Kinnita arveid vaid ühe klikiga

Kinnitusringile saadetakse ostuarveid ja kuluaruandeid, et küsida kõigi osapoolte heakskiitu enne makse tegemist. Tänu kinnitusringile on kõigil osapooltel selge ülevaade tehtavatest kulutustest. Tänu mitme silmapaari kontrollile on nii ka suurem tõenäosus tuvastada arvepettust või kelmust enne makse sooritamist. Arve kooskõlastamine ehk kinnitamine on kõigi jaoks lihtne ja kiire – seda saab teha vaid ühe nupuvajutusega igast nutiseadmest. 

Arvete kinnitamiseks võimalusi on mitmeid. Osades ettevõtetes prinditakse arved välja ning kinnitusi küsitakse allkirja vastu. Sellise protsessi ülalpidamine on ajakulukas ning raiskab asjatult palju paberit. Veidi efektiivsem lahendus on kinnituse küsimine meili teel, kus arvet saadetakse mitme inimese vahel manusena. See tekitab aga olukorra, kus manused lähevad kaduma ning arved ootavad meilide kuhja all kinnitust ebamõistlikult kaua. Samuti on raamatupidaja administratiivne töömaht suur, sest aega kulutatakse meilivahetusele, meeldetuletustele jms.

Kõige efektiivsem lahendus arvete kinnitamiseks on nutikas kinnitusring, kus raamatupidaja saab automatiseerida kinnitusprotsessi ning selle halduse. Näiteks korduvate arvete puhul lähevad need automaatselt alati kooskõlastamiseks täpselt samadele inimestele ühesuguses järjekorras. Unikaalsete arvete puhul on kooskõlastus ringi kokku panek lihtne ja võtab vaid mõne hetke. Samuti saab seadistada automaatseid meeldetuletusi ja valida, kas saata arve kõigile korraga kinnitamiseks või on oluline kindel kinnitamise järjekord. Samuti saavad kõik kinnitajad töölt eemal viibides määrata süsteemis endale asendaja, et raamatupidaja töö sel perioodil ei takerduks.

Kuna digitaalne kinnitusring tagab, et arve vaatavad enne tasumist üle mitmed silmapaarid, siis väheneb oluliselt arvepettuste ohvriks langemise risk. Turvalisuse suurendamiseks ja arvepettuste riski maandamiseks on soovitav ettevõtetel välja töötada oma vajadustele vastav arvete kinnitamise protsess. Läbi tasub mõelda, mitu inimest peavad igat arvet kinnitama, kas see on seotud arve mahuga ja kas teatud töötajatele tasub kehtestada kinnituslimiidid. Samas tasub meeles pidada, et iga uue protsessiga ei pea kaasnema suur töömaht. Selliseid protsesse on võimalik mugavalt automatiseerida läbi nutika kinnitusringi lahenduse, mille abil on kinnitusprotsessi juhtimine, haldamine ja ka kinnituse andmine lihtne ning kiire. 

Nutika e-kinnitusringi abil saab kinnitada kõiki arveid, mis on saabunud e-arve kujul või süsteemi sisestatud läbi digiteerimise. Korduvate arvete puhul on võimalik paika panna automaatne protsess, mis vähendab oluliselt raamatupidaja töömahtu ning unikaalsete arvete puhul on sammuti kinnitusringi haldamine tehtud lihtsaks ja mugavaks. Lisaks saab kinnitusringile saata kuluaruandeid.