E-arvete kasutamine avaliku sektori raamatupidamises on kaasaegne lahendus, mis aitab tõhustada finantsprotsesse, suurendada läbipaistvust ning vähendada halduskoormust.
Selles artiklis
Avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse eripärad
Avaliku sektori asutuste arv on 2024. aasta seisuga 2334 ning töötajate arv 2023. aasta seisuga 137 644. Avalikust sektorist suurima osa (90%) moodustab valitsussektor, mis jaotub omakorda kolmeks: keskvalitsus, kohalikud omavalitsused ja sotsiaalkindlustusfondid. Muu avaliku sektori alla (10%) kuuluvad riigi ja omavalitsuste osalusega kaupa ja teenuseid tootvaid riigiettevõtted (nt Eesti Energia, Tallinna Sadam jne). Avalikku sektorisse kuuluvad lisaks avalikule teenistusele näiteks haiglad, muuseumid, kontsertasutused, teatrid, teadus- ja arendusasutused, kirikud, vanglad, kohtud, ametid ja inspektsioonid, raamatukogud, üldhariduskoolid, kutseõppeasutused, ülikoolid jne.
Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse korraldamisel juhindutatakse vastavast määrusest, mis on riigi kui terviku raamatupidamise sise-eeskiri. Avaliku sektori raamatupidamisel lähtutakse raamatupidamise seadusest, Raamatupidamise Toimkonna juhenditest ning rahvusvahelisest avaliku sektori raamatupidamise standardist IPSAS ja rahvusvahelistest finantsaruandluse standarditest IFRS.
Eesti riigi raamatupidamine on tekkepõhine, mis tähendab, et majandustehinguid kajastatakse nende toimumise momendil, mitte raha liikumise hetkel. See võimaldab oluliselt täpsemalt hinnata avaliku sektori tegelikku majanduslikku olukorda. Riigi raamatupidamise ja finantsaruandluse eest vastutab Riigi tugiteenuste keskus, mis teeb raamatupidamise toimkonnale ettepanekuid avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendi muutmise kohta; juhendab avaliku sektori üksusi raamatupidamist puudutavates küsimustes; kogub avaliku sektori üksuste saldoandmikke ja kontrollib nende õigsust; koostab ja esitab saldoandmike põhjal riigi, kohalike omavalitsuste, valitsussektori ja avaliku sektori konsolideeritud finantsaruandeid.
Oluline erinevus erasektoriga võrreldes seisneb selles, et avaliku sektori raamatupidamine keskendub kasumi asemel ühiskondliku väärtuse loomisele. Seetõttu analüüsitakse, kuidas avaliku sektori kulutused on seotud konkreetse eesmärgi ja tulemusega. See tähendab, et iga kulutatud euro mõju hinnatakse lisaks finantsnäitajatele ka ühiskondliku mõju seisukohast. Lisaks kuulub avaliku sektori raamatupidamise juurde saldoandmike esitamine iga kuu 25. kuupäevaks, eelarve jälgimine, hangetega seotud erisuste teadmine jne.
Digitaalsed lahendused on muutnud Eesti avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse tõhusamaks, võimaldades seeläbi pakkuda paremat teenust.
Riigiasutused ja e-arved
Avalikus sektoris on e-arvete saatmine ja vastuvõtmine kohustuslik paljudes riikides, nende hulgas ka Eestis.
Miks on e-arved kohustuslikud riigiasutustele?
Maailmas toimub järk-järguline üleminek traditsioonilistelt paberarvelt e-arvete kasutamisele ning ennustatakse, et aastaks 2028 võib e-arvete turg kasvada ligikaudu 23,3% aastas.
E-arveid kasutatakse väga paljudes riikides. Kuigi riigiti on erinevaid kogemusi kohustuslikkuse ulatuse ja rakendamise meetodite osas, siis Euroopa Liidus püütakse neid järk-järgult ühtlustada ja meil on häid näiteid riikidest, kus e-arvete kasutamise osakaal on suur. Näiteks Soomes pole küll e-arvete kasutamine kohustuslik, kuid siiski 90% ettevõtetest ja asutustest teeb seda. Samas Austraalia maksuamet ei võtagi vastu käsitsi andmeid. Euroopa Komisjoni veebilehel on kokkuvõtlikult kirjeldatud e-arvete kasutamise kogemusi teistes Euroopa riikides.
Eesti on kaasa liikunud globaalse e-arvete kasutamise trendiga, eesmärgiga parandada finantsjuhtimise läbipaistvust ja toetada konkurentsivõimet tänu tõhusamate äriprotsesside ja väiksemate kuludega. Eestis on e-arvete kasutamine osaliselt kohustuslik ning usutakse, et e-arved kujunevad eelistatud arve edastamise viisiks loomulikul teel, sest e-arveldusel on palju eeliseid.
E-arvete kohustuslikuks muutumine avalikus sektoris on toimunud järk-järgult. 2017. aastal muudeti e-arvete vastuvõtt kohustuslikuks avaliku sektori asutustele olukordades, kui erasektori ettevõtja soovis esitada e-arve. Alates 01.07.2019 on e-arved kohustuslikud avalikule sektorile nii arvete saatmisel kui vastuvõtmisel. Riigiasutustele e-arvete kohustuslikuks tegemise tulemusel on Eestis juba ligi 15 000 e-arveldavat asutust ja ettevõtet. Plaanis on üleminek ühtsele Euroopa e-arve standardi rakendamisele ning soodustada e-arvete kasutamist. 2025. aasta 1. juulil jõustuvad raamatupidamisseaduse muudatused. Selle tulemusena lihtsustuvad ettevõtjate võimalused end äriregistris e-arve vastuvõtjaks registreerida ning kõigil ettevõtetel on õigus nõuda partneritelt e-arveid. E-arvete kasutamine muutub aina paindlikumaks ja tavalisemaks nii Eestis kui ka mujal Euroopas.
E-arvete kasu avaliku sektori raamatupidamisele
E-arved on üks komponent reaalajamajandusest, mille eesmärk on pakkuda suuremat kasu nii avaliku sektori asutustele kui erasektori ettevõtetele. Riigiasutustele esitatakse erinevaid aruandeid ning soov on aruandlus muuta lihtsamaks. Tulevikus, kui minnakse üle uutele ja ühtsetele taksonoomiatele, saab raamatupidaja loodetavasti saata raamatupidamisprogrammist kõik aruanded riigile, mis oleks kiirem ja mugavam aruandluse viis. Avaliku sektori jaoks oleks see samuti kasulik – esitatud andmed oleksid ühesugused ja täpsed ning vähem tekiks olukordi, kus on vaja pöörduda ettevõtete poole andmete täpsustamise ja vigade parandamise eesmärgil. See toetab avaliku ja erasektori vahelist suhtlust ja muudab andmevahetuse kiiremaks ja tõhusamaks, mis omakorda viib paremate avalike teenusteni.
E-arvete kasu avalikule sektorile on paljuski sarnane nagu erasektori ettevõtete puhul. Aja, raha ja keskkonna säästmise kõrval aitab e-arveldamine suurendada ka ühiskonna usaldust avaliku sektori vastu.
Aja- ja rahasääst
E-arved aitavad hoida kokku avaliku sektori kulusid ja töötajate tööaega. Kuna e-arve andmed sisestatakse süsteemi vaid ühe korra, säästetakse aega, välditakse käsitsi sisestamise vigu ja vähendatakse vigade parandamise vajadust. Tänu digiarhiivile on e-arved kergesti kättesaadavad igal ajal ja igal pool neile avaliku sektori töötajatele, kellele on ligipääs võimaldatud. 2020. aastal läbi viidud uuring näitas, et reaalajamajanduse lahenduste kasutamine aitaks Eestis aastas kokku hoida üle 14 miljoni töötunni ja 200 miljoni euro. Ainuüksi e-arvetele üleminekul säästaksid Eesti maksumaksjad üle 100 miljoni euro aastas.
Innovatsiooni ja rahvusvahelise koostöö edendamine
E-arvete ja muude digilahenduste kasutuselevõtt avalikus sektoris aitab kaasa riigiasutuste tööprotsesside digitaliseerimisele, mis omakorda loob tugevama aluse innovatsiooniks teistes valdkondades. Ühtse Euroopa e-arve standardi järgimine soodustab rahvusvahelist koostööd, kuna PEPPOL-võrgustiku kaudu saavad avaliku sektori asutused saata ja vastu võtta e-arveid ka välisriikide partneritelt, muutes koostöö lihtsamaks ja tõhusamaks.
Andmekaitse ja küberturvalisus
Finantsandmed on delikaatsed, mistõttu on oluline veenduda, et andmed oleksid kättesaadavad vastavalt andmekaitse põhimõtetele ja oleksid kaitstud küberrünnakute eest. Riigiasutustel lasub veelgi suurem õiguslik ja eetiline vastutus andmete kaitsmise ja küberturvalisuse eest. E-arve edastamine on turvaline, kuna info liigub mööda turvatud kanaleid ja maha jääb logi-jälg. Kuna e-arved liiguvad registrikoodi alusel, väheneb ka arvepettuste risk.
Andmepõhised otsused
Tänu e-arvetele on võimalik saada kiiresti ülevaate kuludest ja olemasolevatest vahenditest, et teha andmepõhiseid otsuseid, mis on muutumas ärimaailmas ja riigiasutuste juhtimisel aina tavalisemaks.
Keskkonnahoidlikkus ja rohepööre
Rohepöördega seotud eesmärgid ja keskkonnasäästlike lahenduste kasutamine on muutumas järjest olulisemaks. E-arvetel on märkimisväärsed keskkonnaalased eelised. E-arvete kasutamisel väheneb paberi, printimise ja postitamise vajadus ning tänu digiarhiivile pole vaja füüsilist ruumi arhiividokumentide jaoks. Šveitsi e-arvete operaatori analüüsi järgi vähendame e-arvete kasutamisel kasvuhoonegaaside heitkogust paberarvetega võrreldes keskmiselt 89% ja e-posti teel esitatavate pdf-arvetega võrreldes 33%.
Kuna e-arvete puhul kasutatakse vähem loodusressursse ja nendega kaasneb väiksem CO² heitgaaside kogus, on e-arved kõige keskkonnahoidlikum ja jätkusuutlikum arve tüüp.
Usaldusväärsus ja läbipaistvus
Avaliku sektori finantsarvestus ja -aruandlus peab olema läbipaistev, kontrollitav ja ühiskondlikule huvile orienteeritud. E-arvete abil on võimalik suurendada läbipaistvust ja suurendada avaliku sektori usaldusväärsust.
Riigiasutuste töötajate otsuste tegemisel on väga oluline säilitada ühiskonna usaldus ja vältida huvide konflikti. E-arvete süsteem muudab avaliku sektori raamatupidamise ja raha liikumise läbipaistvamaks, aidates ennetada korruptsiooni. E-arvete kasutamine muudab avaliku sektori finants- ja arveldusprotsessid selgemaks, jälgitavamaks ja kontrollitavamaks kõigi osapoolte jaoks. E-arve lahenduste kasutamisel on avaliku sektori sisekontroll lihtsam, võimaldades jälgida e-arvega seotud tegevusi, e-arve esitamisest ja kinnitamisest makse laekumiseni. E-arve saatmisel ei pea muretsema, kas arve võib sattuda rämpsposti või jääda saajale muul põhjusel märkamatuks. E-arvete edastamine aitab kaasa riigiasutuse positiivse maine kujundamisele, kuna see näitab kaasaegsust, efektiivsust ja pühendumust läbipaistvusele.
Kuidas esitada avalikule sektorile e-arveid?
E-arvete saatmiseks avalikule sektorile on mitmeid erinevaid lahendusi. Oluline on hoolikalt läbi mõelda, millised ootused on arvelahendusele praegu ja tulevikus. Nii on võimalik leida mugav ja jätkusuutlik lahendus ka pikemas perspektiivis.
E-arve operaatori teenus
E-arve operaatorid pakuvad erineva mahuga pakette. Finbite’il on neli erineva teenusevalikuga paketti: Lite, Standard ja Premium ja tasuta Starter pakett. Lisaks e-arve saatmisele ja vastuvõtmisele on võimalik kasutada erinevaid raamatupidamistööd lihtsustavaid lisateenuseid – e-kuluaruannetest ja tšekkide digiteerimisest e-kinnitusringi ja digiarhiivini. Ettevõtte vajaduste muutumisel on alati võimalik vahetada paketti.
E-arve saatmine on väga lihtne. E-arve saatmise sammud Finbite’i näitel:
- Valige sobiv pakett ja esitage liitumissoov.
- Alustage e-arve koostamisega, sisestades vajalikud andmed arve saaja, arve info ning teenuse/toote kohta.
- Valige arve saatmiskanal. Võimalik on e-arvete saatmine Eestisse või PEPPOL-i abil välismaale. Lisaks saab Finbite’i keskkonnast saata arve e-posti teel, paberarvena, või internetipanga kaudu.
- Kontrollige e-arve üle. Kui sisestatud andmed on korrektsed, vajutage “salvesta ja saada” ja e-arve edastatakse turvaliselt saaja süsteemi.
Oleme koostanud põhjalikud juhised erinevate tööprotsesside kohta, korraldame koolitusi ning meie klienditugi on valmis juhendama telefoni ja e-posti vahendusel.
Raamatupidamisprogrammist e-arve operaatori liidestuse abil
Kiireim viis digitaalse e-arve koostamiseks ja saatmiseks on kasutada raamatupidamisprogrammi koos e-arve operaatori liidestusega. Finbite’il on liidestused kõigi enim levinud majandus- ja raamatupidamistarkvaradega.
Täpsed sammud e-arve saatmiseks avalikule sektorile sõltub konkreetsest raamatupidamisprogrammist. Enamasti tuleb selleks sõlmida e-arve operaatoriga teenusleping ning seejärel sisestada majandus- või äritarkvarasse unikaalne kood ja teha autentimine. Seejärel on võimalik alustada e-arve koostamisega.
Finbite’i kasutamine avaliku sektori raamatupidamises
Finbite’i e-arve lahenduse abil on võimalik muuta avaliku sektori finantsarvestus ja -aruandlus märksa läbipaistvamaks, tõhusamaks ja turvalisemaks. Lisaks e-arvetele saab raamatupidamist lihtsustada digiteerimise, e-kinnitusringi, e-kuluaruannete, digiarhiivi, automaatsete meeldetuletuste saatmise jm lahenduste abil.
Tuhanded asutused ja ettevõtted juba usaldavad meid – suurima e-arve operaatorina vahendame üle maailma rohkem kui 2 miljonit arvet iga kuu! Kas soovite ka lihtsustada igapäevaseid raamatupidamisprotsesse? Leidke sobiv Finbite’i e-arve pakett, säästke aega ning keskenduge sisulistele ja suuremat väärtust loovatele tööülesannetele.
