Lühike vastus: ei. E-kirjaga saadetud PDF-arve ei ole e-arve. E-arve on struktureeritud, masinloetav XML-fail ehk andmefail, mis vastab kindlale standardile (Eestis Euroopa standardile EN 16931 või Eesti standardile EVS 923) ja liigub müüja tarkvarast otse ostja raamatupidamistarkvarasse ilma, et keegi peaks andmeid käsitsi sisestama. PDF on seevastu dokument inimesele lugemiseks: raamatupidaja peab summad, kuupäevad ja rekvisiidid ise süsteemi toksima või laskma need OCR-iga ehk pildituvastusega välja lugeda. Erinevus ei ole vormistuslik pisiasi, vaid õiguslik piir: seal, kus seadus nõuab e-arvet, PDF nõuet ei täida.
Mille poolest e-arve ja PDF-arve erinevad?
| E-arve | PDF-arve | |
|---|---|---|
| Vorm | struktureeritud XML-andmefail | dokumendi pilt |
| Loeb | tarkvara automaatselt | inimene, käsitsi sisestus |
| Standard | EN 16931 või EVS 923 | standard puudub |
| Kanal | operaator, Peppol’i võrk, e-arveldaja | e-kiri, post |
| Vigade risk | väike – andmed ei muutu teel | sisestus- ja tuvastusvead |
Masinloetavus tähendab, et arve iga rida (summa, käibemaks, viitenumber, maksetähtaeg) on failis eraldi andmeväljana. Just seetõttu jõuab e-arve ostja süsteemi kinnitusringile minutitega ja seetõttu maksavad ettevõtted PDF-ide käsitsi sisestamise eest varjatud hinda tööajas.
Kus jookseb õiguslik piir?
Kolmes olukorras ei asenda PDF e-arvet. Avaliku sektori ostjale tohib alates 2019. aastast esitada ainult masinloetava e-arve. Kui ostja on äriregistris e-arve vastuvõtja ja nõuab e-arvet, peab müüja alates 1. juulist 2025 selle ka väljastama – PDF-i saatmine seda kohustust ei täida. Ja alates 1. juulist 2025 on Eesti esmane e-arve formaat Euroopa standard EN 16931 – uue lahenduse valikul tasub kontrollida eelkõige selle tuge.
Kui ostja ei ole äriregistris e-arve vastuvõtja ega ole e-arvet nõudnud, jäävad PDF- ja paberarve omavahelises käibes kasutusse nagu seni. Segadus tekib enamasti sellest, et „elektrooniliselt saadetud arve” kõlab nagu e-arve – õiguslikult on need eri asjad.
Kuidas PDF-ilt e-arvele üle minna?
Üleminekuks ei pea tarkvara välja vahetama. Enamik Eesti raamatupidamis- ja arveldusprogramme oskab e-arvet väljastada kas otse või operaatori ehk e-arvete vahendaja kaudu; riigi poolt on olemas e-arveldaja. Praktilised sammud (kanali valik, registrimärge ja esimese arve saatmine) oleme lahti kirjutanud juhendis „Kuidas väikeettevõte e-arvetega alustab“.
Kas e-kirjaga saadetud PDF-arve on e-arve?
Ei. E-arve on masinloetav XML-andmefail, mis vastab EN 16931 või EVS 923 standardile ja liigub tarkvarast tarkvarasse. PDF on dokument inimesele ja nõuab käsitsi sisestamist.
Mis standardile peab e-arve Eestis vastama?
Alates 1. juulist 2025 on esmane formaat Euroopa standard EN 16931; kasutusel on ka Eesti standard EVS 923:2014/AC:2017.
Millal PDF-arvest ei piisa?
Avaliku sektori ostjale (alates 2019), registreeritud ostjale, kes nõuab e-arvet (alates 1.07.2025), ja kõikjal, kus seadus või leping nõuab masinloetavat e-arvet.
Kas PDF-arve on eraettevõtete vahel lubatud?
Jah – omavahelisel kokkuleppel on PDF- või paberarve endiselt seaduslik, kuni ostja pole e-arve vastuvõtjana e-arvet nõudnud.