Latvijos e. sąskaitų prievolė: kas keičiasi 2026–2028

Latvijos 2026 m. terminas niekur nedingo. Jis tiesiog reiškia ne tai, ko daugelis bijo. Nuo 2026 m. sausio 1 d. Latvijoje registruota įmonė, išrašanti sąskaitą biudžetinei įstaigai, privalo perduoti jos struktūrizuotos e. sąskaitos duomenis Latvijos mokesčių administratoriui (VID – Valsts ieņēmumu dienests). O privaloma įmonių tarpusavio, arba B2B, e. sąskaitų apyvarta prasideda tik 2028 m. sausio 1 d., nes pradinis 2026 m. terminas buvo nukeltas.

Jei jūsų įmonė turi dukterinę bendrovę Latvijoje arba klientų iš Latvijos viešojo sektoriaus, dvi datas nesunku supainioti. Išsiaiškinkime jas taip, kad neliktų abejonių, ką tiksliai ir kada reikia padaryti.

2026 m. terminas nukeltas – bet tik B2B daliai

Žiniasklaidoje ilgai kalbėta, kad Latvija privalomas e. sąskaitas tarp įmonių įves jau nuo 2026 m. pradžios. Šis terminas iš tiesų buvo nukeltas. Seimas 2025 m. birželio 5 d. priėmė pataisą, kuri įsigaliojo 2025 m. birželio 12 d. ir kuri visų įmonių tarpusavio privalomą e. sąskaitų apyvartą perkėlė iš 2026 m. pradžios į 2028 m. pradžią.

Šis nukėlimas liečia tik B2B segmentą. Viešojo sektoriaus sąskaitų srauto jis nepalietė. Ten 2026 m. terminas išliko, tik su visai kitokiu turiniu. Verta įsidėmėti paprastą schemą: 2026 = viešasis sektorius + duomenų teikimas VID, 2028 = visos įmonių tarpusavio sąskaitos.

Kas galioja nuo 2026 m. sausio 1 d.?

Pirmas etapas: struktūrizuota e. sąskaita nuo 2025 m.

Latvija struktūrizuotą e. sąskaitą įvedė palaipsniui. Nuo 2025 m. sausio 1 d. Latvijoje registruota įmonė jau turėjo išrašyti struktūrizuotą e. sąskaitą už tai, ką sumoka biudžetinė įstaiga (valstybės ir savivaldybių institucijos). Tai apėmė B2G (iš įmonės institucijai), G2B (iš institucijos įmonei) ir G2G (iš institucijos institucijai) sandorius.

Antra prievolė: duomenys VID nuo 2026 m.

Nuo 2026 m. sausio 1 d. prisidėjo antra prievolė: tuose pačiuose viešojo sektoriaus sandoriuose e. sąskaitos duomenis reikia perduoti ir VID. VID patvirtina, kad e. sąskaitos duomenų teikimas privalomas būtent G2G, B2G ir G2B segmentuose – sandoriuose tarp valstybės ir Latvijoje registruotų įmonių.

Naujesnėms sutartims, sudarytoms su biudžetine įstaiga iki 2024 m. gruodžio 31 d., galiojo pereinamasis laikotarpis, pasibaigęs ne vėliau kaip 2026 m. sausio 1 d.. Kas tuomet dar galėjo siųsti PDF, dabar jau turi būti perėjęs prie struktūrizuotos e. sąskaitos.

Kas keičiasi 2028 m. sausio 1 d.?

Čia laukia didelis žingsnis. Nuo 2028 m. sausio 1 d. sąskaita, kurią viena įmonė išrašo apmokėti kitai Latvijoje registruotai įmonei, turi būti parengta kaip struktūrizuota e. sąskaita, o jos duomenys perduoti VID. Tai visą Latvijos vidaus rinką liečianti B2B prievolė.

Prievolę įjungia registracija, ne PVM statusas

Prievolę įjungia registracija šalies viduje. Buhalterinės apskaitos įstatymas (Grāmatvedības likums) kalba apie sąskaitą, išrašomą kitai Latvijos Respublikoje registruotai įmonei. Lemiama tad ne tai, ar esate PVM mokėtojas.

Čia daugelis klysta. VID pabrėžia, kad Latvijos B2B segmentas apima visas įmones, įskaitant ir tas, kurios nėra PVM mokėtojos. Niekas nepriklauso nuo apyvartos ar registracijos ribos. Jei esate Latvijoje registruotas ūkinės veiklos vykdytojas, 2028 m. prievolė galios ir jums.

Kokioms sąskaitoms prievolė negalioja

Buhalterinės apskaitos įstatymas išvardija ribotas išimtis. E. sąskaita neprivaloma įforminti sandorių, kuriems dokumentas rengiamas pagal kasos aparato taisykles, taip pat tam tikrų nacionalinės sveikatos tarnybos ir užimtumo tarnybos sistemose kuriamų sąskaitų bei saugumo ir teisėsaugos institucijų vidinių elektroninių dokumentų. Įprastai prekes ir paslaugas parduodančiai įmonei šios išimtys dažniausiai negalioja.

XML e. sąskaita – ne gražiau pavadintas PDF

Struktūrizuota e. sąskaita nėra PDF, kurio pavadinime įrašyta „e. sąskaita“. Tai kompiuterio skaitomas duomenų failas, kurį gavėjo sistema moka apdoroti automatiškai. Pagal reglamentą Nr. 749 XML (Extensible Markup Language – struktūrizuotų duomenų formatas) struktūra turi atitikti UBL 2.1 ir Peppol BIS Billing 3.0 CIUS specifikaciją. Iš esmės visa Latvijos e. sąskaita remiasi Europos standartu EN 16931, kuris aprašo pagrindinių e. sąskaitos elementų duomenų modelį.

PDF čia vis tiek turi vietą – bet kaip žmogui skaitoma kopija, o ne pirminė sąskaita. Kai e. sąskaitą rengiate per latvija.gov.lv portalo e. adresą, susikuria du failai iš karto: XML kaip struktūrizuota e. sąskaita ir PDF kaip žmogui skaitoma forma. Duomenų srautas keliauja XML formatu; PDF yra šalia, kad būtų galima perskaityti.

Sąskaitos siuntimas ir duomenų teikimas VID yra du skirtingi dalykai

Tai dažniausiai neteisingai suprantama dalis. Sąskaitos išsiuntimas partneriui ir sąskaitos duomenų perdavimas VID yra du atskiri veiksmai, o Latvija nė vienam iš jų nereikalauja vieno vienintelio techninio kanalo.

„Peppol“ nėra vienintelis kanalas

„Peppol“ yra vienas leidžiamų techninių kelių, o ne vienintelis teisėtas kanalas. Reglamentas Nr. 749 leidžia šalims naudoti oficialų e. adresą, operatoriaus (paslaugų teikėjo) kanalą arba kitą kanalą: tarpsisteminę integraciją, el. paštą ar kitą tarpusavyje sutartą elektroninį kanalą. Kurį pasirinkti, šalys sprendžia pačios.

Duomenis VID pateikiate per penkias darbo dienas

Duomenų teikimas VID nevyksta realiuoju laiku. Kiekviena e. sąskaita VID turi būti pateikta vieną kartą, ne vėliau kaip per penkias darbo dienas nuo jos išsiuntimo dienos. Tai reiškia, kad tai ne pardavimo momentu vykstanti tiesioginė kontrolė, o per kelias dienas įvykdoma ataskaitų prievolė.

Jei atsiskaitymui naudojamas oficialus e. adresas, dalį darbo sistema atlieka pati: e. adreso informacinė sistema e. sąskaitos pranešimą ir jos duomenis VID perduoda automatiškai. Kas nori, B2B e. sąskaitas VID gali savanoriškai teikti ir anksčiau: per integruotą operatoriaus kanalą, EDS (elektroninio deklaravimo sistemos) API arba EDS XML įkėlimu nuo 2026 m. sausio 1 d..

Kas nutinka įvykus sistemos gedimui

Reglamente aprašyta ir tai, kas nutinka įvykus sutrikimui. Jei įmonė ar operatorius dėl sistemos gedimo negali laiku pateikti sąskaitos, apie tai reikia pranešti EDS ne vėliau kaip kitą darbo dieną po termino ir sąskaitą pateikti per tris darbo dienas pašalinus gedimą. Kitais vėlavimo atvejais taip pat reikia pranešti EDS ir sąskaitas pateikti per 30 kalendorinių dienų nuo priežasties nustatymo.

Kam prievolė kol kas negalioja?

B2C ir užsienio įmonės

Su fiziniais asmenimis vykdomos B2C sąskaitos į privalomos struktūrizuotos e. sąskaitos apyvartą nepatenka. Fiziniam asmeniui sąskaitą galima išrašyti įprasta forma, nors struktūrizuotą e. sąskaitą naudoti galima, jei yra ir žmogui skaitoma versija.

Užsienio įmonių 2026 m. taisyklė neįpareigoja. VID patvirtina, kad užsienyje registruota įmonė neturi prievolės teikti B2G, G2B ar G2G e. sąskaitų VID, o tarpvalstybinė e. sąskaitų apyvarta šiuo metu planuojama nuo 2030 m., tačiau tai dar ne galiojanti prievolė, o planas. Jei jūsų Estijos įmonė išrašo sąskaitą Latvijos valstybės institucijai, prievolė teikti duomenis VID jums šiuo metu negalioja. O jei turite Latvijoje registruotą dukterinę bendrovę, jai galioja Latvijos vidaus taisyklė kaip ir bet kuriai vietos įmonei.

Ko e. sąskaita nekeičia

Svarbu ir tai, ko e. sąskaita nekeičia. E. sąskaitos įvedimas nekeičia PVM sąskaitos faktūros reikalavimų nei iki šiol galiojusios PVM deklaravimo tvarkos. PVM ir toliau skaičiuojamas bei deklaruojamas taip pat, kaip iki šiol.

Kokios sankcijos numatytos

Dėl pažeidimų pasekmių verta žinoti, kad Latvijoje atskiros „e. sąskaitos baudos“ nėra. Buhalterinės apskaitos įstatymas už pirminių dokumentų rengimo, registravimo ir naudojimo tvarkos pažeidimą numato įspėjimą arba baudą iki 86 baudos vienetų. Vienas baudos vienetas yra 5 EUR, tad įstatyme numatyta viršutinė riba – 430 EUR. Tai bendra pirminio dokumento sankcija, o ne būtent e. sąskaitai skirta bausmė.

Praktinis pasiruošimas 2026–2028

Laiko rėmai suteikia atokvėpio, bet ne begalinio. Protingas pasiruošimas skyla į kelis aiškius žingsnius:

• Susižymėkite sąskaitų srautus. Peržiūrėkite, kam išrašote sąskaitas ir iš ko jas gaunate. Atskirkite biudžetines įstaigas, Latvijoje registruotas įmones, užsienio partnerius ir fizinius asmenis. Būtent šis suskirstymas nulemia, kas ir kada jums galioja.
• Viešojo sektoriaus klientus atpažinkite jau šiandien. Jei tarp jūsų klientų yra Latvijos biudžetinių įstaigų, struktūrizuota e. sąskaita ir duomenų teikimas VID jums galioja jau dabar, o ne 2028 m.
• Išbandykite XML išvestį ir teikimą VID. Patikrinkite, ar jūsų buhalterinė ar verslo valdymo programa moka parengti UBL 2.1 ir Peppol BIS Billing 3.0 CIUS atitinkantį XML ir perduoti sąskaitos duomenis VID. Savanoriškas teikimas atviras nuo 2026 m., tad jį galima naudoti bandymui.
• Su partneriais susitarkite dėl kanalų. Kadangi kanalo pasirinkimą sprendžia pačios šalys, dėl e. adreso, operatoriaus ar integracijos susitarimus verta padaryti anksti, o ne 2027 m. pabaigoje.
• Užsirašykite veiksmus sutrikimo atveju. Nurodykite, kas praneša VID apie sistemos gedimą ir per kokį terminą sąskaita pateikiama pašalinus gedimą. Reglamento Nr. 749 tvarka aiški, bet atsakomybė turi gulėti ant kažkieno stalo.

Latvija prie e. sąskaitos pereina etapais, ir kiekvienas etapas liečia kitą įmonių ratą. Jei žinote, ar jūsų klientas yra biudžetinė įstaiga, Latvijoje registruota įmonė, ar užsienio partneris, žinosite ir kurį terminą taikyti sau.