E-arvete operaatori ehk vahendusteenuse valikul otsustab seitse asja: liidestus teie tarkvaraga, standardite tugi, hinnamudel teie mahu juures, ostuarvete digiteerimine, arhiiv, kasutajatugi ja vahetuse lihtsus. Operaator istub teie raamatupidamis- või majandustarkvara ja partnerite vahel ning vahetab arveid ka teiste operaatorite ja Peppol’i võrguga – seega ei vali te ainult hinda, vaid kanalit, millest sõltub arvete igapäevane liikumine.
1. Kas liides teie tarkvaraga on olemas?
Esimene küsimus igale pakkujale: kas teie raamatupidamistarkvara või ERP ehk majandustarkvaraga on valmisliides olemas? Valmisliides tähendab, et arved liiguvad automaatselt; ilma selleta lisandub käsitöö või eraldi arenduskulu.
2. Standardite ja võrkude tugi
Operaator peab väljastama ja vastu võtma Euroopa standardi EN 16931 arveid – alates 1. juulist 2025 on see Eesti esmane formaat. Kui müüte välismaale või Leedu avalikule sektorile, kontrollige Peppol’i tuge: Leedu riigi süsteem SABIS võtab arveid vastu just Peppol’i kaudu.
3. Hinnamudel teie mahu juures
Hinnakirjad astmestuvad arvete arvu järgi ja päris võrdlus tekib alles teie enda mahtu sisestades: küsige hind oma tegeliku kuu arvete arvu, mitte paketinime järgi. Väikese mahu võrdlusbaas on riigi e-arveldaja hinnakiri. Küsige eraldi liidese seadistuse ja lisateenuste hind: sealt tulevad üllatused.
4. Ostuarvete digiteerimine
Kui saate tarnijatelt endiselt PDF-e, muutub oluliseks digiteerimine ehk teenus, mis teeb PDF-arve masinloetavaks. Ilma selleta jääb pool käsitööd alles.
5. Arhiiv ja säilitamine
Küsige, kas ja kui kaua operaator arveid säilitab ning kuidas need kätte saab, kui lepingu lõpetate. Arhiiv on teie raamatupidamise osa, mitte operaatori pant.
6. Tugi ja käideldavus
Arvete liikumine on rahavoo eeldus. Kontrollige toe kanaleid ja reageerimisaega ning küsige, kuidas operaator teavitab riketest.
7. Kui lihtne on operaatorit vahetada?
Operaatorit saab vahetada: uus leping ja registrimärke uuendus e-äriregistris. Hea test enne allkirja: küsige, kuidas käib lahkumine – vastus ütleb pakkuja enesekindluse kohta rohkem kui müügijutt.
Mis on e-arvete operaator?
Vahendusteenus, mis liidestub teie raamatupidamistarkvaraga ning vahetab e-arveid teiste operaatorite ja Peppol’i võrguga – kanal, mille kaudu arved päriselt liiguvad.
Kas operaator peab toetama Peppol’it?
Kui müüte välismaale või Leedu avalikule sektorile, siis jah: näiteks Leedu SABIS võtab arveid vastu Peppol’i kaudu. Ainult Eesti-siseseks arvelduseks ei ole Peppol kohustuslik.
Kuidas operaatorite hindu võrrelda?
Oma tegeliku kuu arvemahu järgi, mitte paketinimede järgi; küsige eraldi liidestuse ja lisateenuste (digiteerimine, arhiiv) hind. Väikese mahu võrdlusbaas on RIK-i e-arveldaja hinnakiri.
Kas operaatorit saab hiljem vahetada?
Jah: sõlmite uue lepingu ja uuendate e-äriregistris e-arve teenuse märke. Enne valikut tasub küsida, kuidas lahkumine ja arhiivi kättesaamine käivad.