Atbrīvojiet vērtīgu telpu birojā, izmantojot elektronisku digitālo arhīvu

Tā ir droša digitālā vide, kurā uzglabāt uzņēmumam svarīgus dokumentus un rēķinus. Uzņēmuma izvēlētiem pārstāvjiem ir tai ērta piekļuve jebkurā laikā un vietā, nepieciešams tikai interneta pieslēgums. Turklāt visi materiāli ir uzglabāti atbilstoši prasībām, tieši tik ilgi, cik uzņēmums uzskata par nepieciešamu. Tas nozīmē, ka, piemēram, audita gadījumā revidentiem nav stundām jarakājas biroja skapjos un mapēs, bet viņiem var nodrošināt digitālu piekļuvi interesējošai dokumentācijai

Dokumenti tiek uzglabāti tieši tik ilgi, cik uzņēmums uzskata par nepieciešamu. Saskaņā ar labu praksi, uzglabāšanas ilgums parasti ir 7 gadi. Finbite ilgstošās pieredzes laikā ir bijušas arī situācijas, kad dokumenti tiek glabāti vairākus desmitus gadu. Tāpēc mēs atradīsim piemērotu risinājumu ikvienam uzņēmumam.

Digitālajam arhīvam var piekļūt uzņēmuma pilnvaroti darbinieki. Piekļuves tiesības var jebkurā brīdī mainīt vai pievienot pēc vajadzības. Piekļuvi arhīvam iespējams piešķirt arī, piemēram, revidentam – tā auditu var veikt attālināti, nav nepieciešams atrasties birojā.

Izmantojot ērto meklētāju, ar tikai dažiem klikšķiem atradīsi vairākus gadus senus rēķinus, izmantojot uzņēmuma nosaukumu, periodu, summu, rēķinu apstiprinājušās personas vārdu vai citus rādītājus. Tas ir daudz vieglāk nekā atvērt nebeidzamas digitālās mapes, kurās ir daudz PDF formāta rēķinu, kas to formāta dēļ nav viegli meklējami.