Aeglane arvete töötlus ei ole tavaliselt tingitud meeskonna vähesest pingutusest. Sageli on süüdi hoopis vananenud süsteemid ja protsessid, mis ei ühti kaasaegsete äriprotsessidega. Hea uudis on see, et enamik viivitusi on tingitud mõnest lihtsast, parandatavast kitsaskohast.
Selles artiklis
Allpool vaatleme kolme tüüpilist arvehalduse kitsaskohta ning toome välja praktilised lahendused nende kõrvaldamiseks.
Viga 1: Käsitsi või poolkäsitsi arvete haldamine
Paljud ettevõtted töötlevad arveid endiselt e-kirjadega, PDF-idena, tabelites või paberil. Isegi kui arved saabuvad meilitsi, sisestatakse vajalikud andmed sageli käsitsi (copy + paste) raamatupidamistarkvarasse.
See tekitab igas etapis asjatuid takistusi. Käsitsi sisestamine võtab aega, suurendab vigade riski ja nõuab meeskonnalt tundide kaupa parandamist. Isegi üks trükiviga võib kaasa tuua viivitusi kinnitustes, maksetes ja kuu lõpu sulgemises.
Kuidas seda parandada?
Tark e-arvete lahendus ja automaatne arve andmete sisestus eemaldavad suurima kitsaskoha. Kui arved jõuavad otse raamatupidamissüsteemi ning vajalikud andmed PDFidest tuvastatakse automaatselt, saab meeskond keskenduda olulisematele tööülesannetele, mitte andmesisestusele. Vähem vigu tähendab vähem viivitusi ja sujuvamat töövoogu alates esimesest päevast.
Meelespea
- Eelistage alati e-arveid, olgu need rahvusvahelised (Peppoli kaudu) või kohaliku formaadiga.
- Kui PDF-arveid ei saa vältida, kasutage AI-põhist automaatset andmete digiteerimist, mitte käsitsi sisestamist.
Viga 2: Ebamäärased või keerulised töövood arvete kinnitamiseks
Mõnes organisatsioonis toimub arvete tasumise eelne kinnitamine endiselt e-kirjade või suuliste kokkulepete najal. Arved saadetakse “õigele inimesele”, kuid puudub selle ülevaade töövoost – millised arved ja kelle kinnitust kui pikalt juba oodanud on.
Selline ebamäärane protsess on aeglane. Raamatupidajad kulutavad aega kinnituste tagaajamisele, arved seisavad postkastides ja maksetähtajad lähevad mööda.
Kuidas seda parandada?
Automatiseeritud kinnitustöövood toovad protsessi selguse ja läbipaistvuse. Reeglid, mis lähtuvad ettevõtte vajadustest, suunavad arved automaatselt õigetele kinnitajatele summa, tarnija või osakonna järgi. Reaalajas jälgimine annab ülevaate, kelle käes arve on ja millist tegevust järgmisena oodatakse.
Meelespea
- Määrake selged kinnitamise reeglid ja protsess üle ettevõtte, ärge tuginege e-kirjadele või mälule.
- Kasutage automaatseid tööriistu nõusolekute kogumiseks, mis tagavad läbipaistvuse, jälgitavuse ja auditeeritava jälje.
Viga 3: Arvesüsteemid ei liidestu sujuvalt raamatupidamise tarkvaraga
Paljud arvete halduse tööriistad integreeruvad väidetavalt raamatupidamise või ERP-süsteemidega, kuid praktikas tähendab see sageli failide eksportimist, tabelite üleslaadimist või käsitsi andmete värskendamist.
Kui andmed tuleb importida, eksportida või käsitsi sünkroonida, on vigade tekkimine vältimatu. Numbrid aeguvad, neid tuleb parandada ja meeskond ei saa kindel olla, kas info on ajakohane. Kuu lõpu sulgemine venib ja aruandlus hilineb, sest süsteemid ei ole kunagi täielikult kooskõlas.
Kuidas seda parandada?
Tõeliselt sujuvad integratsioonid töötavad automaatselt taustal. Arveandmed liiguvad süsteemide vahel pidevalt ja ilma failivahetuse või kahekordse sisestuseta. Kui süsteemid on reaalajas sünkroonis, saab meeskond andmetes kindel olla ja töö muutub palju efektiivsemaks.
Olulised punktid
- Vältige integratsioone, mis nõuavad eksporti/importi või käsitsi andmete värskendamist.
- Valige lahendused, kus süsteemid töötavad sujuvalt koos ja andmed on alati täpsed ning ajakohased.
- Üks protsess, üks andmestik — ei mingit paralleelset haldamist.
Kiirem arveldus algab sujuvatest süsteemides
Aeglane arveldus ei ole tavaliselt inimestest tingitud probleem, vaid protsesside ja süsteemide küsimus. Käsitsi andmesisestuse vähendamine, kinnituse töövoogude selgemaks muutmine ja sujuv integratsioon raamatupidamistarkvaraga võimaldavad ettevõttel oluliselt kiirendada arvete haldust.
Tulemuseks on kiirem maksete töötlemine, parem rahavoogude ülevaade ja meeskond, kes saab keskenduda strateegilisematele ülesannetele. Nende kolme vea kõrvaldamine on kiireim viis efektiivsuse tõstmiseks ning nõuetele vastavate arvelduse protsesside loomiseks.
