Raamatupidamisseaduse muudatus, mis jõustub 1. juulist 2025, toob kaasa olulise uuenduse – ettevõtted peavad esitama e-arveid kõigile klientidele, kes on äriregistris märgitud e-arve vastuvõtjateks ja nõuavad ostuarvete esitamist just selles formaadis. See puudutab nii era- kui ka avaliku sektori ettevõtteid ning on oluline samm reaalajamajanduse ja digitaalse arvelduse suunas.
Miks seadus muutub?
Muudatuse eesmärk on ühtlustada arvelduse nõuded era- ja avaliku sektori vahel ning soodustada masintöödeldavate e-arvete kasutuselevõttu. Kui seni oli e-arve kohustuslik vaid riigiasutustele ja avaliku sektori ettevõtetele, siis nüüd saavad kõik e-arve vastuvõtjatena registreeritud ettevõtted hankijatelt e-arveid nõuda.
Tulemuseks on:
- Läbipaistvam ja turvalisem arveldamine
- Vähem käsitööd raamatupidamises
- Kiirem andmevahetus ja väiksem vigade oht
Mida see tähendab ettevõtjale?
Kui sinu ettevõte on märgitud e-äriregistrisse e-arve vastuvõtjana, on sul õigus nõuda oma müüjatelt e-arveid. Teisisõnu – seadusemuudatus loob eelduse, et e-arve vastuvõtjate jaoks muutub see vaikimisi ootuspäraseks formaadiks PDFide asemel. Siiski soovitame kõiki oma partnereid ja tarnijaid eraldi ka teavitada, kui ootate neilt edaspidi e-arveid. Oleme selleks loonud ka teavituste põhjad, mida saate oma ettevõttele sobivaks kohandada.
Kui ettevõte ei ole märgitud e-arve vastuvõtjaks, ei muutu ostuarvete osas esialgu midagi. Sellest hoolimata soovitame luua võimekus e-arvete saatmiseks, kui on partnereid, kes neid ootavad. Kui on soov hakata ka ise e-arveid vastu võtma, siis see on Finbite keskkonna kasutajate jaoks äärmiselt lihtne ning võtab aega vaid mõned minutid.
Mida see tähendab müüjale?
Kui sinu klient on äriregistris märgitud e-arve vastuvõtjaks, võid eeldada, et ta ootab ostuarvet masintöödeldavas e-arve formaadis (näiteks XML). Kui klient teavitab sind, et ootab e-arveid, oled müüjana kohustatud neid ka sellisel kujul esitama. Siiski jätab seadus ruumi erinevateks kokkulepeteks arve formaatide osas – seega on mõistlik eelnevalt kokku leppida, millises formaadis arveldamine toimub.
Kuidas tean, kas klient on e-arve vastuvõtja?
E-äriregistrist on ettevõtte üldinfo plokis on märge, kas ettevõte on e-arve vastuvõtja või mitte. Enne arve esitamist tasub kontrollida, kas kliendi andmetes on vastav märge olemas. Samuti näeb registrist, millist e-arve operaatorit ettevõte ostuarvete vastuvõtmiseks kasutab. Kuna e-arved liiguvad roamingu põhimõttel erinevate teenusepakkujate vahel, võivad ostja ja müüja kasutada erinevaid operaatoreid.
Klient küsib e-arvet – mis saab edas?
Kui oled siiani koostanud ja saatnud arveid PDF-failina, siis tasub teada, et need ei ole e-arved. E-arve on masintöödeldav arve (tavaliselt XML-formaadis), mis liigub süsteemist süsteemi ilma inimese sekkumiseta. See tähendab, et e-arveid ei saa saata meili teel, vaid ainult e-arve operaatorite vahendusel. Ettevõttel on võimalik valida, kas liidestada oma majandus- või raamatupidamistarkvara e-arve süsteemiga ja saata arveid olemasolevast keskkonnast või kasutada operaatori veebikeskkonda e-arvete edastamiseks. Finbite lahendusi saab liidestada kõigi enamlevinud raamatupidamistarkvaradega Baltikumis.
- Kui kasutad raamatupidamistarkvara, on e-arve saatmine väga mugav – seda saab teha juba tuttavast keskkonnast. Sõlmi leping e-arve operaatoriga, aktiveeri e-arvete liiklus, liidesta platvorm oma tarkvaraga ning edaspidi saad arve saatmisel valida edastuskanaliks e-arve.
- Kui oled seni koostanud arveid käsitsi näiteks Excelis, tuleb samuti sõlmida leping e-arve operaatoriga, luua konto ja aktiveerida e-arvete liiklus. Seejärel saad arveid saata operaatori veebikeskkonnast. Finbite keskkonnas on see protsess lihtne ning meie klienditoe spetsialistid on valmis igati abistama. Lisaks oleme loonud põhjaliku juhendite ja abimaterjalide andmebaasi.
Finbite platvorm vastab kõigile uue seaduse nõuetele ning võimaldab saata ja vastu võtta e-arveid lihtsalt ja turvaliselt. Lisaks Eesti e-arve standardile toetame ka Peppol e-arve formaati, mis võimaldab arveldada rahvusvaheliste partneritega. Finbite aitab automatiseerida ka mitmeid muid arvete halduse protsesse – PDF ostuarvete digiteerimine, kinnitamine, kulukohtade määramine, kuluaruanded jne. Kui soovid e-arved sujuvalt kasutusele võtta, küsi julgelt nõu – aitame hea meelega.
