Suvi on möödas. Puhkused on peetud, tiimid on tagasi kontoris ja kalendrid täituvad koosolekutega pead pööritaval kiirusel. Üks on selge, aasta liigub kiirelt lõpu poole ning varem seatud eesmärgid nõuavad tähelepanu. Septembris on paljudes ettevõtetes tunda uut hoogu: korrigeeritakse eesmärke, projektid saavad sisse uue hoo ja strateegiline fookus teravneb. Tegelikult on sügis ärilise restardi aeg – võimalus puhanud pilguga asju analüüsida, korrastada ja plaane täiustada, et aasta lõpus jõuda maksimaalse tulemuseni.
Aga koos uue hooaja alguse ja tempo kasvuga tuleb ka surve. Tähtajad lähenevad, töömaht suureneb ja igal töötunnil on järsku suurem väärtus. Nii kerkivad paljudes organisatsioonides päevakorda olulised küsimused:
- Kuidas tagada, et sinu tiim ei kuluta aega protsessidele, mis võiksid olla kiiremad?
- Milliste tööprotsesside parandamine ja efektiivsemaks muutmine tooks aasta lõpus kõige rohkem kasu?
Miks sügis on strateegiliselt kriitiline aeg
Septembris tehtud otsused määravad sageli, kui edukalt aasta lõppeb. Paljud töötajad kogevad sügisel töökoormuse kasvu, lisaks käimasoleva aasta eesmärkide saavutamisele on vaja mõtlema hakata ka uutele sihtidele, fookustele ja eelarvetele.
Praktikas tähendab see, et paljud korduvad ”business as usual” ülesanded võivad järsku tunduda niigi piiratud ajaressursi raiskamisena. Näiteks iga kuu alguses tavaline arvete kinnitamine, millega on tavaliselt seotud lisaks raamatupidajatele ka kõik ettevõtte juhtfiguurid. Nende tähelepanu nõuavad praegu palju olulisemad teemad ning kohmakalt üles ehitatud kinnitusprotsessi tõttu võib viibida arvete tasumine. Või käsitsi sisestusest tingitud vigased arveldus- ja finantsandmed võivad mõjutada otsuseid, mis määravad ettevõtte käekäiku veel pikalt.
Seetõttu on sügis ideaalne hetk oma töövoogude kriitiliseks läbivaatamiseks. Kui nüüd optimeerida mõni võtmeprotsess, võib see aasta lõpus tähendada olulist ajavõitu ja selgust otsustes uueks aastaks.
Arveldusprotsesside mõju ettevõtte efektiivsusele
Iga ettevõte on erinev, aga üks mõjukamaid tööprotsesse, mida sügisel vaadata, on arveldus. Arved liiguvad ettevõttes läbi mitme etapi: saatmine, vastuvõtmine, sisestamine, kinnitamine, tasumine ja arhiveerimine. Kui iga samm võtab käsitsi palju aega või puudub selge ülevaade protsessist tervikuna, võib see kaasa tuua olukorrad, kus olulised otsused viibivad, sest meeskond kulutab asjatult palju aega väikese lisaväärtusega ülesannetele või tegeleb vigade parandusega.
Selle mure lahendavad digitaalsed ja automatiseeritud arvete halduse protsessid:
- Arvete digiteerimine: PDFidena või paberkujul sisse tulnud arved ja tšekid muudetakse automaatselt digitaalseks, vältides käsitsi sisestamist ja vähendades vigade riski. Masinloetavas- ja töödeldavas formaadis kuludokumendid tähendavad ka seda, et nende haldamise edasisi samme saab automatiseerida.
- Kinnitusring: digitaalne ja automatiseeritud kinnitusring tagab, et õige inimene kinnitab arve kiiresti ja läbipaistvalt, olenemata asukohast. Korduvad arved liiguvad kinnitamiseks alati kindlaksmääratut töötajatele, kes saavad neid mõne klikiga kontrollida, täpsustada ja kinnitada arvutist või nutiseadmest.
- E-arvete saatmine ja vastuvõtt: kõik arved liiguvad turvaliselt otsa raamatupidamistarkvarade vahel. Kas teadsid, et alates juulist saavad kõik ettevõtted nõuda tasumiseks e-arveid? See kiirendab oluliselt arvete laekumist, ükski ostuarve ei lähe kaotsi ega jää kahe silma kellegi postkastis. Samuti välistab e-arvete kasutamine täielikult inimlikest eksimustest tingitud sisestusvead ja ebakorrektsed andmed.
Selle tulemusena saab tiim keskenduda väärtuslikumatele ülesannetele, töötajad näevad reaalajas arvete seisu ning ettevõtte otsused sünnivad kiiremini ja kindlamalt.
Kuidas alustada sügisese restardiga?
- Analüüsi oma protsesse
Vaata kriitilise pilguga üle kõik töövood, mis nõuavad aega ja korduvat pingutust. Küsi endalt: millised tegevused tekitavad viivitusi või vigu? - Vali prioriteet
Iga organisatsioonil on mitu protsessi, mida saaks parandada, kuid parima tulemuse annab see, millel on suurim mõju. Arveldus on sageli protsess, mis mõjutab kogu ettevõtte efektiivsust, sest sellega on seotud mitmed osapooled. - Leia lahendused, mis aitavad töövooge automatiseerida
Digitaliseeritud ja automatiseeritud töövood vähendavad käsitsi tööd, kiirendavad kinnitamist ja annavad kogu meeskonnale selge ülevaate. - Jälgi tulemusi ja kohanda
Digitaalsetest protsessidest jäävad maha andmed, mis näitavad, kas protsessid liiguvad sujuvalt või vajavad veel täiendamist. Oluline on pidev parendamine, et aasta lõpu edu ei sõltuks juhusest.
Miks valida Finbite?
Finbite pakub lahendusi, mis toetavad ettevõte kasvu ja arengut, muutes arveldusprotsessid tõhusaks:
- Arvete digiteerimine – automaatne digiteerimine aitab vältida käsitsi sisestamist, vähendab vigade riski ja kiirendab arvete töötlemist.
- Kuluaruannete esitamine – paberist tšekkide kogumise asemel tee neist pilt Finbite Finance rakendusega, koosta aruanne paari minutiga ja lae Finbite keskkonda kinnituse saamiseks ülesse.
- Kinnitusring – automatiseeritud kinnitusring tagab kiire ja läbipaistva arvete ning kuluaruannete kinnitamise igast seadmest. Raamatupidajad saavad luua automaatsed töövood korduvate arvete kinnitamiseks, meeldetuletuste saatmiseks jne.
- E-arvete saatmine ja vastuvõtt – kõige kiirem, mugavam ja turvalisem arveformaat.
Need tööriistad võimaldavad ettevõttel sügisel keskenduda strateegiale ja suurendada efektiivsust ning tagada, et septembrikuised otsused ei tooks hiljem ootamatuid takistusi.
Kokkuvõte
Sügis on ideaalne aeg, et analüüsida protsesse, korrastada töövooge ja optimeerida võtmetähtusega protsesse. Arvelduse digitaliseerimine ja automatiseerimine on üks praktilisemaid samme, mis toob otsest kasu: kiiremad otsused, vähem käsitööd ja selgem ülevaade.
Septembri otsused määravad, kui edukalt aasta lõppeb. Kui valid nüüd ühe tööprotsessi, mille optimeerid, võib sellest saada aasta lõpu suurim võit. Finbite aitab sul seda sammu astuda – alates arvete digiteerimisest kuni kinnitusringi ja arvete halduseni.
