Arved kui digiprügi – digitaalne jalajälg ettevõttes

Digiprügi on sama reaalne nagu kõik teisedki jäätmeliigid – isegi kui see on nähtamatu või eksisteerib vaid virtuaalses maailmas. Iga fail vajab salvestamiseks füüsilist ruumi ehk serverit, mille haldamiseks kulub energiat ja mis mõjutab ökoloogilist jalajälge. Teisalt on digiprügil mõju ka üksikisiku ja ettevõtte tasandil. Kui andmeid on liiga palju ja need on halvasti korraldatud, tekitab see segadust ja suurendab vaimset koormust.

Meil kõigil tekib digiprügi, kuid teadlike käitumisharjumuste abil saame selle hulka ja negatiivset mõju vähendada. Siinses postituses selgitame, mis on digiprügi, miks see on kahjulik ning kuidas mõjutab digiprügi meie digitaalset jalajälge. Lisaks anname soovitusi digiprügi koristuseks, et saavutada korrastatud digiruum ja panus rohelisema keskkonna nimel.

Mis on digiprügi?

Digiprügi ehk digikelts ehk digitaalsed jäätmed on andmed, millel ei ole lisandväärtust ei üksikindiviidi ega organisatsiooni tasandil. Digiprügi on ühekordse kasutusega, korduva sisuga või lihtsalt unustatud failid, rakendused ja e-kirjad, mis koormavad seadmeid ja vajavad ressursse säilitamiseks. Seega on digiprügi andmed, mis on aegunud, kasutud, kättesaadamatud, tarbetud ja soovimatud. Digiprügi all mõistetakse:

• mittevajalikku infot, 
• mittevajalikke faile ja programme,
• vanu andmeid, mis segavad igapäevatööd,
• mittevajalikke või korduvaid fotosid ja videoid, 
• suuri hulki veebibrauserite kasutusandmeid (cookies),
• kasutuid kontosid,
• mittevajalikke reklaame,
• vanu WiFi võrke.

Raamatupidamises võivad digiprügiks olla näiteks väljastamata jäänud arved, topeltfailid või vanad dokumendid, mida ei pea enam säilitama. Samuti võivad digiprügi hulka kuuluda aruandefailid, mis on asendatud kinnitatud aruannetega, või muud tööfailid, mida enam ei kasutata ja mida ei ole vaja säilitada. Seaduse järgi tuleb säilitada lõplikud ja nõutavad raamatupidamise algdokumendid. Seega igasugused töö käigus tekkivaid ajutisi faile, mustandeid, topeltkoopiaid või tööversioone ei ole üldjuhul vaja säilitada.

Uuringute järgi kulutame digiprügi peale arvatust rohkem aega ja raha. 90% salvestatud andmetest jääb juba pärast kolme kuud kasutult seisma, iga meili peale kulub keskmiselt 16 minutit väärtuslikku aega ning aastas kulub töötaja kohta ebavajalike meilide peale 1646 eurot ja rämpsposti haldamisele 1143 eurot. 

Digiprügi koguneb märkamatult, kuid järjepidevalt. Probleem kerkib esile tavaliselt alles siis, kui ilmneb tehniline tõrge või tekib raskusi õigete andmete leidmisega. Digiprügi ei ole pelgalt isiklik ebamugavus, vaid tegemist on keskkonda ja seadmete toimimist mõjutava probleemiga. IKT-sektor toodab juba praegu üle viie protsendi maailma süsinikuheidetest ning suur osa sellest tuleb andmekeskustest, kus hoitakse kogu meie digitaalset sisu. Kui olukord ei muutu, võivad andmehoidlad lähiaastatel tarbida koguni viiendiku kogu maailma elektrienergiast.

Mis on digitaalne jalajälg?

Digiprügi on osa Sinu digitaalsest jalajäljest ehk interneti jalajäljest. Digitaalne jalajälg ei ole automaatselt digiprügi, vaid digiprügi on see osa digitaalsest jalaäljest, millel pole enam väärtust või kasutust. Näiteks vanad e-kirjad, mida ei kustutata, on digiprügi ja jäävad digitaalse jalajäljena alles ja tarbivad ressursse. Mahajäetud kontod võivad sisaldada isiklikku infot, mis võib kujutada võimalikku küberohtu. Mida rohkem on digiprügi, seda suurem on digitaalne jalajälg. 

Digitaalne jalajälg on inimese andmete kogum tema tegevuste kohta digitaalsetes keskkondades. Digitaalne jalajälg jaotatakse kaheks: passiivne ja aktiivne digitaalne jalajälg. 

Passiivne digitaalne jalajälg tekib ilma kasutaja teadmata (sageli inimese IP-aadressi kasutades) ning selle üle on inimesel väga vähe kontrolli. Mõned näited:

• Veebileht jälgib, milliseid lehti külastad ja kui kaua seal viibid.
• Brauser salvestab IP-aadressi ja asukoha.
• Rakendused koguvad kasutusharjumusi (nt kui tihti avad äppi).
• Seade jätab jälje WiFi-võrkude või Bluetooth-ühenduste kaudu.
• Otsingumootorid nagu Google salvestavad otsinguajaloo info.
• Küpsised (cookies) jälgivad, mida oled ostukorvi pannud või varem vaadanud.
• Sotsiaalmeedia andmete põhjal sihitakse reklaame, arvestades sinu meeldivaks märkimiste, jagamiste ja kommentaaridega.

Aktiivne digitaalne jalajälg tekib, kui kasutajad avaldavad enda kohta infot veebilehtedel või sotsiaalmeedias. Mõned näited:

• Postitused sotsiaalmeedias, nt pildi lisamine Facebooki või Instagrami,
• Kommentaaride kirjutamine uudisartikli alla või foorumisse,
• LinkedInis tööalase kogemuse jagamine,
• Uudiskirjade tellimine,
• Arvustuse kirjutamine, nt Google Reviews.

Tasub olla teadlik oma digitaalsest jalajäljest, et vähendada võimalikku negatiivset mõju.

Digiprügi koristuse tähtsus 

Kuigi digiprügi tundub esmapilgul kahjutu, on sellel ebameeldivaid tagajärgi. Digiprügi koristamine on üha olulisem harjumus nii isikliku heaolu kui ka keskkonna seisukohast. Meie seadmetesse, e-postkasti ja pilvekeskkondadesse koguneb märkamatult suur hulk faile, kirju, rakendusi ja kontosid, mida me enam ei vaja. Digiprügi tekitab energiakulu igal sammul – mitte ainult salvestamise hetkel, vaid ka siis, kui seda otsitakse, säilitatakse, kasutatakse (nt faili avamine, jagamine, töötlemine). 

Digiprügi mõjutab otseselt seadmete ja süsteemide toimimist. Ülekoormatud arvutid ja telefonid muutuvad aeglaseks, failide otsimine muutub keerulisemaks ning suureneb risk olulise info kaotamiseks. Samuti võivad vanad ja kasutamata rakendused või kontod kujutada endast turvariski, sest need võivad sisaldada isikuandmeid või olla ligipääsetavad pahatahtlikele kasutajatele. Lisaks aitab korrastatud digiruum kaasa vaimsele selgusele ja paremale keskendumisvõimele. Nii nagu tunneme end hästi puhtas keskkonnas, aitab ka digiprügi eemaldamine vähendada infomüra ja muuta igapäevatöö sujuvamaks.

Digiprügil on mõju ka meie keskkonnale. Kõik failid, mida salvestame või jagame – olgu need e-kirjad, dokumendid või fotod – talletatakse serverites ja andmekeskustes. Need andmehoidlad tarbivad pidevalt elektrit ja vajavad jahutust, mis omakorda suurendab CO₂-heidet. Seega ei ole digiprügi koristus ainult isiklikust vaatest kasulik tegu, vaid ka vastutustundlik samm parema keskkonna suunas, aidates vähendada ökoloogilist jalajälge. 

Digiprügi koristus on lihtne, aga mõjuv viis oma seadmete eluea pikendamiseks, turvalisuse parandamiseks ja keskkonna säästmiseks. See on teadlik digihügieeni harjumus, mis aitab sul paremini hallata oma digimaailma – puhtamalt, selgemalt ja jätkusuutlikumalt.

Digiprügi koristamine

Digiprügi koristamiseks ei ole ühte ainsat õiget aega, vaid oluline on leida viis, mis sobib just Sinu töökorralduse ja digikasutuse harjumustega. Mõne jaoks piisab paarist korrast aastas, teised eelistavad ennetavat lähenemist. 

Sarnaselt kevad- ja sügiskoristusele kodus sobib võtta ka digiprügi koristuse ette paar korda aastas. Selle käigus võib näiteks:

• kustutada vanad failid ja e-kirjad,
• sorteerida pilte ja dokumente,
• eemaldada kasutamata rakendused ja kontod,
• varundada olulised andmed.

On inimesi, kes eelistavad digiprügi koristamise võtta ette korra aastas kampaania raames. See on hea võimalus teha digihügieenist ühine harjumus näiteks koos kolleegidega. Digikoristuse kampaania aitab tõsta teadlikkust ning motiveerib korrastama nii isiklikku kui ka tööalast digitaalset ruumi. Näiteks Eestis korraldab Telia digiprügi koristust ja rahvusvaheliselt korraldatakse digikoristuse kampaaniat Digital Cleanup Day raames. 

Neile, kes eelistavad pidevat korda, sobib paremini ennetav ja harjumuspõhine lähenemine. Sellisel juhul on kasulik juurutada harjumus salvestada failid kohe alguses õigesse kausta ja kustutada ebavajalikud. Samuti saab e-kirjad kohe saabumisel sorteerida. Selline lähenemine aitab vältida digiprügi kuhjumist ja muudab korrastamise vähem ajamahukaks.

Kuidas vähendada digiprügi?

Digiprügi vähendamiseks ja arvuti korrastamiseks on palju häid nippe:

• Sorteeri regulaarselt oma videoid ja fotosid, jättes alles parimad kaadrid.
• Loo failide salvestamiseks loogiline kaustade struktuur ning salvesta säilitamist vajav dokument kohe õigesse kausta. Ebavajalikud failid kustuta, alustades suurematest failidest. Ettevõtete kontekstis on mõistlik kasutada pilvelahendusi, et ei tekiks olukorda, kus iga töötaja salvestab faile, millega töötab, oma arvutisse, edastab neid meiliga kolleegile, kes siis omakorda salvestab need enda arvutisse.
• Halda oma e-postkasti, kustutades ebavajalikke kirju ja sorteerides alleshoitavad kirjad sobivasse kausta. Loobu mittevajalike uudiskirjade ja sotsiaalmeedia teavituste tellimisest.
• Kustuta enda vanad kontod ja e-postkastid, mida Sa enam ei kasuta.
• Kustuta programmid ja rakendused, mida Sul enam vaja ei lähe. 
• Vaata üle arvuti ja telefoni allalaetud failide kaust, kustuta ebavajalikud failid ning tee seejärel ka enda seadme prügikast tühjaks.
• Vaata üle arvuti desktopile salvestatud failid ning kustuta ebavajalikud failid. Loo dokumentide hoiustamiseks selge ja loogiline struktuur ning vajalikud dokumendid salvesta sobivatesse kaustadesse.
• Veebilehitsejad salvestavad vahemällu mitmesugust infot (cookies). Kui suure salvestatud andmemahu tõttu ei laadi veebilehed ennast korralikult või näevad kummalised välja, võib aidata küpsiste kustutamine. Väldi korraga paljude veebilehtede akende avatuna hoidmist.
• Väldi liigseid otsingumootori päringuid – kui tead veebiaadressi, sisesta see otse brauseri aadressiribale või kasuta järjehoidjaid.
• Piltide ja videote salvestamisel ja edastamisel arvesta, et need on suurema andmemahuga kui tekstid. Seega tee teadlikke otsuseid, eelista optimeeritud failisuurusi ja kustuta ebavajalik sisu.

Raamatupidamises on samuti oluline võtta ette digiprügi koristus regulaarselt, kindlasti aga siis, kui raamatupidamisperiood on lõppenud ja andmed on lõplikult kinnitatud. Selleks tuleb sorteerida failid ja jätta alles ainult kinnitatud ja arhiveerimisele kuuluvad dokumendid. Kasulik juba raamatupidamise töö käigus järgida põhimõtet, et iga lõplik dokument salvestatakse ühte kohta ja kõik mustandid kustutatakse.

Väga oluline on ka teadlik tarbimine ja digiprügi tekkimise ennetamine. Mõtle hoolikalt, milliseid faile lood, salvestad ja oma seadmesse alla laadid. 

Arved kui ettevõtte digiprügi

Ettevõtte igapäevane töö toob kaasa hulgaliselt digitaalseid andmeid – arved, lepingud, dokumendid jm failid. Kui neid ei hallata süsteemselt, kuhjub ajapikku digiprügi, mis võib hakata pidurdama töövoogu, ohustama andmeturvet ning suurendama tarbetult nii kulusid kui ka keskkonnajalajälge.

Näiteks arved, mida seadusest tulenevalt tuleb säilitada seitse aastat, võivad muutuda digiprügiks, kui neid hoitakse korduvates eksemplarides eri asukohtades – meilides, töölaual, pilves või paberil. Üleliigsed koopiad, organiseerimatus ja ajakohastamata failid muudavad info leidmise keeruliseks ning andmekasutuse ebaefektiivseks.

Selle vältimiseks tasub kasutada e-arve operaatori teenuseid. E-arvete kasutamisel väheneb andmete dubleerimine, IT-süsteemide koormus ja negatiivne mõju keskkonnale. E-arvete kasutamine vähendab paberi-, printimise- ja postikulu. E-arve liigub kiirelt ja otse arve vastuvõtja süsteemi, ilma et seda oleks vaja (sageli korduvalt) manusena saata meiliga. Kuna e-arved liiguvad digitaalselt raamatupidamisprogrammide vahel, ei kuhju need postkasti nagu pdf-arved. Tänu kinnitusringile on kinnituste kogumine lihtsam ja keskkonnasäästlikum – faili ei ole vaja korduvalt saata, sest kinnitused saab anda mugavalt otse digitaalse keskkonna kaudu. Kõik arved salvestuvad korrastatult ühte kohta – e-arveid on lihtne leida ja turvaline säilitada. Tänu digiarhiivile pole arvete arhiveerimiseks vaja füüsilist ruumi. Kuna digiarhiiv on ka kättesaadav kõigile, kellel seda vaja on, siis ei teki olukorda, kus neid laetakse alla, saadetakse edasi jne.

Šveitsi e-arvete operaatori analüüsi järgi vähendame e-arvete kasutamisel kasvuhoonegaaside heitkogust paberarvetega võrreldes keskmiselt 89% ja e-posti teel esitatavate pdf-arvetega võrreldes 33%. Kuna e-arvete puhul kasutatakse vähem loodusressursse ja nendega kaasneb väiksem CO² heitgaaside kogus, on e-arved kõige keskkonnahoidlikum ja jätkusuutlikum arve tüüp. 

Sarnane põhimõte kehtib ka muude tööfailide puhul. Enne e-kirja saatmist otsusta, kas ainus võimalus faili saatmiseks on saata see manusena või on võimalik seda saata ka lingiga? Selle asemel, et saata dokumente e-kirja manustena, saab faili laadida üles keskkonda ja saata lingi. Lisaks saab kasutada meeskonnaliikmete suhtluse korraldamisel sobivaid ühistööplatvorme, et vähendada kirjevahetusega kaasnevat digiprügi. Uurida tasub ka muid digiteerimise võimalusi ja nutikaid lahendusi, et muuta ettevõtte tööprotsessid võimalikult efektiivseks.

Kui ettevõte teadlikult hoiab oma digiandmed korras ja kasutab läbimõeldud digilahendusi, on lihtsam vältida digiprügi teket ning toetada nii sujuvat töökorraldust kui ka keskkonnateadlikkust.

Finbite aitab vähendada digiprügi hulka

Vähenda arvetega seotud digiprügi ettevõttes ning alusta e-arete kasutamisega. E-arvete saatmine ja vastuvõtmine, nende kinnitamine digitaalselt ning hoiustamine digiarhiivis aitab vähendada digiprügi, muuta töövood kiiremaks ja säästa raha. Lisaks e-arvetele saab raamatupidamist lihtsustada digiteerimise, e-kuluaruannete, automaatsete meeldetuletuste saatmise jm lahenduste abil.

Finbite’i nutika arvelahenduse on abil saab säästa raha ja muuta ettevõtte töökorralduse efektiivsemaks, aga ka vähendada digiprügi ja ökoloogilist jalajälge. See näitab ka ettevõtte sisemist korrastatust ja vastutustundlikkust, mis on üha olulisemad väärtused nii töötajate, klientide kui ka koostööpartnerite silmis. Digiprügi vähendamine ja teadlik digikäitumine on vältimatud, et tagada jätkusuutlikkus ja edukus kiiresti digitaliseeruvas maailmas.