
Enamiku juhtide jaoks on korralik raamatupidamine midagi, milles ei saa teha järeleandmisi, sest isegi väikesed vead võivad kaasa tuua ebameeldivaid tagajärgi, trahvidest mainekahjuni. Hea on see, et paljusid tüüpilisi raamatupidamise vigasid saab ennetada, kui tead, millele tähelepanu pöörata. Siinses blogipostituses toome välja viis kõige levinumat raamatupidamisviga, mida iga ettevõte saab vältida.
Levinumad raamatupidamisvead
Vead võivad tekkida mitmel põhjusel, nii raamatupidamistöö korraldusest tingituna kui inimlikust tähelepanematusest. On oluline olla teadlik, mis on tavalisemad raamatupidamise vead ning kuidas on neid võimalik vältida läbimõeldud protsesside ja digilahendustega.
1. Puudub järjepidev ülevaade finantsseisust
Pidev ülevaade finantsandmetest ja vajaduspõhine finantsanalüüs on väärtuslik juhtimise tööriist, mis võimaldab paremini mõista ettevõtte majanduslikku seisu, et teha tarkasid ja andmepõhiseid otsuseid, mis on muutumas ärimaailmas aina tavalisemaks. Andmete hulk suureneb pidevalt ning osates nende põhjal järeldusi teha, saab teha erapooletuid äriotsuseid ja toetada sellega ettevõtte kasvu.
Finantsanalüüsi on vaja siis, kui soovitakse saada põhjalik ülevaade ettevõtte majanduslikust olukorrast ja teha keerukamaid äriotsuseid. See võimaldab mõista ettevõtte finantsseisundit tervikuna, sealhulgas äristrateegiaid, pikaajalisi eesmärke ja üldist majanduskeskkonda. Näiteks kasutatakse finantsanalüüsi, et kindlaks määrata, kas ettevõttele oleks kasulik:
- oma põhitegevust (või osa sellest) jätkata või see lõpetada;
- toota või osta lisamaterjale oma toote valmistamiseks;
- omandada, rentida või liisida masinaid ja/või seadmeid oma kaupade tootmiseks;
- võtta käibekapitali suurendamiseks pangalaenu;
- teha otsuseid investeerimis- või laenukapitali kohta;
- teha muid otsuseid, mis viiksid teadlikumate valikuteni äritegevuses.
Lisaks põhjalikele finantsanalüüsidele tasub regulaarselt koostada ka arvelduse raporteid, mis annavad info sissetulevate ja väljaminevate arvete seisust. See aitab saada kiire ülevaate kuludest ja olemasolevatest vahenditest, märgata õigeaegselt tasumata või hilinenud arveid, parandada rahavoogude juhtimist ning tagada sujuv maksekorraldus. Selline info võimaldab kiiremini reageerida ning hoida ettevõtte finantsid kontrolli all.
Kuigi finantsandmete analüüsioskus on aina olulisem, ei ole see veel tavaline kõigi ettevõtete juhtimisel. Tihti pannakse rohkem rõhku igapäevastele tegevustele, nt arvete esitamisele ja kulude maksmisele, kuid finantsandmete sisuline analüüs jääb tagaplaanile. Põhjused, miks kõik ettevõtted ei keskendu piisava põhjalikkusega oma finantsseisu regulaarsele ja süsteemsele analüüsile, võivad olla erinevad, ajapuudusest ja oskuste nappusest kuni harjumuseni keskenduda rutiinsetele ja kohustuslikele raamatupidamise ülesannetele. Hea mõte on kaasata oma meeskonda pädev raamatupidaja, kes suudab näha nii suurt pilti kui ka pöörata tähelepanu detailidele. Oluline konkurentsieelis on neil ettevõtetel, kes kasutavad nutikaid digilahendusi, mis vähendavad nii rutiinse töö osakaalu kui ka toetavad raamatupidamise sisulisemates ülesannetes. Näiteks aitab e-arvelahenduse kasutamine vähendada andmesisestuse vajadust ning saada paari klikiga valitud perioodi kohta ülevaatlik raport sobivas failivormis. See on lihtne viis saada terviklik pilt kinnitamisprotsessist ning saabunud ja väljastatud arvetest, sealhulgas nii e-arved kui ka PDF- ja paberarved.
2. Esineb probleeme arvete esitamise või tasumisega
Arvete esitamine ja tasumine peaks olema võimalikult lihtne ja süsteemne, et arvete koostamisel ja maksete laekumisel ei tekiks vigu. Ilma toetavate tehniliste lahendusteta võib kergesti tekkida olukordi, kus mõne arve väljastamine ununeb või kliendil jääbki arve alusel makse tegemata. Kui esineb probleeme arvete esitamisega või neid ei tasuta kokkulepitud tähtajaks, võib see tekitada ettevõttes mitmeid probleeme.
Arvete esitamisel ja tasumisel on korrektsus äärmiselt oluline. Vigade esinemine arvel ei pruugi tähendada ainult laekumiste viibimist, vaid võib mõjutada ettevõtte mainet ja usalduslikku suhtlust klientide ja koostööpartneritega. Samuti tähendab see asjatut ajakulu, mida saaks vältida, sest vigade ja hilinemiste tõttu peab raamatupidaja tegema lisatööd, otsima infot, saatma meeldetuletusi jne.
Kui klientidele saadetakse arved hilinemisega, võib ettevõte saada oma raha kätte ka selle võrra hiljem. See võib põhjustada olukorra, kus ettevõttel ei ole teatud hetkel piisavalt raha oma kulude katmiseks, näiteks palkade või arvete tasumiseks. Arvete koostamine ja edastamine peaks olema võimalikult lihtne ja kiire, et arve väljastamisel ei tekiks viivitusi ja et see jõuaks partneriteni õigeaegselt.
Arvete esitamise ja maksete laekumisega seotud probleemid võivad muuta keerulisemaks raamatupidamise tegeliku olukorra mõistmise. Samas on selge ja arusaadav ülevaade finantsolukorrast oluline juhtimisotsuste tegemise vaates.
Mida teha, et ei tekiks probleeme arvete esitamise ja maksete laekumisega?
- Muuda arvete esitamine ja maksete kontrollimine süsteemseks. Esita arved kohe pärast teenuse osutamist või toodete müüki ning jälgi regulaarselt, milliste arvete eest on maksed laekumata.
- Kasuta tarkvara, mis aitab arveid koostada ja arvete tasumist jälgida, et vähendada hilinenud maksete ja tasumata arvetega seotud nõuete mahtu.
- Seadista meeldetuletused tasumata arvete kohta.
E-arve operaatori teenuse kasutamine muudab arvete esitamise ja maksete jälgimise süsteemseks ja lihtsaks, võimaldab arved koostada ja saata kohe pärast teenuse või kauba üleandmist ning aitab reaalajas kontrollida laekumisi ning seadistada automaatsed meeldetuletused tasumata arvete kohta. Nii väheneb oluliselt hilinenud maksete ja võlgnevuste risk.
3. Puudub info maksu- ja aruandluskohustuse nõuetest
Ettevõtte raamatupidajana tuleb olla detailideni kursis raamatupidamise seadustest ja nõuetest, sh millised on kehtivad maksud ja aruandluskohustused.
Maksude mittetasumisel, tasumisega hilinemisel või vigade tegemisel maksude tasumisel on võimalik määrata ettevõttele trahve, intresse või viivistasusid. Lisaks võib see tekitada mainekahju ja mõjutada äripartnerluse võimalusi, sest maksukäitumise hinnangud on nähtavad ka teistele ettevõtetele. Samas on oluline olla kursis ka maksusoodustuste ja -vabastustega, et teadmatusest ei maksaks liiga palju maksu.
Arvete koostamisel tuleb tähelepanelikult jälgida, et käibemaksuga seotud info oleks korrektne. Tehnilised lahendused muudavad selle lihtsamaks, võimaldades lisada ettevõtte jaoks olulised käibemaksukoodid, mida saab vajaduse korral ise muuta. Lisaks käibemaksule tuleb olla kursis tulu- ja sotsiaalmaksuga, aktsiisidega maksustamise ja muude maksudega. Probleemiks on rahandusministeeriumi silmis erinevused müüja ja ostja deklareeritud andmetes, mis vajavad maksu- ja tolliameti kontrolli. 2023. aastal määrati käibedeklaratsiooni vigade parandamise tulemusel käibemaksu juurde 25 miljonit eurot. Vead olid tekkinud ennekõike andmete käsitsi sisestamisest.
Maksude tasumise kõrval on oluline teada, mis aruanded ja mis tähtajaks tuleb ettevõttel esitada. Väga oluline on arvestada oma kohustusest esitada õigeaegselt majandusaasta aruanne ning vastavalt ettevõtluse vormile ja tegevusalale maksudeklaratsioonid.
Et vältida probleeme maksu- ja aruandlusnõuete mittetäitmisega, tuleb veenduda, et raamatupidaja on teadlik, millised maksud ja aruanded kehtivad ettevõtte tegevusalal. Väga suureks toeks on raamatupidamisprogrammid ja e-arvelahendused, mis võimaldavad raamatupidamisprotsesse automatiseerida ja lihtsustada nii maksuarvestust kui aruandlust, sest tehingute andmed on korrektsed ja automaatselt süsteemis olemas.
4. Puudub süsteemne algdokumentide arhiiv
Raamatupidamise seaduse järgi tuleb ettevõtte algdokumente säilitada seitse aastat. Üha rohkem ettevõtteid liigub paberivaba raamatupidamise suunas ning paberdokumentide osakaal arhiivides on järjest vähenemas. Paljudes ettevõtetes on kasutusel digi- või hübriidarhiivid. Digiarhiivide puhul hoitakse dokumente digitaalsel kujul kas raamatupidamisprogrammis, pilveteenuses või spetsiaalses dokumendihaldussüsteemis.
Algdokumentide arhiveerimisega seoses võib tekkida erinevaid probleeme:
- Dokumendid võivad kaduma minna, kui nende säilitamine pole süsteemne ja turvaline. Paberkandjal dokumendid võivad ka ajaga tuhmuda või rebeneda. Halvemal juhul võib see põhjustada rahalist kahju, kui nõutakse tõendamiseks dokumenti, mida ei suudeta arhiivist leida või mis on hävinenud.
- Korrastamata arhiiv muudab raamatupidaja töö aeganõudvamaks, sest vajaliku info otsimine võtab oluliselt rohkem aega.
- Kui dokumendid on puudu või raskesti kättesaadavad, ei saa juhtkond teha usaldusväärseid otsuseid, sest neil ei pruugi olla täpset ülevaadet tegelikust olukorrast.
- Ebaefektiivse dokumentide halduse ja arhiveerimise korral võib suureneda digiprügi hulk, mis on koormuseks nii IT-süsteemidele kui keskkonnale.
Digiarhiiv säästab kontoripinda ja paberit ning võimaldab mugavalt ja kiirelt pääseda ligi dokumentidele igal ajal. See toetab paindlikku töökorraldust, võimaldades töötada ka kontorist eemal olles ning finantsandmeid kontrollida olenemata asukohast. Korrastatud digiarhiivis on dokumendid hästi organiseeritud, mistõttu võtab dokumentide leidmine vähem aega. Digiarhiivid võimaldavad andmeid turvaliselt hoida ja varundada, vältides dokumentide kaotsiminekut või kahjustumist. Tänu digiarhiivi teenusele on ettevõtte raamatupidamise dokumendid lihtsasti leitavad, dubleeritud ja andmebaasis turvaliselt hoitud.
5. Ei kasuta raamatupidamise automatiseerimise lahendusi
Raamatupidamise ja finantstehnoloogia valdkonda mõjutavad pidevad uuendused ja tehnoloogilised edusammud. Lisaks sellele, et automatiseerimise lahenduste kasutamine toetab ettevõtte konkurentsivõimet, on tehnoloogiaga kaasas käimine oluline ka õiguslike nõuete täitmise seisukohast. 01.07.2025 jõustusid raamatupidamise seaduse muudatused ning nüüdsest on ostjal õigus valida, millises vormis ta arvet tahab saada. Kui ostja on end e-arve vastuvõtjaks määranud, siis on tal õigus nõuda oma müüjatelt e-arveid. Ettevõtjana on tark olla selliste suundumustega kursis ja muuta oma töökorraldust, et muudatustega kohanemine läheks sujuvalt.
Raamatupidamise dokumentide digiteerimine, rutiinsete protsesside automatiseerimine ning tehisintellekti kasutamine andmeanalüüsis parandavad organisatsiooni efektiivsust ja ressursisäästlikkust ning toetavad ettevõtte jätkusuutlikku kasvu ja strateegilist juhtimist. Paljudel juhtudel kasutatakse vaid väikest osa tehniliste lahenduste võimalustest. Lisaks raamatupidamisprogrammi kasutamise oskusele on kasulik osata süsteeme integreerida ja kohandada tehnoloogiaid ettevõtte vajadustele vastavaks.
Raamatupidamise töö korraldamisel tasub kasutada maksimaalselt tarkvarade võimalusi ja liidestusi erinevate rakendustega.
OSKA arvestusala ja ärinõustamise 2024. aasta tulevikuvaates on toodud näiteid, kuidas tehisintellekt ja automatiseerimine saavad toetada raamatupidamise tööd:
- suurte andmekogumite või suure hulga tekstilise teabe analüüsimine,
- infohulgas seoste ja mustrite leidmine,
- raamatupidamisprotsesside automatiseerimine,
- ebatavaliste tehingute tuvastamine,
- vigade ning riskikohtade väljasõelumine,
- stsenaariumite genereerimine ja tõlgendamine, modelleerimine, prognoosimine,
- protsesside optimeerimine,
- äriotsuste tegemine jne.
OSKA uuringus on toodud mitmeid näited tehisintellektil põhinevatest lahendustest, mida kasutatakse raamatupidamise valdkonnas: ChatGPT, QuickBooks Assistant, Botkeeper, Receipt Bank, Smacc, KPMG’s Clara, MindBridge Ai Auditor, ACL (Galvanize), DataSnipper, CaseWare IDEA, IBM Watson Analytics, Sisense, ThoughtSpot jpt.
E-arvete kasutamine on oluline samm raamatupidamise automatiseerimisel ja efektiivsemaks muutmisel. Kui ettevõte ei kasuta raamatupidamise automatiseerimise lahendusi, tuleb paljud andmed käsitsi sisestada ja töödelda. See suurendab oluliselt vigade riski (näiteks valed summad, ekslikud kuupäevad või unustatud kanded). Samuti kulub rohkem aega korduvatele toimingutele, nagu arvete koostamine, maksete jälgimine ja aruannete ettevalmistamine. Seejuures jääb vähem ressurssi sisulisemaks ja väärtuslikumaks tööks, mis aitab ettevõttel kasvada.
Finbite aitab vältida raamatupidamisvigasid
Tänu Finbite’i teenustele saate raamatupidamisprotsessid muuta kiiremaks ja mugavamaks ning vältida olulisi raamatupidamise vigasid. Teenused hõlmavad:
- e-arvete saatmist ja vastuvõtmist,
- tšekkide digiteerimist,
- e-kuluaruandeid,
- e-kinnitusringi läbiviimist,
- digiarhiivi kasutamist,
- automaatsete meeldetuletuste saatmist,
- arveldusprotsessidest aruannete koostamist.
Aitame hoida arved korrastatuna ja turvaliselt. Arvete esitamine toimub kiiresti, õigeaegselt ja kliendile sobivas failiformaadis, mis vähendab vigade ja hilinenud arvete hulka. Tänu võimalusele jälgida nii laekumisi kui kulusid reaalajas, on rahavoohaldus läbipaistev ning võimaldab juhtidel teha täpsemaid ja andmepõhisemaid otsuseid. See omakorda toetab paremat planeerimist, riskide maandamist ning ettevõtte finantsjuhtimise üldist tõhusust.
Täiustame pidevalt olemasolevaid teenuseid ja loome uusi lahendusi, et digiteerimise ja automatiseerimise abil toetada ettevõtte raamatupidamist. Meie fintech tulevikulahendusi kasutab rohkem kui 4100 rahulolevat klienti Baltikumis. Finbite’i teenusevalik on paindlik, sobides erinevas suuruses ja kasvufaasis ettevõtetele. Liituge Finbite’i e-arve lahendusega ning muutke arveldusprotsessid kiireks, mugavaks ja turvaliseks ning ettevõtte kasvu toetavaks.