E-arvetega alustamiseks kulub väikeettevõttel neli sammu: valige saatmise-vastuvõtmise kanal, tehke e-äriregistrisse vastuvõtja märge, kontrollige partneri valmidust ja saatke esimene e-arve. Tarkvara ei pea üldjuhul välja vahetama: enamik Eesti arveldus- ja raamatupidamisprogramme oskab e-arveid väljastada kas otse või operaatori ehk e-arvete vahendusteenuse kaudu, ning kõige väiksemale tegijale on olemas riigi e-arveldaja, mis on esimesel aastal tasuta. E-arve tähendab siin masinloetavat XML-arvet, mis vastab Euroopa standardile EN 16931, mis on alates 1. juulist 2025 Eesti esmane e-arve formaat.
1. Milline kanal sobib teie mahuga?
Valikuid on kolm. Riigi e-arveldaja sobib, kui arveid on vähe: esimene aasta on tasuta, edasi maksab väikese kandemahuga kasutaja RIK-i hinnakirja järgi 5 eurot aastas ja suurema mahu puhul alates 5 eurost kuus, käibemaks lisandub. Eraoperaator sobib, kui kasutate juba raamatupidamistarkvara: operaator liidestub sellega ja arved liiguvad automaatselt. Kolmas tee on tarkvara sisseehitatud e-arve tugi, kus eraldi operaatorilepingut ei pruugi vaja olla. Valikukriteeriumid (liidesed, hinnamudel, Peppol’i tugi) oleme lahti kirjutanud operaatori valiku juhendis.
2. Tehke registrimärge
Vastuvõtmiseks kinnitab esindusõiguslik isik teie kanali e-äriregistris lehel „E-arve teenused”. Ilma märketa jäävad teile saadetud e-arved teele – partneri tarkvara ei leia teie kanalit. Täpse toimingu kirjeldasime juhendis „Kuidas registreerida ettevõte e-arvete vastuvõtjaks“. Märge annab ka boonuse: alates 1. juulist 2025 võite registreeritud vastuvõtjana tarnijatelt e-arvet nõuda.
3. Kontrollige partnerite valmidust
Enne esimese arve saatmist vaadake äriregistri otsingust, kas teie klient on e-arve vastuvõtja – tema andmetes on siis näha e-arve käitleja. Kui klient on avaliku sektori asutus, on vastus alati jah: riik võtab alates 2019. aastast vastu ainult e-arveid.
4. Saatke esimene e-arve ja vaadake tulemus üle
Esimeseks e-arveks sobib püsiklient, kellega saab tulemuse üle rääkida: kas arve jõudis kohale, kas read ja summad tulid õigesti läbi. Kui kasutate operaatorit, näitab tema keskkond arve teekonda; e-arveldajas näete staatust samas aknas. Sellest hetkest on protsess sama mis varem – ainult ilma PDF-ide saatmise ja käsitsi sisestamiseta.
Kas e-arvete jaoks pean tarkvara vahetama?
Üldjuhul mitte: enamik Eesti arveldusprogramme väljastab e-arveid otse või operaatori kaudu ning väikese mahu jaoks on olemas riigi e-arveldaja.
Mis on kõige odavam viis e-arvetega alustada?
Riigi e-arveldaja: esimene aasta tasuta, edasi väikese mahu puhul 5 €/a või alates 5 €/kuus (+ km) RIK-i hinnakirja järgi. Ainult avalikule sektorile arveid saates kuutasu ei teki.
Mis järjekorras samme teha?
Vali kanal → kinnita see e-äriregistris „E-arve teenused” lehel → kontrolli partneri valmidust registrist → saada esimene e-arve püsikliendile.
Kuidas tean, kas mu klient võtab e-arveid vastu?
Äriregistri otsingust: vastuvõtjaks registreeritud ettevõtte andmetes on näha e-arve käitleja. Avalik sektor võtab e-arveid vastu alati.