Kiberkrāpniecība ES uzņēmumiem rada arvien lielākus draudus. Saskaņā ar 2024. gada ziņojumu, salīdzinot ar iepriekšējo gadu, maksājumu krāpšanas mēģinājumu skaits ir pieaudzis par 43 %. Krāpnieki apgūst arvien sarežģītākas metodes, un tādi rīki kā mākslīgais intelekts viņiem ļauj vieglāk nekā jebkad iepriekš apmānīt darbiniekus, panākot, ka viltus rēķini tiek apstiprināti.
Šajā rakstā:
Šajā rakstā mēs izskaidrosim visu, kas jums jāzina par rēķinu krāpšanas novēršanu. Izpētīsim visbiežāk sastopamās rēķinu krāpšanas formas, runāsim par pieaugošajiem viltotu rēķinu draudiem Baltijā un paskaidrosim, kā Finbite var aizsargāt jūsu uzņēmumu no viltus rēķiniem.
Kas ir rēķinu krāpšana?
Rēķinu krāpšana ir situācija, kad krāpnieks vai organizācija uzņēmumam apzināti nosūta sagrozītu vai viltus rēķinu, cerot saņemt samaksu par nesniegtiem pakalpojumiem vai produktiem. Ir daudz dažādu rēķinu krāpšanas veidu, un rēķinu krāpšana var nākt gan no ārējiem, gan iekšējiem avotiem.
Dažādi krāpniecisku rēķinu veidi
Viltus rēķini
Viltus rēķinu krāpšana ir viens no izplatītākajiem rēķinu krāpšanas veidiem. Krāpnieki uzlauž organizācijas saziņu (piemēram, e-pastus) ar piegādātājiem. Viņi izmanto attīstītas metodes, lai identificētu reālus darījumus un rēķinus, un pēc tam nosūta viltus rēķinu, lai novirzītu maksājumu uz krāpnieku kontu.
Šāda veida e-pasta rēķinu krāpšanu var būt grūti atklāt, īpaši, ja krāpnieks nosūta viltus rēķinu par reāliem pakalpojumiem, ko sniegusi cita puse. Krāpnieki kļūst arvien prasmīgāki viltus rēķinu sastādīšanā un viegli panāk, ka darbinieki notic rēķinam un apstiprina maksājumu. Krāpnieciskajos rēķinos bieži ir saglabāta piegādātāja zīmola vizuālā identitāte, veidlapas noformējums un paraksti, mainot tikai konta informāciju.
Rēķina uzpūšana
Rēķina uzpūšana ir situācija, kad piegādātāji nosūta pamatotus rēķinus, bet ar ievērojami palielinātu summu, nekorektām cenām vai neatbilstošiem produktiem vai pakalpojumiem. Rēķinu uzpūšanas mērķis ir panākt, lai uzņēmums par saņemtajiem produktiem vai pakalpojumiem samaksātu vairāk. Atšķirt rēķinu uzpūšanu no īstām kļūdām rēķinā var būt grūti. Tomēr regulāras kļūdas rēķinos var liecināt, ka piegādātājs apzināti palielina rēķinu summas.
Rēķinu dublēšana
Rēķinu dublēšana ir mēģinājums saņemt papildu samaksu par sniegto produktu vai pakalpojumu. Neuzticami piegādātāji var iesniegt divus identiskus rēķinus, cerot, ka grāmatvedības nodaļa neapzināti apstiprinās maksājumu. Uzņēmumi, kuros nav ieviesti skaidri rēķinu apstiprināšanas procesi vai kuri vienlaicīgi sadarbojas ar daudziem piegādātājiem, ir vairāk pakļauti rēķinu dublēšanas krāpniecības riskam.
Krāpniecība uzņēmuma iekšienē
Parasti krāpnieciski rēķini pienāk no krāpniekiem ārpus organizācijas, taču arī darbinieki var krāpties ar rēķiniem. Piekļūstot lielam iekšējās informācijas apjomam, darbinieks var īstenot rēķinu krāpšanu dažādos veidos. Piemēram, viņš var izveidot fiktīvus piegādātāju kontus, sadarboties ar krāpniekiem ārpus organizācijas vai krāpties ar čekiem, izdevumu pārskatā iesniedzot neatļautus personiskos izdevumus.
Pieaugošais rēķinu krāpniecības risks Baltijā
Kiberkrāpniecība (tostarp rēķinu krāpšana) Baltijā kļūst arvien izplatītāka. Saskaņā ar Igaunijas Informācijas sistēmu pārvaldes (RIA) kiberdrošības gada pārskatu par 2024. gadu Igaunijā bija vairāk nekā 6000 kiberincidentu ar būtisku ietekmi, kas ir aptuveni divas reizes vairāk nekā 2023. gadā.
Rēķinu krāpšana sastāda ievērojamu daļu no šiem kiberincidentiem. Piemēram, 2024. gada novembrī Igaunijā fiksēti četri rēķinu krāpšanas gadījumi, kuru rezultātā tika nodarīti zaudējumi gandrīz 300 000 eiro apmērā. Starp šie rēķinu krāpšanas gadījumiem minami:
- Kāds Igaunijas uzņēmums pārskaitīja vairāk nekā 170 000 eiro uz krāpnieka kontu. Hakeri bija piekļuvuši uzņēmuma saziņai ar piegādātāju. Viņi piegādātāja vārdā e-pastā nosūtīja krāpniecisku rēķinu, kurā bija izmainīti konta rekvizīti. Saņēmējs, to nezinot, veica maksājumu.
- Valsts kapitālsabiedrība saņēma e-pastā viltus rēķinu, kas izskatījās pilnīgi likumīgs. Visi dati šķita pareizi; tomēr konta numurs bija nomainīts. To nepamanot, uzņēmums krāpniekiem samaksāja gandrīz 30 000 eiro.
Latvijā krāpšanas gadījumu skaits no 2024. gada 1. ceturkšņa līdz 2025. gada 2. ceturksnim ir pieaudzis par 14 %, un daudzi no šiem gadījumiem bijuši vērsti uz nelikumīgu maksājumu izkrāpšanu. Lietuvā 2023. gadā no iedzīvotājiem un juridiskām personām tika izkrāpti aptuveni 12,3 miljoni eiro. Šī krāpšana daļēji bija iespējama tāpēc, ka krāpnieki prasmīgāk spēja pārliecināt upurus veikt maksājumus uz krāpnieciskiem kontiem.
Kā atpazīt viltus rēķinus?
Lai izveidotu viltus rēķinus, krāpnieki atdarina to formātu, piegādātāja zīmola vizuālo identitāti un pārējo rēķina informāciju, mainot tikai bankas konta rekvizītus, lai novirzītu maksājumu uz savu krāpniecisko kontu. Tāpēc bankas konta rekvizītu pārbaude ir labākais veids, kā pārliecināties, ka rēķins ir īsts.
Tādas rēķinu sistēmas kā Finbite atvieglo viltus rēķinu krāpšanas gadījumu identificēšanu. Finbite automatizētais rēķinu apstrādes risinājums nodrošina, ka saņemtajos pirkuma rēķinos ir norādīti piegādātāja īstie konta rekvizīti. Finbite rēķinu apstiprināšanas cikls ļauj uzņēmumiem noteikt konkrētus darbiniekus, kuri drīkst apstiprināt rēķinus, lai darbinieki, kuriem nav šādu pilnvaru, nekļūtu par viltus rēķinu e-pastu upuriem.
Rēķinu krāpšanas radītie zaudējumi
Lai gan viltus rēķinu summas reizēm ir minimālas, tās var sasniegt arī simtiem tūkstošu eiro. Baltijas valstu uzņēmumiem pat viens krāpniecisks maksājums var būtiski ietekmēt naudas plūsmu un rentabilitāti, apdraudot uzņēmuma spēju pastāvēt.
Papildus tūlītējiem finansiāliem zaudējumiem, ko rada e-pastos saņemti krāpnieciski rēķini, uzņēmumi var piedzīvot arī nefinansiālus zaudējumus. Piemēram, bez drošiem rēķinu automatizācijas rīkiem finanšu komandas var pavadīt stundas, pārbaudot rēķinus un ieviešot papildu kontroles mehānismus, tādējādi novirzot resursus no citām darbībām.
Rēķinu krāpšana var arī sabojāt attiecības ar piegādātājiem, jo kļūdaini maksājumi var mazināt uzticību un sarežģīt turpmākos darījumus. Turklāt krāpšanas gadījumi var kaitēt uzņēmuma reputācijai, īpaši, ja tiek apdraudēta klientu datu drošība.
Kā novērst rēķinu krāpšanu?
Pārstājiet izrakstīt papīra rēķinus
Uzņēmumi, kas paļaujas uz papīra rēķinu izrakstīšanas procesiem, ir ievērojami vairāk pakļauti krāpšanas riskam, īpaši salīdzinājumā ar tiem, kas izmanto drošus risinājumus, piemēram, e-rēķinus.
Papīra rēķinus var viegli pazaudēt, nozagt, kā arī tie var nonākt nepiederošu personu rokās. Turklāt papīra rēķinu skenēšana un nosūtīšana pielikumos PDF formātā ir riskanta. Tas ir tāpēc, ka krāpnieki saziņu var viegli pārtvert un nosūtīt e-pastus ar krāpnieciskiem rēķiniem, kas atdarina īstus rēķinus.
Arī pāriešana no fizisku rēķinu glabāšanas (piemēram, dokumentu skapjos) uz digitāliem glabāšanas risinājumiem var novērst rēķinu krāpšanu. Piemēram, Finbite digitālajā arhīvā ir izmantota šifrēšana, lai aizsargātu rēķinu datus un novērstu rēķinu fizisku sabojāšanu vai nozaudēšanu. Papildus tam Finbite piekļuves kontroles funkcija nodrošina, ka rēķinu dati nenonāk nepiederošu personu rokās un ka visi rēķinu aprites procesa soļi tiek izsekoti.
Izmantojiet rēķinu apstiprināšanas darbplūsmas
Daudzi uzņēmumi kļūst par viltus rēķinu upuriem, jo tiem nav ieviesti stingri rēķinu apstiprināšanas procesi. Skaidri definēta rēķinu apstiprināšanas darbplūsma nodrošina, ka rēķinus apstiprina tikai pilnvaroti darbinieki.
Finbite rēķinu apstiprināšanas cikls ļauj uzņēmumiem rūpīgi pārskatīt piegādātāju rēķinus. Uzņēmums konkrētiem darbiniekiem var piešķirt “apstiprinātāja” lomu. Pēc tam tikai norādīti apstiprinātāji drīkst pārskatīt un apstiprināt rēķinus. Finbite uzņēmumiem arī nodrošina iespēju apstiprināšanas procesu automatizēt. Piemēram, uzņēmumi var izveidot veidnes, kas atkārtotus rēķinus vienmēr nosūta konkrētam apstiprinātājam.
Apstiprinātāji var pārskatīt rēķinus no jebkuras viedierīces, pārliecinoties, ka preces patiešām ir saņemtas vai ka kādi neparedzēti maksājumi ir pamatoti. Pēc pārskatīšanas darbinieks rēķinu apmaksai var apstiprināt ar tikai vienu klikšķi.
Nosakiet apstiprināšanas limitus
Vēl viens efektīvs veids, kā novērst rēķinu krāpšanu, ir apstiprināšanas limitu noteikšana. Piemēram, izmantojot Finbite, uzņēmumi var iestatīt noteikumu, ka ienākošie rēķini ir jāapstiprina 2 vai vairāk darbiniekiem atkarībā no rēķina summas. Ja katru rēķinu pārbauda vairāki cilvēki, ir vieglāk atklāt krāpšanu pirms maksājuma veikšanas.
Lietotāji var arī noteikt apstiprināšanas limitus katram darbiniekam individuāli. Kad rēķins tiek novirzīts apstiprināšanai, sistēma pārbauda, vai rēķina summa (bez PVN) atbilst noteiktajam limitam. Ja rēķina summa pārsniedz darbiniekam piešķirto apstiprināšanas limitu, tas tiek pārsūtīts apstiprinātājam ar augstāku limitu. Automatizētie apstiprināšanas noteikumi novērš neatļautu dārgu pirkumu apstiprināšanu.
Izvairieties no viltus rēķinu krāpšanas, izmantojot e-rēķinus
E-rēķinu izmantošana ir vēl viens efektīvs veids, kā novērst viltus rēķinu krāpšanu. Arvien vairāk valstu ievieš obligātu e-rēķinu lietošanu, pateicoties to drošības priekšrocībām. E-rēķini ir mašīnlasāmi dokumenti, kas tiek nosūtīti, izmantojot drošus tīklus, piemēram, Peppol tīklu.
Peppol ir starptautisks tīkls, kurā tiek izmantoti šifrēšanas protokoli un sertificēti piekļuves punkti, piemēram, Finbite, lai uzturētu augstu drošības līmeni. Lai Peppol tīklā nosūtītu vai saņemtu rēķinus, visām pusēm ir jābūt reģistrētam Peppol ID. Tas, salīdzinot ar citām metodēm, piemēram, PDF rēķiniem, kas nosūtīti pa e-pastu, ievērojami samazina krāpšanas risku.
BUJ Rēķinu krāpšanas novēršana
Kas ir viltus rēķinu krāpšana?
Viltus rēķinu krāpšana ir situācija, kad krāpnieks vai neuzticams piegādātājs apzināti nosūta uzņēmumam viltotu rēķinu, mēģinot saņemt samaksu par precēm vai pakalpojumiem, kas nekad nav sniegti. Piemēram, krāpnieki var nosūtīt viltotu rēķinu, cerot, ka saņēmējs veiks maksājumu uz viltotu kontu.
Kā es varu zināt, vai rēķins ir īsts?
Vienkāršākais veids, kā pārliecināties, vai rēķins ir īsts, ir pārbaudīt, vai rēķinā norādītie konta rekvizīti sakrīt ar piegādātāja bankas informāciju. Arī droša tīkla, piemēram, Peppol, izmantošana var palīdzēt pārliecināties par rēķinu autentiskumu, jo šis tīkls ir šifrēts un visām pusēm, kas to izmanto, ir jābūt reģistrētam Peppol ID.
Kā atpazīt viltus rēķinu veidnes?
Lai atpazītu viltus rēķinu veidnes, pārbaudiet, vai rēķinos nav nepareizu logotipu, neparasta formatējuma vai gramatikas kļūdu. Citas krāpniecības pazīmes ir negaidīti maksājumi, nepazīstami konta rekvizīti vai aizdomīgas maksājuma instrukcijas.
Kādi ir izplatītākie rēķinu krāpšanas gadījumi?
Biežāk sastopamie rēķinu krāpšanas gadījumi ir maksājumu pieprasījumi uz krāpnieciskiem bankas kontiem, rēķinu izrakstīšana par precēm vai pakalpojumiem, kas nekad nav sniegti, un rēķinu dublēšana. Nesen noticis rēķinu krāpšanas gadījums Baltijā – Igaunijas uzņēmums iegādājās automašīnu no vācu dīlera. Krāpnieki pārtvēra viņu e-pastu saraksti un izveidoja viltus rēķinu ar saviem konta rekvizītiem. Tā rezultātā uzņēmums krāpnieku kontā iemaksāja gandrīz 60 000 eiro.
Novērsiet viltus rēķinu krāpniecību ar Finbite
Finbite ir universāls rēķinu apstrādes risinājums, kas dažādos veidos palīdz novērst rēķinu krāpšanu. Pārrobežu darījumos Finbite ļauj uzņēmumiem sūtīt un saņemt e-rēķinus drošajā Peppol tīklā.
Finbite rēķinu apstiprināšanas cikls palīdz uzņēmumiem nodrošināt, ka apstiprināti tiek tikai īsti rēķini. Sistēma var arī atklāt krāpniecību, salīdzinot rēķinu numurus un piegādātāja datus ar rēķinu vēsturi, kā arī pārbaudot, vai rēķini atbilst pasūtījumiem un preču saņemšanas dokumentiem integrētā ERP sistēmā.
Sāciet lietot Finbite jau šodien un pasargājiet savu uzņēmumu no rēķinu krāpšanas riskiem.
