Masinloetavate arvete esitamine ehk e-arveldamine on kogu Euroopa Liidus muutmas seda, kuidas ettevõtted oma arveldusprotsesse korraldavad. Asendades traditsioonilised arved e-arvetega, saavad ettevõtted oma tööd lihtsustada, vigade teket vältida ja üldist efektiivsust suurendada. Millise tee on Eesti, Läti ja Leedu valinud e-arvete kohustuslikuks muutmiseks ja juurutamiseks? Loe lähemalt rahvusvahelisest e-arve kohustuste muudatustest Baltikumis ja Euroopas.
Selles artiklis
Mis on e-arve?
E-arve on masinloetav dokument, mis liigub esitaja raamatupidamistarkvarast elektroonilisel kujul saaja tarkvarasse. Tänu sellele pole vaja arvet käsitsi sisestada ja edasised toimingud on automaatsed. Erinevalt paberarvetest või struktureerimata PDF-dokumentidest liiguvad e-arvetel olevad andmed automaatselt ostja finantssüsteemi. See vähendab andmete käsitsi sisestamist ja kiirendab arvete tasumist. Lisaks liiguvad e-arved vastavalt riiklikele ja rahvusvahelistele standarditele ettevõtte registrikoodi või unikaalse e-arve ID-koodi alusel, mis tagab, et kõik arved on nõuetekohaselt seostatud vastavate ettevõtetega. Tänu sellele on ettevõtted arvepettuste eest paremini kaitstud.
Peamiselt eristatakse kolme sorti e-arveid – B2B ehk ettevõtete vahelised e-arved, B2G ehk ettevõtete ja avaliku sektori vahelised arved ning B2C ehk ettevõtte poolt lõpptarbijale saadetavad arved (nt e-arved panka). E-arveid riiklikul tasandil reguleerides alustatakse tavaliselt avaliku sektorit puudutavate muudatustega ning seejärel laiendatakse nõudeid ka erasektorile.
E-arve standardid
Kuna e-arve on masinloetav dokument, siis peab ta vastama teatud nõuetele. Standardiseerimine võimaldab erinevate ettevõtete ja infosüsteemide vahel lihtsat ja sujuvat infovahetust. See tagab, et ükskõik millist tarkvara või teenusepakkujat kasutatakse, saavad kõik osapooled üksteisega tõhusalt suhelda.
Euroopa standard ja riiklikud erisused
Euroopa Liit on kehtestanud ühtse e-arvete standardi, mida tuntakse EN 16931 nime all, et tagada koostöövõime ja hõlbustada piiriülest kaubandust liikmesriikides. Aastaks 2028 peavad kõik ettevõtted olema valmis elektrooniliste arvete vastuvõtmiseks ja väljastamiseks ühendusesiseses kaubanduses. Kuigi see ELi standard annab ühise raamistiku, on enamik riike juba varem välja töötanud oma spetsiifilised standardid ja nõuded. Näiteks Eestis kehtib Eesti e-arve ametlik standard EVS 923:2014. Aastaks 2028 peavad ka need liikmesriigid, kus on olemas kohustuslikud e-arvete süsteemid, viima oma nõuded vastavusse üleeuroopalise standardiga.
Peppol e-arve standard
Üks kõige laialdasemalt kasutusele võetud standarditest on PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online). PEPPOL pakub spetsifikatsioone, mis võimaldavad ettevõtetel saata e-arveid kogu ELis standardiseeritud võrgu kaudu. See vähendab piiriüleste tehingutega seotud keerukust ja kulusid ning tõstab e-arvete töökindlust. PEPPOLi turvaline ja ühildatav raamistik toetab lisaks arvete esitamisele ka mitmesuguseid muid äriprotsesse, sealhulgas tellimist ja saatmist.
Peppol BIS Billing spetsifikatsioon on mõeldud elektrooniliseks arvete esitamiseks ja vastab täielikult standardile EN 16931. PEPPOLi vastuvõtmine paljudes ELi riikides on viinud ühtsema ja tõhusama digitaalse ühtse turu tekkimiseni. Kuna üha rohkem ettevõtteid ja valitsusi liitub PEPPOLi võrgustikuga, suurenevad ühtlustatud ja standardiseeritud elektroonilistest tehingutest saadavad eelised veelgi.
Praegu kuulub Peppoli võrgustikku rohkem kui 40 riiki, sealhulgas 32 Euroopa riiki, Kanada, Austraalia, Tšiili, Jaapan, Mehhiko, Singapur, Uus-Meremaa ja Ameerika Ühendriigid. Peppol EU võrgustikku kasutatakse arvete ja andmete automaatseks edastamiseks riikide vahel.
Peppol arvete saatmine ja vastuvõtmine
Peppoli e-arvete saatmine ja vastuvõtmine on lihtne. Finbite on sertifitseeritud Peppoli juurdepääsupunkt ehk e-arve operaator, kes toetab Peppol e-arvete formaati. Finbite tagab, et nii rahvusvaheliselt saadetud kui ka vastuvõetud arved vastavad Peppoli arveformaadile. Integreerides Finbite ettevõtte raamatupidamisprogrammiga, saab automaatselt suunata sissetulevad Peppol e-arved oma tarkvarasse ja saata Peppol-müügi e-arveid vaid paari klikiga.
Peppol arvete saatmise ja saamise kohta saad rohkem infot meie klienditoe abikeskusest.
E-arve kohustus Baltikumis
Eesti, Läti ja Leedu on kõik astunud saame e-arveldamise rakendamiseks ja nende kasutuse suurendamiseks, et muuta ettevõtete vahelised äriprotsessid sujumaks ning efektiivsemaks. Samas tuleb ära märkida, et kõigis kolmes riigis on lähenemine e-arvete kasutuselevõtu reguleerimisele erinev ning seetõttu erineb ka selle arveformaadi populaarsus riigiti.
E-arve kohustus Eesti
Eestis on e-arveldamine laialdaselt kasutusele võetud, kuna valitsus on selle kasutamise avaliku sektori tehingute puhul kohustuslikuks teinud. Alates 1. juulist 2019 on avalikul sektoril ja selle alla kuuluvatel ettevõtetel kohustus nõuda oma partneritelt e-arveid. See tähendab, et sellest ajast alates saab avalikule sektorile saata ainult e-arveid.
2024. aasta mais kiitis valitsus heaks seaduseelnõu, millega muudetakse Eesti raamatupidamise seadust. Muudatuse eesmärk on anda lõpuks kõigile ettevõtetele, sealhulgas erasektorile, alates 2025. aastast õigus nõuda partneritelt e-arveid. See tähendab, et lisaks avaliku sektori asutustele ja ettevõtetele, on uuest aastast ka kõigil teistel õigus nõuda arveid tasumiseks e-arve formaadis. Tasub tähele panna, et kui 2019. aastal jõustunud muudatuse puhul oli tegu kohustusega, siis alates 2025. aastast räägime õigusest e-arve formaati partneritelt küsida. See tähendab, et arve vorming ja esitamise tingimused lepitakse kokku tehingupartnerite vahel – e-arve võib vastata nii Eesti riiklikule standardile kui ka Euroopa Peppol nõuetele.
Seega uue seadusemuudatusega ei panda erasektorile täiendavaid kohustusi e-arveldamise osas. Vaatamata sellele on õigus e-arveid nõuda oluline samm antud arveformaadi populariseerimise suunas ka erasektoris.
E-arve kohustus Lätis
Alates 1. jaanuarist 2025 plaanib ka Läti rakendada eeskirju, mis muudavad e-arved kohustuslikuks B2G (Business to Government) tehingute puhul. Ehk siis Läti juurutab uuest aastast sarnase e-arve kohustuse nagu Eestis on kehtinud alates 2019. aastast – avalik sektor võtab vastu e-arveid. Läti valitsuse eesmärk on julgustada ettevõtteid võtma kasutusele digitaalseid arvete esitamise lahendusi, et vähendada arvete töötlemiseks kuluvat töö hulka ja -aega, tõsta andmete kvaliteeti ja säästa maksumaksja raha.
Alates 1. jaanuarist 2026 plaanitakse laiendada e-arve kohustust ka Läti erasektori ettevõtetele ehk B2B (Business-to-Business) tehingutele. Lätis hakkab e-arveldamise süsteem toetuma rahvusvahelisele Peppol standardile.
E-arve kohustus Leedus
Leedu on samuti võtnud kasutusele e-arve kohustuse riigihangete puhul, et moderniseerida oma finantsprotsesse ja edendada läbipaistvamat ärikeskkonda. Alates 2018. aastast on Leedu valitsus määranud, et riigihangetes osalevad ettevõtted peavad esitama arveid ostuorganisatsioonidele registrikeskuse platvormi “E. Sąskaita” kaudu. Alates 2024. aastast on ettevõtjad kohustatud esitama Leedu avalikule sektorile ka elektroonilisi e-arveid. Seda saab teha kohaliku platvormi SABIS või varem mainitud Peppol-võrgustiku kaudu, mida kasutavad ettevõtted kogu ELis. Seega on Leedu samuti loonud B2G tehingute puhul e-arvete nõude.
Rahvusvaheline e-arveldamine Finbite’iga
E-arvete esitamine on muutmas raamatupidamismaastikku kogu Euroopas. Finbite lahendused aitavad optimeerida arvete esitamise vastuvõtmise protsesse, olenemata arve formaadist. Keskkond toetab nii Eesti e-arve standardit kui ka rahvusvahelist Peppol e-arvet. Võttes kasutusele rahvusvaheliselt tunnustatud nutika lahenduse, saad olla kindel, et kõik saadetavad arved vastavad nii siseriiklikele kui ka rahvusvahelistele nõuetele. Nii oled valmis kõigiks eesootavateks seadusemuudatusteks ja täiendusteks, mis puudutavad e-arvete kohustuslikuks muutmist. Samuti pakub Finbite sissetulevate arvete digiteerimist, mille abil on võimalik ühtlustada kõik saabuvad arved ühte formaati ning automatiseerida nende edasine haldus. See toob kaasa märkimisväärse ajalise ja rahalise säästu.
Esimese e-arve saatmine on lihtne!
- Vali sobiv pakett ja loo Finbite konto
- Kasuta intuitiivset kasutajaliidest arve loomiseks, täites kõik vajalikud andmed.
- Vali saaja ja sisesta tema andmed
- Saada e-arve, mis edastatakse turvaliselt saaja süsteemi. Finbite toetab Eesti e-arve standardit ja rahvusvahelist Peppol standardit.
