Arve koostamine – nõuded, programmid ja muud võimalused

Arve koostamise programmid ja muud arvelahendused

Ettevõtjana alustades on vaja teada, kuidas koostada arvet, mis vastaks nõuetele. Raamatupidamis- ja maksuinfoportaalis on toodud peamised nõuded ja arve kohustuslikud osad, mis tulenevad raamatupidamisseadusest, käibemaksuseadusest ning äriseadustikust ja tarbijakaitseseadusest.

Sobivaim arve koostamise võimalus sõltub ettevõtte vajadustest ja eelistustest. Samas tasub valiku tegemisel arvestada sellega, et arve formaat ja edastusviis oleks ka kliendile sobiv ja mugav. Arvete koostamine võib olla üsna lihtne, kui kasutate protsessi sujuvamaks muutmiseks õigeid tööriistu. Tutvustame enim levinud arve tegemise võimalusi.

Arve koostamine MS Wordis ja Excelis

Mõlemas programmis on võimalik luua ise sobiva kujundusega dokument või kasutada Wordi arvemalli. Tingimustele vastava arvemalli saab valida menüü File jaotisest oma vajadustele sobivaim arve tüüp. Seejärel on võimalik sisestada vajalikud andmed. Teise variandi puhul on sammud järgmised:

1. Looge uus dokumendipõhi ja salvestage see arvutisse süsteemi järgi, mis toetab hilisemat aruandluse etappi.
2. Kujundage arve vastavalt oma ettevõtte stiilile. Arvele on võimalik lisada logo.
3. Sisestage arve andmed: kuupäev, arve number, kliendi ja ettevõtte andmed ning muud üksikasjad.
4. Lisage kaupade/teenuste üksikasjad, kogused ja hinnad, maksud ja arvutage summa. Võimalusel võib valemeid kasutades teha seda automaatselt.
5. Salvestage arve sobivas vormingus, eelistatult PDF failina, ja saatke see klientidele.

Käsitsi arvete koostamine nt MS Excelis ja Wordis võib olla odavam, kuna neid saab koostada spetsiaalse tarkvara abita. See on sobiv lahendus, kui arvete arv on väike. Samas võivad lihtsamini tekkida vead, nende haldamine on aja- ja ruumimahukam ning protsess võib olla ebamugavam. 

Sellisel kujul käsitsi arvete koostamine ja pdf-vormingus kliendile saatmine ei ole alati sobiv viis. Avaliku sektori asutusele saadetav arve peab vastama e-arve standardile ning see on võimalik edastada ainult e-arve operaatori kaudu. Seega, kui ettevõtte klientide hulka kuuluvad näiteks koolid, raamatukogud, muuseumid, omavalitsused, haiglad või muud avalikku teenust pakkuvad organisatsioonid, on e-arve koostamise ja edastamise võimalus väga vajalik. 

Lahenduseks võib olla e-arve operaatori Finbite’i kasutamine, mille abil on e-arve võimalik saata raamatupidamissüsteemi, e-arve operaatori süsteemi või otse panka. Ettevõtted, kes saadavad e-arveid teistele ettevõtetele, saavad e-arved saata raamatupidamissüsteemi (kui see on kasutusel) või arve saaja poolt kasutatavasse e-arve operaatori süsteemi. Panka saadetavad e-arved on enamasti suunatud erakliendile. See tähendab, et eraklient saab sellistele arvetele seadistada otsekorralduse ning summa läheb kohe arvelt maha või pärast ühe klikiga kinnitamist.

Arve koostamine raamatupidamisprogrammiga RIK-i e-arveldaja näitel

Raamatupidamistarkvaras arve koostamine võib erineda sõltuvalt kasutatavast tarkvarast. Siin on mõned üldised sammud äriregistri portaalis asuva tarkvara e-arveldaja näitel:

1. Avage oma raamatupidamistarkvara ja valige menüüst arved.
2. Sisestage kliendi andmed või valige olemasolev klient.
3. Sisestage arve üksikasjad, näiteks kuupäev, arve number. Esimesel arve koostamisel on vaja sisestada rohkem andmeid, mida on võimalik edaspidi arvele automaatselt lisada (pangakonto jm arve andmed).
4. Lisage kaupade/teenuste info – lisage uus toode/teenus või valige olemasolevate hulgast.
5. Salvestage ja kinnitage müügiarve. Arve väljasaatmiseks saab vajutada nuppu saada kliendile.

Arve koostamine raamatupidamistarkvara abil aitab säästa aega ja vähendada vigade arvu. Raamatupidamistarkvara miinuseks võib olla selle teenuse hind. Tarkvara valimisel tasub pöörata tähelepanu sellele, kui lihtne ja kiire on seda seadistada ja õppida.

Sõltuvalt ettevõtte suurusest on võimalik leida endale sobiv raamatupidamistarkvara teenusepakett. Pakutavate teenuste hulk võib olla lai ning muu hulgas on võimalik kiirelt ja lihtsalt saada abi ostu-, müügi- ja ettemaksuarvete koostamisel, kliendi- ja laohalduses, aruandluses ja muus. Näiteks Registrite ja Infosüsteemide Keskuse ehk RIK-i loodud e-arveldajas on viis moodulit: arveldamise, raamatupidamise, aruandluse, personali ja seadistuste moodul. 

Kuigi e-arveldaja lihtsustab ettevõtja tööd, siis Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi uuringus toodi siiski välja mitmeid e-arveldaja arengukohti, mh kasutajale ebamugav mobiilivaade, puudub võimalus täita dividendivorme automaatselt, raamatupidajad ei soovi kasutada e-arveldajat, mikroettevõtete jaoks on kasutajatugi ebapiisav, puudub otseliidestus pangaga. 

Kiireim ja mugavaim viis digitaalse e-müügiarve koostamiseks on raamatupidamisprogramm, mis on liidestatud Finbite’i lahendusega. Finbite’il on liidestused kõigi juhtivate raamatupidamissüsteemidega Baltikumis. Finbite’i lahenduse kaudu on võimalik kliendile edastada müügiarvetena e-arveid, PDF-arveid, paberarveid ning automaatseid e-arveid otse panka. Seega on Finbite’il kui e-arve operaatoril olulisi eeliseid mugavaks e-arve koostamiseks ja edastamiseks.

Arve koostamine e-arve operaatoriga Finbite’i näitel

Arve koostamine Finbite tarkvaras on väga lihtne:

1. Logige Finbite’i keskkonda. Avage menüüst müük. 
2. Täitke vajalikud väljad: lisage arve saaja ja arve info, täitke arveread.
3. Valige sobilik saatmisinfo.
4. PDF-kuvas saate kontrollida andmete korrektsust.
5. Valige sobiv saatmiskanal, kas soovite saata arve pdf-formaadis, paberarvena või e-arvena Eestisse või välismaale.
6. Seejärel saate vajutada nupule salvesta ja saada.

E-arve operaatori teenuse kasutamise eelised on:

• Kiirus – arve liigub sekunditega saajani ja on kohe kättesaadav raamatupidamistarkvaras.
• Lihtsus – kõik arvetega seotud toimingud saavad tehtud ühes keskkonnas.
• Korrektsus – välja saab saata nii Eesti e-arve standardile vastavaid arveid kui ka rahvusvaheliselt tunnustatud e-arveid Peppol võrgustiku vahendusel, kui arve saaja on välismaa ettevõte.

Teenuse hind on soodne ning Finbite’i valikus on isegi üks tasuta pakett. Lisaks arve koostamise ja saatmise teenusele võib paketis olla veel tööriistu arveldusprotsessi lihtsustamiseks. Finbite’i professionaalne tiim pühendub igapäevaselt uuenduslike ja usaldusväärsete lahenduste loomisele ning teenusevalik pidevalt täieneb.

Milliseid paindlikke arve koostamise võimalusi Finbite pakub?

Finbite’i lahendusega arve koostamine sobib erineva suurusega ettevõtetele. Valida on võimalik nelja paketi vahel: Starter, Lite, Standard ja Premium. Seda on võimalik kasutada kõigil ettevõtetel, sõltumata sellest, kas kasutatakse raamatupidamistarkvara või mitte. 

Siin on võimalused, kuidas arveid koostada Finbite tarkvaras:

1. Kiireim viis digitaalse e-arve koostamiseks on kasutada raamatupidamisprogrammi koos Finbite’i liidestusega. Finbite’il on rohkem kui 150 liidestust raamatupidamistarkvaradega.
2. Kui raamatupidamistarkvara ei kasutata või pole liidestust tehtud, siis saab e-arve käsitsi välja saata Finbite’i e-arvekeskusest, sisestades kogu vajaliku info süsteemi.
3. Samuti on võimalik importida e-arveks vajalik info süsteemi Exceli faili abil. Digitaalse müügiarve saab seejärel registrikoodi alusel saata kliendile otse raamatupidamistarkvarasse või panka. 
4. Lisaks saab Finbite’i keskkonnast esitada müügiarve PDFina või paberil neile, kes e-arveid vastu ei võta.

Oleme koostanud juhised, et arvete koostamine Finbite’i kasutajatele oleks veelgi lihtsam. Samuti on võimalik pöörduda küsimuste korral klienditoe poole.

Finbite’i võimalused ettevõtete arveldusprotsessi lihtsustamiseks

Raamatupidamise valdkonnas ning arvete koostamisel ja saatmisel on paljudel abi olnud Finbite’i lahendusest. Näiteks on võimalik panustada paberivabasse raamatupidamisse ja säästa väärtuslikku aega. Lisaks arvelahendustele saame oma klientidele pakkuda veel mitu abistavat tööriista. 

Kokkuvõttes, siin on mõned põhjused, kuidas Finbite’i kasutamine saab toetada ettevõtte arengut:

• Tänu nutikatele lahendustele säästad ühe arve käitlemisel ligi 30 minutit ja 3 €, sest võimalik on teisendada kõik erinevas formaadis sissetulevad arved elektroonilisteks arveteks; automatiseerida korduvaid toiminguid ja kinnitada sissetulevad arved sekunditega.
• Võimalik on lühendada maksetähtaegu, sest e-arved liiguvad sekunditega ja saavad kiiremini tasutud.
• Digiteerimise abil on võimalik muuta PDF- ja paberarved e-arveteks ning vältida sisestusvigu ja hoida kokku raamatupidaja aega, kelle töö kõige rutiinsem ja üksluisem osa on ostuarvete käsitsi sisestamine.
• Finbite’i abil saab olla paindlik ning aktsepteerida erinevas vormingus arveid partneritelt.  Välismaalt saabuvaid e-arveid saab vastu võtta Peppol liidese vahendusel.
• Arvete kinnitamine on lihtsam, kiirem ja turvalisem.
• Võimalik on automatiseerida märgukirjade ja meeldetuletuste saatmist ja haldust.

• Rakenduse abil on võimalik esitada tšekid raamatupidajale digitaalselt. Mobiilse e-kuluaruandega saab nutitelefoni abil tšekist pildi teha ja kuluaruande automaatselt raamatupidamiskeskkonda üles laadida. See on kiireim esitamise viis, dokumendid säilivad nõuetekohaselt ning on vajadusel hiljem kergesti leitavad.
• Lisaks säästab digiarhiiv kontoripinda ja paberit ning võimaldab mugavalt ja kiirelt pääseda ligi dokumentidele.
• Võimalik on saada põhjalikku ülevaadet arveldusprotsessidest. Ülevaatlik raport on võimalik saada hetkega – valida tuleb vaid huvipakkuv raport, ajaperiood ja sobiv failiformaat.

Peagi pakume ka paindlikke makselahendusi.

Tasuta arvete koostamise võimalused

Internetist võib leida arve tegemise programme, mis on tasuta kasutamiseks, aga nende kasuks otsustades tasub olla tähelepanelik pakutavate teenuste osas. Enamasti on tasuta programmide funktsioonid piiratud, mistõttu ei pruugi olla võimalik koostada sobivas formaadis ja mahus arveid. Kuna enamik juhtudel ei ole arveid võimalik otse kliendile saata, siis kokkuvõttes võib lõpuks kasutamine olla ebamugav. Lisaks ei võimalda need tõenäoliselt kõiki vajalikke funktsioone, eriti koostöös avaliku sektoriga. Samuti tasub enne uurida, millisel tasemel on klienditugi, kas kasutamist võivad segada reklaamid, kui turvalised on need programmid ja kuidas on tagatud andmekaitse. 

Raamatupidamistarkvarad võivad pakkuda limiteeritud mahus teatud perioodi jooksul tasuta arvete koostamise võimalust. Selline prooviperiood võib olla kasulik, et aru saada, kas pakutav teenus vastab ettevõtte vajadustele ja ootustele. Tasuta versioonilt saab mahu kasvades valida sobiv pakett ja üle minna tasulisele versioonile. Raamatupidamistarkvarade abil on võimalik koostada arveid, aga nende saatmiseks otse kliendile on mugavaim viis kasutada e-arve operaatori teenust. 

Mõned e-arve operaatorid pakuvad tasuta arvete koostamise võimalust. Tasuta paketiga saab tavaliselt koostada ja saata mõned arved kuus. Näiteks kui raamatupidamistarkvaraga liidestus pole Sinu jaoks oluline, siis on võimalik liituda Finbite Starter paketiga, mis võimaldab süsteemist välja saata ja vastu võtta kuni 5 e-arvet täiesti tasuta. Selleks tuleb sisestada arve info süsteemi käsitsi või eksportida.

Registrite ja Infosüsteemide Keskuse loodud veebipõhine raamatupidamistarkvara e-arveldaja pakub samuti teatud tingimustel tasuta e-arve koostamise võimalust. Lepingu sõlmimisel on esimene aasta tasuta ning seejärel on kannete arvust sõltuvalt teenus tasuline. Klientidele, kes koostavad e-arveldajas arveid ainult avalikule sektorile, on teenus tasuta, piiramatus koguses ja tähtajatult. Paljude ettevõtete jaoks ei ole see aga eelnevalt mainitud puuduste tõttu piisavalt mugav ja sobiv võimalus.

Sellised tasuta arve koostamise võimalused võivad olla abiks, et saada aimdust pakutavast teenusest, aga enamasti on kõige mugavam ja sobivam lahendus leida endale sobiv tasuline teenus. Tänu sellele on raamatupidajal võimalik tehnilise andmesisestamise asemel keskenduda sisulisele tööle, mis kokkuvõttes võib olla suur ajaline ja rahaline sääst ettevõttele.

Kuidas leida sobivaim arve koostamise võimalus?

Arvete koostamise võimaluste hulgast sobivaima leidmisel soovitame mõelda ettevõtte vajadustele ja võimalustele ning mõelda arveldusprotsessile terviklikult:

• Milline on oodatav arvete maht?
• Kes on ettevõtte kliendid ja kas on vajadus koostada e-arveid?
• Kas on oluline tehnilist tööd vähendada ja säästa sellele kuluvat aega ja raha?
• Millised on ettevõtte eelistused?

Kui ettevõtte arvete koostamise maht on suurem kui mõni arve kuus, siis on palju võita sellest, kui õnnestub leida enda ettevõtte jaoks sobivaimad lahendused, mis aitavad automatiseerida tööd. Digitaliseerimine on tänapäeval muutumas juba vältimatuks. Järjest enam mõistetakse, et selle abil on võimalik vähendada töömahtu ja suurendada kasumit. Andmesisestusele kulunud aega on võimalik suunata ettevõtte arendamisele ja tänu kiirelt loodavatele raportitele on lihtne saada ülevaade arveldusprotsessidest. Oluline on ka töötajate enda rahulolu töökorraldusega. Spetsialistide võimalus teha tehnilise andmesisestustöö asemel sisulist tööd aitab hoida üleval tööga seotud rahulolu ja motivatsiooni.

Meie eesmärk on nutikate lahenduste abil vähendada ettevõtete finantsprotsessidele kuluvat aega ja raha. Baltikumi suurima e-arvete operaatorina pakub Finbite teenust juba rohkem kui 4100 ettevõttele ning oleme vajadusel lähenenud individuaalselt ja leidnud ettevõtte jaoks ainulaadseid rätseplahendusi. Kui on soov saada lisainfot, siis võib broneerida aeg veebikohtumiseks, et tutvuda Finbite’i keskkonnaga ja saada vastused oma küsimustele.