E-rēķinu validācija ir kļuvusi par mūsdienu rēķinu izrakstīšanas risinājumu būtisku sastāvdaļu, kas kalpo kā svarīgs pārbaudes punkts rēķinu izrakstīšanas procesā. Katram e-rēķinam jābūt rūpīgi validētam, lai tiktu nodrošināts, ka rēķini ir pareizi un likumīgi.
Šajā rakstā:
Šajā rakstām aplūkosim e-rēķinu validācijas pamatprincipus, izskaidrojot, ko tas nozīmē, kāpēc tas ir svarīgi, un kas padara e-rēķinu par derīgu. Paskaidrosim, kādi ir validācijas procesa galvenie soļi, salīdzināsim manuālās un automatizētās pieejas, kā arī apskatīsim kā rēķinu izrakstīšanas risinājumi, piemēram, Finbite racionalizē e-rēķinu validācijas procesu.
Kas ir e-rēķins?
E-rēķins ir digitāls rēķins strukturētā, elektroniskā formātā, kas pieļauj tā automatizētu apstrādi. E-rēķiniem var būt dažādi formāti. Populārākie ir EDI un XML. Peppol e-rēķiniem ir standartizēts XML formāts, un tie tiek nosūtīti Peppol tīklā, kas nodrošina ātrus un drošus starptautiskus darījumus.
Kāpēc e-rēķini ir drošāki par citiem rēķinu formātiem?
Daudzi uzņēmumi joprojām paļaujas uz papīra un PDF rēķiniem. Taču šie dokumenti var tikt sabojāti, viltoti vai pazust.
E-rēķini ir mašīnlasāmi dokumenti, kas ir šifrēti, lai tiktu aizsargāta sensitīva informācija. Tie tiek sūtīti caur drošu sistēmu, izmantojot uzņēmuma reģistrācijas numuru, kas novērš krāpšanas risku, kas iespējams rēķinu apmaiņai caur e-pastu. Tā kā e-rēķini ir mašīnlasāmi, tos var viegli sūtīt, saņemt un validēt, izmantojot rēķinu izrakstīšanas risinājumu, piemēram, Finbite. E-rēķinus var arī glabāt digitālā arhīvā, tādējādi novēršot sabojāšanas vai pazaudēšanas risku.
Kas ir e-rēķina validācija?
E-rēķina validācijas nozīme
E-rēķina validācija ir process, kurā uzņēmumi pārbauda un apstiprina ienākošos rēķinus, izmantojot digitālas darbplūsmas. Veicot e-rēķinu validāciju, uzņēmumi kontrolē savu maksājamo rēķinu procesu.
Platformas, piemēram, Finbite paziņo grāmatvedim, kad ir pienācis rēķins. Tad grāmatvedis un darbinieki, kuri veikuši pirkumu, var pārskatīt rēķina informāciju (piemēram, piegādātāja informāciju, summas, vienības), pārbaudīt neatbilstības un pārliecināties, ka rēķins atbilst pirkuma pasūtījumam vai līgumam. Kad rēķins ir apstiprināts, tas tiek nodots apmaksai.
Kāpēc ir nepieciešama e-rēķina validācija?
Ar pilnīgu validācijas procesu uzņēmumi var nodrošināt, ka tiek apmaksāti tikai likumīgi un pareizi rēķini. Uzņēmumi var arī izmantot rēķinu validācijas programmatūru, lai izveidotu apstiprināšanas hierarhiju un verifikācijas soļus. Tas atvieglo rēķinu pārskatīšanu, palīdz atrisināt neatbilstības un nodrošināt auditu izsekojamību.
Rēķinu validācijas priekšrocības e-rēķinu procesā
Rēķinu validācija sniedz uzņēmumiem vairākas priekšrocības. Izmantojot e-rēķinu validācijas programmatūru, piemēram, Finbite, uzņēmumi var:
- novērst maksājumu kļūdas
- identificēt neatbilstošus izdevumus
- uzlabot pārskatu pār finansēm
Ar e-rēķinu validāciju uzņēmumi iegūst precīzus un pareizus datus. Tā rezultātā tiek sagatavoti uzticamāki pārskati, labāk pārvaldīta naudas plūsma un uzlabojas lēmumu pieņemšana.
Ja e-rēķini netiek validēti, var tikt kavēti maksājumi, noraidīti rēķini un pat uzliktas soda naudas. Tādēļ stingrs validācijas process ir svarīga e-rēķinu sistēmas prasība.
E-rēķina validācijas process
Validācijas procesa galvenie soļi
- Rēķina izveide. Grāmatvedis, izmantojot e-rēķinu izrakstīšanas platformu, sagatavo rēķinu un izvēlas kanālu tā nosūtīšanai. E-rēķini ir efektīvākie un drošākie, bet e-rēķinu izrakstīšanas platformas, piemēram, Finbite ļauj lietotājiem sūtīt rēķinus arī citos formātos.
- Tehniskā validācija. Pakalpojuma sniedzējs pārbauda, vai visa nepieciešamā informācija ir ievadīta, šifrē rēķina datus un, izmantojot sniegto informāciju, izveido rēķinu vēlamajā formātā. Tas viss tiek darīts “aiz kulisēm”, un lietotājam pašam nav nekas jādara. Tad pakalpojuma sniedzējs nosūta e-rēķinu saņēmējam.
- E-rēķinu saņemšana. Saņēmējs e-rēķinu pārbaudei un apstiprināšanai var iestatīt digitālo apstiprināšanas ciklu. Kad saņēmēja sistēma saņem e-rēķinu, vadītājs automātiski saņem paziņojumu par ienākošu rēķinu. Saņēmējs pārbauda, vai rēķina summas, vienības un produkta informācija ir pareiza un, vai nu noraida rēķinu, vai apstiprina to apmaksai.
Manuāla un automatizēta validācija
Veicot manuālu validāciju, grāmatvedim manuāli jāpārbauda katrs rēķins. Tas ietver piegādātāja informācijas, pirkuma pasūtījuma numuru, daudzumu, vienības cenu un aprēķinātā nodokļa pārbaudi. Turklāt grāmatvedim jāsalīdzina rēķini ar pirkuma pasūtījumiem, līgumiem un piegādes čekiem. Manuāla validācija var būt laikietilpīga un ir pakļauta kļūdām.
Automatizētas rēķinu validācijas sistēmas var pārņemt lielāko daļu darba, kas ir saistīts ar manuālu validāciju. Digitālie rēķinu izrakstīšanas risinājumi spēj atklāt dubultus rēķinus, salīdzinot rēķinu numurus un piegādātāja informāciju ar agrākiem rēķiniem. Piedevām automatizētas sistēmas var salīdzināt rēķinus ar pirkumu pasūtījumiem un preču pavadzīmēm ERP sistēmā.
Digitālie apstiprināšanas cikli atvieglo grāmatvežiem rēķinu pārskatīšanu. Piemēram, pārbaudīt, vai preces patiešām ir saņemtas vai, ka neparedzēti izdevumi ir pamatoti. Pēc pārskatīšanas grāmatveži var apstiprināt rēķinus apmaksai tikai ar vienu klikšķi.
Automatizēt var arī apstiprināšanas procedūras. Piemēram, rēķinu izrakstīšanas platformā Finbite grāmatveži var izveidot veidnes, lai rēķini, kas atkārtojas, vienmēr tiek nosūtīti apstiprināšanai noteiktam darbiniekam.
Grāmatveži var arī iestatīt atgādinājumus, lai darbinieks saņemtu attiecīgu paziņojumu, ja pēc noteikta laika rēķins nav samaksāts. Tas novērš nepieciešamību atkārtoti sūtīt rēķinus vai atgādināt darbiniekam par to apstiprināšanu. Ja attiecīgais darbinieks ir atvaļinājumā, grāmatveži var piešķirt apstiprināšanas pienākumu citam darbiniekam, nodrošinot, ka neviens rēķins nepaliek neapstiprināts.
Turklāt grāmatveži var iestatīt automātiskus apstiprinājuma limitus. Ja rēķins pārsniedz iestatīto summu, ko attiecīgais darbinieks drīkst apstiprināt, tas tiek nosūtīts apstiprināšanai vadībai. Tas ir īpaši noderīgi lielākiem uzņēmumiem ar sarežģītiem apstiprināšanas procesiem.
Kas ir derīgs PVN rēķins?
Lai e-rēķins būtu derīgs nodokļu nomaksas nolūkā, tajā jāiekļauj standarta rēķina informācija, piemēram:
- unikāls rēķina numurs
- rēķina datums
- piegādātāja un pircēja rekvizīti (tostarp reģistrācijas numurs)
- preču vai pakalpojumu apraksts
- daudzums un cena
- kopējā summa
Lai nodokļu rēķins būtu derīgs, jānorāda arī attiecīgās valsts PVN likme un PVN summa.
E-rēķinu validācija ar Finbite
Finbite atvieglo e-rēķinu validāciju jebkurā laikā un jebkur. Ar Finbite digitālo apstiprināšanas ciklu uzņēmumi var noteikt ērtas e-rēķinu apstiprināšanas darbplūsmas. Finbite automātiski nosūta e-rēķinus validācijai norādītajiem apstiprinātājiem. Pēc tam, kad apstiprinātājs ir pārbaudījis, ka rēķins ir pareizs un likumīgs, tas tiek nodots apmaksai. Šis process nodrošina, ka neviens rēķins netiek pazaudēts vai aizmirsts.
Ar Finbite automatizēto validāciju uzņēmumi var iestatīt konkrētus rēķinu validācijas noteikumus. Piemēram, lietotāji var iestatīt summas limitu, ko konkrēts darbinieks drīkst apstiprināt.
Finbite sistēmā ir arī redzami visi e-rēķini, kas gaida apstiprinājumu, sniedzot pilnīgu pārskatu par norēķinu procesiem. Turklāt vadītāji var pārbaudīt, kurš un kad ir apstiprinājis kādu rēķinu.
Finbite arī nodrošina, ka pirms izsūtīšanas e-rēķinos tiek iekļauta nepieciešamā informācija un tie atbilst noteiktajiem standartiem. Šis automatizētais process pārbauda, vai e-rēķins atbilst visām prasībām, piemēram:
- pareizs formāts
- aizpildīti datu lauki
- pareiza nodokļu informācija
- atbilstība reglamentam
Šo tehnisko validāciju veic Finbite, un lietotājam nekādas papildu darbības nav jāveic.
Atbilstība nacionāliem un starptautiskiem standartiem
Lai darījumi starp uzņēmumiem noritētu bez traucējumiem, e-rēķiniem jāatbilst gan starptautiskiem, gan nacionāliem standartiem. Eiropas Savienības standartā “Elektroniskie rēķini” (EN 16931) ir noteikti galvenie uzņēmējdarbības termini un e-rēķinu noteikumi. Šīs specifikācijas veicina dažādu sistēmu un valstu savstarpēju saderību ES ietvaros.
Attiecībā uz e-rēķiniem B2G darījumos, uzņēmumiem ES jāievēro Eiropas standartā noteiktais ietvars. Taču valstis var izstrādāt arī savas EN 16931 pamatrēķina datu variācijas, izmantojot elektronisko rēķinu pamatelementu izmantošanas specifikāciju (Core Invoice Usage Specification (CIUS)) vai paplašinājumus.
CIUS rēķina sintakse precizē EN 16931 standartu, nosakot, kura informācija ir izvēles vai obligāta. No otras puses valsts var izmantot paplašinājumus, lai pievienotu rēķinu informāciju, kas atbilst specifiskām vietējām vajadzībām.
Uzņēmumiem arī jāņem vērā, ka vietējās e-rēķinu prasības pastāvīgi attīstās. Piemēram, no 2026. gada 1. janvāra Latvijā e-rēķini būs obligāta prasība B2B darījumos. Tas nozīmē, ka visiem B2B e-rēķiniem jāatbilst Eiropas standartam.
Finbite e-rēķinu sistēma automātiski nodrošina, ka visi e-rēķini atbilst gan starptautiskajos, gan nacionālajos standartos noteiktajiem formātiem.
Peppol
Finbite kā Peppol piekļuves punkts var apstiprināt arī Peppol e-rēķinu derīgumu. Peppol ir ātrs, drošs un nedārgs tīkls starptautisku e-rēķinu apmaiņai, tādēļ tas ir visplašāk izmantotais e-rēķinu tīkls Eiropā.
Arī Peppol e-rēķina formāts (Peppol BIS Billing 3.0) atbilst EN 16931 standarta prasībām. Tas ļauj uzņēmumiem, izmantojot Peppol, netraucēti sūtīt un saņemt e-rēķinus starptautiskā līmenī.
Kad lietotājs nosūta Peppol e-rēķinu, Finbite sistēma automātiski pārbauda rēķina iesniedzēja Peppol ID un pārliecinās, ka e-rēķinam ir pareizais formāts, tādēļ lietotājam nav jāveic nekādas papildu darbības.
BUJ. E-rēķinu validācijas sistēmas
Kā validēt rēķinu?
Lai manuāli validētu rēķinu, jums manuāli jāpārbauda piegādātāja informācija, pirkuma pasūtījuma numuri, daudzumi, vienības cenas un aprēķinātais nodoklis. Tas var būt laikietilpīgi un var tikt pieļautas kļūdas.
Finbite atvieglo e-rēķinu validācijas procesu. Vadītājiem tiek automātiski paziņots, ka ir pienācis rēķins. Pirms rēķina apmaksas, e-rēķinu var manuāli pārskatīt un apstiprināt, izmantojot digitālo apstiprināšanas ciklu. Finbite var salīdzināt rēķinus ar pirkuma pasūtījumiem un preču pavadzīmēm jūsu ERP sistēmā, novēršot nepieciešamību veikt manuālu pārbaudi.
Kura ir labākā e-rēķinu validācijas lietotne Baltijā?
Finbite ir labākā e-rēķinu validācijas lietotne Baltijā. Finbite piedāvā dažādu, tostarp Peppol formāta, e-rēķinu validāciju. Grāmatveži var validēt e-rēķinus un apstiprināt to apmaksu tikai ar vienu klikšķi. Turklāt Finbite var integrēt ar Baltijā populārākajām ERP sistēmām, kas ļauj rēķinus automātiski salīdzināt ar pirkuma pasūtījumiem citās sistēmās.
Vai ir pieejams bezmaksas e-rēķinu validācijas risinājums?
Finbite rēķinu validācijas programmatūra piedāvā bezmaksas Starter plānu, kas ļauj uzņēmumiem bez maksas sūtīt un saņemt 5 rēķinus (tostarp Peppol) mēnesī. Finbite kā Peppol piekļuves punkts ļauj konvertēt rēķinus Peppol formātā pirms to izsūtīšanas. Tādējādi tiek nodrošināts, ka rēķiniem ir nepieciešamais formāts un tie satur pareizu informāciju. Finbite digitālo apstiprināšanas ciklu lietotāji var izmantot Standarta plāna ietvaros.
Kas jāiekļauj e-rēķinā, lai tas būtu derīgs?
Lai e-rēķins būtu derīgs, tajā jānorāda rēķina pamatinformācija (piemēram, sūtītāja/saņēmēja informācija, kopējā summa). Rēķinam arī jāsaskan ar uzņēmuma pirkumu pasūtījumiem. PVN rēķinos jāiekļauj arī pareiza PVN informācija. E-rēķiniem jāatbilst arī noteiktiem formāta standartiem atbilstoši katras valsts e-rēķinu regulējumam. Piemēram, Eiropas Savienības valstīs B2G darījumu e-rēķiniem jāatbilst ES standarta 16931 prasībām.
Ieviesiet e-rēķinu validāciju ar Finbite
Finbite automātiskā validācijas sistēma atvieglo grāmatvežiem e-rēķinu validāciju. To var izdarīt ar vienu klikšķi. Rēķinus var pārbaudīt un apstiprināt jebkurā laikā un no jebkuras vietas. Vienlaikus tiek nodrošināta pilnīga pārskatāmība par visiem gaidāmajiem apstiprinājumiem.
Finbite sniedz visaptverošu pārskatu par visu validācijas procesu un apstiprināšanas vēsturi, nodrošinot, ka neviens rēķins netiek pazaudēts vai aizmirsts. Turklāt Finbite ļauj lietotājiem iestatīt darbiniekiem apstiprināšanas limitus, nodrošinot lielāku kontroli pār validācijas procesu. Vai esat gatavi uzlabot savu e-rēķinu sistēmu?
Sāciet lietot Finbite rēķinu validācijas programmatūru.
