Finanšu darbplūsmas optimizācijas ceļvedis

Arvien vairāk uzņēmumu apzinās, cik svarīgi ir aizstāt laiku patērējošus manuālos procesus ar automatizētām finanšu darbplūsmām. 

Saskaņā ar pētījumu 51% no aptaujātajiem norādīja, ka vecās darbplūsmas viņu uzņēmumos samazina produktivitāti. Savukārt 63% atbildēja, ka viņu klientu interese par digitalizāciju veicina darbplūsmu digitalizāciju.

Lai gan daudzi uzņēmumi apzinās darbplūsmu optimizācijas priekšrocības, veiksmīgai optimizācijai ir nepieciešami pareizie rīki, metodes un zināšanas.

Šajā ceļvedī mēs padziļināti apskatīsim finanšu darbplūsmu optimizāciju. Mēs aplūkosim dažādās optimizācijas priekšrocības, kuras darbplūsmas var tikt optimizētas, kā arī Finbite darbplūsmu optimizācijas pakalpojumu sniegtos ieguvumus.

Kas ir finanšu darbplūsmas optimizācija?

Finanšu darbplūsmu optimizācija ir digitālo rīku un metožu izmantošana, lai uzlabotu finanšu procesu efektivitāti. Tas var ietvert rēķinu izrakstīšanas, izdevumu pārvaldības, algu aprēķinu vai jebkura cita procesa, kas ir būtisks uzņēmuma finanšu darbībām, optimizāciju.

Piemēram, optimizācija var būt darbību, kas atkārtojas, automatizācija, procesu, kuros tiek izmantoti papīri, digitalizācija, kā arī dažādu finanšu sistēmu integrēšana vienā saistītā ekosistēmā.

Finanšu darbplūsmu optimizācijas galvenais mērķis ir mazināt manuālo darbu, novērst kļūdas, ietaupīt laiku un uzlabot finanšu pārvaldību.

Kādas ir darbplūsmas optimizācijas priekšrocības?

Paaugstināta efektivitāte

Darbu automatizēšana un papīra procesu digitalizēšana var ievērojami ietaupīt laiku, naudu un darbu. Saskaņā ar pētījumu 74% darbinieku atzīst, ka automatizācijas rīki palīdz viņiem ātrāk pabeigt savu darbu.

Automatizējot atkārtojošas darbības un racionalizējot uzņēmējdarbības procesus, uzņēmumi var koncentrēties uz stratēģiskiem lēmumiem un izaugsmi, nevis iestigt ikdienas finanšu darbībās.

Mazāk kļūdu un precīzi pārskati

Uzņēmumi var izmantot finanšu darbplūsmas optimizācijas metodes un rīkus, tādējādi novēršot kļūdas, kas parasti ir saistītas ar manuālu datu ievadi.

Piemēram, Finbite rēķinu izrakstīšanas programmatūra automātiski digitizē rēķinus PDF vai papīra formātā, līdz ar to rēķina informācija nav jāievada manuāli. Turklāt Finbite komanda verificē rēķinus, garantējot 99% datu precizitāti.

Ar precīzākiem finanšu datiem uzņēmumi var uzlabot savus grāmatvedības procesus un nodrošināt atbilstību nodokļu nomaksas prasībām. Precīzi finanšu dati ir arī būtiski, lai efektīvi prognozētu un analizētu datus.

Naudas plūsmas pārvaldība

Finanšu darbplūsmu optimizācija var arī palīdzēt uzņēmumiem uzlabot naudas plūsmas pārvaldību. Piemēram, norēķinu risinājumi var paātrināt rēķinu un maksājumu procesus. Ja maksājumi notiek laicīgi, uzņēmumam ir pietiekami daudz naudas, lai uzturētu savas darbības un ieguldītu izaugsmē.

Turklāt digitālie risinājumi var uzņēmumiem uzlabot pārskatāmību par ienākošajiem un izejošajiem maksājumiem, atvieglojot naudas plūsmas datu izsekošanu un analīzi. Šāds uzlabots ieskats var palīdzēt uzņēmumiem pieņemt informētus stratēģiskos lēmumus un labāk sadalīt savus finanšu resursus.

Labākas attiecības

Darbplūsmas procesa optimizācija var nākt par labu arī uzņēmuma piegādātājiem un klientiem. Optimizējot finanšu darbplūsmas, piemēram, savus norēķinus, uzņēmumi var nodrošināt savlaicīgākus un precīzākus maksājumus, tādējādi nostiprinot savas attiecības ar piegādātājiem.

Piemēram, ja tiek optimizēti pārdošanas rēķini, uzņēmumi var izsūtīt pārdošanas rēķinus klientiem jebkurā formātā, tiklīdz ir noslēgts pārdošanas darījums, kas atvieglo to apmaksu.

Kuras finanšu darbplūsmas var optimizēt?

Kreditoru un debitoru parādi

Kreditoru un debitoru parādu procesu optimizācija ir būtiska, lai nodrošinātu veselīgu naudas plūsmu un uzturētu labas attiecības ar piegādātājiem. Uzņēmumi var izmantot digitālos rīkus, lai racionalizētu procesus, piemēram, rēķinu izrakstīšanu, maksājumu apstiprināšanu un līdzekļu pārsūtīšanu. Kreditoru un debitoru parādu optimizācija var ietvert:

• darbplūsmu apstiprināšanu, kas samazina laiku, ko grāmatveži patērē uz manuāliem darbiem un atkārtojošiem procesiem;
• izdevumu pārskatu sagatavošanas procesa automatizāciju (no čeku apkopošanas līdz izdevumu apstiprināšanai);
• pirkumu rēķinu datu automatizāciju, izmantojot OCR tehnoloģiju. Ar Finbite iespējams izvēlēties, vai automātiski reģistrēt visu rēķina informāciju vai tikai būtiskāko informāciju ar rēķinu summām;
• izmantot automātiskas grāmatvedības veidnes, lai veidotu iepriekš nodefinētus kontus un dimensijas rēķinu rindām, kas būtiski samazina darba apjomu saistībā ar rēķiniem, kas atkārtojas.

Grāmatvedības darbplūsmas automatizācija var samazināt kreditoru un debitoru parādu apstrādes laiku, mazināt kļūdas un uzlabot finanšu pārskatāmību.

Izdevumu pārvaldība

Izdevumu pārvaldības optimizācija ļauj uzņēmumiem precīzāk sekot līdzi saviem izdevumiem, kas uzlabo budžetēšanu un naudas plūsmas pārvaldību. Izdevumu pārvaldības procesu optimizācija var ietvert:

• digitālas izdevumu pārskatu sistēmas;
• izdevumu apstiprināšanas automatizāciju;
• grāmatvedības un algu sistēmu integrāciju;
• iespēju darbiniekiem iesniegt izdevumu pārskatus, izmantojot mobilo lietotni.

Digitālie rīki arī novērš nepieciešamību manuāli ievadīt datus un ar to saistītās kļūdas. Tādējādi izdevumu pārskati ir precīzāki un atbilst prasībām par nodokļu nomaksu. Izdevumu pārskatu automatizācijas būtiskākais ieguvums ir laika ietaupījums. Digitālie rīki, piemēram, Finbite ļauj darbiniekiem uzreiz pēc pirkuma nofotografēt čeku un iesniegt to kā izdevumu pārskatu.

Ar Finbite mobilo lietotni darbiniekiem nav jāvāc papīra čeki un jāiesniedz grāmatvedībai, savukārt grāmatvežiem nav jātērē laiks uz to organizāciju. Šīs digitalizētās sistēmas rezultātā darbiniekiem izdevumi tiek atlīdzināti 6 reizes ātrāk, nekā ar papīra dokumentu sistēmu. 

Norēķini

Ar rēķinu izrakstīšanas risinājumiem, piemēram, Finbite, uzņēmumi Baltijā var būtiski uzlabot savus norēķinu procesus. Norēķinu darbplūsmas un procesa optimizācija ar Finbite var ietvert:

• pirkumu rēķinu automatizētu ievadi grāmatvedības programmatūrā;
• pārdošanas pirkumu PDF un papīra formātā digitizēšanu par e-rēķiniem (tostarp PEPPOL);
• automātisku grāmatvedības veidņu un nosacījumu iestatīšanu;
• norēķinu uzdevumu, kas atkārtojas, automatizāciju;
• rēķinu apstiprināšanas racionalizāciju ar digitālo apstiprināšanas ciklu;
• vieglu piekļuvi rēķiniem caur digitālo arhīvu.

Algu apstrāde

Efektīva algu apstrāde bieži netiek pietiekami novērtēta, tomēr tā ir būtiska grāmatvedības nodaļai. Izmantojot digitālos rīkus algu apstrādes procesa optimizācijai, uzņēmumi var:

• automatizēt darbalaika uzskaiti;
• automātiski aprēķināt nodokļus un atskaitījumus; 
• ieviest tiešā depozīta sistēmas;
• integrēt cilvēkresursu un grāmatvedības sistēmas.

Algu apstrādes procesu optimizācija grāmatvedības nodaļai būtiski samazina slodzi. Vienlaikus tiek nodrošināta laicīga algu izmaksa darbiniekiem un atbilstība prasībām par nodokļu nomaksu.

Atbilstība

Lai izvairītos no soda naudām un tiesiskām problēmām, uzņēmumiem Baltijā jānodrošina atbilstība valsts un ES noteikumiem, tostarp prasībām par e-norēķiniem. Atbilstība prasībām arī nodrošina, ka uzņēmums nes atbildību un ir pārskatāms, kas savukārt veicina savstarpēju uzticību ar klientiem, partneriem un regulējošajām institūcijām. Atbilstības optimizācija ietver:

• automātiskas atbilstības pārbaudes;
• revīziju digitālās pēdas, izmantojot digitālo arhīvu;
• normatīvajos aktos paredzēto pārskatu iesniegšanas automatizāciju;
• izdevumu verifikāciju ar digitālo apstiprināšanas ciklu.

Finbite digitālais arhīvs palīdz uzņēmumiem izpildīt prasības, tostarp saistībā ar nodokļu nomaksu, nodrošinot precīzus ierakstus un auditoriem – vieglu piekļuvi.

Darbplūsmas optimizācijas piemēri Baltijā 

Megameta MB

Megameta MB, Lietuvas CNC detaļu ražotājs, optimizēja savus norēķinu procesus, lai novērstu problēmas saistībā ar dubultiem un trūkstošiem rēķiniem. Uzņēmums izmanto Finbite, lai optimizētu norēķinu darbplūsmas šādi:

• Datu ieguve: rēķina informācija tiek automātiski iegūta ar OCR. Cilvēka veikta verifikācija nodrošina 99% datu precizitāti.
• Automātiska digitizācija: rēķini tiek automātiski digitizēti un importēti Megameta grāmatvedības sistēmā. Tas palielina norēķinu darbplūsmas efektivitāti, samazina kļūdu skaitu un nepieļauj rēķinu dublikātus.
• Digitālais arhīvs: digitizētie rēķini tiek automātiski saglabāti digitālā arhīvā, līdz ar to tie nav manuāli jāorganizē un jāuzglabā.

JCDecaux

JCDecaux, ir Francijas vides mediju uzņēmums, kas darbojas Igaunijā un ir ieviesis automatizētas pirkumu rēķinu apstiprināšanas veidnes, kā rezultātā manuāli nav jāapmainās ar rēķiniem, lai tos apstiprinātu.

Darbinieki saņem paziņojumu, ja uz viņiem attiecas ienākošs rēķins, nevis fiziski apmainās ar dokumentiem vai sūta rēķinus pa e-pastu. Darbinieki var ērti apskatīt un apstiprināt rēķinus no jebkuras ierīces. Šāda darbplūsmas optimizācija ietaupa laiku, mazina nepieciešamību nodaļām savstarpēji sazināties, kā arī novērš iespēju, ka rēķini pazūd kaut kur e-pastos.

Kā Finbite var optimizēt finanšu darbplūsmas?

Ar Finbite norēķinu darbplūsmas programmatūru uzņēmumiem nav manuāli jāiesniedz rēķini un izdevumu pārskati papīra formātā grāmatvedības nodaļai. Tā vietā uzņēmumi var ieviest digitālo apstiprināšanas ciklu, kas ļauj darbiniekiem automātiski iesniegt izdevumu pārskatus apstiprināšanai grāmatvedībai. 

Finbite arī optimizē finanšu darbplūsmas, ērti digitalizējot rēķinus jebkurā formātā, kā rezultātā dati nav jāievada manuāli. Turklāt grāmatvedība var izmantot automātiskas grāmatvedības veidnes ar iepriekš nodefinētiem kontiem un dimensijām rēķinu rindām, samazinot manuālu datu ievadi rēķinos, kas atkārtojas.

Vēl viena būtiska darbplūsmas optimizācijas sastāvdaļa ir Finbite digitālais arhīvs. Datu glabāšana un atgūšana no digitālā arhīva ir ātrāka, vienkāršāka un drošāka, nekā fiziska dokumentu uzglabāšana vai cits digitāls medijs, piemēram, USB zibatmiņa.

Finbite var arī integrēt ar vadošajām grāmatvedības programmām Baltijā, piemēram, Merit Akvita un Standard Books, līdz ar to uzņēmumi var automātiski sinhronizēt rēķina datus ar esošajām grāmatvedības sistēmām.

Visbeidzot, uzņēmumi var optimizēt savus norēķinus, izmantojot Finbite, lai sūtītu un saņemtu e-rēķinus. Finbite “viss vienā” norēķinu platforma ļauj lietotājiem sūtīt un saņemt rēķinus jebkādā formātā (tostarp PEPPOL e-rēķinus). E-rēķini ir ātrāki, lētāki un precīzāki nekā citas norēķinu metodes.

BUJ. Finanšu darbplūsmas optimizācija

Kā var uzlabot norēķinu procesus?

Pāreja no norēķiniem papīra formātā uz mašīnlasāmiem e-rēķiniem var būtiski samazināt laiku, kas tiek patērēts uz rēķinu sūtīšanu, saņemšanu un organizāciju. E-rēķini ir mašīnlasāmi un ir daudz drošāki par citu veidu rēķiniem. Finbite var konvertēt PDF rēķinus mašīnlasāmā formātā, kā rezultātā dati nav jāievada manuāli un rēķinu digitāla apstrāde notiek automātiski.

Kura ir labākā rēķinu automātiskās apstrādes programmatūra? 

Darbplūsmas automatizācijas un optimizācijas programmatūru tirgū pastāv vairākas iespējas, bet Finbite ir labākā pieejamā rēķinu automatizācijas programmatūra. Šis “viss vienā” norēķinu risinājums var konvertēt visus ienākošos rēķinus e-rēķinos, kā arī ļauj lietotājiem iesniegt pirkumu rēķinus jebkādā formātā. Finbite nevainojami integrējas ar Baltijā vadošajām ERP, piemēram, Merit Aktiva un Simplbooks, kas atvieglo dažādu nodaļu darbplūsmu optimizāciju. 

Vai ir kāda bezmaksas norēķinu optimizācijas programmatūra?

Finbite darbplūsmas optimizācijas programmatūra piedāvā dažas bezmaksas norēķinu funkcijas. Ar Starter plānu lietotāji var sūtīt un saņemt 5 e-rēķinus (tostarp PEPPOL) mēnesī. Maksas plāni ietver arī citas funkcijas, kas veicina norēķinu optimizāciju, piemēram, digitālo apstiprināšanas ciklu, digitālo arhīvu un ERP integrāciju.

Kāds ir finanšu darbplūsmas automatizācijas piemērs?

Bieži kā finanšu darbplūsmas automatizācijas piemērs tiek minēta rēķinu apstrādes automatizācija. Darbplūsmas automatizācijas rīki var automātiski iegūt rēķina datus, nosūtīt rēķinus apstiprināšanai caur digitālajām apstiprināšanas darbplūsmām, saskaņot rēķinus ar pirkumu pasūtījumiem, kā arī plānot maksājumus. Pateicoties darbplūsmas optimizācijai, uzņēmumi var būtiski samazināt manuālo darbu un kļūdas.

Optimizējiet savas norēķinu darbplūsmas ar Finbite jau šodien 

Novecojušas norēķinu darbplūsmas var radīt lielu slogu grāmatvedībai. Vecās sistēmas var pieļaut kļūdas rēķinu datos, dublēt rēķinus un lēni apstrādāt maksājumus. Tas negatīvi ietekmē ne tikai pašu uzņēmumu, bet arī tā attiecības ar klientiem un piegādātājiem.

Ar Finbite darbplūsmas automatizācijas un optimizācijas pakalpojumiem jūs varat uzlabot visus norēķinu procesa aspektus, tādējādi nodrošāt, ka jūsu darbplūsmas ir ātras, uzticamas un precīzas. Rezervējiet Finbite demonstrāciju jau šodien, lai optimizētu savas norēķinu darbplūsmas.