Uus nutikas kalkulaator aitab arvestada, kui palju aega ja raha säästaksid, kui võtad vastu e-arveid, digiteerid pdf-arveid ja automatiseerid arvete halduse. Erinevad uuringud on mõõtnud, et keskmiselt säästab ettevõte digitaalseid ostuarveid kasutades 3 eurot ja 30 minutit igalt arvelt. See sääst ei väljendu ainult raamatpidamise osakonna töölaual, sest tihti peale on ostuarvete haldusega seotud ettevõttes rohkem inimesi – tellijad, nende juhid, raamatupidajad jne.
Kui palju säästaksid nutika ostuarvete haldusega?
Millel selline arvutus põhineb? Digiteerides kõik sissetulevad pdf- ja paberarved ühte formaati, on võimalik järgnevate protsesside arvelt kokku hoida kümneid tunde ja sadu eurosid. Kuna kõik ostuarved viiakse masinloetavasse formaati, pole vaja korraga töös hoida kolme erinevat töövoogu pdf-, paber- ja e-arvete haldamiseks.
Arvete digiteerimine tähendab, et kõik pdf-arved saabuvad ühele e-maili aadressile (digiteerimise postkasti). Sealt liiguvad need automaattuvastus tarkvarasse, mis viib kogu arvel oleva info masinloetavasse formaati. Sisuliselt saab PDF-arvest e-arve ning raamatupidaja ei pea infot käsitsi süsteemi sisestama.
Pärast automaatset arve sisestust kontrollib andmete õigsust Finbite’i digiteerija ning kui kõik on korras, muutub arve nähtavaks raamatupidamisprogrammis. Selline automaatika ja inimese koostöö võimaldab meil garanteerida digiteerimise kvaliteedi 99% ulatuses. See tähendab, et raamatupidamistarkvarasse jõuavad alati korrektsed andmed ja välditakse käsitsi sisestamisest tingitud vigu.
Nüüd kui arve on viidud masinloetavasse formaati ehk digiteeritud, saab selle halduse edaspidised sammud mugavalt automatiseerida.
- Näiteks on võimalik muuta arve tasumisele eelnev nõusolekute kogumine ehk kinnitusring koos kõigi meeldetuletustega automaatseks. Kuna pdf-arvete puhul on just see kõige ajamahukam osa arvete haldusest, siis annab nutika kinnitusringi kasutusele võtmine ka suurima ajalise võidu nii raamatupidaja kui ka teiste töötajate jaoks.
- Sama automatiseerimise põhimõte kehtib arveridade konteerimise ehk kulukohtade määramise puhul. Kõik korduvad digiteeritud ja e-arved saavad süsteemi sisenedes automaatselt konteeritud ja raamatupidaja ei pea seda iga kuu uuesti käsitsi tegema.
- Ning lõpuks, kuna kõik sissetulevad arved on ühes formaadis, saab neist reaalajas tervikliku ülevaate mugavast digiarhiivist. Kogu ostuarvete protsess on digitaalne, kontrollitav ja läbipaistev.
