Eesti ettevõtted tegutsevad järjest enam välismaal ning piiriülene arveldus ei puuduta ainult suurkorporatsioone, vaid ka väiksemaid ettevõtteid. Enamik Eesti ettevõtteid on ühel või teisel moel seotud rahvusvahelise äriga – olgu selleks kaupade eksport või import, teenuste pakkumine välismaal või koostöö välispartneritega.
Selles artiklis
Siinses postituses selgitame, mis on võimalikud murekohad arvete saatmisel ja vastuvõtmisel, kui tegemist on rahvusvahelise äripartneri või kliendiga. Miks tasub kasutada Peppol-lahendust e-arvete välismaale saatmiseks, kellele on Peppol’iga liitumine kasulik ja kuidas see võrgustik töötab – sellest kõigest saab lugeda postitusest lähemalt.
Peppol ja e-arvete välismaale saatmine
Siiani on paljud ettevõtted saatnud arveid välismaale e-posti teel PDF-failina või isegi paberkandjal. See tähendab:
- Arve jõuab kliendi e-posti postkasti.
- Klient peab selle avama ja alla laadima.
- Arve andmed tuleb sisestada käsitsi raamatupidamisprogrammi.
- Süsteemi sisestatud arve tuleb suunata maksmisele.
Iga mainitud etapp nõuab aega ja tähelepanu.
Peppol’i kaudu e-arve saatmine muudab selle protsessi lihtsamaks ja kiiremaks. Peppol on rahvusvaheline võrgustik, mille kaudu saavad ettevõtted saata e-arveid teistesse riikidesse. Peppol on kasutusel paljudes Euroopa riikides ning võrgustikuga liitunud riikide arv suureneb pidevalt.
Peppol võrgustikuga on praeguseks liitunud 1,4 miljonit organisatsiooni ja iga kuu töödeldakse üle 6 miljoni dokumendi. Peppol on kasutusel 98 riigis ning võrgustikuga liitunud partnereid on nii Euroopa riikidest kui ka väljaspool Euroopat asuvatest riikidest, nagu Austraalia ja USA. Täielikku nimekirja saab näha Peppol’i koduleheküljelt.
Peppol’i kasutamisel võib olla kindel, et väljastatud e-arve on korrektne, vastab nõuetele ja kogu info liikumine on turvaline.
Kõigil Finbite arvekeskuse klientidel on võimalus vahetada e-arveid oma rahvusvaheliste äripartneritega. Selleks, et saata ja vastu võtta arveid läbi Peppoli on vaja eelnevalt kanalid aktiveerida.
Kellele on Peppol’iga liitumine kasulik?
Peppol võib olla vajalik või kasulik kõigile ettevõtetele, kelle tegevus on ükskõik millisel viisil seotud mõne välismaa ettevõtte või organisatsiooniga. Olgu selleks toodete müük välisturul, teenuse pakkumine väljaspool Eestit registreeritud organisatsioonile või hoopis kaupade ost välispartnerilt.
Peppol muudab piiriülese arveldamise mugavamaks ja turvalisemaks, kuid mitte ainult – paljudel juhtudel on Peppol’i kasutamine äritegevuse jätkamiseks ka väga vajalik. Paljud Euroopa riigid on juba kehtestanud reegli, et avalik sektor peab kasutama ainult e-arveid. See tähendab, et PDF-arve saatmine e-posti teel ei sobi enam, vaid tuleb saata e-arve, mis vastab konkreetse riigi standarditele.
Üha enam riike teeb e-arved kohustuslikuks ka erafirmadele. Mõned näited Euroopa riikidest, kus on e-arvete kasutamine teatud tingimustel kohustuslik ka ettevõtete vahelisel arveldamisel (lisaks avalikule sektorile): Belgia, Soome, Eesti, Prantsusmaa, Itaalia, Rumeenia. Samas muutub e-arvete kasutamine järk-järgult kohustuslikuks ka teistes riikides – näiteks on teada, et Slovakkias muutub ettevõtete-vaheline e-arvete kasutamine kohustuslikuks 2027. aasta jaanuaris.
Seega on mõistlik olla tulevikuks valmis ning leida e-arve lahendus, mis toetab riikidevahelist arveldamist. Peppol’iga liitumine on mõistlik ka kasvule orienteeritud ettevõtetele, kes hetkel tegutsevad vaid Eesti turul, kuid soovivad leida süsteemi, mille abil lihtsustada e-arvete saatmist välismaa partneritele, kui tekib selleks vajadus.
Kuidas Peppol võrgustik töötab?
Arve saatmine välismaale võib esialgu tunduda keeruline ja ajamahukas, sest tuleb olla teadlik konkreetse riigi nõuetest ja regulatsioonidest. Rahvusvaheliste äripartneritele arvete edastamise muudab väga lihtsaks Peppol-liides.
Peppol võrgustikuga liitumiseks tuleb leida teenusepakkuja, kellel on õigus Peppol võrgustikus arveid edastada. Finbite on Peppol’i teenusepakkuja ning kõigi tasuliste pakettidega kaasneb võimalus saata e-arveid välismaale Peppoli kaudu.
Kui Peppol’iga liitumine on tehtud, tuleb aktiveerida nii ostuarvete vastuvõtt kui ka müügiarvete saatmine Peppol kanali kaudu.
Seejärel saab koostada e-arve kasutusel olevas raamatupidamisprogrammis või e-arve operaatori keskkonnas. E-arve saatmiseks välisriigi partnerile on vaja teada arve saaja Peppol-ID koodi. Seejärel süsteem teisendab arve automaatselt õigesse formaati ja saadab Peppol võrgustiku kaudu arve saajale.
E-arve edastamine Peppol’i kaudu on krüpteeritud ja turvaline. Arve liigub Peppol võrgustikus mõne sekundi jooksul ning partner saab arve otse oma raamatupidamisprogrammi. Seal on kohe näha kõik andmed: mida ostetud, kui palju maksab, millal tasuda. Maksmine käib kiiresti, sest tänu automatiseerimisele puudub andmete käsitsi sisestamise vajadus.
Miks on Peppol e-arved vajalikud?
Üha enam kohalikke ja rahvusvahelisi ettevõtteid kasutab e-arve lahendusi. Peppol’i kaudu e-arvete edastamine ei ole lihtsalt mugav lisavõimalus, vaid vajalik tööriist kaasaegses ärikeskkonnas.
1. Puudub segadus erinevate riikide e-arvete standarditega
Eestis kasutatavad e-arved vastavad Eesti e-arve standardile. Lisaks Eesti e-arve standardile võib erinevates riikides olla kasutusel oma e-arve standard. Kui on vajadus saata rahvusvahelisele partnerile korrektselt vormistatud e-arve, tuleb teada, millist formaati konkreetne riik aktsepteerib. Selleks et piiriülene e-arvete saatmine ja vastuvõtmine oleks lihtsam ja ühtlustatud, loodi Peppol, mis võimaldab igal võrgustikku kuuluval riigil kasutada ühte ja sama e-arve standardit. Peppol-liidese abil on võimalik tõlkida kohalikus formaadis e-arve Euroopa Liidu e-arve standardile vastavaks dokumendiks. See muudab piiriülese arveldamise väga palju lihtsamaks, eriti kui ettevõttel plaan on kasvada ja jõuda üha enamatesse riikidesse.
Lisaks sellele, et Peppol’i kasutamine lihtsustab ettevõtte igapäevatööd, soodustab selle kasutamist ka õigusloome. 1. juulil 2025 muutus raamatupidamise seadus ning selle järgi on esmane e-arve formaat Peppol, mis vastab Euroopa standardile EN 16931-1. Kuigi lubatud on kokku leppida muu asjakohase standardi kasutamises, näiteks kasutada Eesti formaadis e-arveid, siis tasub meeles hoida, et Eesti e-arve standard kehtib Eestis, aga mitte välismaal. Kui müüd kaupu või teenuseid teistesse riikidesse, siis peab olema valmisolek kasutada vastava riigi nõuetele vastavat süsteemi. Peppol pakub seda võimalust.
Lisaks on Peppol järjest enam muutumas kohustuslikuks. Praegu on paljudes riikides kohustuslik avalikule sektorile, aga mitmed riigid teevad selle peagi kohustuslikuks ka erafirmade vahel. Liitudes Peppol’iga, oled tulevikuks valmis ega riski klientide kaotamisega.
2. Turvariskide maandamine
Küberturvalisuse tagamisel on oluline roll nii töötajate küberteadmiste parandamisel kui ka turvaliste süsteemide ja tarkvarade kasutamisel. Kuigi küberturvalisuse riskidest räägitakse ja tarkvarade arendamisel pööratakse suurt tähelepanu nende turvalisusele, on siiski palju ettevõtteid, kes on langenud küberpettuste ohvriks. Riigi Infosüsteemi Amet registreerib igal kuul sadu mõjuga küberintsidente. Arvepettused on üks levinumaid äripettusi ja tekitavad ettevõtetele suuri kahjusid.
Kui ettevõtte tegevus on seotud mõne välisriigiga ja arveldamine on riikidevaheline, on turvariskid mingis mõttes suuremad kui kodumaal. Arvepettused on ka rahvusvahelises kaubanduses väga tavalised ning pettuse avastamine võib olla keerulisem, kui ei tunne välispartnerit isiklikult ega saa kergesti kontrollida, kas arve on päris. Välisriigi e-posti aadressid võivad tunduda niigi pikad ja keerulised ning üksikud muudatused e-posti aadressis ei pruugi olla lihtsasti märgatavad. Kahtluse korral võib olla keerulisem võtta ühendust partneriga, et küsida täpsustusi ja saada kinnitust arve korrektsuses – keelebarjäär võib takistada suhtlemisel ja alati ei pruugi olla lihtne leida ka ühiselt sobivat aega vestlemiseks. Kui selgub, et tegemist ongi küberintsidendiga, on keeruline olukorda lahendada teises riigis, teises keeles, teise õigussüsteemiga.
Kasutades e-arveid, on arvepettuste ohvriks langemise võimalus praktiliselt olematu. E-arve edastamine on turvaline, kuna info liigub mööda turvatud kanaleid ja maha jääb logi-jälg, riikidevahelised e-arved liiguvad Peppol-ID alusel ning sissetulevate e-arvete puhul suurendavad turvalisust muud ettevõttesisesed protsessid. Arvepettuste ennetamisel on kasuks ka hankija pangakonto kontroll, mis kontrollib automaatselt, kas arvel olev maksekonto ühtib hankijate registris märgitud pangakontoga, ja kinnitusring, mis on turvalisim ja mugavaim viis ostuarvete ja kuluaruannete kinnitamiseks.
3. Arvete kadumise vältimine
PDF-arve puhul jääb alati oht, et arve satub rämpsposti, jääb muude kirjade vahel märkamata või arve edastaja sisestab ekslikult vale e-posti aadress ja arve ei jõua õige inimeseni. Võib ka juhtuda, et e-posti server keeldub faili vastu võtmast (liiga suur fail, vale formaat, turvapiirangud). Eriti välismaalt tuleval kirjal on mainitud riskid suuremad, sest e-posti süsteemid on ettevaatlikud võõrastest riikidest tulevate kirjade suhtes. Iga kadunud arve tähendab viivitust, lisatööd (uuesti saatmine, selgitamine) ja vahel ka kaotatud müüki, kui klient jõuab ümber mõelda.
Kasutades välismaa partneritele arve saatmiseks Peppol’i e-arve võrgustikku, võib olla kindel, et arve jõuab õigel ajal õige inimeseni. Peppoli kaudu e-arveid edastades on võimalik saada kerge vaevaga ülevaade arvete staatusest – kas need on saadetud, kohale jõudnud, vastu võetud või juba tasutud.
4. Väiksem hilinenud maksete osakaal
Hilinenud maksete peamiseid põhjuseid on mitu:
- Arve ei jõua õigesse kohta õigel ajal – PDF-arve jääb kellegi postkasti kinni, läheb rämpsposti või saadetakse valele e-posti aadressile. Klient lihtsalt ei tea, et arve on tulnud, mistõttu jääb õigel ajal arve alusel makse tegemata.
- Käsitsi ostuarve sisestamine raamatupidamissüsteemi võtab aega – ühe ostuarve sisestamisele kulub keskmiselt 30 minutit. Kuna keegi peab PDF-ist andmed käsitsi süsteemi sisestama, võib arve jääda oma järjekorda ootama, see unustatakse või tehakse sisestamisel vigu. Mida rohkem on käsitööd, seda suurem on viivitus.
- Puudub selge ülevaade ja meeldetuletus maksmata arvetest – postkasti saabunud PDF-arve korral ei tule meeldetuletusi, et tähtaeg läheneb.
Peppol’i formaadi kasutamisel on arveldusprotsess automatiseeritud. Kuna korrektne e-arve liigub kiiresti saajani, kõik arvetega seotud toiminguid saab teha ühes keskkonnas, tasumata e-arvetest on selge ülevaade ja makse tegemine on mugav ja lihtne, siis on tõenäolisem, et arve eest tasutakse õigeaegselt ja kiiresti. Peppol’i e-arve lahenduse kasutamine pakub kindlustunnet ka ostjale, vähendades võlgnevuse tekkimise tõenäosust.
5. Sujuvam suhtlus rahvusvaheliste partneritega
Rahvusvahelises äris võib kuluda märkimisväärne aeg arvetega seotud täpsustustele: kadunud arved, valed andmed arvel, arve tähtaja möödumisel meeldetuletuse saatmine jne. Iga selline e-kirjavahetus võtab aega ja lükkab maksmist edasi.
Peppol’i võrgustiku kasutamine kõrvaldab suurema osa sellest suhtlusest. Partner näeb arvet kohe oma süsteemis koos kõigi oluliste detailidega. Kui tekib küsimusi, siis need on sisulised, puudutades eelkõige arvel kajastatud teenuse või toote infot. Peppol’i e-arve formaadi kasutamine tähendab väiksemat arvehalduse ajakulu ja kiiremat probleemide lahendamist. Mõlemad pooled hoiavad kokku tunde, mis varem kulus e-kirjade saatmisele ja arve otsimisele.
Samuti on lihtsam teha koostööd mitme partneriga korraga. Peppol’i e-arve lahenduse kaudu saab kliendile edastada müügiarvetena e-arveid, PDF-arveid, paberarveid ning automaatseid arveid otse panka.
Peppol annab ka kindlustunde ja kiiresti saab täpse info, millal arve kohale jõudis ja kas see on vastu võetud. Kogu suhtlus on läbipaistev ja jälgitav, mis vähendab arusaamatusi ja vaidlusi.
Liitu Finbite’iga ja saada e-arved välismaale Peppol’i abil
Kui ettevõtte äritegevus on seotud mõne välisriigiga, siis ei ole Peppol’iga liitumine ainuüksi mugav lahendus, vaid sageli ka väga vajalik. Üha enam riike muudab e-arved kohustuslikuks ja paljudel ettevõtetel tuleb varem või hiljem leida sobiv viis piiriüleseks arveldamiseks. Peppol on kõige levinum viis e-arvete edastamiseks rahvusvahelisel tasandil.
Liitumiseks tuleb valida Peppol’i juurdepääsupunkt, näiteks Finbite’i e-arve lahendus koos Peppol’iga, aktiveerida Peppol ja võibki hakata e-arved välismaale saatma. Maksed jõuavad kiiremini pangakontole, arvetel on vigu vähem ja kogu protsess on kõigile osapooltele lihtsam, turvalisem ja selgem.
Liituge Finbite’iga juba täna ning toetage ettevõtte kasvu välisturul ja muutke oma arveldusprotsessid kiiremaks, efektiivsemaks ja turvalisemaks!
