KAS PDF-ARVE ON E-ARVE?
Pdf-arve koostatakse ja saadetakse koostööpartneri e-posti aadressile ning selleks, et andmed jõuaksid partneri raamatupidamissüsteemi, tuleb see nagu paberarvegi käsitsi sisestada. E-arve koostatakse raamatupidamistarkvaras, valitakse süsteemist koostööpartner ning arve info liigub mõne sekundiga otse ühest süsteemist teise nii, et seda ei pea käsitsi ümber sisestama ega ühtegi kirja saatma.
KAS E-ARVED VÕTAVAD RAAMATUPIDAJATELT TÖÖ?
Ei võta, e-arved muudavad raamatupidaja tööd väärtuslikumaks. Üle 70% Eesti raamatupidajatest on kõrgharidusega. Raamatupidaja ei pea olema andmesisestaja, vaid hoopis strateegiline partner ettevõtte finants- või tegevjuhile. E-arved muudavad raamatupidaja tööd, sest nüüd saab rutiinse sisestamise asemel teha targemat tööd ja ettevõte saab ressursi suunata finantsanalüüsi tegemisse.
KAS E-ARVED ON TURVALISEMAD KUI PDF-JA PABERARVED?
Viimasel ajal on sagenenud libaarvete saatmine ja pdf-formaadis petuarved on järjest usutavamad. RIA teatas mõni aeg tagasi juhtumist, kus libaarve tõi ettevõttele 30 000 eurot kahju. E-arve saatmiseks kasutavad ettevõtted tarkvarasüsteeme, mis tähendab, et ettevõte peab olema Äriregistris. Lisaturvalisust annab võimalus lisada arvetele lepingunumbreid jms, et veenduda arve õigsuses. Lisaks on e-arved turvaliselt serverites hoiul.
KUI VÕTAN KASUTUSELE E-ARVEID, SIIS KAS PDF-ARVEID MULLE ENAM SAATA EI SAA?
Efektiivsuse saavutamiseks on muidugi hea, kui kõik müügi- ja ostuarved on e-arved. Kui aga arved saabuvad erineval kujul, pole muretsemiseks põhjust. Nii PDF- kui ka paberarved saab digiteerida ja e-arvetena otse raamatupidamisprogrammi saata.
KAS E-ARVETELE ÜLE MINNES TÕUSEVAD IGAKUISED KULUD TÕUSEVAD?
Mitmed uuringud näitavad, et ühe e-arve laekumine ettevõttele on keskmiselt 2-5 eurot soodsam kui pdf- või paberarve. Rahaline ja ajaline võit tekib ka e-arve saatmisel. Tihti on keeruline arvestada, kui palju aega kulub ühe arvega tegelemiseks nii raamatupidajal, arve kinnitajal kui ka neil, kes peavad arhiveeritud või kaduma läinud arveid otsima. Lisaks tuleb arvestada raamatupidamise hilinemisega seotud kulud, näiteks viivised või arvete ümbertegemised. Kõike kokku arvutades võib olla üsna kindel, et e-arvetega tekib nii ajaline kui rahaline võit.
KAS E-ARVED ON AINULT RIIGISEKTORI JA SUURTE ETTEVÕTETE PÄRUSMAA?
E-arveid kasutavad nii väikesed, keskmised kui suured ettevõtted. Kasu e-arvetest näevad ja saavad kõik. Kuna väikesed ettevõtted kasutavad enamasti standardseid raamatupidamistarkvarasid, siis tihti on neil e-arveid saatma hakata isegi lihtsam ja kiirem. Selge on ka, et suurema mahu puhul on ka suurtel ettevõtetel koguseliselt suurem rahaline võit, sest automatiseeritud lahendusega jääb ära hulk käsitsi andmete sisestamist. Kui ettevõttel on vaja kuni 5 arve saatmist või vastuvõtmist kuus, siis soovitame valida tasuta Starter paketi, paarikümne arve edastamiseks sobib hästi Lite pakett. Paketti saab alati hiljem muuta, lisades näiteks dokumentide digiteerimise või muid raamatupidajale vajalikke tööriistu.
KAS E-ARVETE SISU ON KRÜPTEERITUD?
E-arve saatmine operaatori võrgustikus on turvaline, kuna andmed liiguvad krüpteerituna ja ligipääs arvetele on piiratud kasutajaõigustega. Andmete liikumisest jääb maha logi, mille abil saavad kasutajad veenduda, et nende arved on kohale jõudnud.
MIKS ON E-ARVETEL ON ERINEVAD STANDARDID?
Erinevates riikides on e-arve vormingud erinevad, näiteks Eestis on oma e-arve formaat. Tänaseks on Euroopa Liit loonud ühtse standardi, et võimaldada piiriüleselt e-arveldada ning oluliselt rohkem andmeid arvel kajastada. Kõigil Eesti suurematel e-arve operaatoritel on liides olemas.
KAS E-ARVED PUUDUTAVAD AINULT ETTEVÕTTEID?
E-arved puudutavad lisaks ettevõtetele ka eraisikuid. E-arveid saab raamatupidamissüsteemist saata otse internetipanka. Sel puhul ei pea pangas enam käsitsi maksekorraldust täitma, vaid e-arvest koostatakse internetipangas eeltäidetud maksekorraldus või tasutakse automaatselt püsimaksekorraldusega. Seejuures panka arve saatmine pole mugav ainult eraisikust lõpptarbijale, vaid ka väikeettevõttele, kes saab pangast mugavalt kõik arved kohe lihtsasti ära maksta.
