Kas oled mõelnud e-arvete lahenduse kasutusele võtmise peale, et hoida kokku aega, raha ja arendada oma äri targalt, kuid ei tea, kust alustada. Toome välja 6 küsimust, millele vastamine aitab valida ettevõtte vajadustest lähtudes parima nutika arvelahenduse.
1.Kas kasutad juba mõnda raamatupidamis- või majandustarkvara?
Paljudel raamatupidamis- ja majandustarkvaradel on olemas automaatsed liidestused erinevate e-arve operaatoritega. See tähendab, et e-arvete ja teiste digitaalsete arvelahenduste kasutusele võtmine on vaid paari nupuvajutuse kaugusel. Finbite’il on liidestused kõigi enamlevinud tarkvaradega Eestis, Lätis ja Leedus. Täpse nimekirja meie partneritest ja võimalikest lahendustest leiad siit https://finbite.eu/et/partnerid/.
2. Kas soovid e-arveid saata? Kui suur on eeldatav arvete maht? Kas soovid e-arveid ka pankadesse saata?
Peamine põhjus nutikate arvelahenduste kasutusele võtmiseks on just võimalus e-arveid saata, sest avalikus sektori ettevõtted PDF- ja paberarveid vastu ei võta. Ettevõttele sobiva paketi valimisel tasub arvestada, kui suures mahus e-arveid esitada plaanitakse ning kas neid esitatakse ka pankadesse. Kui saadetavate arvete maht on esialgu väikene, siis kõige lihtsam ja soodsam lahendus selleks on kuutasuta Finbite Starter pakett, mis võimaldab saata ja vastu võtta kuni 5 e-arvet kuus. Esialgu valitud paketti saab igal hetkel vahetada, kui ettevõtte vajadused muutuvad.
Starter paketi puhul tuleb arvestada, et e-arve saatmiseks tuleb see käsitsi koostada, sest majandustarkvaraga liidestamise võimalus puudub. Kui ettevõtte e-arvete maht hakkab kasvama või arved on keerulise sisuga (näiteks arvel on mitu rida, erinevad kaubakoodid jne), siis tasub kasutusele võtta Lite pakett. Sel juhul on võimalik teha lihtne liidestus oma raamatupidamis- või majandustarkavaraga, kus arve koostatakse ning see liigub sealt juba automaatselt kliendile edasi.
3. Kas soovid alustada e-arvete vastuvõtmisega?
Kuigi peamine vajadus nutikate arvelahenduste kasutusele võtmiseks on e-arvete saatmine, siis soovitame alati avada ka nende vastu võtmise kanali. See annab maksimaalse võidu targemate lahenduste kasutusele võtmisest. Mitmed uuringud näitavad, et ühe e-arve laekumine ettevõttele on keskmiselt 2-5 eurot soodsam kui pdf- või paberarve, sest see liigub otse raamatupidamissüsteemi ja raamatupidaja hoiab koku kallist tööaega informatsiooni sisestamise, kinnituste tagaajamise ja arhiveerimise ning süstematiseerimise pealt. E-arvete mugavaks vastuvõtmiseks ja saatmiseks sobib hästi Lite pakett.
4. Kui suur on üldine ostuarvete maht ühes kuus?
Kui e-arved on riigisektoris juba kohustuslikud, siis erasektoris on tegu vabatahtliku lahendusega, millega on kaasa läinud kõige innovaatilisemad ja edumeelsed ettevõtted. Kuna teatud osa firmadest arveldab endiselt PDFide ja paberarvetega, siis pakume oma klientidele ostuarvete digiteerimise võimalust. Selle käigus viiakse arved automaatselt digikujule ja need liiguvad otse raamatupidamistarkvarasse. Seeläbi pole vaja arveid enam käsitsi sisestada, väheneb vigade arv ja vabaneb ettevõtte olulisim resurss – aeg. See lahendus on kättesaadav kõigile Lite, Standard ja Premium paketti klientidele.
5. Kas ettevõttes kasutatakse kuluaruandeid?
Kviitungite ja kuluaruannete esitamiseks on oluliselt nutikam ja jätkusuutlikum viis kui tšekkide kogumine ja keeruliste vormide täitmine. Mobiilse e-kuluaruandega saab nutitelefoni abil tšekist pildi teha ja kuluaruande automaatselt raamatupidamiskeskkonda üles laadida. See säilib nõuetekohaselt ning on igal ajal taasesitatav. Lisaks on e-kuluaruande esitamine ja kinnitamine keskmiselt 6x kiirem. See lahendus on kättesaadav kõigile Finbite Lite, Standard ja Premium paketti klientidele.
6. Kas ja kuidas ostuarveid ettevõttes kinnitatakse? Mitu inimest osaleb arvete kinnitamise protsessis?
Kui ettevõttes on juba olemas arvete kinnitamise protsess, siis nutikad arvelahendused võimaldavad seda muuta veelgi turvalisemaks. Näiteks saab lepingu numbri lisamise arvetele kohustuslikuks teha ja teatud töötajatele määrata kinnituslimiidi summa. Lihtsamate kinnitusringide jaoks, kus osaleb kuni 10 inimest, on suurepärane lahendus Finbite Standard pakett. Kui arvete kinnitamise protsess on keerulisem, kinnitajaid on rohkem kui 10 ja kasutatakse kinnituslimiite, siis tasub kaaluda Premium paketi kasutusele võtmist. Kui turvalise arvete kinnitamise protsess on alles välja töötamise järgus, siis oleme valmis sellega igakülgselt abiks olema. Premium paketiga liitujatele me pakume tasuta kahetunnist koolitust.
Kui oskad vastata kõigile neile küsimustele ja kaardistasid ära oma ettevõtte vajadused, siis leiad oma ettevõtte jaoks parima nutika arvelahenduse siit https://finbite.eu/et/hinnad/. Kui vajad veel nõuandeid õige paketi valimiseks, siis võta ühendust meiega aadressil sales.et@finbite.eu.
