E-sąskaitų faktūrų patvirtinimo sistemų paaiškinimas

E-sąskaitų faktūrų patvirtinimas tapo neatsiejama šiuolaikinių sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimų dalimi, tai esminis sąskaitų faktūrų išrašymo proceso patikros etapas. Kiekviena e-sąskaita faktūra turi būti kruopščiai patvirtinta, siekiant užtikrinti, kad sąskaitos faktūros būtų tikslios ir teisėtos. 

Šiame straipsnyje panagrinėsime e-sąskaitų faktūrų patvirtinimo pagrindus, išskirdami, ką tai reiškia, kodėl tai svarbu ir kokie yra e-sąskaitų faktūrų galiojimo reikalavimai. Paaiškinsime pagrindinius patvirtinimo proceso etapus, palyginsime neautomatinius ir automatinius metodus, taip pat išnagrinėsime, kaip sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimai, pvz., „Finbite“, supaprastina e-sąskaitų faktūrų patvirtinimą.

Kas yra e-sąskaita faktūra?

E-sąskaita faktūra yra skaitmeninė sąskaita faktūra, parengta struktūrizuotu elektroniniu formatu, leidžiančiu ją automatizuotai apdoroti. E-sąskaitos gali būti įvairių formatų, iš kurių populiariausi yra EDI ir XML. „Peppol“ e-sąskaitos faktūroms naudojamas standartizuotas XML formatas, o jos siunčiamos per „Peppol“ tinklą, kuriame tarptautinės operacijos atliekamos greitai ir saugiai. 

Kodėl e-sąskaitos yra saugesnės už kitokio formato sąskaitas faktūras? 

Daugelis įmonių vis dar naudojasi popierinėmis arba PDF sąskaitomis faktūromis. Visgi šie dokumentai gali būti sugadinti, prarasti arba suklastojami.

E-sąskaitos faktūros yra kompiuterio skaitomi dokumentai, kurie yra užšifruoti siekiant apsaugoti slaptą informaciją. Jos siunčiami per saugią sistemą, naudojant įmonės registracijos kodą, todėl išvengiama sukčiavimo rizikos, susijusios su sąskaitų faktūrų siuntimu el. paštu. Kadangi e-sąskaitos faktūros yra skaitomos kompiuterio, jomis galima lengvai keistis ir jas patvirtinti naudojant tokius sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimus kaip „Finbite“. Jas taip pat galima laikyti skaitmeniniame archyve, išvengiant žalos ar praradimo pavojaus.

E-sąskaitų faktūrų patvirtinimo supratimas

Ką reiškia e-sąskaitų faktūrų patvirtinimas

E-sąskaitų faktūrų patvirtinimas yra procesas, kurio metu įmonės patikrina ir patvirtina gaunamas sąskaitas faktūras, atlikdamos skaitmenines darbo eigas. Patvirtindamos e-sąskaitas faktūras, įmonės gali kontroliuoti savo mokėtinų sumų procesą.

Tokios platformos kaip „Finbite“ praneša buhalteriams, kai gaunama sąskaita faktūra. Tada buhalteriai ir darbuotojai, kurie atliko pirkimą, gali peržiūrėti išsamią sąskaitos faktūros informaciją (pvz., tiekėjo informaciją, sumas, straipsnių eilutes), patikrinti, ar nėra neatitikimų, ir užtikrinti, kad sąskaita faktūra atitiktų pirkimo užsakymus ar sutartis. Patvirtinus sąskaitas faktūras, jas galima perduoti apmokėti. 

Kodėl reikalingas e-sąskaitų faktūrų patvirtinimas?

Taikydamos visą patvirtinimo procesą, įmonės gali užtikrinti, kad būtų apmokamos tik teisėtos ir tikslios sąskaitos faktūros. Įmonės taip pat gali naudoti sąskaitų faktūrų patvirtinimo programinę įrangą, kad nustatytų patvirtinimo hierarchijas ir patvirtinimo veiksmus. Taip galima lengvai peržiūrėti sąskaitas faktūras, pašalinti neatitikimus ir sukurti patvirtinimų audito seką. 

Sąskaitų faktūrų patvirtinimo nauda e-sąskaitų faktūrų išrašymo procese

Sąskaitų faktūrų patvirtinimas įmonėms suteikia daug naudos. Naudodamos e-sąskaitų faktūrų patvirtinimo programinę įrangą, pvz., „Finbite“, įmonės gali:

• Išvengti mokėjimo klaidų
• Aptikti netinkamas padengti išlaidas
• Gerinti finansų apžvalgą 

Patvirtindamos e-sąskaitas faktūras, įmonės taip pat gali išlaikyti tvarkingus ir tikslius duomenis. Tai lemia patikimesnį ataskaitų teikimą, geresnį pinigų srautų valdymą ir patobulintą sprendimų priėmimą.

Nepatvirtinus e-sąskaitų faktūrų, gali būti vėluojama atlikti mokėjimus, jos gali būti atmestos, o kai kuriais atvejais gali būti skiriamos finansinės nuobaudos. Dėl to patikimas patvirtinimo procesas tampa svarbiu e-sąskaitų faktūrų sistemos reikalavimu.

E-sąskaitų faktūrų patvirtinimo procesas

Pagrindiniai patvirtinimo proceso etapai

• Sąskaitų faktūrų kūrimas: naudodama e-sąskaitų faktūrų išrašymo platformą, buhalterijos skyriaus komanda sukuria sąskaitą faktūrą ir pasirenka siuntimo kanalą. E-sąskaitos faktūros yra pačios efektyviausios ir saugiausios, tačiau elektroninių sąskaitų faktūrų administravimo platformos, tokios kaip „Finbite“, leidžia naudotojams siųsti sąskaitas faktūras ir kitais formatais.
• Techninis patvirtinimas: paslaugų teikėjas patikrina, ar yra visa reikalinga informacija, užšifruoja sąskaitos faktūros duomenis ir naudoja pateiktą informaciją, kad sukurtų sąskaitą faktūrą pasirinktu formatu. Visa tai daroma užkulisiuose ir naudotojui nereikia atlikti jokių veiksmų. Tada paslaugų teikėjas išsiunčia e-sąskaitą faktūrą gavėjui. 
• E-sąskaitų faktūrų gavimas: gavėjas gali nustatyti skaitmeninį patvirtinimo ratą, kuriame e-sąskaitos faktūros peržiūrimos ir patvirtinamos. Kai gavėjo sistema gauna e-sąskaitą faktūrą, vadovui automatiškai pranešama, kad atėjo sąskaita faktūra. Gavėjas patikrina, ar sąskaitos faktūros sumos, prekės ir produktų informacija yra teisinga, ir gali atmesti sąskaitą faktūrą arba patvirtinti jos apmokėjimą. 

Neautomatinis ir automatinis patvirtinimas

Atlikdami neautomatinį sąskaitų faktūrų patvirtinimą, buhalteriai turi rankiniu būdu įvertinti kiekvieną sąskaitą faktūrą. Tai apima tiekėjo informacijos, pirkimo užsakymų numerių, kiekių, vieneto kainų ir mokesčių apskaičiavimo tikrinimą. Buhalteriai taip pat turi susieti sąskaitas faktūras su pirkimo užsakymais, sutartimis ir pristatymo kvitais. Neautomatinis patvirtinimas gali užimti daug laiko, gali pasitaikyti klaidų.

Automatizuotos sąskaitų faktūrų patvirtinimo sistemos gali gerokai sumažinti darbo krūvį, kuris tenka sąskaitas faktūras tvirtinant neautomatiškai. Skaitmeniniai sąskaitų faktūrų administravimo sprendimai gali aptikti pasikartojančias sąskaitas faktūras, palygindami sąskaitų faktūrų numerius ir tiekėjo informaciją su sąskaitų faktūrų istorija. Automatizuotos sistemos taip pat gali suderinti sąskaitas faktūras su pirkimo užsakymais ir pastabomis apie gautas prekes verslo valdymo sistemoje.

Skaitmeniniai patvirtinimo ratai padeda buhalteriams lengvai peržiūrėti sąskaitas faktūras. Tai gali apimti tikrinimą, ar prekės iš tikrųjų buvo gautos, arba išsiaiškinimą, ar nenumatyti mokesčiai yra pagrįsti. Peržiūrėję sąskaitas faktūras buhalteriai gali vos vienu paspaudimu patvirtinti jas apmokėti.

Taip pat galima automatizuoti patvirtinimo procedūras. Naudodamiesi sąskaitų faktūrų administravimo platformomis, tokiomis kaip „Finbite“, buhalteriai gali sukurti šablonus, kad pasikartojančios sąskaitos faktūros visada būtų siunčiamos paskirtam darbuotojui patvirtinti. 

Buhalteriai taip pat gali nustatyti, kad neapmokėjus sąskaitos faktūros po tam tikro laiko darbuotojams būtų siunčiami priminimai, todėl nereikia iš naujo siųsti sąskaitų faktūrų ar priminti darbuotojams, kad jas patvirtintų. Kai darbuotojas atostogauja, buhalteriai gali perskirti patvirtinimo pareigas kitam darbuotojui, pasirūpindami, kad jokios sąskaitos faktūros neliktų nepatvirtintos. 

Buhalteriai taip pat gali nustatyti automatinius patvirtinimo apribojimus. Jei sąskaitos faktūros suma viršija iš anksto nustatytą sumą, kurią darbuotojui leidžiama patvirtinti, ji siunčiama patvirtinti vadovui. Tai ypač naudinga didesnėms įmonėms, turinčioms sudėtingus patvirtinimo procesus.

Kas yra galiojanti PVM sąskaita faktūra?

Kad e-sąskaita faktūra būtų laikoma galiojančia mokesčių tikslais, joje turi būti pateikta standartinė sąskaitos faktūros informacija:

• Unikalus sąskaitos faktūros numeris
• Išrašymo data
• Tiekėjo ir pirkėjo duomenys (įskaitant registracijos numerius)
• Prekių ar paslaugų aprašymas
• Kiekis ir kaina
• Bendra mokėtina suma

Taip pat yra papildomų reikalavimų galiojančiai mokesčių sąskaitai faktūrai, įskaitant konkrečių šalių PVM tarifą ir atitinkamą PVM sumą.

E-sąskaitų faktūrų patvirtinimas naudojant „Finbite“

„Finbite“ leidžia lengvai patvirtinti e-sąskaitas bet kuriuo metu ir bet kokioje vietoje. Naudodamos „Finbite“ skaitmeninį patvirtinimo ratą, įmonės gali nustatyti patogias e-sąskaitų faktūrų patvirtinimo darbo eigas. „Finbite“ automatiškai siunčia e-sąskaitas faktūras patvirtinti paskirtiems tvirtintojams. Kai tvirtintojas patikrina sąskaitos faktūros tikslumą ir teisėtumą, ji gali būti perduota apmokėti. Šis procesas užtikrina, kad nė viena sąskaita faktūra nepasimestų ir nebūtų pamiršta.

Naudodamos „Finbite“ automatinį patvirtinimą, įmonės taip pat gali nustatyti konkrečias sąskaitų faktūrų patvirtinimo taisykles. Pavyzdžiui, naudotojai gali nustatyti sumos, kurią darbuotojas gali patvirtinti, limitą. 

Visos e-sąskaitos faktūros, kurios laukia patvirtinimo, taip pat matomos „Finbite“ sistemoje, kuri suteikia visišką sąskaitų faktūrų administravimo procesų apžvalgą. Vadovai taip pat gali patikrinti, kas ir kada patvirtino konkrečias sąskaitas faktūras.

„Finbite“ taip pat užtikrina, kad e-sąskaitose faktūrose prieš jas išsiunčiant būtų pateikta reikiama informacija ir jos atitiktų reikiamus standartus. Šis automatizuotas procesas patikrina, ar e-sąskaitos faktūros atitinka visus reikalavimus, tokius kaip:

• Tinkamas formatas
• Užpildyti duomenų laukai
• Galiojanti mokesčių informacija
• Atitiktis reikalavimams

„Finbite“ atlieka šį techninį patvirtinimą užkulisiuose, naudotojui nereikia atlikti jokių veiksmų.

Vietinių ir tarptautinių standartų laikymasis

E-sąskaitos faktūros turi atitikti tiek tarptautinius, tiek vietinius standartus, kad būtų užtikrintos sklandžios verslo operacijos. Europos Sąjungoje pagrindines e-sąskaitų faktūrų išrašymo sąlygas ir taisykles įmonėms nustato Europos e-sąskaitų faktūrų išrašymo standartas (EN 16931). Šios specifikacijos palengvina įvairių sistemų ir ES šalių sąveiką. 

Kad galėtų išrašyti e-sąskaitas faktūras valdžios institucijoms, ES įmonės privalo laikytis Europos standartu nustatytos sistemos. Vis dėlto šalys taip pat gali sukurti nuosavus EN 16931 pagrindinių sąskaitų faktūrų duomenų variantus per pagrindines sąskaitų faktūrų naudojimo specifikacijas (CIUS) arba plėtinius. 

CIUS sąskaitos faktūros sintaksė patikslina EN 16931 standartą, apibrėždama, kuri informacija yra pasirenkama arba privaloma. Kita vertus, šalys gali naudoti plėtinius, kad pridėtų sąskaitos faktūros informaciją, atitinkančią konkrečius vietinius poreikius.

Įmonės taip pat turi nepamiršti, kad vietiniai e-sąskaitų faktūrų reikalavimai nuolat kinta. Pavyzdžiui, Latvija nuo 2026 m. sausio 1 d. padarys privalomą B2B e-sąskaitų faktūrų išrašymą, o tai reiškia, kad visos B2B e-sąskaitos faktūros taip pat turi atitikti Europos standartą.

„Finbite“ e-sąskaitų faktūrų išrašymo sistema automatiškai užtikrina, kad visos e-sąskaitos faktūros atitiktų reikiamus formatus tiek pagal tarptautinius, tiek pagal vietinius standartus.

„Peppol“

Kaip „Peppol“ prieigos taškas, „Finbite“ taip pat gali patvirtinti „Peppol“ e-sąskaitos faktūros galiojimą. „Peppol“ yra greitas, saugus ir nebrangus keitimosi tarptautinėmis e-sąskaitomis faktūromis tinklas, todėl tai plačiausiai naudojamas e-sąskaitų faktūrų administravimo tinklas Europoje. 

„Peppol“ e-sąskaitų faktūrų formatas („Peppol BIS Billing 3.0“) taip pat atitinka EN 16931 standartą, todėl naudodamos „Peppol“ įmonės gali sklandžiai keistis e-sąskaitomis faktūromis tarpvalstybiniu mastu.

Kai naudotojas siunčia „Peppol“ e-sąskaitą faktūrą, „Finbite“ sistema automatiškai patikrina sąskaitos faktūros tiekėjo „Peppol“ ID ir užtikrina, kad e-sąskaita faktūra būtų tinkamo formato, naudotojui nereikia atlikti jokių veiksmų.

Klausimai ir atsakymai: E-sąskaitų faktūrų patvirtinimo sistemos

Kaip patvirtinti sąskaitą faktūrą?

Norėdami neautomatiškai patvirtinti sąskaitą faktūrą, galite rankiniu būdu patikrinti tiekėjo informaciją, pirkimo užsakymų numerius, kiekius, vieneto kainas ir mokesčių skaičiavimus. Vis dėlto tai gali užimti daug laiko, gali pasitaikyti klaidų. 

„Finbite“ palengvina e-sąskaitų faktūrų patvirtinimą. Vadovams automatiškai pranešama, kad gaunama sąskaita faktūra. Tada, prieš apmokėdami e-sąskaitą faktūrą, jie gali rankiniu būdu ją peržiūrėti ir patvirtinti per skaitmeninį patvirtinimo ratą. „Finbite“ taip pat gali sutapdinti sąskaitas faktūras su pirkimo užsakymais ir pastabomis apie gautas prekes jūsų verslo valdymo sistemoje, todėl nereikia rankinio patvirtinimo.

Kokia e-sąskaitų faktūrų patvirtinimo programa yra geriausia Baltijos šalyse?

„Finbite“ yra geriausia e-sąskaitų faktūrų patvirtinimo programa Baltijos šalyse. „Finbite“ siūlo įvairių formatų e-sąskaitų faktūrų patvirtinimą, įskaitant „Peppol“ e-sąskaitas faktūras. Vos vienu spustelėjimu buhalterijos skyriaus komandos gali patvirtinti e-sąskaitas faktūras ir perduoti jas apmokėti. „Finbite“ taip pat integruojama su populiariomis verslo valdymo sistemomis Baltijos šalyse, todėl galite automatiškai suderinti sąskaitas faktūras su pirkimo užsakymais kitose sistemose. 

Ar yra nemokamas e-sąskaitų faktūrų patvirtinimo sprendimas?

„Finbite“ sąskaitų faktūrų patvirtinimo programinė įranga pateikiama su nemokamu planu „Starter“, leidžiančiu įmonėms siųsti ir gauti 5 nemokamas sąskaitas faktūras per mėnesį (įskaitant „Peppol“). Kaip „Peppol“ prieigos taškas, „Finbite“ gali konvertuoti sąskaitas faktūras į „Peppol“ formatą prieš jas išsiųsdama, taip užtikrindama, kad jos būtų tinkamo formato ir jose būtų tiksli informacija. Norėdami pasiekti „Finbite“ skaitmeninį patvirtinimo ratą, naudotojai turimą planą turi naujovinti į planą „Standard“.

Ko reikia, kad e-sąskaita faktūra galiotų?

Kad e-sąskaitos faktūros galiotų, jose turi būti nurodyta pagrindinė sąskaitos faktūros informacija (pvz., siuntėjo / gavėjo informacija, bendros sumos). Jos taip pat turėtų atitikti esamus įmonės pirkimo užsakymus. PVM sąskaitose faktūrose taip pat turi būti nurodyta tiksli PVM informacija. E-sąskaitos faktūros taip pat turi atitikti konkrečius formato standartus pagal kiekvienos šalies e-sąskaitų faktūrų išrašymo taisykles. Pavyzdžiui, e-sąskaitos faktūros valdžios institucijoms ES šalyse turi atitikti ES standartą 16931.

 Įdiekite e-sąskaitų faktūrų patvirtinimą su „Finbite“

„Finbite“ automatinė patvirtinimo sistema leidžia buhalterijos skyriaus komandoms lengvai patvirtinti e-sąskaitas faktūras vienu spustelėjimu. Peržiūrėkite ir patvirtinkite sąskaitas faktūras bet kuriuo metu iš bet kokios vietos, išlaikydami visišką visų laukiančių patvirtinimų matomumą. 

„Finbite“ pateikia išsamią viso patvirtinimo proceso ir patvirtinimo istorijos apžvalgą, užtikrindama, kad nė viena sąskaita faktūra niekada nepasimestų ir nebūtų pamiršta. „Finbite“ taip pat leidžia naudotojams nustatyti darbuotojų patvirtinimo apribojimus, kad būtų galima geriau kontroliuoti patvirtinimo procesą. Pasiruošę patobulinti savo e-sąskaitų faktūrų sistemą?

Pradėkite naudoti „Finbite“ sąskaitų faktūrų patvirtinimo programinę įrangą.