Kuidas valida e-arve teenusepakkuja Eesti VKE-le

E-arveldus ei ole Eesti väikeettevõttele 2026. aastal üldkohustuslik, kuid alates 1. juulist 2025 kehtib reegel, mis pöörab vana vabatahtlikkuse loogika teistpidi. Raamatupidamise seaduse § 7¹ lõike 7 järgi tohib äriregistris e-arve saajaks kantud raamatupidamiskohustuslane nõuda, et tema müüja saadaks talle e-arve, kui pooled ei ole kokku leppinud teisiti. Euroopa Komisjon nimetab seda ostja valiku põhimõtteks, mis kehtib ühtviisi nii avaliku sektori kui B2B tehingute puhul. See ei tähenda, et iga ettevõte peab e-arveid saatma. Kohustus tekib vaid siis, kui teie klient on end registris e-arve vastuvõtjaks kandnud. Avaliku sektoriga on asi lihtsam: riigiasutused on e-arve saajad juba 1. juulist 2019 ja nõuavad e-arveid tavaliselt kõigilt tarnijatelt.

Millest alustada: reeglist, mida teie klient tegelikult kasutada saab?

Suurim segadus tekib sellest, et inimesed kuulevad „e-arveldus on kohustuslik” ja arvavad, et kõik arved peavad olema masinloetavad. Tegelikkus on kitsam. Seadus annab õiguse nõuda, mitte kohustust saata kõigile.

Mis 1. juulil 2025 täpsemalt muutus?

Muudatus lisas raamatupidamise seadusesse mehhanismi, kuidas ettevõte teatab äriregistrile, et soovib arveid saada üksnes masintöödeldaval kujul. Seda võib teha ka tema lepingupartner, näiteks e-arvete käitleja tema nimel. Registrisse kantud kanal muutub avalikuks infoks, mille alusel saab müüjalt e-arvet nõuda. Vaikimisi eeldatakse, et e-arve vastab Euroopa standardile EN 16931 ehk ühtsele Euroopa e-arve andmemudelile, kuid pooled võivad kokku leppida ka teistsuguse sobiva standardi kasutamises, näiteks vana Eesti XML-formaadi jätkamises üleminekuperioodil.

Avalik sektor on omaette lugu

Riigi-, valla- ja linnaasutused on kõik juba registreeritud e-arve saajatena ja Eesti järgib detsentraliseeritud mudelit: iga saaja võtab arveid vastu erasektori teenusepakkuja kaudu, ilma et riik ühtki konkreetset pakkujat ette kirjutaks. Koostalitlus tagatakse roaming-lepingute ja Peppol-ühenduse kaudu, seega ei pea teie ja avaliku sektori kliendi pakkuja olema sama firma – piisab, kui nad omavahel „räägivad”.

Kuidas kaardistada üks tavaline arve, enne kui hakkate pakkujaid võrdlema?

Enne demode vaatamist joonistage lahti, kuidas üks arve teie majas tegelikult liigub: kes selle koostab, kes kinnitab, kuidas see saadetakse, kuidas saabuv arve teie süsteemi jõuab, kuidas see broneeritakse raamatupidamises, kuidas tehakse kreeditarve ja kuhu arve lõpuks arhiveeritakse. Kui te selle tee ei tea, valite pakkuja ilusa liidese, mitte sobivuse järgi. Õige järjekord on vastupidine – töövoog peab pakkuja valima, mitte pakkuja töövoo dikteerima.

Millised kolm kontrolli otsustavad, kas arve kohale jõuab?

Sõltumata sellest, kui nutikas liides pakkujal on, jõuab arve saajani ainult siis, kui kolm asja klapib.

• Äriregistri ruteerimine: pakkuja peab suutma kontrollida, kas saaja on äriregistris e-arve vastuvõtjaks kantud, ja leidma õige vastuvõtukanali, mille saaja on registrile teatanud.
• EN 16931 kui vaikimisi standard: seaduse järgi loetakse e-arve nõuetekohaseks, kui see vastab Euroopa standardile EN 16931-1, kuid pooled võivad kokku leppida ka teise sobiva standardi kasutamises – seega küsige pakkujalt selgelt, milliseid formaate ta ilma lisatasuta toetab.
• Peppol või kokkulepitud muu tee: Euroopa standard, tuntud ka kui Peppol-arve, on üha enam kasutatav Euroopa Liidu üleselt, ning Rahandusministeerium soovitab selle kasutamist Eesti ettevõtjatele. Piiriülese müügi või mõne kliendi erisoovi korral tasub Peppol-ühendus seetõttu igal juhul kaaluda; selle tehnilised spetsifikatsioonid uuenevad regulaarselt, seega küsige pakkujalt, millist Billing 3.0 versiooni ta täna kasutab ja kuidas ta teavitab teid järgmisest kohustuslikust uuendusest.

Vana Eesti XML-formaat on endiselt lubatud, kui pooled sellega nõustuvad, kuid arvestage, et see on pigem üleminekulahendus kui pikaajaline valik.

Raamatupidamisliidestus loeb rohkem kui ilus portaal

Siin tehakse enamik valesid otsuseid. Portaal näeb demos hea välja, aga tegelik töö toimub liidestuses raamatupidamistarkvaraga. Enne lepingu allkirjastamist testige järgmist:

• kas liides on valmislahendus või dokumenteeritud API, mille peale peab teie enda arendaja veel tööd tegema;
• kuidas väljuva arve väljad (kliendi kood, KMKR number, ridade käibemaksumäärad) kanduvad täpselt üle teie süsteemi andmeväljadele;
• kuidas saabuv ostuarve käitub – kas see loob automaatselt konteeringu ettepaneku või jääb see käsitsi sisestamise ootele;
• kes ja kuidas kinnitab arve kinnitusringis, ja kas rollid (koostaja, kinnitaja, raamatupidaja) on eraldatavad;
• kuidas käitub kreeditarve ja kas see viitab õigesti algsele arvele;
• milliseid veateateid süsteem annab, kui formaat või andmed ei sobi, ja kas need on arusaadavad, mitte tehniline kood;
• kas näete iga arve saatmis- ja kohaletoimetamise staatust, mitte ainult „saadetud”.

Kui midagi neist tuleb tehal käsitsi topelt sisestada, on see märk, et süsteem ei sobi teie töövooga, ükskõik kui palju formaate see toetab.

Miks valida pakkuja andmete, mitte ainult tänase nõude järgi?

Käibedeklaratsiooni lisa ehk KMD INF tuleb praegu esitada, kui ühe tehingupartneriga kogunevad käibemaksuga (24%, 13% või 9%, erandjuhtudel ka teistel määradel) maksustatavad arved ühes maksustamisperioodis vähemalt 1000 eurot käibemaksuta, ning müügi- ja ostuarveid arvestatakse eraldi. INF-il ei kajastu füüsilistele isikutele väljastatud arved ega piiriülesed tehingud, näiteks eksport ja ühendusesisene käive. Seega peab teie pakkuja või raamatupidamissüsteem säilitama tehingu, käibemaksumäära ja partneri andmed korrektselt ka nende arvete kohta, mida INF-ile ei lähe, sest neid võib vajada mujal.

Maksu- ja Tolliameti 2026. aasta aprillis uuendatud arendusportfell nimetab arendusplaanina uut käibedeklaratsiooni ja XBRL GL-vormingus (masinloetav raamatupidamise üldandmestik) andmete esitamist alates 1. jaanuarist 2027. See on praegu arendusetapis olev kavatsus, mitte juba vastu võetud seadus, mis kohustaks kõiki käibemaksukohustuslasi kõik B2B-arved e-arveks muutma. Seisuga 10. august 2026 sellist üldkohustust jõustunud õigusaktidest ei leia. Sellest hoolimata on mõistlik valida pakkuja, kes suudab arve andmed eksportida struktureeritult, mitte ainult PDF-kujul, sest järgmine aruandlusnõue tuleb tõenäoliselt just sellisel kujul.

Arve väljastamise tähtaeg on seejuures muutumatu: seitse kalendripäeva kauba üleandmisest või teenuse osutamisest, ettemaksu puhul seitse päeva makse laekumisest. Elektrooniline arve on lubatud ostja nõusolekul, ja säilitatavatele elektroonilistele arvetele peab maksuhalduril olema nõudmisel juurdepääs.

Loe hoolega läbi: säilitamine, juurdepääs ja lahkumine

Lepingu sisu otsustab, kas te saate teenusepakkujat kunagi valutult vahetada. Enne allkirja kontrollige järgmist.

• Seitsmeaastane säilitamine: raamatupidamise seadus nõuab, et algdokumendid säiliksid seitse aastat pärast majandusaasta lõppu, mille kestel tehing kajastati, ning et need jääksid masintöödeldavaks, kirjalikult taasesitatavaks, loetavaks ja tõendusväärtuslikuks kogu perioodi jooksul. Kontrollige, kas see kehtib ka pärast lepingu lõppu, mitte üksnes selle kestel.
• Otsitav tõendusmaterjal: arhiiv peab olema läbiotsitav partneri, perioodi ja summa järgi, mitte üksnes failina alla laaditav.
• Ekspordiformaadid: nõudke ette näidist, milline export tuleb, kui lahkute: struktureeritud fail (XML, CSV), mitte skäneeritud PDF-ide hunnik.
• Kasutajaõigused ja rollid: kes saab kinnitada, kes saab kustutada, ja kuidas fikseeritakse muudatuste ajalugu.
• Teenuse jätkuvus: mis juhtub arvetega, kui pakkuja lõpetab tegevuse või vahetab omanikku.
• Kogupakkumine hinnas: küsige koguhind koos ruteerimise, digiteerimise ja liidestuse tasudega, mitte ainult baaspaketi kuutasu.
• Testitud lahkumistee: parim viis kontrollida lepingu lõpetamise klauslit on lasta pakkujal see enne allkirjastamist reaalselt ette näidata, mitte lugeda lepingust lubadust.

Kui pakkuja suudab kõik need punktid ilma vastuküsimusteta lahti selgitada, on tõenäoliselt tegu firmaga, kes on selle küsimuse varem juba mõnelt teiselt kliendilt kuulnud.