Jei kas mėnesį gaunate sąskaitas faktūras iš to paties tiekėjo, jų kontavimas tampa pasikartojančiu ir varginančiu darbu. Panašios eilutės, tos pačios buhalterinės sąskaitos ir dimensijos. Keičiasi tik mėnuo.
Dabar šį darbą už jus atliks Finbite!
Į sistemą įdiegėme automatinio kontavimo (Smart Accounting) funkciją. Ji peržiūri, kaip anksčiau kontavote to paties tiekėjo sąskaitas faktūras, ir naujoje pirkimo sąskaitoje faktūroje pati užpildo buhalterinės sąskaitos ir dimensijų laukus – kiekvienai eilutei atskirai.
Pirkimo sąskaitų faktūrų kontavimo funkcija prieinama visiems Standard ir Premium paketų naudotojams. Jei norite pakeisti paketą, parašykite mūsų pardavimų komandai adresu sales.lt@finbite.eu
Ką reiškia pirkimo sąskaitos faktūros kontavimas?
Trumpai tariant, kontuojant pirkimo sąskaitos faktūros eilutėms priskiriama buhalterinė sąskaita ir dimensijos dar Finbite sistemoje, prieš sąskaitai faktūrai patenkant į apskaitos programą. Taip sąskaita faktūra į ERP atkeliauja jau paruošta!
Iki šiol tam buvo du būdai: kiekvieną sąskaitą faktūrą peržiūrėti rankiniu būdu arba tiekėjui susikurti atskirą šabloną. Automatiniam kontavimui nereikia nė vieno iš jų, nes sistema pati mokosi iš jūsų ankstesnių sąskaitų faktūrų.
Kaip tai veikia?
Eilutės atpažįstamos pagal aprašymą. Sistema žiūri į tai, kas eilutėje parašyta, o ne į eilutės numerį. Todėl ji supranta, kad „Ryšio paslaugos – gegužė“ ir „Ryšio paslaugos – birželis“ yra ta pati paslauga, net jei šios eilutės sąskaitoje faktūroje yra skirtingose vietose.
Kiekvienas tiekėjas vertinamas atskirai. Sistema analizuoja tik to paties tiekėjo ankstesnes sąskaitas faktūras ir tik konkretaus pirkėjo kontekste. Vieno tiekėjo logika kitam neperkeliama.
Ne visos eilutės būtinai bus užpildytos. Jei sąskaitoje faktūroje yra trys eilutės, sistema gali užpildyti dvi, o trečią palikti tuščią. Tai nėra klaida. Tiesiog tai eilutei ji istorijoje nerado atitikmens.
Sistema mokosi nuolat. Pataisote pasiūlytą buhalterinę sąskaitą ar dimensiją, ir kitą kartą sistema pasiūlys teisingą variantą.
Iš karto matote, ką užpildė sistema. Automatiškai užpildyti buhalterinės sąskaitos ir dimensijų laukai sąskaitoje faktūroje paryškinti kita fono spalva.
Į ką verta atkreipti dėmesį?
Jei tiekėjui Finbite sistemoje jau esate nustatę automatinio kontavimo šabloną, jis ir toliau galios. Tokiai sąskaitai faktūrai automatinis kontavimas nebus taikomas ir šablono duomenų neperrašys.
Įjungus funkciją, iš sąskaitos faktūros dingsta mygtukas „Taikyti šabloną“. Jo nebereikia, nes sistema kontuoti mokosi pati.
Kaip įjungti automatinį kontavimą?
- Atidarykite Nustatymai > Sąskaitų faktūrų nustatymai > Pirkimo sąskaitų faktūrų nustatymai
- Raskite skiltį Apskaita
- Pažymėkite parinktį Patobulintas automatinis apskaitos priskyrimas pagal sąskaitos eilutes
Išsamią instrukciją žingsnis po žingsnio su visomis nustatymų detalėmis rasite mūsų naudotojo vadove. Jei vis dėlto kiltų klausimų, susisiekite su mūsų klientų aptarnavimo komanda.
