Arvete koostamine – nõuded, rekvisiidid, erisused

Luues oma ettevõtte, on kohe vaja mõelda, milline on sobivaim müügiarve koostamise võimalus. Oleme oma blogis kajastanud erinevaid müügiarvete koostamise võimalusi ning nende eeliseid ja puuduseid. Otsuse langetamisel tasub juba mõelda ka arvete halduse peale, sest arveid tuleb säilitada 7 aastat.

Otsustades koostada müügiarveid käsitsi, tuleb teha seda teadlikult ning seadusest tulenevaid arvetele esitatud nõudeid arvestades. Lisaks on hea arvestada klientide eelistustega ning kasutada arve saatmiseks kliendi jaoks sobivat arveformaati ja edastusviisi. Arvele lisatavad andmed sõltuvad riigi seadustest ja ettevõtte sise-eeskirjadest. Seadustes on määratud rekvisiidid, mis peavad olema arvetel esitatud, aga lisaks on veel andmeid, mille arvel kajastamine aitab kiirendada arvetega seotud protsesse.

Arve koostamise nõuded

Raamatupidamisseaduse § 7 ja käibemaksuseaduse § 37 alusel on arve kohustuslikud rekvisiidid:

1. Arve esitamise kuupäev. Kui teenuse osutamise või kauba müümise aeg erineb arve esitamise ajast, siis saab arvele lisada majandustehingu toimumisaja.
2. Majandustehingu sisu kirjeldus, nt konkreetse toote müük või teenuse osutamine.
3. Arvnäitajad, nt kauba kogus või teenuse maht, ühiku hind ja summa. Kui rakendatakse soodustust, siis esitatakse arvel ka allahindlus.
4. Dokumendi nimetus ja arve number. Iga ettevõte võib leida selleks sobivaima süsteemi, aga on oluline, et igal arvel oleks unikaalne number.
5. Müüja nimi, registrikood ja aadress.
6. Kui teenuse või toote ostja on juriidiline isik, siis tuleb arvel kajastada ka ostja nimi ja aadress.
7. Kui teenuse või toote ostja on käibemaksukohustuslane, siis tuleb arvel kajastada ka ostja maksukohustuslasena registreerimise numbri.

Nõuded käibemaksukohustuslaste arvetele

Kui müügiarve väljastaja on käibemaksukohustuslane, siis käibemaksuseaduse § 37 alusel tuleks lisada arvele veel:

1. müüja käibemaksukohustuslasena registreerimise number;
2. summa ilma käibemaksuta ehk maksustatav summa;
3. käibemaks;
4. tasumisele kuuluv käibemaksusumma.

Lisaks on käibemaksuseaduse § 37 lg 8 toodud erijuhtumeid, mille puhul tuleb arvetele lisada täiendavaid andmeid.

Käibemaksukohustuslasena registreerimise numbrit saab kontrollida Maksu- ja Tolliameti koduleheküljelt.

Kui ettevõte on registreeritud käibemaksukohustuslaseks, tuleb arvestada arvete deklareerimise ja käibedeklaratsiooni esitamise vajadusega.

Milline on arve väljastamise tähtaeg?

Käibemaksukohustuslane peab väljastama arve 7 kalendripäeva jooksul, alates päevast, mil kaup ostjale lähetati või teenust osutati. Kuigi üldjuhul on kohustus väljastada arve 7 kalendripäeva jooksul käibe tekkimisest, siis teatud juhtudel võib esitada arve majandustegevuse kuule järgneva kalendrikuu 15. kuupäevaks. Täpsemaid nõudeid on kirjeldatud Maksu- ja Tolliameti kodulehel. Üldiselt käibemaksuta arve esitamisele ajalist piirangut ei ole.

Milliseid rekvisiite lisatakse veel müügiarvele?

Arve maksetähtaeg

Ülekandega tasutava müügiarve puhul lisatakse arvele maksetähtaeg. Eestis märgitakse maksetähtaeg tavaliselt kuupäevana, välisriikides märgitakse maksetähtaega ka päevade arvuna (nt 14 päeva). Müügiarvete maksetähtajad võivad varieeruda sõltuvalt ettevõttest, tööstusharust ja kokkulepetest müüja ning ostja vahel. Üldlevinud arve tasumise tähtaeg on Eestis 7-21 päeva. Mõnikord võivad suured ettevõtted, näiteks riigiasutused või rahvusvahelised organisatsioonid, seada pikemad maksetähtajad.

Arve viivis

Kui klient ei tasu müügiarve eest maksetähtajaks, on arve esitajal õigus küsida viivist. Viivise nõudmine on paljuski tunnetuse küsimus ning võib sõltuda, kui oluline on koostööpartner ja milline on varasem maksedistsipliin. Sageli võib olla kliendile meeldetuletuse saatmine piisav, aga viivise nõudmise olukorras on hea, kui see on olnud eelnevalt kokku lepitud ja müügiarvel kajastatud.

Arve viitenumber

Kui ettevõttel või organisatsioonil on palju erinevaid maksete laekumisi, on viitenumbri abil võimalik aru saada, mille eest täpsemalt ülekanne tehtud on. Eesti Pangaliidu veebilehel on esitatud kokkuvõtvalt viitenumbri standardi nõuded. Ettevõte võib viitenumbri endale ka ise genereerida.

Kontaktandmed

Väga sageli lisatakse arvele lisaks oma nimele ja aadressile veel andmeid. Näiteks äriregistri number, e-posti aadress ja telefoninumber. See lihtsustab oluliselt ühenduse võtmist, kui tekib arvega seotud küsimusi.

Makseinfo

Müügiarvele lisatakse tihti tasumise viis. Tänu sellele on võimalik saada infot, kas makstakse kohapeal sularahas või kaardiga, on tasutud ettemaksuga või tasutakse hiljem ülekandega. Viimase puhul on soovituslik arvele lisada pangakonto number.

Tellimuse number

Kui arve esitatakse tellimuse alusel, siis kajastatakse arvel tellimuse number.

Arvele märgitavad viited

Teatud tehingute puhul tuleb arvele märkida täiendavalt ka viide vastavalt käibemaksuseaduse või käibemaksudirektiivi sättele. Viited on vajalikud näiteks maksuvaba käibe ja nullmääraga maksustatava käibe puhul, ühendusesiseste tehingute puhul ja erikordade rakendamisel.

Arve koostamise erisused

Arve koostamine eraisikule

Tarbijakaitseseaduse § 4 alusel tuleb esitada müügiarve ka eraisikust ostjale. Enamasti on eraisikutel arvet vaja võimalike kauba või teenusega seotud vaidluste lahendamiseks garantiiprotsessis. Ehk kui ostetud kaup või teenus ei vasta nõuetele ja on vaja tõendada ostu sooritamist.

Müügiarve esitamine ei ole vajalik juhul, kui klient on nõustunud, et arve on kättesaadav elektroonilises klienditeeninduskeskkonnas, internetipangas või muu sarnase keskkonna või andmekandja kaudu. Kui summa on väiksem kui 20 eurot, ei ole kohustust arvet esitada ning seda võidakse teha ka ainult kliendi nõudmisel. Müüjana tuleb aga alati olla valmis, et eraisik võib soovida arvet.

Arve esitamine eraisikuna

Eraisik ei saa arveid esitada, neid saab väljastada ainult ettevõte. Kui eraisikul on vaja ettevõttele midagi müüa või osutada teenust, siis vormistatakse see tehing lepinguna ning tasutakse kõik riiklikud maksud. 

Teine võimalus maksukohustuse täitmiseks on luua ettevõtluskonto. Sellega ei kaasne kohustust end ettevõtjana registreerida ega tulude ja kulude arvestust pidada. Ka ettevõtluskonto omanik ei esita arveid, aga ta saab suulise kokkuleppe alusel osutada teenust või müüa kaupu. Vajadusel on arve asendusena võimalik sõlmida ka lihtne kirjalik leping, kus on olulised teenuse osutamise või kauba müügi andmed kirjas. Kirjalik leping võib olla ka pangakonto väljavõte või kviitung.

Endale arve väljastamine

Käibemaksuseaduse § 37 alusel võib ostja väljastada arve iseendale, kui pooled on nii kokku leppinud. Sellisel juhul tuleb enne käibe toimumist sõlmida kirjalik kokkulepe, et ostja väljastab arve ja maksukohustuslane aktsepteerib seda. Seda võimalust kasutatakse olukordades, kus täpne info tehingu sisu ja detailide kohta on ostjal, mitte müüjal. Arvele tuleb lisada märge „endale arve väljastamine“.

Millal võib esitada lihtsustatud arve?

Käibemaksuseaduse § 37 järgi võib teatud juhtudel esitada lihtsustatud müügiarve. Lihtsustatud arve on lubatud väljastada, kui arvel olev summa ei ületa 160 eurot ilma käibemaksuta ning tegemist on:

1. reisijateveo teenuse osutamisega;
2. parkimisautomaadi, automaattankla makseterminali ja muude samalaadsete aparaatide väljatrükitava arvega.

Lihtsustatud arve korral märgitakse arvele vähemalt järgmised andmed:

1. arve väljastamise kuupäev;
2. maksukohustuslase nimi ja registreerimise number;
3. kauba või teenuse nimetus või kirjeldus;
4. maksustatav summa;
5. tasumisele kuuluv käibemaksusumma.

Arve koostamine rahvusvahelistele äripartneritele

Kui kliendiks on väljaspool Eestit asuv ettevõtte, siis tuleb enne müügiarve koostamist ja saatmist veenduda, mis andmed peavad müügiarvel olema esitatud. Igas riigis võib olla täiendavaid seadusi ja korraldusi, mis reguleerivad arvete koostamist. Seetõttu on nõuetele vastava arve koostamisel oluline neid täpselt järgida, et vältida võimalikke probleeme. 

Välisriikides registreeritud ettevõtetele arve koostamisel on võimalik leida infot arve rekvisiitide kohta erinevatest asutustest, näiteks riiklikest maksuasutustest, äriregistritest, raamatupidamise või ärikonsultatsiooni teenust pakkuvatelt ettevõtetelt. Sageli võib see kujuneda keeruliseks ja ajamahukaks ülesandeks. 

Kõige lihtsam on kasutada e-arve operaatori teenust. Finbite’i abil on rahvusvaheliste äripartneritega arvete edastamine väga lihtne tänu Peppol’i võrgustikule. See on kasutusel paljudes Euroopa riikides ning võrgustikuga liitunud riikide arv suureneb pidevalt. Võrgustikuga liitunud partnereid on paljudest lähedal asuvatest riikidest, nagu näiteks Soome ja Saksamaa, aga ka väljaspool Euroopat asuvatest riikidest, nagu Austraalia ja USA. Täielikku nimekirja saab näha Peppol’i koduleheküljelt.

Mis on e-arve ja millal on e-arve kohustuslik?

E-arve on masintöödeldav ja -loetav arve, mis vastab e-arvete standardile. See koostatakse, kinnitatakse, saadetakse ja säilitatakse elektroonilises keskkonnas. E-arve koostamine on lihtne ja kiire ning saadetav e-arve on korrektne ja nõuetele vastav. E-arveldamine on kohustuslik avaliku sektori ettevõtetele, mis tähendab, et ka eraettevõtted, kes arveldavad avaliku sektoriga, peavad vastu võtma ja esitama avaliku sektori asutustele e-arveid. See omakorda toob kaasa olukorra, kus raamatupidajad peavad haldama paralleelselt erinevates formaatides arveid mitmetes keskkondades. Finbite’i keskkonnast saab mugavalt esitada ja hallata e-arveid, PDF-arveid, paberarveid jne. Samuti saab tänu digiteerimislahendusele ka vastu võtta igas formaadis arveid.

Oleme varasemas blogipostituses käsitlenud e-arve koostamise ja saatmisega seotud teemasid.

Finbite’i arvelahendus

Müügiarve koostamiseks on erinevaid võimalusi ning iga ettevõte saab leida endale sobivaima. Kuigi arvete koostamine ja saatmine võib pealtnäha tunduda lihtne ja väikse ajakuluga tegevus, siis sõltuvalt ettevõtte suurusest ja tööülesannete jaotusest võib see olla üllatavalt ajamahukas. Seetõttu on hea analüüsida, milline on tavapärane arvete maht ja kui palju tegelikult kulub aega, et koostada ja saata nõuetele vastavaid arveid. Kui ettevõtte müügiarvete maht on suurem kui mõni arve kuus, on võimalik palju võita leides enda ettevõtte jaoks sobivaimad lahendused, mis aitavad automatiseerida tööd. Üks võimalus selleks on kasutada e-arve operaatori teenust.

E-arve operaatori Finbite’i teenust kasutades saab klient olla kindel, et:

• arve koostamine on kiire ning arve liigub sekunditega saajani ja on kohe kättesaadav raamatupidamistarkvaras;
• arve koostamine on lihtne ning kõik arvetega seotud toimingud saavad tehtud ühes keskkonnas;
• väljastatud arve on korrektne ning sellel on olemas nõutud rekvisiidid nii Eesti kui rahvusvahelistele äripartneritele saatmiseks;
• arvete edastamine on turvaline tänu sellele, et e-arved on krüpteeritud, need liiguvad registrikoodi alusel ning sissetulevate e-arvete puhul suurendab turvalisust kinnitusring ja muud ettevõttesisesed protsessid. Samuti jääb e-arve liikumisest maha logi-jälg

Finbite’i lahendusega e-arve koostamine sobib erineva suurusega ettevõtetele. Valida on võimalik nelja paketi vahel: Starter, Lite, Standard ja Premium. Pakettides sisalduvaid teenuseid võrreldes võite leida enda vajadustele sobivaima. Meie teenustevalik laieneb pidevalt ning täiustame pidevalt olemasolevate teenuste funktsioone. Lisaks e-arve lahendustele saab Finbite’i nutikate lahenduste abil toetada ettevõtte igapäevatööd veel mitmel moel.

• Rakenduse abil on võimalik esitada tšekid ja kuluaruanded raamatupidajale digitaalselt. 
• Kinnitusringi abil on võimalik ostuarveid ja kuluaruandeid kinnitada kiiresti, mugavalt ja turvaliselt.
• Digitaliseerime kõik PDF- ja paberarved ning tšekid.
• Digiarhiiv säästab kontoripinda ja paberit ning võimaldab mugavalt ja kiirelt pääseda ligi dokumentidele.
• Võimalik on saada põhjalikku ülevaadet arveldusprotsessidest. 
• Võimalik on automatiseerida märgukirjade ja meeldetuletuste saatmist ja haldust.
• Peagi pakume ka paindlikke makselahendusi.

E-operaatori teenuse kasutamine muutub aina tavalisemaks ning üha rohkem hakatakse eelistama e-arveid. Nutikad arvelahendused on raamatupidamise tulevik ja ettevõtete kasvu võti. Pakume võimalust broneerida aeg veebikohtumiseks, et tutvuda Finbite’i keskkonnaga ja saada vastused oma küsimustele. Täiendavate küsimuste korral on võimalik pöörduda ka meie klienditoe poole.