Rēķinu glabāšana digitālā arhīvā var ietaupīt laiku, samazināt izdevumus un nodrošināt datu pareizību. Taču, lai pilvērtīgi izmantotu digitālās glabāšanas risinājumu priekšrocības, uzņēmumiem jāizvēlas pareizie rīki un jāievieš efektīvas rēķinu pārvaldības stratēģijas.
Šajā rakstā:
Šajā rakstā mēs sniegsim septiņus svarīgus padomus, kā optimizēt digitālo rēķinu glabāšanu. Šīs stratēģijas palīdzēs jums ieviest drošu, uzticamu un efektīvu digitālo rēķinu glabāšanu – no drošu glabāšanas risinājumu izvēles līdz automatizētu apstiprināšanas darbplūsmu ieviešanai.
Kāpēc rēķini jāglabā digitāli?
Digitāla arhivēšana novērš nepieciešamību manuāli kārtot dokumentus fiziskā noliktavā, racionalizējot dokumentu glabāšanas, koplietošanas un meklēšanas procesu. Piemēram, ar Finbite darbinieki var vienkārši glabāt rēķinus digitālā arhīvā un piekļūt visiem svarīgajiem dokumentiem no jebkuras viedierīces. Daži no lielākajiem ieguvumiem, izmantojot digitālo dokumentu glabāšanas risinājumus, ir:
- Labāka efektivitāte
- Mazāki izdevumi
- Pastiprināta drošība
- Labāka sagatavotība auditiem
- Uzlabots pārskats par uzņēmējdarbību, izmantojot datu analīzi
- Mazāk papīra atkritumu
Digitālo rēķinu glabāšanas risinājumi
Tradicionālie digitālās glabāšanas risinājumi
Pirms mūsdienu digitālās arhivēšanas sistēmām organizācijas informācijas glabāšanai un organizēšanai izmantoja digitālos pamatrīkus. Tradicionālie digitālo mediju glabāšanas risinājumi ietver:
- Fiziski glabāšanas mediji (piemēram, CD, USB)
- Datu glabāšana mākonī (piemēram, Dropbox)
- Datoru cietie diski vai uzņēmuma serveri
Šiem digitālās glabāšanas risinājumiem ir daudz priekšrocību, salīdzinājumā ar fiziskas uzglabāšanas iespējām (piemēram, dokumentu skapji). Tomēr arī tiem ir ierobežojumi. Ar USB zibatmiņām un mākoņdatošanas risinājumiem lietotājiem joprojām ir manuāli jākārto un jāorganizē rēķini. Turklāt šo glabāšanas risinājumu drošība ir ierobežota, nav iespējams iestatīt lietotāju piekļuves iestatījumus, kā arī šīs tradicionālās digitālās glabāšanas sistēmas nevar integrēt ar citām programmatūrām.
Digitālā arhīva programmatūra
Digitālā arhīva programmatūra ir mūsdienīgs dokumentu pārvaldības risinājums, kas atvieglo digitālo datņu glabāšanu, organizēšanu un piekļuvi tām. Uzņēmumi var izmantot digitālo dokumentu glabāšanas programmatūru, lai uzglabātu, piemēram, šādus digitālos dokumentus:
- rēķinus
- čekus
- izdevumu pārskatus
- juridiskus dokumentus
Digitālā arhīva risinājumi, piemēram, Finbite glabā šos dokumentus mašīnlasāmā formātā, ko atpazīst programmatūra. Tas atvieglo dokumentu organizēšanu un meklēšanu, salīdzinājumā ar tradicionālajām metodēm, piemēram, PDF dokumentu uzglabāšanu USB zibatmiņā, kur dokumenti manuāli jāorganizē un jāmeklē.
Digitālie arhīvi ir drošāki par tradicionālajiem glabāšanas risinājumiem. Tie ietver tādas funkcijas kā audita izsekojamība un drošas piekļuves pārbaudes, kas palīdz nodrošināt finanšu dokumentu integritāti un konfidencialitāti. Piedevām digitālos arhīvus var integrēt ar citām ERP sistēmām, kas nodrošina vienmērīgu datu apmaiņu starp sistēmām.
7 svarīgi padomi digitālo rēķinu glabāšanai
1. Izvēlieties mākonī balstītu digitālo arhīvu
Pirms rēķinu elektroniskas glabāšanas, svarīgi atrast pareizo digitālo arhīvu. Mākonī balstītie digitālie arhīvi, piemēram, Finbite ļauj piekļūt visiem rēķiniem no jebkuras vietas, jebkurā laikā. Tādējādi darbinieki var ērti piekļūt rēķinu arhīvam tad, kad tas ir nepieciešams.
Mākoņglabāšanas risinājumus var nevainojami integrēt ar jau esošajām grāmatvedības sistēmām. Piemēram, Finbite var integrēt ar Baltijā vadošajām ERP sistēmām, piemēram, Merit Aktiva un SimplBooks.
2. Izmantojiet dokumentu skenēšanas programmatūru
Dokumentu skenēšanas programmatūrai ir svarīga loma, pārejot uz digitālās glabāšanas risinājumiem. Izmantojot dokumentu skenēšanas tehnoloģiju, uzņēmumi var digitizēt čekus un rēķinus mašīnlasāmā formātā, kas atvieglo to glabāšanu un piekļuvi caur digitālo arhīvu.
Piemēram, ar Finbite čeku skenēšanas lietotni papīra čekus var viegli konvertēt mašīnlasāmos dokumentos. Finbite lietotāji vienkārši nofotografē savus čekus, aizpilda īsu veidlapu vai iesniedz savus čekus digitizēšanai.
Mašīnlasāmais čeks uzreiz nonāk Finbite sistēmā, kur lietotājs var izveidot izdevumu pārskatu un iesniegt to grāmatvedībai. Pārskatu apstiprina noteikts “apstiprinātājs” un tas nonāk Finbite digitālo čeku arhīvā. Digitizēti čeki ir derīgi pirkumu apliecinājumi, līdz ar to papīra čeki nav jāsaglabā.
Finbite arī visus ienākošos rēķinus var automātiski konvertēt par e-rēķiniem. Izmantojot optisko rakstzīmju atpazīšanu (OCR), Finbite digitizē PDF un papīra rēķinus mašīnlasāmos elektroniskos rēķinos, kurus ērti var glabāt Finbite digitālajā arhīvā. Digitalizētājs arī pārbauda visus digitizētos rēķinus, lai noteiktu kļūdas, nodrošinot 99% precizitāti.
3. Kategorizējiet rēķinus
Rēķinu kategorizēšana ir vēl viena būtiska rēķinu glabāšanas sastāvdaļa. Uzņēmumā, kurā ir slikti organizēti rēķini, pastāv lielāka iespējamība pazaudēt rēķinus vai grūtības tos atrast, kas savukārt palielina administratīvās izmaksas.
Turklāt ir svarīgi kategorizēt rēķinus nodokļu nomaksas nolūkā. Ja tiek kategorizēti attaisnotie izdevumi (piemēram, ceļa izdevumi, noma, u.c.), nodokļu atskaišu iesniegšanas laikā ir vieglāk sarēķināt un saņemt pareizus nodokļu atskaitījumus.
Finbite lietotāji var organizēt digitzētos čekus pirms to uzglabāšanas digitālajā arhīvā, nodrošinot, ka izdevumi, uz kuriem attiecas nodokļu atskaitījumi, ir pareizi apzīmēti. Lietotāji var jebkurā laikā atkārtoti iesniegt un pārbaudīt droši noglabātos čekus.
Pateicoties Finbite integrācijai, rēķinus var pārvietot tieši uz lietotāja grāmatvedības programmu, kas atvieglo izdevumu pārskatīšanu un organizēšanu.
4. Automatizējiet norēķinu procesus
Mūsdienās daudzi uzņēmumi joprojām paļaujas uz manuāliem norēķinu procesiem. Piemēram, saņemot PDF rēķinus, darbiniekiem tie manuāli jāapstrādā un jāorganizē. Tas ir laikietilpīgs un kļūdām pakļauts process, kas var bieži izraisīt kavēšanos, pazaudētus rēķinus un augstas administratīvās izmaksas.
Rīki kā Finbite var automatizēt norēķinu procesu, tādējādi samazinot grāmatvedības noslogojumu un uzlabojot norēķinu procesus. Piemēram, saņemot PDF rēķinu, Finbite var automātiski pārbaudīt rēķina informāciju un konvertēt to mašīnlasāmā formātā, kuru ir viegli glabāt un piekļūt caur Finbite vidi.
Automatizējot norēķinus, uzņēmumi var efektivizēt norēķinu procesus un atbrīvot savu grāmatvedības nodaļu, lai tā varētu koncentrēties uz citiem darbiem.
5. Automatizējiet rēķinu apstiprināšanu
Automatizēta rēķinu apstiprināšana var atvieglot rēķinu organizāciju un glabāšanu. Ar Finbite automatizētajām apstiprināšanas darbplūsmām darbinieki var grāmatvedībai ērti iesniegt rēķinus un izdevumu pārskatus.
Noteikti rēķinu “apstiprinātāji” var pārskatīt un apstiprināt rēķinus dažu sekunžu laikā. Izmantojot automatizēto rēķinu apstiprināšanas sistēmu, vairāk nav nepieciešams apmainīties ar PDF rēķiniem e-pastos vai dzīties pakaļ vadītāju parakstiem.
Rēķinu apstiprināšanas darbplūsmas ļauj uzņēmumiem arī iestatīt noteikumus, lai rēķini, kas atkārtojas, ikreiz, kad tie ir jāapstiprina, tiek automātiski nosūtīti vienam un tam pašam darbiniekam. Uzņēmumi var iestatīt arī apstiprināšanas noteikumus, katram darbiniekam nosakot maksimālo apstiprināmo summu. Ja rēķins pārsniedz maksimālo summu, tas tiks nosūtīts darbiniekam ar augstāku apstiprināšanas limitu.
Kad rēķins ir apstiprināts, tā apmaksa var tikt ieplānota atbilstoši apmaksas termiņam vai citiem pielāgotiem nosacījumiem. Pēc apmaksas rēķins nonāk Finbite digitālajā arhīvā un sinhronizējas ar citām programmām. Šis process nodrošina, ka digitālajā arhīvā tiek saglabāti tikai pareizi un pilnīgi rēķini.
6. Izvēlieties drošus digitālās glabāšanas risinājumus
Glabājot sensitīvus uzņēmuma dokumentus, būtiska ir drošība. Lai nodrošinātu drošu rēķinu glabāšanu, izvēlieties digitālās glabāšanas programmatūru, kas piedāvā versiju pārbaudi, audita izsekojamību un drošas piekļuves pārbaudes. Šīs funkcijas palīdz nodrošināt finanšu dokumentu integritāti un konfidencialitāti.
Finbite visiem rēķiniem izgatavo kopijas un droši uzglabā tās digitālā arhīvā. Mūsu norēķinu risinājums ļauj lietotājiem iestatīt lietotāju piekļuves atļaujas un pārbaudes, tādējādi nodrošinot rēķinu informācijas drošību. Finbite dokumentu apstiprināšanas sistēma uzlabo arī drošību, jo gādā, ka tiek apstiprināti, apmaksāti un uzglabāti tikai pareizi un precīzi rēķini.
7. Integrējiet ar esošajām sistēmām
Visbeidzot pārliecinieties, ka jūsu izvēlēto digitālo rēķinu glabāšanas risinājumu var integrēt ar jau lietotajām sistēmām. Integrējot rēķinu arhīvu ar citām programmām, rēķinu informācija var netraucēti tikt nodota starp sistēmām, kas uzlabo organizatorisko efektivitāti un datu precizitāti.
Efektivitāti var uzlabot arī risinājumi, kas PDF un papīra rēķinus var konvertēt mašīnlasāmos dokumentos. Arī tādā gadījumā mašīnlasāmos rēķinus var vienkārši un precīzi pārsūtīt, izmantojot esošās sistēmas.
Finbite ir integrējams ar Baltijā vadošajām ERP sistēmām, tostarp ar tādām populārām platformām kā Scoro, SimplBooks un ERPLY. Šāda veida integrācija nodrošina, ka finanšu nodaļām ir pieejama uzņēmuma rēķinu informācija, izvairoties no rēķinu dublikātiem, datu ievades kļūdām, turklāt ietaupa darbinieku dārgo laiku.
BUJ. Digitālo rēķinu glabāšana
Vai ir pieejama bezmaksas digitālo rēķinu glabāšanas lietotne?
Bezmaksas tiešsaistes mākoņglabāšanas risinājumi, piemēram, Dropbox ļauj uzņēmumiem glabāt rēķinus bez maksas. Taču bezmaksas digitālās arhivēšanas rīkiem ir ierobežots glabāšanas apjoms un trūkst tādas svarīgas funkcijas kā, piemēram, rēķinu apstiprināšanas darbplūsmas. Lai iegūtu efektīvāku tiešsaistes dokumentu arhivēšanas risinājumu, izvēlieties maksas digitālo dokumentu glabāšanas lietotni, piemēram, Finbite.
Kurš ir labākais digitālo rēķinu glabāšanas risinājums Baltijā?
Finbite ir viens no labākajiem digitālās glabāšanas risinājumiem Baltijā. Finbite ir “viss vienā” norēķinu risinājums, kas piedāvā efektīvu, drošu un viegli pieejamu rēķinu glabāšanu. Lietotāji var izveidot automatizētas rēķinu apstiprināšanas darbplūsmas, kas nodrošina, ka tikai pareizi un precīzi rēķini tiek apstiprināti un saglabāti digitālajā arhīvā. Turklāt Finbite digitālais arhīvs izveido visu rēķinu dublikātus un ļauj lietotājiem papildu drošībai iestatīt piekļuves atļaujas un pārbaudes.
Cik maksā digitālo rēķinu glabāšana?
Digitālo rēķinu glabāšanas izmaksas ir atkarīgas no programmatūras, funkcijām un lietotāju skaita. Finbite piedāvā digitālās arhivēšanas risinājuma Lite plānu par pieejamu cenu, kas nodrošina viena lietotāja pieeju no tikai 10€ mēnesī.
Glabājiet savus digitālos rēķinus droši ar Finbite
Finbite “viss vienā” norēķinu risinājums ir drošs, pieejams un efektīvs veids, kā elektroniski glabāt rēķinus. Ar čeku skenēšanas tehnoloģiju lietotāji var papīra un PDF rēķinus konvertēt mašīnlasāmos dokumentos, kurus pēc tam var vienkārši glabāt mūsu digitālajā arhīvā.
Izmantojot mūsu digitālo apstiprināšanas ciklu, darbinieki var vienkārši iesniegt izdevumu pārskatus, savukārt grāmatvedība var tos apstiprināt dažu sekunžu laikā. Tas nodrošina, ka visi rēķini, kas tiek saglabāti digitālajā arhīvā, ir precīzi un pareizi.
Kā viena no labākajām digitālās glabāšanas iespējām Finbite digitālais arhīvs piedāvā nepārspējamu drošību. Finbite dublē visus rēķinus mūsu datubāzē, piedāvā visaptverošu auditu izsekojamību un ļauj pielāgot lietotāju piekļuves atļaujas.
Rezervējiet Finbite demonstrāciju un sāciet lietot drošu un uzticamu rēķinu glabāšanas risinājumu.
