Daugelis įmonių metų pabaigą laiko gruodžio problema. Tik gruodį taisyti jau nebėra ką – telieka perdirbti visa, kas susikaupė, o sprendimas nukeliamas kitiems metams. Ir, atvirai kalbant, pernai buvo lygiai taip pat.
Tikrasis spaudimas dažnai prasideda ketvirtąjį ketvirtį, kai vienu metu susiduria dvi problemos. Pirmiausia, išauga pirkimo sąskaitų srautas. Metų pabaigoje įmonės aktyviau įgyvendina suplanuotus biudžetus, IT ir rinkodaros komandos įsigyja paslaugas bei įrangą, tiekimas ruošiasi artėjančiam laikotarpiui, o metų pabaigos renginiai ir klientų dovanos papildo dokumentų srautą.
Tuo pat metu mažėja žmonių, galinčių šias sąskaitas patvirtinti, prieinamumas. Artėjant šventėms darbuotojai pradeda atostogauti, o sąskaitų tvirtinimas dažnai priklauso nuo konkrečių atsakingų žmonių – jų negalima tiesiog perduoti bet kuriam kolegai. Rezultatas paprastas: sąskaitų ir dokumentų daugėja būtent tada, kai jų apdorojimo pajėgumas mažėja. Sąskaita, kuri lieka nepatvirtinta ar neapdorota prieš darbuotojui išeinant atostogų, gali nusikelti į kitus metus ir apsunkinti metų uždarymą.
Būtent todėl metų pabaigoje ypač svarbu turėti aiškų ir kuo labiau automatizuotą sąskaitų gavimo, tvirtinimo ir apdorojimo procesą.
Ką sutvarkyti dabar, kol dar yra laiko
Sąskaitos turi patekti į centralizuotą vietą, o ne į asmenines pašto dėžutes. Sąskaita, gulinti kolegos asmeniniame el. pašte, yra nematoma. Niekas nežino, kad ji egzistuoja, kol nepaskambina tiekėjas – o tada ji jau vėluoja, nepatvirtinta ir galimai pateks į ne tą laikotarpį.
Tai vienas svarbiausių žingsnių, nuo kurio priklauso tolesnis proceso automatizavimas. Patvirtinimo ciklas, automatinis sąskaitų priskyrimas ir perdavimas į apskaitos programą tampa gerokai paprastesni, kai sąskaitos duomenys yra suskaitmeninti ir lengvai apdorojami sistemose.
→ Skaitmenizavimas paverčia PDF ir popierines sąskaitas struktūrizuotais duomenimis su 99 % kokybės garantija. Tiekėjų, kurie dar nesiunčia e. sąskaitų, dokumentai taip pat gali patekti į tą patį automatizuotą srautą. Praktikoje tai reiškia, kad kiekviena pirkimo sąskaita – e. sąskaita, „Peppol“, el. paštu gautas PDF ar popierinis dokumentas – gali būti apdorojama vienoje vietoje, o buhalteriui nebereikia sąskaitų duomenų suvesti rankiniu būdu.
→ Tiekėjams už Lietuvos ribų Peppol yra būdas gauti jų sąskaitas struktūrizuotais duomenimis, o ne el. laiško priedu. „Finbite“ jau daugiau nei dešimtmetį veikianti kaip e. sąskaitų operatorius Baltijos šalyse, prijungia jus prie „Peppol“ tinklo, todėl jums nebereikia kurti ir prižiūrėti savo prieigos taško.
Pavaduotojus tvirtinimui paskirkite prieš atostogas, o ne po jų. Pavaduotoją turėtų nurodyti pats tvirtintojas, kol dar yra darbo vietoje. Taip kontrolė išlieka nepažeista – teisingas žmogus pats nusprendė, kam perduoda savo įgaliojimus. Jei tai daroma jau jam išvykus, finansų skyrius improvizuoja su svetimomis tvirtinimo teisėmis pačią įtempčiausią metų savaitę.
→ Skaitmeninis patvirtinimo ciklas leidžia tvirtinti sąskaitas iš bet kurio įrenginio, todėl būti ne biure nereiškia iškristi iš proceso. Atostogaujantys ar laikinai nepasiekiami darbuotojai gali paskirti pavaduojantį asmenį. Taip pat galima nustatyti tvirtinimo sumos limitus ir bet kada patikrinti, kas ir kada ką patvirtino.
Pasikartojančių tiekėjų sąskaitos turi būti priskiriamos automatiškai. Nuoma, ryšio paslaugos, programinės įrangos prenumeratos, valymo paslaugos – sąskaitos ir dimensijos kas mėnesį tos pačios, o pildyti jas ranka gruodį reiškia švaistyti to vieno žmogaus laiką, kurio tuo metu labiausiai reikia. Taigi, mažiau rutinos – daugiau laiko darbams, kuriems iš tiesų reikia žmogaus dėmesio
→ Finbite siūlo du būdus. Priskyrimo šablonai leidžia iš anksto nustatyti sąskaitas ir dimensijas pagal tiekėją arba kategoriją. O naujas automatinis sąskaitų priskyrimas eilutėse šablono apskritai nereikalauja – sistema mokosi iš to, kaip anksčiau priskyrėte to paties tiekėjo sąskaitas, ir pati užpildo sąskaitų bei dimensijų laukus eilutė po eilutės, atpažindama eilutes pagal aprašymą, o ne pagal jų vietą sąskaitoje. Jau sukurti šablonai lieka galioti ir nėra perrašomi. Funkcija veikia Standard ir Premium paketuose, o įjungiama vienu varnelės paspaudimu pirkimo sąskaitų nustatymuose.
Nustatykite vidinį išlaidų ataskaitų pateikimo terminą. Darbuotojai kaupia kvitus ir pateikia juos visus sausį – taip išlaidos nukeliauja į ne tą laikotarpį, ir darbo krūvis susidaro pačiu netinkamiausiu metu. Nurodykite datą, praneškite apie ją iš anksto ir padarykite pateikimą pakankamai paprastą. Kad data būtų reali – kvitą nufotografuoti iš karto, o ne laikyti dėžutėje iki termino.
→ Su Finbite programėle darbuotojas nufotografuoja kvitą iš karto jį gavęs ir iš jo sudaro išlaidų ataskaitą. Ataskaita keliauja buhalteriui ir vadovui patvirtinti prieš kompensavimą, o visi dokumentai lieka skaitmeniniame archyve.
Padarykite neapdorotų dokumentų srautą matomą žmogui, kuris gali imtis veiksmų. Ne tik skaičių sąrašu ataskaitoje, kurios niekas neatidaro. Svarbu matyti, kurios sąskaitos įstrigo, kiek laiko jos laukia ir kieno veiksmo trūksta – o priminimai neturėtų priklausyti nuo to, ar kažkas prisiminė juos išsiųsti.
→ Kiekviena patvirtinimo laukianti sąskaita matoma sistemoje, o automatiniai priminimai iškeliauja tiems, kurie dar nepatvirtino sąskaitos ar išlaidų ataskaitos. Ataskaitos apie pirkimo sąskaitas, tvirtintojus ir atstovavimo teises parodo visą vaizdą, kur viskas stringa.
Pasitikrinkite ir pardavimo pusę – ko iš jūsų tikisi klientai. Jei kuris nors iš jų perėjo prie e. sąskaitų arba pakeitė priimamą formatą, gruodis yra blogas mėnuo tai sužinoti.
→ Pardavimo sąskaitas galima išsiųsti tokiu formatu, kokio tikisi gavėjas – e. sąskaita, Peppol, PDF ar popierinė – iš vienos vietos.
O kaip su e. sąskaitų reikalavimais?
Lietuvoje B2B e. sąskaitos kol kas neprivalomos. Viešajam sektoriui sąskaitos elektroniniu būdu teikiamos nuo 2017 m. liepos 1 d., o nuo 2024 m. liepos 1 d. – per SABIS platformą, pakeitusią E. sąskaitą. Privalomos vidaus B2B e. sąskaitų sistemos klausimas svarstomas, tačiau įstatymo dar nėra ir datos nepatvirtintos. Kol kas tai stebėjimo, o ne planavimo klausimas.
Aiški data yra 2030 m. liepos 1 d. Nuo jos pagal ViDA tarpvalstybiniams B2B sandoriams ES taikomi skaitmeninės atskaitomybės reikalavimai, o jų pagrindas – struktūrizuota e. sąskaita. Jei perkate iš PVM mokėtojų kitose valstybėse narėse arba jiems parduodate, tai liečia jus. Konkretaus perdavimo tinklo ViDA neįvardija – Peppol nėra privalomas.
Praktinė išvada tokia pati kaip ir visame šiame sąraše: skubiai pirkti nieko nereikia, bet gebėjimas gauti ir siųsti mašininiu būdu skaitomas sąskaitas apsimoka jau dabar. Metų pabaigos krūvis yra būtent ta vieta, kur jo trūkumas pasimato pirmiausia.
Kodėl dabar, o ne gruodį
Kiekvienas iš šių darbų trunka popietę. Nė vieno iš jų neįmanoma padaryti skubant. Sąskaitų priskyrimui sutvarkyti reikia, kad kažkas pagalvotų, kurie tiekėjai iš tikrųjų pasikartoja. Pavaduotojams paskirti reikia pokalbio su kiekvienu tvirtintoju. Išlaidų ataskaitų terminas veikia tik tada, jei žmonės apie jį sužino iš anksto. Kuo anksčiau susitvarkysite procesus, tuo sklandesnis bus gruodis. Jei šiuos darbus atidėsite iki metų pabaigos, tikriausiai, gruodį vienu metu teks rūpintis ir kasdieniais procesais, ir metų uždarymu.
Kuo padeda Finbite
Finbite sujungia pirkimo sąskaitas, tvirtinimą, sąskaitų priskyrimą ir išlaidų ataskaitas į vieną aplinką. E. sąskaitos ir suskaitmenintos PDF sąskaitos atkeliauja automatiškai, tvirtinimas vyksta el. paštu arba telefone, todėl niekam nereikia sėdėti prie darbo stalo, o apdorotos sąskaitos keliauja tiesiai į apskaitos programą per integracijas. Kiekviena sąskaita sutaupo iki 30 minučių ir 3 €.
Finbite naudoja daugiau nei 5 000 įmonių Estijoje, Latvijoje ir Lietuvoje. Išbandykite sistemos pristatymą arba užsisakykite konsultaciją.
