7 pagrindiniai patarimai, kaip optimizuoti skaitmeninių sąskaitų faktūrų saugojimą

Saugant sąskaitas faktūras skaitmeniniame archyve galima sutaupyti laiko, sumažinti išlaidas ir užtikrinti duomenų tikslumą. Tačiau, norėdamos išnaudoti visus skaitmeninių saugojimo sprendimų privalumus, įmonės turi pasirinkti tinkamas priemones ir įgyvendinti veiksmingas sąskaitų faktūrų tvarkymo strategijas.

Šiame straipsnyje pateiksime septynis esminius patarimus, kaip optimizuoti skaitmeninių sąskaitų faktūrų saugojimą. Nuo saugių saugojimo sprendimų pasirinkimo iki automatizuotos patvirtinimo darbo eigos įgyvendinimo – šios strategijos padės jums įdiegti saugų, patikimą ir efektyvų skaitmeninių sąskaitų faktūrų saugojimą.

Kodėl sąskaitas faktūras reikia saugoti skaitmeniniu formatu?

Skaitmeninis archyvavimas pašalina būtinybę rankiniu būdu tvarkyti dokumentus fizinėje saugykloje, supaprastinant dokumentų saugojimo, bendrinimo ir gavimo procesą. Pavyzdžiui, naudodamiesi „Finbite“, darbuotojai gali lengvai saugoti sąskaitas faktūras skaitmeniniame archyve ir pasiekti visus svarbius dokumentus iš bet kurio išmaniojo įrenginio. Vieni didžiausių skaitmeninių dokumentų saugojimo sprendimų naudojimo privalumų yra šie: 

• Didesnis efektyvumas
• Mažesnės išlaidos
• Patobulinta sauga
• Geresnis pasirengimas auditui 
• Patobulintos verslo įžvalgos naudojant duomenų analizę
• Mažesnis popieriaus atliekų kiekis

Skaitmeniniai sąskaitų faktūrų saugojimo sprendimai

Tradiciniai skaitmeniniai saugojimo sprendimai

Prieš atsirandant šiuolaikinėms skaitmeninėms archyvavimo sistemoms, organizacijos informacijai saugoti ir tvarkyti naudojo paprastas skaitmenines priemones. Tradiciniai skaitmeninės medijos saugojimo sprendimai, be kita ko, yra: 

• Fizinės laikmenos (pvz., kompaktiniai diskai, USB atmintinės)
• Debesies saugyklos sprendimai (pvz., „Dropbox“)
• Kompiuterių standieji diskai arba įmonės serveriai 

Šie skaitmeniniai saugojimo sprendimai suteikia daug pranašumų, palyginti su fiziniais saugojimo sprendimais (pvz., dokumentų spintomis). Tačiau jie vis dar riboti. Naudodami tokius įrenginius kaip USB atmintinės ir paprasti debesies saugyklos sprendimai, naudotojai vis tiek turi rankiniu būdu pateikti ir tvarkyti sąskaitas faktūras. Šių saugojimo sprendimų saugumas ribotas ir jie neturi naudotojo leidimų nustatymų. Galiausiai šios tradicinės skaitmeninės saugojimo sistemos nėra integruotos su kita programine įranga.

Skaitmeninio archyvo programinė įranga

Skaitmeninio archyvo programinė įranga yra modernus dokumentų valdymo sprendimas, leidžiantis lengvai saugoti, tvarkyti ir pasiekti skaitmenines rinkmenas. Įmonės gali naudoti skaitmeninių dokumentų saugojimo programinę įrangą skaitmeniniams dokumentams saugoti, pavyzdžiui:

• Sąskaitoms faktūroms 
• Kvitams
• Išlaidų ataskaitoms
• Teisiniams dokumentams

Skaitmeniniai archyvavimo sprendimai, tokie kaip „Finbite“, saugo šiuos dokumentus kompiuterio skaitomu formatu, kurį gali atpažinti programinė įranga. Tai leidžia lengvai tvarkyti ir gauti dokumentus, palyginti su tradiciniais metodais, pavyzdžiui, PDF dokumentų saugojimu USB atmintinėje, kur tvarkymas ir gavimas turi būti atliekamas rankiniu būdu. 

Skaitmeniniai archyvai yra saugesni nei tradiciniai saugojimo sprendimai. Jie apima tokias funkcijas kaip audito seka ir saugios prieigos kontrolė, kurios padeda išlaikyti finansinių įrašų vientisumą ir konfidencialumą. Be to, skaitmeninius archyvus galima integruoti su kitomis ĮIP sistemomis, kad būtų galima sklandžiai keistis duomenimis tarp sistemų.

7 pagrindiniai skaitmeninių sąskaitų faktūrų saugojimo patarimai

1. Pasirinkite debesų technologijos pagrindu veikiantį skaitmeninį archyvą

Prieš saugant sąskaitas faktūras elektroniniu būdu, labai svarbu rasti tinkamą skaitmeninį archyvą. Debesų technologijos pagrindu veikiantys skaitmeniniai archyvai, tokie kaip „Finbite“, leidžia pasiekti visas sąskaitas faktūras bet kur ir bet kada. Tai leidžia darbuotojams prireikus patogiai pasiekti sąskaitų faktūrų saugyklą.

Debesų saugojimo sprendimai taip pat gali būti sklandžiai integruojami su jūsų esamomis apskaitos sistemomis. Pavyzdžiui, „Finbite“ integruojama su pirmaujančiomis Baltijos šalių ĮIP sistemomis, tokiomis kaip „Merit Aktiva“ ir „SimplBooks“.

2. Naudokite dokumentų nuskaitymo programinę įrangą

Dokumentų nuskaitymo programinė įranga atlieka svarbų vaidmenį pereinant prie skaitmeninių saugojimo sprendimų. Naudodamos dokumentų nuskaitymo technologiją, įmonės gali suskaitmeninti kvitus ir sąskaitas faktūras į kompiuterio skaitomą formatą, kuris leidžia lengvai juos saugoti ir pasiekti per skaitmeninį archyvą.

Pavyzdžiui, „Finbite“ kvitų nuskaitymo programėlė leidžia lengvai konvertuoti popierinius kvitus į kompiuterio skaitomus dokumentus. Naudotojai tiesiog nufotografuoja savo kvitus naudodami „Finbite“ programėlę, tada užpildo trumpą formą arba pateikia kvitus, kuriuos reikia suskaitmeninti. 

Tada kompiuterio skaitomas kvitas akimirksniu perkeliamas į „Finbite“ sistemą, kur naudotojai gali sukurti išlaidų ataskaitą ir pateikti ją apskaito skyriui. Tada ataskaitą patvirtina paskirtasis „tvirtintojas“ ir ji perkeliama į „Finbite“ skaitmeninę kvitų saugyklą. Suskaitmeninti kvitai yra galiojantis pirkimo įrodymas, todėl popierinio kvito saugoti nereikia.

„Finbite“ taip pat gali automatiškai konvertuoti visas gaunamas sąskaitas faktūras į elektronines sąskaitas faktūras. Naudodama optinį simbolių atpažinimą, „Finbite“ skaitmenina PDF ir popierines sąskaitas faktūras į kompiuterio skaitomas elektronines sąskaitas faktūras, kurias galima patogiai saugoti „Finbite“ skaitmeniniame archyve. Skaitmeninimo priemonė taip pat patikrina visas suskaitmenintas sąskaitas faktūras, kad aptiktų klaidas, užtikrindama 99 proc. tikslumą. 

3. Suskirstykite sąskaitas faktūras į kategorijas

Sąskaitų faktūrų skirstymas į kategorijas yra dar viena svarbi sąskaitų faktūrų saugojimo dalis. Įmonė, kurioje sąskaitos faktūros prastai tvarkomos, dažniau praranda sąskaitas faktūras arba patiria sunkumų jas gaudama, todėl padidėja administracinės išlaidos.

Be to, sąskaitas faktūras svarbu suskirstyti į kategorijas mokesčių tikslais. Suskirsčius į kategorijas neapmokestinamas išlaidas (pvz., kelionės išlaidas, nuomą ir kt.), lengviau apskaičiuoti atskaitymus mokesčių deklaravimo laikotarpiu ir gauti atitinkamas mokesčių atskaitas.

Naudodamiesi „Finbite“, naudotojai gali tvarkyti suskaitmenintus kvitus prieš saugodami juos savo skaitmeniniame archyve, taip užtikrindami, kad išlaidos, kurias galima atskaityti iš mokesčių, būtų aiškiai pažymėtos. Naudotojai taip pat gali bet kada iš naujo pateikti ir valdyti saugiai saugomus kvitus. 

Naudojant „Finbite“ integravimą, sąskaitos faktūros gali būti perkeltos tiesiai į naudotojo apskaitos programinę įrangą, todėl išlaidas lengva peržiūrėti ir tvarkyti. 

4. Automatizuokite sąskaitų faktūrų išrašymo procesus

Daug įmonių šiandien vis dar naudoja rankinius sąskaitų faktūrų išrašymo procesus. Pavyzdžiui, gavę PDF sąskaitas faktūras, darbuotojai gali turėti jas apdoroti ir tvarkyti rankiniu būdu. Tai užima daug laiko ir nulemia klaidas, todėl dažnai gali atsirasti vėlavimų, prarastų sąskaitų faktūrų ir didelių administracinių išlaidų.

Tokios priemonės kaip „Finbite“ gali automatizuoti sąskaitų faktūrų išrašymo procesą, sumažinti apskaitos komandų darbo krūvį ir patobulinti sąskaitų faktūrų išrašymo procesus. Pavyzdžiui, gavusi PDF sąskaitas faktūras, „Finbite“ gali automatiškai patvirtinti sąskaitos faktūros duomenis ir konvertuoti sąskaitą faktūrą į kompiuterio skaitomą formatą, kurį galima lengvai išsaugoti ir pasiekti per „Finbite“ aplinką. 

Automatizuodamos sąskaitų faktūrų išrašymą, įmonės gali sukurti efektyvesnius sąskaitų faktūrų išrašymo procesus ir sumažinti apskaitos skyriaus krūvį, kad jis galėtų sutelkti dėmesį į kitas užduotis. 

5. Automatizuokite sąskaitų faktūrų patvirtinimą

Automatizuotas sąskaitų faktūrų patvirtinimas gali palengvinti sąskaitų faktūrų tvarkymą ir saugojimą. Naudodami „Finbite“ automatizuoto patvirtinimo darbo eigą, darbuotojai gali patogiai pateikti sąskaitas faktūras ir išlaidų ataskaitas apskaitos skyriui. 

Tada paskirtieji sąskaitų faktūrų „tvirtintojai“ gali peržiūrėti ir patvirtinti sąskaitas faktūras vos per kelias sekundes. Naudojant automatizuotą sąskaitų patvirtinimo sistemą, nebereikia keistis PDF sąskaitomis elektroniniu paštu ar prašyti vadovų pasirašyti.

Sąskaitų faktūrų patvirtinimo darbo eiga taip pat leidžia įmonėms nustatyti taisykles, kad pasikartojančios sąskaitos faktūros būtų automatiškai siunčiamos tam pačiam darbuotojui kaskart, kai jas reikia patvirtinti. Įmonės taip pat gali naudoti patvirtinimo taisykles, kad nustatytų didžiausią patvirtinimo sumą kiekvienam darbuotojui. Jei sąskaita faktūra viršija didžiausią sumą, ji bus nusiųsta patvirtinti darbuotojui, kuriam nustatyta didesnė riba.

Patvirtinus sąskaitą faktūrą, jos apmokėjimas gali būti planuojamas pagal mokėjimo terminus arba kitas individualias sąlygas. Po apmokėjimo sąskaita faktūra automatiškai perkeliama į „Finbite“ skaitmeninį archyvą ir gali būti sinchronizuota su kita programine įranga. Šiuo procesu užtikrinama, kad skaitmeniniame archyve būtų saugomos tik tikslios, išsamios sąskaitos faktūros.

6. Rinkitės saugius skaitmeninius saugojimo sprendimus

Saugumas yra labai svarbus saugant konfidencialius verslo dokumentus. Kad sąskaitos būtų saugios, rinkitės skaitmeninę saugojimo programinę įrangą, kuri siūlo versijų kontrolę, audito sekimą ir saugią prieigos kontrolę. Šios funkcijos gali padėti išlaikyti finansinių įrašų vientisumą ir konfidencialumą. 

„Finbite“ kopijuoja visas sąskaitas faktūras ir saugiai jas saugo skaitmeniniame archyve. Mūsų sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimas taip pat leidžia naudotojams nustatyti prieigos kontrolę ir naudotojo leidimus, kad jų sąskaitų faktūrų duomenys būtų saugūs. „Finbite“ dokumentų patvirtinimo sistema taip pat didinamas saugumas, nes užtikrinama, kad būtų patvirtinamos, apmokamos ir saugomos tik teisėtos ir tikslios sąskaitos faktūros. 

7. Integruokite su esamomis sistemomis

Galiausiai įsitikinkite, kad pasirinktas skaitmeninių sąskaitų faktūrų saugojimo sprendimas integruojamas su esamomis sistemomis. Integravus sąskaitų faktūrų saugojimą su kita programine įranga, sąskaitų faktūrų duomenys gali būti sklandžiai perduodami tarp sistemų, taip didinant tvarkymo efektyvumą ir užtikrinant duomenų tikslumą.

Sprendimais, kuriais PDF arba popierines sąskaitas faktūras galima konvertuoti į kompiuterio skaitomus dokumentus, taip pat galima pagerinti efektyvumą, nes kompiuterio skaitomas sąskaitas faktūras galima lengvai ir tiksliai perkelti per esamas sistemas. 

„Finbite“ sklandžiai integruojama su pirmaujančiomis Baltijos šalių ĮIP sistemomis, įskaitant tokias populiarias platformas kaip „Scoro“, „SimplBooks“ ir ERPLY. Naudodamos šį integravimą, įmonės gali užtikrinti sklandų sąskaitų faktūrų informacijos perdavimą tarp finansų skyrių, išvengti sąskaitų faktūrų dubliavimo, pašalinti duomenų įvedimo klaidas ir sutaupyti vertingo darbuotojų laiko. 

DUK. Skaitmeninių sąskaitų faktūrų saugojimas

Ar yra nemokama skaitmeninių sąskaitų faktūrų saugojimo programa?

Nemokamos internetinės debesų saugyklos, pavyzdžiui, „Dropbox“, leidžia įmonėms nemokamai saugoti sąskaitas faktūras. Tačiau nemokamos skaitmeninio archyvavimo priemonės turi ribotą saugojimo vietą ir neturi svarbių funkcijų, pavyzdžiui, sąskaitų patvirtinimo darbo eigos. Norėdami gauti efektyvesnį internetinį dokumentų archyvavimo sprendimą, pasirinkite mokamą skaitmeninių dokumentų saugojimo programą, pavyzdžiui, „Finbite“. 

Koks yra geriausias skaitmeninių sąskaitų faktūrų saugojimo sprendimas Baltijos šalyse?

„Finbite“ yra viena geriausių skaitmeninių saugojimo paslaugų Baltijos šalyse. „Finbite“ yra visapusiškas sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimas, kuriuo užtikrinamas efektyvus, saugus ir lengvai prieinamas sąskaitų faktūrų saugojimas. Naudotojai gali kurti automatizuotą sąskaitų faktūrų patvirtinimo darbo eigą, užtikrindami, kad tik teisėtos ir tikslios sąskaitos faktūros būtų patvirtintos ir saugomos skaitmeniniame archyve. „Finbite“ taip pat kopijuoja visas sąskaitas faktūras į skaitmeninį archyvą ir leidžia naudotojams nustatyti leidimus bei prieigos kontrolę, kad būtų užtikrintas didesnis saugumas. 

Kiek kainuoja skaitmeninių sąskaitų faktūrų saugojimas?

Skaitmeninių sąskaitų faktūrų saugojimo kaina skiriasi atsižvelgiant į programinę įrangą, funkcijas ir naudotojų skaičių. „Finbite“ siūlo prieinamą skaitmeninį archyvavimo sprendimą pagal „Lite“ planą, kuris vienam naudotojui kainuoja tik nuo 10 EUR per mėnesį.

Saugiai saugokite skaitmenines sąskaitas faktūras naudodami „Finbite“.

„Finbite“ visapusiškas sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimas – tai saugus, prieinamas ir efektyvus būdas elektroniniu būdu saugoti sąskaitas faktūras. Naudodami kvitų nuskaitymo technologiją, naudotojai gali konvertuoti popierines arba PDF sąskaitas faktūras į kompiuterio skaitomus dokumentus, kuriuos vėliau galima lengvai išsaugoti mūsų skaitmeniniame archyve. 

Naudodami mūsų skaitmeninį patvirtinimo ratą, darbuotojai gali lengvai pateikti išlaidų ataskaitas, o apskaitos komandos gali jas patvirtinti per kelias sekundes. Taip užtikrinama, kad visos skaitmeniniame archyve saugomos sąskaitos faktūros būtų tikslios ir teisėtos. 

Kaip viena geriausių skaitmeninių saugojimo priemonių, „Finbite“ skaitmeninis archyvas užtikrina neprilygstamą saugumą. „Finbite“ dubliuoja visas sąskaitas faktūras mūsų duomenų bazėje, siūlo išsamias audito sekas ir leidžia pritaikyti naudotojo leidimus.

Užsisakykite „Finbite“ demonstracinę versiją ir pradėkite naudotis saugia bei patikima sąskaitų faktūrų saugykla.