoms šalims reikia turėti registruotą „Peppol“ ID. Taip gerokai sumažinama sukčiavimo rizika, palyginti su kitais metodais, pvz., el. paštu siunčiamomis PDF sąskaitomis faktūromis.

DUK. Sukčiavimo naudojant sąskaitas faktūras prevencija

Kas yra netikrų sąskaitų faktūrų išrašymas?

Sukčiavimas naudojant netikras sąskaitas faktūras yra tada, kai sukčius ar nepatikimas tiekėjas sąmoningai išsiunčia fiktyvią sąskaitą faktūrą įmonei, bandydamas gauti apmokėjimą už niekada nepateiktas prekes ar nesuteiktas paslaugas. Pavyzdžiui, sukčiai gali siųsti suklastotą sąskaitą faktūrą, tikėdamiesi, kad gavėjas atliks mokėjimą į netikrą banko sąskaitą.

Kaip žinoti, ar sąskaita faktūra yra teisėta?

Lengviausias būdas sužinoti, ar sąskaita faktūra yra teisėta, yra patikrinti, ar sąskaitoje faktūroje nurodyti banko sąskaitos duomenys atitinka jūsų tiekėjo banko informaciją. Naudodami saugų tinklą, pvz., „Peppol“, taip pat galite užtikrinti, kad sąskaitos faktūros būtų teisėtos, nes tinklas yra užšifruotas, o visi „Peppol“ naudotojai turi turėti registruotą „Peppol“ ID.

Kaip atpažinti netikrų sąskaitų faktūrų šablonus?

Norėdami atpažinti netikrų sąskaitų faktūrų šablonus, patikrinkite, ar sąskaitose faktūrose nėra neteisingų logotipų, neįprasto formatavimo ar gramatikos klaidų. Nenumatytos išlaidos, nežinomi banko sąskaitos duomenys arba įtartini mokėjimo nurodymai yra kiti sukčiavimo naudojant sąskaitas požymiai. 

Kokie yra dažniausi sukčiavimo naudojant sąskaitas faktūras atvejai?

Dažniausi sukčiavimo naudojant sąskaitas faktūras atvejai apima mokėjimo prašymus į sukčiavimo tikslais atidarytas banko sąskaitas, sąskaitų išrašymą už produktus ar paslaugas, kurie niekada nebuvo suteikti, ir sąskaitų faktūrų dublikatus. Vienas iš neseniai įvykusių sukčiavimo naudojant sąskaitas faktūras atvejų Baltijos šalyse – Estijos įmonė nusipirko automobilį iš Vokietijos prekiautojo. Sukčiai perėmė įmonės el. laiškus ir sukūrė netikrą sąskaitą faktūrą su savo banko sąskaitos duomenimis. Tada įmonė sumokėjo beveik 60 000 EUR į sukčių banko sąskaitą.

Užkirskite kelią sukčiavimui naudojant sąskaitas faktūras naudodami „Finbite“

„Finbite“ – universalus sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimas, kuriuo įvairiais būdais užkertamas kelias sukčiavimui naudojant sąskaitas faktūras. Sudarant tarpvalstybinius sandorius, „Finbite“ suteikia įmonėms galimybę siųsti ir gauti elektronines sąskaitas faktūras per saugų tinklą „Peppol“.

„Finbite“ sąskaitų faktūrų patvirtinimo ciklas gali padėti įmonėms užtikrinti, kad jos patvirtintų tik teisėtas sąskaitas faktūras. Sistema taip pat gali aptikti sukčiavimą, palygindama sąskaitų faktūrų numerius ir tiekėjų duomenis su sąskaitų faktūrų istorija, taip pat palygindama sąskaitas faktūras su pirkimo užsakymais ir prekių gavimo pažymomis ĮIP sistemoje.

Pradėkite naudotis „Finbite“ šiandien ir gerokai sumažinkite sukčiavimo naudojant sąskaitas faktūras riziką.