Saskaņā ar OECD, mazie un vidējie uzņēmumi (MVU) lēnāk ievieš digitālās transformācijas risinājumus nekā lielie uzņēmumi. Tas galvenokārt ir saistīts ar cenām vai ierobežotu piekļuvi tādām tehnoloģijām kā datu analītika.
Šajā rakstā:
Tomēr digitālie rīki kļūst arvien pieejamāki un lētāki uzņēmumiem neatkarīgi no to lieluma, sniedzot MVU Baltijā visas iespējas izmantot digitālo transformāciju.
Šajā rakstā detalizēti izskaidrosim, ko tieši nozīmē digitālā transformācija un kāpēc tā ir svarīga MVU. Mēs aplūkosim digitālās transformācijas priekšrocības, mazo uzņēmumu digitālās transformācijas piemērus un praktiskus padomus, kā izvēlēties pareizos rīkus.
Kas ir digitālā transformācija?
Digitālā transformācija ir process, kurā digitālās tehnoloģijas tiek integrētas visos uzņēmuma darbības aspektos, būtiski mainot tā darbību un veidu, kādā tas sniedz vērtību saviem klientiem.
MVU digitālā transformācija nozīmē vairāk nekā tikai dažu darbplūsmu digitalizēšanu; tā ir pilnīga uzņēmējdarbības modeļa pārvērtēšana. Digitālā transformācija var ietvert visu, sākot no mākoņrisinājumu ieviešanas un datu analītikasizmantošanas, līdz ikdienas pienākumu automatizācijai.
Digitālās transformācijas priekšrocības MVU
Pilnīga digitāla transformācija maziem un vidējiem uzņēmumiem var būt ilgstošs un reizēm izaicinošs process. Tomēr darbplūsmu digitalizēšanai ir vairākas priekšrocības:
- Uzlabota efektivitāte. Uzņēmuma darbību digitalizēšana var būtiski uzlabot efektivitāti. Piemēram, uzņēmumi var izmantot čatbotus jeb tērzēšanas robotus, lai automātiski atbildētu uz klientu jautājumiem, kas ļauj ievērojami ietaupīt laiku gan klientiem, gan klientu atbalsta komandām. Turklāt digitālie rēķinu izrakstīšanas risinājumi var automātiski iegūt rēķinu datus, ietaupot laiku un samazinot kļūdas, kas saistītas ar manuālu datu ievadi.
- Izmaksu ietaupījums. Ikdienas darbu automatizācija var būtiski samazināt darbības izmaksas un uzlabot resursu sadalījumu.
- Uzlabota klientu pieredze. Digitālā transformācija sniedz priekšrocības arī klientiem. Piemēram, MVU var izmantot tādas platformas kā Finbite, lai rēķinu sagatavošanas process klientiem būtu efektīvāks. Finbite ietaupa uzņēmumiem laiku un naudu, automatizējot rēķinu izrakstīšanas procesu, novēršot uzdevumus, kas atkārtojas, un nodrošinot darbiniekiem vieglu piekļuvi rēķiniem un čekiem.
- Ietekme uz vidi. Digitalizācija samazina papīra un enerģijas patēriņu, veicinot ilgtspējības centienus. E-rēķinu izrakstīšanas risinājumi, piemēram, Finbite novērš atkarību no rēķiniem un čekiem papīra formātā, efektīvi samazinot papīra atkritumus. E-rēķini ir arī energoefektīvāki, nekā ja pa e-pastu tiek sūtīti, saņemti un pārsūtīt rēķini PDF formātā.
- Paaugstināta drošība. Uzņēmumi var ieviest mākoņrisinājumus un rīkus, piemēram, Finbite digitālo arhīvu, kur droši glabāt sensitīvu informāciju.
Visas šīs priekšrocības ļauj uzņēmumiem palielināt produktivitāti, ātrāk reaģēt uz klientu gaidām un pielāgoties mainīgajām tirgus prasībām.
Digitālās transformācijas piemēri Baltijā
Softera Baltic
Softera Baltic ir lietuviešu uzņēmums, kas palīdz citiem uzņēmumiem ieviest digitālus risinājumus, lai racionalizētu savas darbības. Izmantojot tādus rīkus kā Microsoft 365 un Finbite, Softera Baltic palīdz uzņēmumiem optimizēt visus savas uzņēmējdarbības aspektus un panākt pilnīgu digitālu transformāciju.
Giedrius Norkevičius, Softera Baltic biznesa attīstības vadītājs, sniedz vērtīgu ieskatu par pieaugošo pieprasījumu pēc digitālās transformācijas. Viņš atklāj, ka daudzi uzņēmumi Baltijā apzinās, ka digitalizācija palīdz viņiem ātrāk reaģēt uz tirgus izmaiņām. Tā ir galvenā konkurētspējas priekšrocība uzņēmumiem, padarot digitālo transformāciju par nepieciešamību.
Norkevičius norāda, ka ar digitālās transformācijas palīdzību var automatizēt ikdienas uzdevumus un procesus. Uzņēmumiem Baltijā tas ir novērsis manuālu darbu un kļūdu risku, samazinot darbības izmaksas un palielinot darbinieku produktivitāti. Digitāli procesi ļauj darbiniekiem ātri atrast visu nepieciešamo informāciju (piemēram, produktu, pasūtījumu vai klientu) sistēmā, līdz ar to tā nav jājautā kolēģiem vai jāmeklē arhīvos.
Softera Baltic arī secina, ka saistībā ar grāmatvedības procesiem daudzi uzņēmumi saskaras ar izaicinājumiem, piemēram, kā padarīt savu darbaspēku efektīvāku, nodrošināt attālināta darba iespējas, novērst manuālus pienākumus, kas atkārtojas un ir saistīti ar datu kļūdām un kā gūt labāku pārskatu pār saviem finanšu dokumentiem. Par laimi uzņēmumi var izmantot Finbite “viss vienā” rēķinu izrakstīšanas risinājumu, kas atrisina visas šīs problēmas.
Megameta MB
Lietuvas uzņēmumam Megameta MB, kas ražo CNC detaļas, Finbite rēķinu izrakstīšanas risinājumi ir digitālās transformācijas stratēģijas būtiska daļa. Viņi Finbite izmanto:
- Datu ievades automatizācijai. Izmantojot Finbite, Megameta var nepastarpināti importēt digitalizētus rēķinus savā grāmatvedības programmā. Līdz ar to dati nav manuāli jāievada, kas samazina kļūdu un dubultu rēķinu risku.
- Rēķinu verifikācijai. Finbite rēķinu izrakstīšanas risinājums izmanto OCR (optiskā rakstzīmju atpazīšana jeb Optical Character Recognition) tehnoloģiju, lai precīzi iegūtu rēķina datus. Apvienojot OCR tehnoloģiju ar cilvēka verifikāciju, Megameta spēj nodrošināt, ka rēķinu informācija ir 99% kvalitatīva un precīza.
- Atbilstības nodrošināšanai. Uzglabājot digitalizētos rēķinus Finbite digitālajā arhīvā, darbinieki var viegli atrast nepieciešamos rēķinus un justies droši, ka sensitīva informācija tiek aizsargāta.
Līdz ar savu rēķinu izrakstīšanas procesu digitalizāciju Megameta MB ir efektīvi samazinājusi laiku, kas tiek patērēts uz rēķiniem un atrisinājusi problēmas saistībā ar dubultiem rēķiniem un maksājumiem.
Kā veikt digitālu transformāciju savā MVU
Digitālā transformācija prasa pilnīgu uzņēmējdarbības procesu pārvērtēšanu. Zemāk aprakstīti galvenie soļi, kas jāveic, lai izveidotu veiksmīgu MVU digitālās transformācijas stratēģiju:
Mērķu definēšana
Pirms sākt optimizēt sava mazā uzņēmuma darbplūsmu, ir svarīgi definēt mērķus. Vispirms identificējiet tās jomas, kurās nepieciešami uzlabojumi. Veiciet padziļinātu savu esošo procesu, tehnoloģiju un darbaspēka spēju izvērtējumu.
Pārliecinieties, ka definējat konkrētus un izmērāmus mērķus, kas saskan ar kopējiem uzņēmējdarbības mērķiem. Lai nodrošinātu, ka digitālie risinājumi atbilst uzņēmuma darbībai un organizācijas mērķiem, iesaistiet galvenās ieinteresētās puses vai vadītājus.
Pēc tam, kad ir identificēti procesi, kas jāuzlabo, un skaidri definēti jūsu mazā uzņēmuma digitālās transformācijas mērķi, jūs varat sākt meklēt digitālos risinājumus, kas palīdzēs sasniegt šos mērķus.
Organizācijas atbalsts
Lai nodrošinātu, ka jaunās tehnoloģijas un metodes tiek pieņemtas, uzņēmumiem jāpanāk iekšējs atbalsts un jāveicina darba kultūra, kas ir vērsta uz inovācijām.
Uzņēmuma īpašniekiem jāizglīto savi darbinieki par to, kāpēc tiek ieviestas jaunās tehnoloģijas un kāda ir kopējā digitālās transformācijas stratēģija. Caur visaptverošām apmācībām un pastāvīgu atbalstu, darbiniekiem arī jāapgūst prasmes, kas nepieciešamas, lai izmantotu jaunās tehnoloģijas.
Iekšējā kultūra, kas ir vērsta uz inovācijām, ļauj uzņēmumiem ātri reaģēt uz tirgus izmaiņām vai jaunākajām tehnoloģijām, tādējādi palielinot veiksmīgas digitālās transformācijas iespējas. Lai veicinātu inovācijas, uzņēmuma vadītājiem jāiedrošina darbinieki izmēģināt jaunas idejas un digitālos risinājumus. Prāta vētrās un darbnīcās darbinieki var sanākt kopā un piedāvāt radošus risinājumus neefektīviem procesiem.
Pareizās programmatūras izvēle
Pareizās programmatūras izvēle ir būtiska digitālās transformācijas daļa. Izvēlieties programmatūru, kas efektīvi automatizē darba procesus. Automatizācija var samazināt darbu, kas atkārtojas, piemēram, rēķinu izrakstīšanu vai klientu attiecību pārvaldību, kas ļaus darbiniekiem koncentrēties uz augstvērtīgākiem pienākumiem.
Digitālā transformācija ietver daudzus dažādus risinājumus, kas darbojas vienā, saistītā ekosistēmā. Tas nozīmē, ka programmatūrai nevainojami jāintegrējas ar pārējām sistēmām. Piemēram, Finbite var integrēt ar Baltijā vadošajām ERP, nodrošinot netraucētu rēķinu datu apmaiņu starp grāmatvedības sistēmām.
Pakāpeniska procesu digitalizācija
Veiksmīga digitāla transformācija ir laikietilpīga. Darba procesu digitalizācija var būt sarežģīta, un dažkārt digitālie risinājumi var radīt neparedzētas sekas. Tādēļ uzņēmumiem procesi jādigitalizē pakāpeniski. Vienlaikus strādājiet ar vienu procesu (izmantojot atbilstošus rīkus), pirms pārejat pie nākamā.
Atsauksmes un uzlabojumi
Gūstiet atgriezenisko saiti no galvenajām ieinteresētajām pusēm, piemēram, vadītājiem, darbiniekiem un klientiem. MVU atbalsta programmas var sniegt vērtīgu informāciju par jūsu pašreizējiem procesiem un to uzlabojumiem. Pastāvīgi uzraugiet digitālo iniciatīvu progresu, izmantojot galvenos veiktspējas rādītājus, un veiciet nepieciešamos uzlabojumus.
Atsauksmju apkopošana un uzlabojumu veikšana ir nepārtraukts process, tā kā tehnoloģijas vienmēr attīstās. Tomēr, pieaugot darbaspēka digitālajām prasmēm, pielāgošanās jaunām tehnoloģijām un pastāvīgu uzlabojumu ieviešana kļūs vieglāka.
BUJ. MVU digitālā transformācija
Kā digitalizācija ietekmē MVU?
Automatizējot darbības, kas atkārtojas, samazinot papīros balstītus procesus un izmantojot digitālos rīkus, kas veicina sadarbību, uzņēmumi var ietaupīt laiku un naudu, kā arī uzlabot klientu pieredzi. Turklāt darba procesu digitalizācija nodrošina MVU piekļuvi lielākam datu apjomam, ko var izmantot reāllaika datu analīzei un stratēģisku lēmumu pieņemšanai.
Kura ir labākā rēķinu izrakstīšanas programmatūra mazajiem uzņēmumiem?
Lai gan mazajiem uzņēmumiem ir pieejama plaša rēķinu izrakstīšanas programmatūru izvēle, Finbite ir labākā lietotne mazo uzņēmumu rēķinu izrakstīšanai. Finbite “viss vienā” risinājums digitalizē visus rēķinu izrakstīšanas procesa aspektus. Lietotāji var sūtīt uz saņemt rēķinus jebkādā formātā (tostarp e-rēķinus MVU Eiropas Savienības ietvaros). Finbite piedāvā pieejamas cenas un visaptverošas funkcijas, kas atbilst augoša MVU vajadzībām.
Kādi ir veiksmīgas digitālās transformācijas piemēri?
Viens no veiksmīgas digitālās transformācijas piemēriem ir Omniva, Igaunijas pasta un loģistikas uzņēmums, kas ir ieviesis reāllaika sūtījumu izsekošanu, digitālas muitas deklarācijas un tiešsaistes rezervācijas pakalpojumus. Megameta MB, Lietuvas CNC detaļu ražotājs, arī ir ieviesis e-rēķinu izrakstīšanas risinājumus, automatizētu datu ievadi un OCR tehnoloģiju rēķinu apstrādei. Šie risinājumi samazina manuālā darba apjomu un kļūdu skaitu dažādos uzņēmējdarbības procesos un uzlabo klientu pieredzi.
Vai ir pieejami bezmaksas digitāli risinājumi MVU rēķinu izrakstīšanai?
Finbite bezmaksas Starter plāns ļauj lietotājiem sūtīt un saņemt 5 rēķinus (tostarp PEPPOL) mēnesī. Lai gan šis plāns ir noderīgs maziem uzņēmumiem un pašnodarbinātām personām, pilnīgai MVU digitālai transformācijai bieži vien ir nepieciešami Finbite maksas plāni, kas ietver neierobežotu rēķinu skaitu, digitālus arhīvus un integrācijas.
Digitalizējiet savus norēķinu procesus ar Finbite
Finbite var dažādos veidos uzlabot mazo uzņēmumu norēķinu sistēmas. Pirmkārt, Finbite novērš papīra čeku nepieciešamību. Darbinieki var izmanto čeku lietotni, lai nofotografētu savu papīra čeku, pēc tam ievadīt čeka informāciju vai nosūtīt tā attēlu, kas tiek automātiski digitizēts. Darbinieki var vienkārši izveidot izdevumu atskaiti un nosūtīt to “apstiprinātājam” kompensācijas saņemšanai.
Ar Finbite var arī automatizēt rēķinu apstiprināšanas procesu. Piemēram, Finbite var automātiski nosūtīt rēķinus, kas atkārtojas, noteiktam apstiprinātājam par katru darījumu. Ja ir aizkavēšanās ar rēķina apstiprināšanu, tad Finbite automātiski nosūta atgādinājumu apstiprinātājam. Šī automatizētā sistēma ietaupa laiku darbiniekiem, jo viņiem vairs nav jāmeklē rēķini pa e-pastiem vai jāsūta manuāli atgādinājumi.
Finbite arī konvertē visus ienākošos pirkumu rēķinus jebkurā formātā (tostarp e-rēķinos). MVU var izmantot Finbite, lai nosūtītu pārdošanas e-rēķinus, kas nonāk pie saņēmēja dažu sekunžu laikā un var tikt ātri apstrādāti, apstiprināti un apmaksāti. Turklāt Finbite ļauj uzņēmumiem nosūtīt PEPPOL e-rēķinus par pārrobežu darījumiem.
Finbite “viss vienā” rēķinu izrakstīšanas risinājums novērš grāmatvedības darbības, kas atkārtojas, automātiski apkopojot rēķina informāciju, tādējādi palīdzot ietaupīt laiku un naudu. Un visbeidzot, Finbite ne tikai palīdz jūsu darbiniekiem, bet arī atvieglo norēķinu procesu klientiem un piegādātājiem.
Rezervējiet Finbite demonstrāciju jau šodien, lai uzlabotu savus norēķinu procesus.
