Ettevõtte loomise sammud

Ettevõtte loomine on oluline otsus, mis vajab eelnevat planeerimist ja ettevalmistust, et luua kindel alus ettevõtte kasvu ja arengu toetamiseks. Selles blogipostituses selgitame, mis ajendab uut firmat looma ja millised on selle peamised sammud. Samuti anname soovitusi, kuidas korraldada raamatupidamine ja äritegevus ning tutvustame nutikaid digilahendusi, mis toetavad ettevõtte kasvu.

Miks ja millal luua oma firma?

Oma ettevõtte loomine võib tunduda hirmutav, kuid sageli oleme ise oma suurimad takistajad. Firma asutamise ajendiks võivad olla mitmekülgsed põhjused:

• Isiklik vabadus ja sõltumatus otsustada, milline on tööaeg, -koht ja -korraldus. Oma ettevõtte loomine võimaldab luua töökoha, mis sobib ettevõtja elustiiliga. Töökorralduse paindlikkus võib aidata saavutada paremat töö- ja eraelu tasakaalu, olles eriti väärtuslik neile, kes soovivad paindlikke tööaegu, et pühenduda perele või hobidele.
• Oma ideede elluviimine olukorras, kus olemasolevad lahendused turul ei vasta isiklikule nägemusele ja on soov midagi uut luua. Ettevõtte asutamine on väga hea võimalus tegeleda valdkonnaga, mille vastu tunned kirge ja milles soovid karjääri teha.
• Võimalus töötada isiklike väärtuste järgi ja teha tähendusrikast tööd enda jaoks olulises valdkonnas. Ettevõtlusega tegelemine annab vabaduse kujundada oma töö vastavalt sellele, mis inspireerib ja paneb tundma, et tehakse midagi tõeliselt väärtuslikku, olgu selleks keskkonnahoid, innovatsioon, kogukonnatöö, tervis või hoopis haridus.
• Märgatakse nõudlust mõne teenuse või toote vastu, mida praegu veel ei pakuta. Leides sellele lahenduse, võib õigel ajal turule sisenemine tuua suure konkurentsieelise.
• Ettevõtte loomise põhjuseks ei pea alati olema isiklik kirg või unistus. Ajendiks võib olla praktiline vajadus, näiteks soov teha koostööd partneritega või viia ellu suurem projekt, mis vajab juriidilist ja ametlikku alust.
• Mõnikord on uue ettevõtte loomine parim võimalus töökoha leidmisel. Kui erialaseid töökohti on vähe ning tööotsingud pole viinud tulemusteni, on ettevõtlikkuse ja julguse olemasolul võimalik luua ettevõte ja olla endale ise tööandjaks.
• Firma juhtimine pakub mitmekülgseid enesearengu võimalusi. Raamatupidamisest turunduseni – ettevõtlus on pidev isikliku kasvu ja õppimise teekond.

Need on mõned sageli levinud ettevõtte loomise ajendid. Iga firma loomise lugu võib olla erinev – mõne puhul võib see olla järkjärguline protsess, teised alustavad kiiresti ja suure hooga. 

Parim aeg oma ettevõtte alustamiseks ei ole kunagi täiesti täiuslik, kuid oluline on tegutseda siis, kui on valmisolek astuda järgmine samm. See tähendab, et olemas on selge idee, valmisolek riskida ja piisavalt usku oma visiooni. Parimal juhul on tehtud peamised ettevalmistavad sammud, turuanalüüsist finantsprognoosini, aga kõige tähtsam on teha esimene samm ja õppida teel olles. 

Ettevõtte asutamine Äriregistris

Ettevõtte registreerimine Eestis on lihtne ja kiire protsess, mida saab üldjuhul teha interneti ja digiallkirjastamise võimalusel kodust lahkumata. Eestis on uue firma loomine kiire ja lihtne tänu digilahendustele ja ettevõtlust soodustavale keskkonnale, mis muudab äriga alustamise oluliselt lihtsamaks kui paljudes teistes riikides.

Ettevõtlusvormi valimine

Ettevõtlusvormi valikul tuleb arvestada mitmeid tegureid, nagu ettevõtte suurus, tegevuse riskid, kapitali vajadus ja juhtimise struktuur. Lisaks tuleb arvestada ka tulevikuvajadustega, näiteks kas on plaanis kaasata investoreid või laiendada tegevust. 

Ettevõtlusvormid erinevad üksteisest peamiselt järgmiste tunnuste osas:

• nõutava osakapitali suurus ja sissemakse viis;
• osanike vastutuse põhimõtted, suurus ja osakaal;
• äriühingu juhtimisorganid ja otsustusprotsessid, esindusõigus;
• igapäevase tegevuse korraldamise lihtsus (nt raamatupidamine);
• äriühingu auditeerimise nõuded.

Kõige levinumad ettevõtlusvormid Eestis on osaühing (OÜ), aktsiaselts (AS) ja füüsilisest isikust ettevõtja (FIE).

Vajalikud dokumendid oma firma loomiseks

Vajalikud dokumendid oma firma loomiseks sõltuvad valitud ettevõtlusvormist.

Osaühingu asutamiseks tuleb sisestada asutajate ning loodava ühingu andmed, ärinimi, kujundada tüüppõhikiri, tasuda riigilõiv ja teha osakapitali sissemakse. Osaühingu saab registreerida elektrooniliselt e-äriregistri portaalis.

FIE-ks registreerimiseks ning täis- ja usaldusühingu asutamiseks on vaja esitada avaldus. Seda on võimalik teha samuti elektrooniliselt e-äriregistri portaalis.

Tulundusühistu ja aktsiaseltsi loomiseks tuleb pöörduda notari poole, kes kinnitab vajalikud dokumendid.

Ettevõtte loomine sissemaksega või ilma

Sõltuvalt ettevõtlusvormist on võimalik nii sissemaksega kui sissemakseta ettevõtte loomine. Minimaalne nõutav algkapital:

• osaühingul puudub,
• aktsiaseltsil 25 000 eurot,
• tulundusühistul 2500 eurot,
• FIE-l puudub,
• täisühingul puudub (sissemakse suurus määratakse ühingulepinguga),
• usaldusühingul puudub (sissemakse suurus määratakse ühingulepinguga).

1. veebruaril 2023 muudeti OÜ osakapitali nõuet. Varem pidi osaühingu osakapital olema vähemalt 2500 eurot, aga selle tasumine oli võimalik edasi lükata. Sisuliselt see tähendas, et oli võimalik luua ettevõte ilma sissemakseta. Muudatusega seoses kaotati see võimalus. Samas kaotati ka OÜ miinimumkapitali nõue, mille tulemusena on võimalik registreerida ettevõte, mille osakapital on 1 euro või 1 sent. Küll aga tasub teada, et kui OÜ osakapital on alla 2500 euro, siis kaasneb sellega osaniku isiklik vastutus ning pankroti korral on ajutisel halduril õigus nõuda osaühingu osanikult tasu ja kulutuste hüvitamist ulatuses, mis jääb osaühingu osakapitali ja 2500 euro vahele. 

Ettevõtte sissemakse võib olla rahaline või mitterahaline. Äriseadustikus on määratletud mitterahaline sissemakse järgmiselt: mitterahaliseks sissemakseks võib olla mis tahes rahaliselt hinnatav ja osaühingule üleantav asi või varaline õigus, millele on võimalik pöörata sissenõuet.

Ettevõtte registreerimise riigilõiv

Äriregistrisse kandmise ja ettevõtte registreerimise riigilõiv sõltub ettevõtlusvormist:

• osaühingu riigilõiv 200 eurot,
• aktsiaseltsi riigilõiv 200 eurot,
• tulundusühistu riigilõiv 200 eurot,
• FIE riigilõiv 20 eurot,
• täisühingu riigilõiv 20 eurot,
• usaldusühingu riigilõiv 20 eurot.

Kui registreerite ettevõtte notari abil, lisanduvad äriregistrisse kandmise riigilõivule ka notaritasud.

E-arveldajaks registreerimine

E-arvete esitamine ja vastuvõtmine on muutumas aina tavalisemaks, mistõttu on mõistlik juba ettevõtte loomisel registreerida ennast ka e-arveldajaks. Kui on plaanis hakata teenust osutama ettevõtetele, kes võtavad vastu e-arveid, siis tasub kindlasti leida lahendus e-arvete esitamiseks, sest alates 1. juulist on kõigil e-arveldajaks märgitud ettevõtetel õigus nõuda oma partneritelt e-arveid. Analüüsige raamatupidamise võimalikke mahtusid ja mõelge valiku tegemisel ka tulevikule. Eelistage e-arve teenusepakkujat, kelle teenused on paindlikud, võimaldades ettevõtte mahtude muutumisel kohandada teenuseid sobivamaks. 

E-arvete esitamiseks ja vastuvõtmiseks on peamiselt kaks võimalust. Kui Te otsustate kasutada raamatupidamisprogrammi, võite uurida e-arve operaatori liidestuse võimaluste ja tingimuste kohta. Finbite’il on olemas liidestus kõigi enimlevinud raamatupidamistarkvaradega. 

Kui Te ei kasuta raamatupidamisprogrammi, on võimalik liituda e-arve operaatori teenusepakkujaga. Uurige, millised on e-arve pakettide mahud ja hinnad ning lisateenused. Finbite’i teenusevalikus on nii tasuta pakette alustavatele väikeettevõtetele kui ka erineva lisateenuste valikuga pakette, mille seast on võimalik leida sobiva hinna ja mahuga pakett nii mikroettevõtetel kui suurtel ettevõtetel. Kui e-arve operaatoriga on teenusleping sõlmitud, saate e-äriregistris kinnitada oma e-arve vastuvõtmise teenusepakkuja. 2025. aastal jõustuvad raamatupidamise seaduse muudatused, mille tulemusena lihtsustuvad ettevõtjate võimalused end äriregistris e-arve vastuvõtjaks registreerida. 

Vajadusel käibemaksukohuslaseks registreerimine

Käibemaksukohuslasena registreerimise kohustus tekib ettevõtjal siis, kui tema maksustatav käive aasta algusest ületab 40 000 eurot. Alla 40 000 eurose aastakäibega ettevõte registreeritakse käibemaksukohuslaseks juhul, kui plaanitakse osta kallist põhivara või toorainet.

Ettevõtte käibemaksukohustuslaseks registreerimine on kõige lihtsam ja mugavam Maksu- ja Tolliameti e-keskkonnas.

Töötajate registreerimine

Tööandjal tuleb töötamise registris registreerida kõigi füüsiliste isikute töötamised hiljemalt tööleasumise hetkeks. Oma firma loomisel tuleb tutvuda tööelu puudutava seadusandlusega. Palju lisainfot leiab selleks Tööelu portaalist.

Pangakonto avamine

Uue ettevõtte loomisel tuleb avada ärikliendi pangakonto, et oleks võimalik arveldamine klientide ja koostööpartneritega. Selleks uurige erinevate pankade tingimusi ja võimalusi ning leidke enda jaoks sobiv.

Ettevõtte raamatupidamise ja äritegevuse korraldamine

Ettevõtte edukaks toimimiseks on oluline hästi korraldatud raamatupidamine, tõhus kommunikatsioon ja turundus ning õigete äritarkvarade ja protsesside kasutamine. On oluline olla põhjalik ja teha kohe alguses õiged valikud raamatupidamise, turunduse ja äriprotsesside korraldamisel, et hiljem oleks mahtude kasvamisel lihtsam tegevusi automatiseerida. Läbimõeldud eeltöö hoiab kokku nii aega kui ressursse, sest tagantjärele ümbertegemine on kulukam ja keerulisem.

Raamatupidamine

Raamatupidamise seaduse järgi on kõigil äriühingutel ja FIE-del kohustus raamatupidamist korraldada ning majandustehingud dokumenteerida ja säilitada seitsme aasta jooksul. 

Korras raamatupidamine on iga ettevõtte alustala, aidates pidada arvestust ja saada ülevaade ettevõtte varadest, kohustustest ja omakapitalist. Samuti aitab see teha andmepõhiseid ja strateegilisi otsuseid. Raamatupidaja roll on oluline ettevõtte finantside korrektsel haldamisel ja seaduslike nõuete täitmisel, mistõttu tuleb raamatupidaja valimisel teha teadlik otsus, võttes arvesse kandidaadi kvalifikatsiooni, kogemust ning valdkondlikku asjatundlikkust. Oluline on hinnata ka tema suhtlemisoskust, täpsust ning võimet hoida konfidentsiaalsust. Kuna iga ettevõtte eesmärk on kasvada, siis tasub kohe alguses panna rõhku korras raamatupidamisele ning leida raamatupidaja, kes kasutab tänapäevaseid lahendusi, et ka ettevõtja elu lihtsustada. Ka väikestele ja alustavatele ettevõtetele on mitmeid mugavaid raamatupidamisprogramme, mis toetavad e-arve liidestusi, digitaalseid kuluaruandeid jne.

Koostöös raamatupidajaga saate läbi arutada sammud, kuidas kaitsta end küberkuritegevuse ja arvepettuste eest, ning kuidas kontrollida tehingpartneritest ettevõtete tausta maksehäireregistri ja muude kontrollimeetodite abil, et vältida maksupettuste ohvriks langemist. 

Kommunikatsioon ja turundus

Tõhus kommunikatsioon ja läbimõeldud turundusstrateegia aitavad ettevõttel oma sõnumit levitada, luua kliendisuhted ja kasvatada brändi tuntust. Enne oma ettevõtte loomist tasub selgelt määratleda sihtgrupp ja probleem, mida sinu toode või teenus lahendab. Võimalusel võiks luua turunduse sisuplaan ja otsustada, millised on olulisemad turunduskanalid, kus sihtgrupp aktiivsemalt tegutseb. Järjest olulisem on digiturunduse osakaal ning autentne ja personaalne suhtlus klientidega. Kvaliteetne ja järjepidev suhtlus valitud kanalites on tõhusam kui pinnapealne kohalolu kõikjal. Pöörake tähelepanu ka tagasiside küsimisele. Regulaarne tagasiside klientidelt aitab täiustada tooteid ja teenuseid ning suurendada kliendi rahulolu. 

Turundus- ja kommunikatsioonispetsialistide kaasamise vajadus sõltub eelkõige ettevõtte suurusest, planeeritud kasvutempost ja isiklikest eelistustest. Kui loodav ettevõte on väike ning Teil on olemas põhiteadmised turundusest ning aega ja huvi selleks, võib alguses ise palju ära teha. Suurema äri või kiire kasvu korral tasub kohe kaasata turundus- ja kommunikatsioonispetsialistid, et luua tugev vundament ja vältida hilisemaid ümberkorraldusi.

Äritarkvara ja protsessid

Kaasaegsete äritarkvarade kasutamine muudab ettevõtte protsessid kiiremaks ja efektiivsemaks. Äritarkvarade valimisel tasub lähtuda pikaajalisest perspektiivist ning ettevõtte kasvuplaanidest. Eelistage lahendusi, mis on paindlikud ja mille võimalusi saab kohandada vastavalt ettevõtte arengule. 

Mõned soovitused, millele mõelda ettevõtte loomisel ja äritarkvarade valimisel:

• Olulised on süsteemide omavaheline ühilduvus ning võimalus protsesse automatiseerida.
• Sageli eelistatakse pilvepõhiseid lahendusi, mis võimaldavad interneti olemasolul paindlikku juurdepääsu igal pool ja ajal. 
• Pöörake tähelepanu andmete turvalisusele ja varundamisele.

Äritarkvarade valik on lai ning sõltub ettevõtte suurusest, tegevusvaldkonnast, konkreetsetest vajadustest ja eelarvest. Äri- ja raamatupidamistarkvarad on kasulikud igas suuruses ettevõtete jaoks. Ka alustava ettevõtja jaoks on nutikad lahendused olulised, sest vabastavad aega, mida saab suunata äri arendamisele ja käibe suurendamisele. E-arvete ja raamatupidamisprogrammide kasutamine võimaldab raamatupidajal keskenduda strateegilisematele ülesannetele, mitte igapäevasele andmesisestusele ja arvete käsitsi haldamisele. Lisaks aitavad need vältida algajatele tüüpilisi vigu maksude ja aruandluse osas ning tagada, et kõik oleks seadusega kooskõlas. Kuna alustaval ettevõttel on sageli piiratud ressursid, siis selliste digilahenduste abil saab lihtsamalt ja kuluefektiivsemalt hoida korras rahaasjad ning teha teadlikumaid otsuseid. Oma blogis oleme kirjutanud digiteerimise kasust ja võimalustest, tehisintellektist ehk AI-st ja raamatupidamisprogrammidest.

Finbite muudab raamatupidamise lihtsamaks

Ettevõtte registreerimine on lihtne – Eestis saab enamikul juhul esitada dokumendid elektrooniliselt. Et aga loodud ettevõtte saavutaks edu, on oluline iga tegevusala optimeerimine ja nutikate lahenduste kasutamine. 

Üks kriitilisi valdkondi, mis otseselt mõjutab äri toimimist, on raamatupidamine. Efektiivse raamatupidamissüsteemi abil on võimalik teha teadlikke otsuseid, säästa aega ja raha ning parandada oma konkurentsivõimet. Panustage juba ettevõtte algusjärgus jätkusuutlikele lahendustele ning nautige ettevõtte kasvades automatiseerimise võimalusi ja suuremat efektiivsust.

Finbite pakub teenuseid, mille abil saate raamatupidamisprotsessid muuta kiiremaks ja mugavamaks:

• E-arvete saatmine ja vastuvõtmine – lisaks e-arvetele toetab Finbite ka kõiki teisi arveformaate ja annab alustavale ettevõttele paindlikkuse arveldada ühest keskkonnast, kasutades nii pdf- kui e-arveid.
• Tšekkide digiteerimine – tšekkide digiteerimine aitab alustaval ettevõttel hoida aega kokku kulutšekkide menetlemise arvelt. Pole vaja viia pabertšekke raamatupidajale, vaid need saab mobiiliga üles pildistada ja otse keskkonda saata, kus need on raamatupidajale töötlemiseks mugavalt kättesaadavad koos kogu vajaliku informatsiooniga.
• E-kuluaruanded – digitaalse tšeki alusel on väga mugav vaid paari minutiga koostada kuluaruanne, et jääks maha jälg olulistest tegevustest ja raamatupidamine oleks kohe algusest peale korras. Kuna tšekk koos aruandega on raamatupidamise alusdokument, siis on hea, kui need on säilitatud digitaalselt ja pole vaja paberimajandust paralleelselt säilitada.
• E-kinnitusring.
• Digiarhiiv.
• Automaatsete meeldetuletuste saatmine.
• Arveldusprotsessidest aruannete koostamine.  

Alustage oma ettevõtte teekonda lihtsamalt ja efektiivsemalt – võtke kasutusele Finbite’i e-arve lahendus, automatiseerige arveldusprotsessid ja keskenduge ettevõtte kasvule.