Nauja išmani skaičiuoklė padeda apskaičiuoti, kiek laiko ir pinigų sutaupytumėte priimdami e-sąskaitas, skaitmenindami pdf sąskaitas faktūras ir automatizuodami sąskaitų faktūrų valdymą. Įvairiais tyrimais nustatyta, kad, naudodama skaitmenines pirkimo sąskaitas, įmonė vidutiniškai sutaupo 3 eurus ir 30 minučių su kiekviena sąskaita. Laiką sutaupo ne tik buhalteris, bet ir kiti sąskaitų administravime dalyvaujantys asmenys – klientai, vadovai, pirkimus tvirtinantys darbuotojai.
Kiek sutaupytumėte naudodami išmanųjį sąskaitų faktūrų valdymą?
Pradėkite naudotis “Finbite” sąskaitų faktūrų valdymo sprendimu dabar ir pirmuosius 3 mėnesius gaukite -30 % nuolaidą su kodu ”-30%”. Pasiūlymas galioja užklausoms atsiųstoms iki 11.02.
Kuo pagrįstas toks skaičiavimas? Suskaitmeninus visas gaunamas pdf ir popierines sąskaitas į vieną formatą, galima sutaupyti dešimtis valandų ir šimtus eurų tolesniems procesams. Kadangi visos pirkimo sąskaitos faktūros perkeliamos į mašininio skaitymo formatą, nereikia vienu metu palaikyti trijų skirtingų darbo eigų, skirtų pdf, popierinėms ir el. sąskaitoms tvarkyti.
Sąskaitų faktūrų skaitmeninimas reiškia, kad visos pdf formos sąskaitos atkeliauja į vieną elektroninio pašto adresą (skaitmeninimo pašto dėžutę). Iš ten jos keliauja į automatinį atpažinimą, kur visa sąskaitos informaciją konvertuojama į mašininio skaitomumo formatą. Iš esmės PDF sąskaita faktūra tampa elektronine sąskaita, o buhalteriui nereikia rankiniu būdu įvesti informacijos į sistemą.
Po automatinio sąskaitos faktūros įvedimo Finbite darbuotojas patikrina duomenų teisingumą, o jei viskas tvarkoje, sąskaita tampa matoma programoje. Toks roboto ir žmogaus bendradarbiavimas leidžia garantuoti 99% skaitmeninimo kokybę. Tai reiškia, kad apskaitos programinė įrangoje visada bus teisingi duomenys ir išvengiama klaidų dėl įvedimo rankiniu būdu. Dabar, kai sąskaita faktūra perkelta į mašininio skaitymo formatą, t.y. suskaitmeninta, tolimesni jos tvarkymo veiksmai gali būti patogiai automatizuoti.
- Pavyzdžiui, sąskaitų patvirtinimą prieš apmokėjimą, t.y. patvirtinimo ciklą su visais priminimais, galima padaryti automatiniu. Kadangi pdf sąskaitų faktūrų atveju tai daugiausiai laiko atimanti sąskaitų valdymo dalis, išmaniojo patvirtinimo ciklo įdiegimas taip pat duoda didžiausią laiko laimėjimą tiek buhalteriui, tiek kitiems darbuotojams.
- Tas pats automatizavimo principas galioja ir sąskaitų faktūrų eilučių registravimui, t.y. išlaidų centrų nustatymui. Visos pasikartojančios suskaitmenintos ir e-sąskaitos automatiškai registruojamos šablonų pagalba, o buhalteriui nereikia to daryti kas mėnesį rankiniu būdu.
- Ir galiausiai, kadangi visos gaunamos sąskaitos faktūros yra vieno formato, galite gauti pilną jų apžvalgą realiu laiku iš patogaus skaitmeninio archyvo. Visas pirkimo sąskaitų faktūrų administravimo procesas yra skaitmeninis, patikimas ir skaidrus.
