Automatizētās rēķinu apstiprināšanas darbplūsmas: ieviešana “soli pa solim”

Vai jūsu komanda patērē neskaitāmas stundas, meklējot PDF rēķinus? Vai maksājumi piegādātājiem kavējas, kamēr jūs dzenaties pakaļ rēķinu apstiprinājumiem?

Ja tā ir, tad jūs neesat vieni. Manuāla rēķinu apstiprināšana daudziem uzņēmumiem rada sastrēgumu, kas šķiež dārgo laiku un resursus.

Par laimi, tādi rīki kā Finbite var automatizēt visu maksājamo rēķinu procesu. Automatizētas apstiprināšanas darbplūsmas novērš manuālu datu ievadi, samazina kļūdu skaitu un uzlabo komunikāciju starp dažādām nodaļām, tādā veidā ļaujot jūsu komandai koncentrēties uz pienākumiem, kas veicina jūsu uzņēmuma izaugsmi.

Šajā soli pa solim instrukcijā parādīsim, kā automatizēt savas rēķinu apstiprināšanas darbplūsmas. Aplūkosim galvenos AP automatizācijas soļus, tostarp kā tiek nolasīta rēķina informācija, noteikti apstiprināšanas noteikumi un izmantoti rēķinu apstiprināšanas cikli. Dalīsimies arī ar reāliem veiksmīgas AP automatizācijas piemēriem Baltijā.

Kas ir AP rēķinu apstiprināšanas darbplūsma?

AP (kreditoru parādu) rēķinu apstiprināšanas darbplūsma ir process, kurā pirkumu rēķini pirms to apmaksas tiek pārbaudīti un apstiprināti. Parasti kreditoru parādu rēķinu apstiprināšanas process sākas brīdī, kad tiek saņemts rēķins. Ienākošie rēķini tiek kategorizēti un nosūtīti darbiniekam, kurš ir atbildīgs par rēķinu apstiprināšanu. Tad darbinieks pārskata rēķinu informāciju un summas. Ja pirkuma rēķins tiek apstiprināts, tad to var apmaksāt un arhivēt.

Kāpēc automatizēt kreditoru parādu apstiprināšanas procesu?

Manuālas rēķinu apstiprināšanas trūkumi

Manuālā AP apstiprināšanas procesā pirkumu rēķinu pārskatīšana un apstiprināšana ir laikietilpīgs darbs. Bez automatizācijas darbiniekiem pirkumu rēķini jāsūta grāmatvedībai pa e-pastu, jāsagaida apstiprinājums un manuāli jāsūta atgādinājumi par neapmaksātiem rēķiniem.

Šī pieeja ir saistīta ar lēnu apstrādes laiku, datu ievades kļūdām un dokumentu nozaudēšanu. Arī komunikācija pa e-pastu aizkavē apstiprināšanas procesu, tiešā veidā ietekmējot uzņēmuma darbību un attiecības ar piegādātājiem. Turklāt uzņēmumi, kas apmainās ar PDF rēķiniem pa e-pastu, ir vairāk pakļauti rēķinu krāpniecības riskam.

Automatizācijas priekšrocības

Rēķinu apstiprināšanas darbplūsmu automatizācija atrisina šīs problēmas. Automatizētas norēķinu sistēmas, piemēram, Finbite spēj automātiski nolasīt pirkumu rēķinu informāciju, izmantojot OCR tehnoloģiju, un pēc tam to digitizētmašīnlasāmā formātā. Automātiski konvertējot ienākošos rēķinus, uzņēmumi var būtiski samazināt rēķinu apstrādes laiku un novērst datu ievades kļūdas.

Kad rēķins ir nonācis Finbite sistēmā, to var nosūtīt atbildīgajam darbiniekam (apstiprinātājam) apstiprināšanai, izmantojot iepriekš iestatītas rēķinu apstiprināšanas veidnes un noteikumus. Apstiprinātājs var apstiprināt rēķinu dažu sekunžu laikā no jebkuras viedierīces. Pēc tam rēķinu var droši saglabāt Finbite digitālajā arhīvā, kam ir ērti piekļūt. Šāda automatizēta maksājumu apstiprināšanas procesa priekšrocības ir:

• Laika un izmaksu ietaupījums: automatizācija ietaupa laiku, resursus un samazina kļūdu skaitu, piemēram, dublētus rēķinus un nepareizi ievadītus datus.
• Ātrāka izdevumu kompensācija darbiniekiem: darbinieki var ātrāk saņemt kompensācijas par personiski veiktiem izdevumiem, tā kā izdevumu pārskatu iesniegšana un apstiprināšana aizņem tikai dažas minūtes.
• Uzlabota produktivitāte: darbinieki velta mazāk laika rēķinu iesniegšanai un apstiprināšanai, bet var koncentrēties uz darbībām, kas ir svarīgas uzņēmumam
• Labākas attiecības ar piegādātājiem: rēķini tiek apstiprināti un apmaksāti pāris minūtes, turklāt automatizēti atgādinājumi nodrošina, ka neviens neapmaksāts rēķins netiek aizmirsts.
• Pilnīga norēķinu procesa pārskatāmība: ar digitālo arhīvu uzņēmumi jebkurā laikā var ērti piekļūt agrākiem rēķiniem.

Kā izveidot automatizētu rēķinu apstiprināšanas sistēmu?

Lai izveidotu ātru, vienkāršu un drošu automatizētu rēķinu apstiprināšanas sistēmu, uzņēmumam jāņem vērā šādi rēķinu verifikācijas procesa soļi.

Rēķinu informācijas nolasīšana un digitizēšana

Rēķinu informācijas nolasīšana ir būtisks solis jebkurā automatizētā rēķinu apstiprināšanas procesā. Uzņēmumi var izmantot Fiinbite, lai automātiski nolasītu rēķinu informāciju, tādējādi novēršot nepieciešamību datus ievadīt manuāli. Finbite izmano OCR tehnoloģiju, lai rēķinus no PDF un papīra formāta digitizētu mašīnlasāmā formātā. Apvienojot ar cilvēku veiktu verifikāciju, Finbite nodrošina 99% rēķinu precizitāti. Kad rēķins ir konvertēts mašīnlasāmā formātā, tas var ātri un droši virzīties caur Finbite vidi.

Automatizētas apstiprināšanas noteikumu iestatīšana 

Skaidri nodefinēta apstiprināšanas politika nodrošina, ka visi ienākošie pirkumu rēķini tiek pareizi apstrādāti. Automatizētas apstiprināšanas darbplūsmas nodrošina, ka tikai pareizi rēķini tiek apstiprināti un ka tikai darbinieki ar atbilstošām piekļuves tiesībām drīkst apstiprināt noteiktus rēķinus. Automatizētas sistēmas palīdz uzņēmumiem izvairīties no neatļautiem maksājumiem un kontrolēt izdevumus.

Finbite ļauj viegli iestatīt rēķinu apstiprināšanas noteikumus. Piemēram, lietotāji var izveidot noteikumus, ka visus ienākošos rēķinus, atkarībā no rēķina summas, apstiprina divi vai vairāki darbinieki.

Lietotāji var arī iestatīt katra darbinieka apstiprināšanas limitus. Kad rēķins tiek nosūtīts apstiprināšanai, sistēma pārbauda, vai rēķina summa (bez PVN) atbilst iestatītajam limitam. Ja rēķina summa pārsniedz limitu, ko konkrētais darbinieks var apstiprināt, tad rēķins tiek pārsūtīts apstiprinātājam ar augstāku apstiprināšanas limitu. Automatizēti apstiprināšanas noteikumi racionalizē rēķinu apstrādes darbplūsmas un novērš neatļautus apstiprinājumus lielu pirkumu gadījumā.

Rēķinu autorizācijas process

Efektīvs rēķinu autorizācijas process ir būtiska rēķinu apstiprināšanas daļa. Finbite ļauj lietotājiem viegli izveidot rēķinu autorizācijas procesu, izmantojot digitālo rēķinu apstiprināšanas ciklu.

Izmantojot šo funkciju, lietotāji var iesniegt mašīnlasāmus rēķinus caur Finbite sistēmu. Atkarībā no iepriekš iestatītajiem apstiprināšanas limitiem, rēķins tiek nosūtīts apstiprināšanai attiecīgajam darbiniekam.

Apstiprinātājs var viegli aplūkot rēķinu Finbite sistēmā un apstiprināt to ar dažiem klikšķiem. Darbinieki var rēķinus apstiprināt no jebkuras viedierīces – mobilā tālruņa, planšetdatora vai personālā datora.

Turklāt Finbite var automātiski nosūtīt atkārtotus pirkumu rēķinus tam pašam apstiprinātājam, tiklīdz tie nonāk sistēmā. Arī vienreizējos rēķinus var apstiprināt tikai ar dažiem klikšķiem. Finbite arī ļauj uzņēmumiem sūtīt automātiskus e-pastus apstiprinātājiem, lai informētu, ka nepieciešams viņu apstiprinājums.

Šī bezpapīra rēķinu apstiprināšanas sistēma uzlabo rēķinu apstiprināšanas procesu. Tā ļauj darbiniekiem iesniegt izdevumu pārskatus, atrodoties ārpus biroja, automatizē maksājumu apstiprinājumus, kā arī novērš “šurpu-turpu” komunikāciju starp darbiniekiem.

Rēķina statusa uzraudzīšana

Lai gan automatizācijas mērķis ir samazinās manuālo darbu, ir svarīgi, ka rēķinu pārskatīšanas procesā ir iespējams uzraudzīt rēķinu statusu.

Finbite nodrošina lietotājiem pilnīgu visu rēķinu pārskatu. Darbinieki var apskatīt pirkumu rēķinu, pārdošanas rēķinu, izdevumu pārskatu un apstiprināšanas procesu informāciju – un to visu Finbite ekosistēmā. Turklāt lietotāji var apskatīt rēķina statusu pēc sūtītāja vai saņēmēja, kā arī redzēt, vai rēķins ir saņemts, apstiprināts vai gaida apstiprinājumu.

Finbite var arī pēc noteikta laika izsūtīt darbiniekiem automātiskus atgādinājumus ar lūgumu apstiprināt rēķinus. Piedevām uzņēmumi var pievienot apstiprinātāju aizvietotājus. Ja darbinieks ir atvaļinājumā vai apslimis, rēķini tiek automātiski nosūtīti apstiprināšanai apstiprinātāja aizvietotājam. Tādējādi automatizētā sistēma netraucēti darbojas visu laiku.

Apstiprināšanas procesa integrācija ar esošajām ERP

Ja netiek veikta pienācīga integrācija, uzņēmumiem dati dažādās sistēmās jāievada manuāli. Šāda manuāla datu ievade ir laikietilpīga un var izraisīt kļūdas pārskatos. Automatizētās rēķinu apstrādes un apstiprināšanas programmatūra atrisina šo problēmu, nodrošinot automātisku rēķinu informācijas plūsmu starp dažādām sistēmām.

Piemēram, pēc tam, kad rēķins ir saņemts un apstiprināts Finbite, rēķina informācija uzreiz nonāk lietotāja esošajā grāmatvedības sistēmā (piemēram, Merit Aktiva vai SimplBooks). Tad rēķina informācija no ERP tiek eksportēta uz uzņēmuma banku apmaksai. Šāda integrācija veido vienotu ekosistēmu, kurā visa finanšu informācija tiek nevainojami apmainīta starp sistēmām, sniedzot uzņēmumiem visaptverošu pārskatu pār visiem grāmatvedības datiem un rēķinu apmaksām.

Automatizētu AP apstiprināšanas procesu piemēri Baltijā 

Daudzi uzņēmumi Baltijā ir veiksmīgi ieviesuši automatizētas rēķinu apstiprināšanas darbplūsmas. Daži AP automatizācijas piemēri Baltijā:

JCDecaux Lietuva: JCDecaux ir globāla vides mediju kompānija, kas darbojas Baltijā. JCDecaux Lietuva vairs manuāli neizsūta rēķinus darbiniekiem apstiprināšanai, bet tagad pirkumu rēķiniem izmanto automatizētas apstiprināšanas veidnes. Darbinieki saņem automātiskus paziņojumus, kad jāapstiprina rēķins, un to var ērti izdarīt no jebkuras ierīces. JCDecaux Lietuvas finanšu direktore Audrė Bučinskienė atzīst, ka šis automatizētais apstiprināšanas process ietaupa darbinieku laiku.

Omniva: Omniva, kas ir Igaunijas pasta un loģistikas pakalpojumu sniedzējs visā Baltijā, izmanto Finbite, lai racionalizētu savu elektronisko rēķinu apstiprināšanas procesu. Finbite rēķinu apstiprināšanas cikls ir vienkāršojis veidu, kā tiek apstrādāti ienākošie un izejošie rēķini, kā rezultātā apstiprināšanas darbplūsmas ir daudz efektīvākas.

BUJ. Rēķinu apstiprināšanas automatizācija

Kā darbojas automatizēta rēķinu validācija? 

Uzņēmumi izmato tādus risinājumus kā Finbite, lai automatizētu rēķinu validācijas un apstiprināšanas procesu. Finbite automātiski verificē rēķina informāciju, pārbauda, vai rēķins netiek dublēts, salīdzina tos ar pirkumu pasūtījumiem, kā arī pārbauda nodokļu likmes un aprēķinus.

Kura ir labākā rēķinu apstiprināšanas procesa programmatūra?

Finbite izceļas kā labākā rēķinu apstiprināšanas darbplūsmas programmatūra. Tās vienkāršā un intuitīvā saskarne ļauj darbiniekiem viegli saņemt, digitizēt un iesniegt pirkumu rēķinus no jebkuras viedierīces. Lietotāji var izveidot automatizētus rēķinu apstiprināšanas ciklus, iestatot noteiktus apstiprinātājus un automatizētus apstiprināšanas limitus. Turklāt Finbite visaptverošā norēķinu sistēma sniedz lietotājiem pilnīgu pārskatu pār AP rēķinu apstiprināšanas darbplūsmām.

SharePoint rēķinu apstiprināšanas darbplūsmas salīdzinājumā ar Finbite

SharePoint ir dokumentu pārvaldības sistēma. Uzņēmumi var izmantot SharePoint, lai izveidotu vienkāršus rēķinu apstiprināšanas procesus, taču tam ir nepieciešama ievērojama pielāgošana un tehniskā ekspertīze. Savukārt Finbite ir īpaši izstrādāts un gatavs risinājums, kas ir radīts automatizētai rēķinu apstiprināšanai, nodrošinot vietējo atbalstu un iepriekš izveidotas integrācijas, kas ievērojami atvieglo automatizētu rēķinu apstiprināšanas darbplūsmu ieviešanu.

SAP rēķinu apstiprināšanas darbplūsmas salīdzinājumā ar Finbite

SAP piedāvā labi izstrādātu rēķinu apstrādi, taču tās ieviešanas izmaksas un sarežģītība bieži pārsniedz mazo un vidējo uzņēmumu vajadzības. Izmaksu ziņā Finbite ir daudz draudzīgāks un vienkāršāks risinājums uzņēmumiem Baltijā. Finbite ir viegli ieviest, un tam ir vienkārša lietotāja saskarne, nodrošinot uzņēmuma līmeņa automatizāciju, bez SAP AP rēķinu apstiprināšanas darbplūsmu sarežģītības.

Vai ar Finbite es varu apstrādāt rēķinus attālināti?

Jā! Finbite ir vienkārši lietojama platforma, kuru var izmantot no jebkuras viedierīces. Darbinieki var ērti nofotografēt čekus un iesniegt izdevumu pārskatus caur Finbite lietotni. Darbinieki var apskatīt un apstiprināt rēķinus no savas viedierīces, nodrošinot rēķinu apmaksu arī ārpus biroja. Ar Finbite rēķinu pārskatīšanas un apstiprināšanas procesu, rēķinus var iesniegt un apmaksāt nekavējoties, neatkarīgi no darbinieku atrašanās vietas.

Kā automatizēt rēķinu salīdzināšanas un apstiprināšanas darbplūsmas?  

Finbite rēķinu apstiprināšanas procesa programmatūra automātiski salīdzina rēķinu numurus un piegādātāja informāciju ar iepriekšējo rēķinu vēsturi, lai novērstu dublētus rēķinus. Tā arī salīdzina rēķinus ar pirkumu pasūtījumiem un preču pavadzīmēm jūsu ERP sistēmā.

Automatizējiet rēķinu apstiprināšanas procesu ar Finbite

Ar Finbite automatizētās rēķinu apstiprināšanas darbplūsmas var pārvērst jūsu kreditoru parādu rēķinu apstiprināšanas procesu no apgrūtinājuma par konkurences priekšrocību. Ar Finbite rēķinu automatizācijas darbplūsmām jūs varat ātrāk apstrādāt rēķinus, samazināt kļūdu skaitu, kā arī stiprināt attiecības ar piegādātājiem, nodrošinot savlaicīgus maksājumus.

Vai esat gatavi atteikties no manuālajiem AP darbiem, kas ierobežo jūsu uzņēmumu? Finbite īpaši izstrādātā platforma piedāvā intuitīvu un izdevīgu risinājumu, kas nevainojami integrējas ar jūsu esošajām sistēmām.

Rezervējiet demonstrāciju jau šodien, lai sāktu savu rēķinu apstiprināšanas procesa automatizāciju ar Finbite.