Baltijā valsts iestādes jau gadu desmitiem ievieš bezpapīra sistēmas. Piemēram, 99% Igaunijas administratīvo pakalpojumu ir digitalizēti.
Šajā rakstā:
Tā kā tradicionālo papīra sistēmu nepietiekamības kļūst arvien acīmredzamākas, arī daudzi mazie uzņēmumi sāk apzināties bezpapīra risinājumu priekšrocības.
Bet ko īsti nozīmē pāreja uz bezpapīra sistēmu?
Šajā visaptverošajā ceļvedī mēs aplūkosim būtiskākos aspektus, kas saistīti ar mazo uzņēmumu pāreju uz bezpapīra sistēmu, apskatīsim dažādus digitālos risinājumus un izskaidrosim, kā Finbite bezpapīra rēķinu programmatūra var mainīt jūsu rēķinu apstrādes procesus.
Kas ir bezpapīra uzņēmums?
Bezpapīra uzņēmums ir digitalizējis savas darbības, lai novērstu vai būtiski samazinātu atkarību no papīra dokumentiem. Pāreja uz bezpapīra sistēmu ietver būtiskas izmaiņas datu pārvaldībā, darbplūsmās un klientu apkalpošanā. Bezpapīra uzņēmumu sistēmas digitalizē visu – sākot no rēķinu izrakstīšanas un grāmatvedības līdz komunikācijai un klientu apkalpošanai.
Tomēr pāreja uz bezpapīra sistēmu nenozīmē tikai digitālu dokumentu izmantošanu. Pat digitāli dokumenti, piemēram, PDF rēķini, var būt neefektīvi. Tāpēc bezpapīra darbība nozīmē arī efektīvu procesu ieviešanu. Piemēram, izmantojot mašīnlasāmus rēķinus, lai nodrošinātu raitu izdevumu plūsmu un apstiprināšanu.
Papīra sistēmu trūkumi
Sistēmas, kas balstās uz papīra dokumentiem, maziem uzņēmumiem rada daudz izaicinājumu, un daži no visbiežāk sastopamajiem ir:
- Neefektivitāte. Papīra dokumentos balstītas sistēmas ir daudzējādi neefektīvas. Viena papīra dokumenta saņemšana, kopēšana un iegrāmatošana aizņem aptuveni 10 minūtes. Manuāla datu ievade ir saistīta ar kļūdām. Turklāt papīra čeku vākšana un fiziska iesniegšana grāmatvedībai ir garlaicīgs un darbiniekiem laikietilpīgs process.
- Izmaksas. Papīrs, drukāšanas iekārtas un fiziska dokumentu uzglabāšana ir dārga. Papīra dokumentos balstīti procesi arī aizņem laiku, kā rezultātā pieaug darbaspēka izmaksas.
- Pazušanas/sabojāšanās risks. Papīra dokumentus var viegli pazaudēt vai sabojāt, kas var radīt problēmas, norēķinoties ar piegādātājiem vai maksājot nodokļus.
- Uzglabāšana. Fiziska uzglabāšana (piemēram, dokumentu skapji) birojā aizņem vietu. Papīra dokumentu organizēšana un vēlāka atrašana aizņem daudz laika.
- Rūpes par vidi. Papīra dokumentos balstītas sistēmas ir videi nedraudzīgas. Piemēram, Zviedrijā katru gadu tiek nocirsti 60 000 koki, lai saražotu papīra čekus.
- Drošība. Ar papīra dokumentiem ir saistīts augstāks apdraudējuma risks. Turklāt papīra rēķini ir vairāk pakļauti krāpniecības riskiem, nekā e-rēķini.
Bezpapīra sistēmu priekšrocības
Efektivitāte
Viena no galvenajām priekšrocībām, pārejot uz bezpapīra sistēmu, ir paaugstināta efektivitāte. Aizstājot papīra (vai PDF) dokumentus ar mašīnlasāmiem dokumentiem, darbiniekiem vairs nav jāvelta laiks, lai papīra dokumentus drukātu, arhivētu un meklētu, jo viss process notiek digitāli.
Digitālie rīki spēj automātiski noteikt un iegūt informāciju no mašīnlasāmiem dokumentiem, līdz ar to dati nav jāievada manuāli. Izmantojot Finbite, darbinieki var vienkārši saglabāt un atrast rēķinus digitālā arhīvā. Finbite var integrēt arī ar citām programmām, kas nodrošina netraucētu datu apmaiņu starp sistēmām.
Izmaksu ietaupījums
Bezpapīra sistēmas mazajiem uzņēmumiem var būtiski samazināt izdevumus. Pirmkārt, jau papīra izmaksas vien var veidot būtisku uzņēmuma izdevumu daļu. Pētījums liecina, ka darbinieks birojā, kur tiek lietoti papīra dokumenti, vidēji izmanto aptuveni 10 000 papīra lapas gadā.
Pārejot uz bezpapīra biroja risinājumiem, mazais uzņēmums var būtiski ietaupīt darbaspēka izmaksas. Piemēram, izmantojot mašīnlasāmus rēķinus, darbiniekiem vairāk nav jāmeklē PDF rēķini e-pastos vai manuāli jānodod papīra rēķini grāmatvedībai apstiprināšanai. Tā vietā apmainīšanās ar rēķiniem un to apstiprināšana notiek caur efektīvu automatizētu darbplūsmu.
Pāreja uz bezpapīra sistēmu var arī samazināt izmaksas nodokļu deklarāciju iesniegšanas periodā vai auditu laikā. Ja tiek lietoti papīra dokumenti, auditoriem jānāk uz biroju un jāmeklējas caur papīra kaudzēm. Savukārt, ja tiek izmantota, piemēram, Finbite platforma, uzņēmums var auditoriem sniegt pieeju savam digitālajam arhīvam, kas sniedz skaidru visu rēķinu pārskatu.
Drošība
Digitālās uzglabāšanas risinājumi piedāvā uzlabotas drošības funkcijas, piemēram, šifrēšanu un piekļuves kontroles, lai aizsargātu sensitīvus finanšu datus. Dokumentu glabāšana digitālā formātā arī novērš to pazušanas vai sabojāšanas risku.
Digitālie risinājumi, piemēram, Peppol e-rēķini, uzlabo drošību. Peppol ir drošs tīkls, kas ļauj uzņēmumiem starptautiski apmainīties ar elektroniskiem, mašīnlasāmiem dokumentiem. Lai nodrošinātu augstu drošības līmeni, Peppol tīkls izmanto šifrēšanas protokolus un sertificētus piekļuves punktus, piemēram, Finbite.
Vide
Papīra ražošana prasa ievērojamu resursu apjomu, savukārt papīra dokumenti rada milzīgu atkritumu daudzumu. Tādēļ, vienkārši pārejot no papīra rēķiniem uz e-rēķiniem, uzņēmumi var būtiski samazināt savu oglekļa pēdas nospiedumu.
Saskaņā ar pētījumu, aizstājot vienu miljonu papīra rēķinu ar elektroniskiem rēķiniem, var ietaupīt 18.9 tonnas CO2. Tas ir līdzvērtīgs vairāk nekā 9000 litriem benzīna, ko patērē automašīna ar benzīna dzinēju.
Digitālie risinājumi bezpapīra uzņēmumiem
Digitālie arhīvi
Digitālie arhīvi ir būtisks rīks uzņēmumiem, kas vēlas pāriet uz bezpapīra sistēmu. Izmantojot mašīnlasāmus, nevis papīra vai PDF dokumentus, digitālā arhivēšana novērš nepieciešamību manuāli arhivēt, organizēt un meklēt dokumentus. Tādējādi uzņēmumi ietaupa gan laiku, gan naudu. Digitālie arhīvi ietver arī tādas funkcijas kā audita izsekojamību un drošas pieejas kontroles, kas nodrošina finanšu dokumentu integritāti un konfidencialitāti.
Ar Finbite digitālo arhīvu darbinieki var vienkārši piekļūt digitālajiem dokumentiem, pat strādājot ārpus biroja. Visi arhivētie dokumenti tiek dublēti un droši uzglabāti Finbite datubāzē, nodrošinot, ka neviens dokuments netiek pazaudēts, vienlaikus atbrīvojot vērtīgas biroja telpas.
Dokumentu skenēšanas tehnoloģija
Optiskā rakstzīmju atpazīšana (OCR) ir plaši izmantota tehnoloģija, kas pārvērš teksta attēlu mašīnlasāmā teksta formātā. Šī dokumentu skenēšanas tehnoloģija atvieglo pāreju no papīra vai PDF dokumentiem uz mašīnlasāmiem dokumentiem.
Piemēram, Finbite čeku skenēšanas lietotne izmanto OCR tehnoloģiju, lai automātiski atpazītu un iegūtu informāciju no papīra čekiem. Darbinieki var vienkārši nofotografēt savus papīra čekus, un lietotne konvertē tos digitālā formātā. Pēc tam, lai apstiprinātu to pareizību, digitizētos čekus pārbauda digitalizētājs. Kad čeki ir digitizēti, tos vairāk nav nepieciešams uzglabāt papīra formātā.
Bezpapīra izdevumu apstiprināšana
Izmantojot Finbite digitālo apstiprināšanas ciklu, darbinieki var nekavējoties grāmatvedībai iesniegt mašīnlasāmus izdevumu pārskatus. Grāmatvedība var vienkārši apskatīt izdevumu pārskatu un apstiprināt to ar vienu klikšķi. Vairāk nav jāmeklē caur neskaitāmiem e-pastiem, lai atrastu PDF rēķinus.
Šī bezpapīra rēķinu apstiprināšanas sistēma vienkāršo izdevumu apstiprināšanu. Tā ļauj darbiniekiem iesniegt izdevumu pārskatus, atrodoties ārpus biroja, un novērš turpu-šurpu saziņu ar grāmatvedību, lai saņemtu apstiprinājumu.
E-rēķini
Ar Finbite e-rēķinu risinājumiem uzņēmumi var izveidot, sūtīt un saņemt e-rēķinus jebkādā formātā. E-rēķini ir mašīnlasāmi, un tos nekavējoties atpazīst saņēmēja grāmatvedības sistēma, līdz ar to dati nav jāievada manuāli.
Finbite arī piedāvā Peppol e-rēķinus, lai atvieglotu pārrobežu darījumus. Peppol e-rēķini atbilst vairāk nekā 60 valstu tiesiskajām un nodokļu prasībām, tādēļ tas ir lielisks risinājums starptautiskiem darījumiem. Turklāt Peppol izmanto uzlabotus drošības protokolus un identifikācijas prasības, lai novērstu krāpnieciskus rēķinus, kas ir izplatīta problēma saistībā ar papīra rēķiniem.
E-paraksta risinājumi
E-paraksta risinājumi ļauj uzņēmumiem elektroniski parakstīt juridiski saistošus dokumentus. Eiropas Savienībā visiem e-parakstiem jāatbilst eIDAS prasībām, lai tie tiktu juridiski atzīti. Daži no Baltijā populārākajiem e-parakstu risinājumiem ir:
- DocuSign: DocuSign ir plaši izmantots e-paraksta risinājums, kas piedāvā dokumentu izsekošanu, vairāku pušu parakstīšanas iespēju un integrāciju ar izplatītām uzņēmumu lietotnēm. DocuSign atbilst eIDAS un citiem starptautiskiem e-paraksta reglamentiem.
- Dokobit: Dokobit ir Lietuvas e-paraksta risinājums, kas nodrošina gan mobilā, gan tīmekļa paraksta iespējas. Dokubit tiek plaši izmantots Baltijā un atbilst eIDAS prasībām.
Šie risinājumi racionalizē dokumentu parakstīšanas procesus, uzlabo drošību un nodrošina atbilstību juridiskām prasībām.
Elektroniskās veidlapas
Elektroniskās veidlapas ir paredzētas, lai vienkāršotu datu vākšanu, glabāšanu un apmaiņu. Izmantojot elektroniskās veidlapas, uzņēmumi var racionalizēt datu vākšanu, samazināt kļūdu skaitu un automatizēt darbplūsmas. Daži no populārākajiem elektronisko veidlapu digitālajiem risinājumiem ir:
- Typeform: Typeform ir populārs tiešsaistes veidlapu veidotājs, kas piedāvā lietotājam draudzīgu saskarni, lai izveidotu pievilcīgas un vizuāli interesantas veidlapas un aptaujas. Platforma arī ļauj uzņēmumiem veidot dinamiskas veidlapas, kas pielāgojas respondenta atbildēm.
- JotForm: JotForm ir vēl viens plaši izmantots tiešsaistes veidlapu veidotājs, kas piedāvā dažādas elektronisko veidlapu sagatavošanas un pārvaldīšanas funkcijas. Izmantojot JotForm, uzņēmumi var veidot veidlapas dažādiem mērķiem, piemēram, aptaujām, pasūtījumiem un darba pieteikumiem.
Šīs elektronisko veidlapu platformas var uzņēmumiem ietaupīt laiku, samazināt izdevumus un uzlabot datu precizitāti.
Bezpapīra uzņēmumu piemēri Baltijā
Šeit aprakstīti dažu bezpapīra uzņēmumu Baltijā piemēri:
- Telia: Telia, vadošais telekomunikāciju uzņēmums Baltijā, ir ieviesis bezpapīra rēķinu un līgumu pārvaldību. Telia ir samazinājis savu atkarību no papīra rēķiniem, jo tagad klienti tos var saņemt digitāli. Telia ļauj klientiem arī digitāli atjaunot līgumus, tādējādi vēl vairāk samazinot papīra patēriņu.
- Omniva: Omniva, pasta un loģistikas uzņēmums, kas darbojas Igaunijā, Latvijā un Lietuvā, ir ieviesis vairākus bezpapīra risinājumus. Tostarp bezpapīra muitas deklarācijas, kas racionalizē deklarāciju procesu un novērš papīra atkritumus. Turklāt Omniva izmanto Finbite, lai sūtītu un saņemtu e-rēķinus, digitizētu PDF rēķinus un apstiprinātu rēķinus bezpapīra rēķinu apstiprināšanas sistēmā.
BUJ. Bezpapīra uzņēmuma risinājumi
Kas ir bezpapīra norēķini?
Bezpapīra norēķini ir rēķinu izrakstīšana, kas balstās uz efektīviem digitāliem procesiem un mašīnlasāmiem dokumentiem. Bezpapīra rēķinu sistēma izmanto digitālo risinājumu kopumu, lai racionalizētu visu, sākot no rēķina izveides un izdevumu pārskatiem līdz rēķinu apstiprināšanai un glabāšanai. Bezpapīru norēķini ir efektīvs un videi draudzīgs rēķinu izrakstīšanas risinājums.
Kura ir labākā bezpapīra rēķinu programmatūra?
Piedāvājumā ir plašs mazo uzņēmumu bezpapīra biroja programmatūru klāsts. Tomēr labākā bezpapīra rēķinu programmatūra ir Finbite. Ar Finbite lietotāji var digitizēt papīra un PDF rēķinus mašīnlasāmos dokumentos, iestatīt automatizētas rēķinu apstiprināšanas darbplūsmas, kā arī glabāt rēķinus digitālā arhīvā.
Kāpēc uzņēmumi pārstāj lietot papīru?
Daudzi uzņēmumi pāriet uz bezpapīra sistēmām, lai uzlabotu organizāciju, palielinātu drošību un vieglāk piekļūtu arhivētajiem dokumentiem. Bezpapīra procesi, kas izmanto mašīnlasāmus dokumentus, var uzlabot efektivitāti, mazināt izdevumus un ir videi draudzīgi. Baltijā daudzi uzņēmumi pāriet uz bezpapīra sistēmām, pateicoties valdības digitalizācijas iniciatīvām.
Vai ir pieejama bezmaksas bezpapīra rēķinu programmatūra?
Jā! Finbite piedāvā bezmaksas Starter plānu, kas ļauj lietotājiem sūtīt un saņemt 5 bezmaksas e-rēķinus mēnesī (tostarp Peppol e-rēķinus). Tas var palīdzēt uzņēmumiem sākt lietot bezpapīra rēķinus. Tomēr, lai bezpapīra rēķinu izrakstīšanas process būtu pilnīgs, kas ietver digitālo arhivēšanu un digitālās apstiprināšanas darbplūsmu, lietotājiem jālieto maksas plāns.
Pāreja uz bezpapīra rēķiniem ar Finbite
Vai novecojušas darbplūsmas neļauj jūsu uzņēmumam attīstīties? Sāciet izmantot Finbite, lai piedzīvotu bezpapīra uzņēmējdarbības procesu priekšrocības. Finbite bezpapīra rēķinu apstrādes risinājumi var ietaupīt laiku, samazināt ar rēķiniem saistītās kļūdas un aizsargāt jūsu uzņēmumu no krāpnieciskiem rēķiniem.
Rezervējiet demonstrāciju jau šodien, lai sāktu izrakstīt rēķinus ar Finbite.
