Selles artiklis
E-arve tegemiseks on mitu võimalust: nii e-arve operaatori kaudu kui raamatupidamisprogrammis koos e-operaatori liidestusega. Nende võimaluste hulgas on erinevaid lahendusi. Valiku tegemisel tasub mõelda enda ettevõtte vajadustele ja ootustele ning leida teenusepakkuja, kelle pakettide hulgas on sobiv lahendus või kes saab pakkuda individuaalset rätseplahendust. Nii on võimalik saada maksimaalne kasu, säästes aega, raha ja suunates oma energia ettevõtte arendamisele.
Tasuta e-arvete saatmiseks on mitmeid lahendusi – lisaks e-arve operaatoritele pakub tasuta lahendust ka Justiitsministeeriumi haldusalas olev Registrite ja Infosüsteemide Keskus ehk RIK, kes on loonud e-arveldaja. Siinsest postitusest leiab e-arveldaja juhiseid. Samuti analüüsime eeliseid ja puuduseid (võrrelduna e-arve operaatorite teenusega), et igaüks saaks teha läbimõeldud ja teadliku valiku.
Mis on RIK e-arveldaja?
E-arveldaja on veebipõhine tarkvara e-äriregistri keskkonnas. E-arveldaja abiga on võimalik teha põhilisemaid raamatupidamistegevusi mitmes moodulis:
- arveldamine (ostu- ja müügiarvete, laenude, tasumiste, laekumiste, tasaarvelduste, maksete, klientide/tarnijate, toodete/teenuste haldus),
- raamatupidamine (kanded, päevaraamat, pearaamat, saldode ja põhivara arvestus),
- aruandlus (võimalik luua ja esitada EMTA-le deklaratsioone, Äriregistrile majandusaasta aruannet ning vaadata erinevaid aruandeid),
- personal (võimalik lisada asutuse töötajaid, nende eemalviibimisi ning väljamakseid).
Ettevõtjaportaali e-arveldaja loodi väikeettevõtjate vajadusi arvestades, mistõttu on teatud ettevõtete jaoks teenustevalik mõnevõrra piiratud. E-arveldaja abil on võimalik e-arveid vastu võtta ja saata Eesti piires (välisriikidesse see pole võimalik). Praegu ei ole e-arveldajaga võimalik arveid digiteerida, saata kinnitusringile, kuluaruandeid digitaliseerida jm arveldusega seotud tegevusi teha. Kuigi e-arveldaja lihtsustab ettevõtja tööd, siis Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi uuringus toodi samuti välja mitmeid e-arveldaja arengukohti.
Kui soov on lisaks e-arveldusele automatiseerida muid raamatupidamisega seotud ülesandeid, tasub kaaluda laiema teenustevalikuga e-arve operaatori teenuseid. Finbite’i pidevalt täieneva teenusevalikuga saab tutvuda meie kodulehel.
E-arveldaja hinnakiri
E-arveldaja kasutamiseks on vaja sõlmida leping. Seejärel on võimalik tarkvara kasutada esimese aasta jooksul tasuta. E-arveldaja teenus jääb tasuta kasutamiseks neile ettevõtetele, kes kasutavad e-arveldajat ainult riigiasutustele e-arvete saatmiseks. Teiste ettevõtete puhul sõltub edaspidine tasu kannete mahust.
- Ettevõttele, kes teeb kuni 10 kannet kuus, on alates teisest kasutusaastast teenustasu 5 eurot aastas (lisandub käibemaks).
- Ettevõttele, kes teevad 11-50 kannet kuus, on teenustasu 5 eurot kuus (lisandub käibemaks).
- Ettevõtetele, kes teevad 51 või rohkem kannet kuus, on teenustasu 9 eurot kuus (lisandub käibemaks).
E-arveldaja hinnakirja puhul tasub teada, et kannete arvu hinnatakse kõigi moodulite peale kokku.
E-arveldaja hinnakirja tingimustele sarnaselt on ka Finbite’i pakettide seas nii tasuta kui erineva kuutasuga pakette. Valida on võimalik nelja paketi vahel: Starter, Lite, Standard ja Premium. Pakettides sisalduvaid teenuseid võrreldes võib leida enda vajadustele sobivaima.
Näiteks on võimalik liituda Finbite Starter paketiga, mis võimaldab süsteemist välja saata ja vastu võtta iga kuu kuni 5 e-arvet täiesti tasuta. Selleks tuleb sisestada arve info süsteemi käsitsi või importida Exceli failina. Lisaks e-arvete saatmisele on võimalik neid ka vastu võtta. Finbite Starter paketiga saab e-arveid vahetada nii era- kui ka avaliku sektori ettevõtetega täiesti tasuta ning paketil puudub ajaliimit, igakuine piirang on mahupõhine.
Kui ettevõtte jaoks on oluline lisaks müügiarvete ja ostuarvete haldusele lihtsustada ettevõtte raamatupidamist ja arveldamist ka teiste lisateenustega ja kasutada raamatupidamisprogrammi automaatse liidese mugavust, siis on sobivamad tasulised paketid Lite, Standard, Premium. Viimase puhul on teenustevalik paindlik ja vastavalt ettevõtte vajadustele. Peale lisateenuste (digiteerimine, arhiveerimine, kuluarunded, ERP liides, e-kinnitusring, arvete konteerimine) on lisamoodulite võimalus, tasuta esmane koolitus ja personaalse kliendihalduri tugi. Ettevõtte vajaduste muutumisel on igal ajal võimalik oma paketti vahetada.
Kuidas valida: e-arveldaja või e-arve operaator?
Ettevõtete vajadused ja eelistused on erinevad, mistõttu on tänuväärne, et on olemas ka erinevate võimaluste ja tingimustega teenusepakkujaid, mille seast sobivaim leida. Seega tasub enne teenusepakkuja ja paketi valimist mõelda oma ootustele ja vajadustele.
1. Kui suur on eeldatav e-arvete maht ja kuhu on e-arveid vaja saata?
Kui e-arvete maht on väga väike, siis võib sobida nii Finbite’i Starter pakett (kuni 5 tasuta e-arvet kuus) kui ka e-arveldaja teenus (alates teisest kasutusaastast aastamaks 5 eurot, kui teenuse maht on kõigi moodulite peale kokku kuni 10 kannet kuus).
Kui e-arvete tegemise vajadus on ainult riigiasutustele, siis on piiramatus mahus tasuta e-arvete väljastamise võimalus e-arveldaja kaudu. Kui aga kasutate muud raamatupidamistarkvara ja soovite kasutada e-arveldajat vaid e-arvete saatmiseks, siis tasub enne uurida, kas on võimalik raamatupidamistarkvara liidestus e-arveldajaga. Finbite’il on olemas liidestused kõigi juhtivate raamatupidamis- ja majandustarkvaradega üle Baltikumi.
Kui on vaja saata suuremas mahus e-arveid nii avaliku sektori asutustele kui ka erasektori ja kolmanda sektori asutustele, tasub analüüsida muid olulisi tingimusi. Nii on hea ülevaade, kas sobivaim on e-arveldaja tasuline teenus või e-arve operaatori (näiteks Finbite’i) tasuline teenus.
2. Kas võib tekkida vajadus e-arve saatmiseks välismaale?
Praegu e-arveldajaga pole võimalust Peppol-liidesega e-arvet välisriiki saata. E-arve operaatori Finbite’iga on see võimalik nii tasuta kui tasuliste pakettide puhul.
3. Kas on lisateenuste kasutamise vajadus?
E-arveldaja teenustevalikus on lihtsamad arveldusega seotud võimalused ning teha peamisi raamatupidamise, personali ja aruandlusega seotud kandeid. Finbite’i kui e-arve operaatori teenusevalik suureneb pidevalt, täiustame olemasolevaid lahendusi ning lisaks arvelahendusele on mitmeid lisavõimalusi:
- Rakenduse abil on võimalik esitada tšekid ja kuluaruanded raamatupidajale digitaalselt.
- Kinnitusringi abil on võimalik ostuarveid ja kuluaruandeid kinnitada kiiresti, mugavalt ja turvaliselt. Kinnitusring annab võimaluse kontrollida ka tagasiulatuvalt, kes ja millal on arve kinnitanud. Arvepettuste riski aitab vähendada võimalus määrata töötajatele kinnitatava summa limiit või kohustus lisada arvele lepingu number.
- Digiteerime kõik PDF- ja paberarved ning tšekid. Automaatse arvetuvastuse süsteemi ja digiteerijate töö tulemuseks on 99% täpsus.
- Digiarhiiv säästab kontoripinda ja paberit ning võimaldab mugavalt ja kiirelt pääseda ligi dokumentidele.
- Võimalik on saada valitud ajaperioodi kohta põhjalik ülevaade arveldusprotsessidest sobivas failiformaadis.
- Võimalik on automatiseerida märgukirjade ja meeldetuletuste saatmist ja haldust.
- Peagi pakume ka paindlikke makselahendusi, et muuta enda ettevõtte rahavood järelmaksu, krediidiliini ja osamaksete abil paindlikumaks.
Erinevaid võimalusi teades ning enda ettevõtte igapäevatööd analüüsides ja vajadusi kaardistades, on võimalik teha teadlik valik, kas ja millised arveldusega seotud lisateenused on vajalikud.
4. Milline on klientidele pakutav tugi?
Nii e-arveldaja kui ka Finbite saab pakkuda klientidele mitmekülgset tuge.
E-arveldaja juhised on leitavad e-äriregistri abikeskusest. Võimalik on pöörduda ka klienditoe poole.
Finbite’i klienditugi on abiks nii tasuta kui tasuliste pakettide puhul, kui tekib e-arvete saatmisel ja vastuvõtmisel küsimusi. Premium paketi klientidele on toeks personaalne kliendihaldur. Lisaks on loodud juhiseid erinevate toimingute ja seadistuste kohta. Selleks, et lihtsustada rahvusvaheliste meeskondade tööd, on kõik materjalid kättesaadavad eesti, inglise, vene, läti ja leedu keeles.
5. Kui oluline on kasutajamugavus ja kiirus?
E-arve operaatori Finbite’i eesmärk on teha arveldusega seonduvad ülesanded võimalikult lihtsaks ja mugavaks. Kiireim viis e-arvete saatmiseks ja vastuvõtmiseks on raamatupidamistarkvara kasutamine koos Finbite’i liidestusega. Tasub ka tutvuda erinevate liidestuste eripärade ning seadistustega.
Uue kalkulaatoriga on võimalik arvutada, kui palju aega on võimalik säästa, kasutades Finbite’i teenuseid.
E-arveldaja lepingu sõlmimine
E-arveldaja kasutamiseks tuleb esmalt sõlmida tarkvara kasutamise leping. E-arveldaja lepingu saavad e-arveldaja keskkonnas sõlmida juriidilise isiku esindusõigusega liikmed:
- aktsiaseltsi juhatuse liikmed,
- osaühingu juhatuse liikmed,
- tulundusühistu juhatuse liikmed,
- usaldusühingu juhatuse liikmed,
- täisühingu juhatuse liikmed,
- mittetulundusühingu juhatuse liikmed, sihtasutuse,
- korteriühistu juhatuse liikmed,
- Euroopa äriühingu juhatuse liikmed,
- füüsilisest isikust ettevõtjad.
Lepingu sõlmimiseks:
- Sisenege ID-kaardi või mobiil-ID või Smart-ID-ga e-arveldajasse.
- Seejärel valige „Minuga seotud ettevõtjad“ loetelust ettevõte ja vajutage nupule „Sõlmin lepingu“. Seejärel allkirjastage leping.
- Tarkvara mugavaks kasutamiseks on soovituslik teha eelseadistused kolmes programmi moodulis: seadistused, arveldamine ja personal.
E-arveldaja juhendid seadistusteks
Kirjeldame e-arveldaja kasutamiseks vajalikke seadistusi. Soovides võrrelda vajalikke tegevussamme e-arve operaatori teenusega, saate tutvuda Finbite’i konto seadistamise juhenditega (sageli videojuhisena), mis on leitavad meie abikeskusest.
E-arveldaja üldised seadistused
- Tarkvara seadistused – võimalik on seadistada ridade arvu e-arveldaja lehekülgedel, sessiooni pikkust, ebatõenäoliste ja lootusetute arvetega seotud infot, e-arvete vastuvõtmist ja erinevate moodulite aktiveerimist ning aktiveerida muid lisafunktsioone.
- Andmed arvetel – võimalik valida vaikimisi arvemalli, võimalik sisestada juriidilise isiku kontaktandmeid, e-maili ja saldokinnituse pealkirja, sisu ning jalust.
- Võimalik on üles laadida logo, mis kuvatakse müügiarvetel (maksimaalne lubatud suurus on 300 x 100 px, PNG või JPG formaadis).
- Saab lisada arve seeria info (arve nr prefiks, arve esimene nr, maksetähtaeg ja viivis).
- Võimalik on lisada panga arvelduskonto andmed.
- Võimalik on lisada uus API juurdepääsuluba.
2. Kontoplaani seadistamine
- Võimalik on aktiveerida ja deaktiveerida ettevõtte konto klasse, sh varasid, kohustusi, omakapitali, tulusid, kulusid (289 erinevat konto nimetust). Tarkvaras on vaikimisi eelseadistatud nn väikeettevõtja pakett ehk aktiveeritud on ainult osa kontoplaanis olevatest kontodest.
- Valides “Alamkontod ehk dimensioonid”, saab lisada kontodele alamkontosid. Selleks klikkige „Lisa uus alamkonto“ ja täitke vajalikud väljad.
3. Väljamaksete tasuliikide seadete all on võimalik märkida aktiivseks/mitteaktiivseks erinevat tüüpi tasuliigid.
- Valides “Halda müügiarve malle”, saab muuta aktiivseks/mitteaktiivseks erinevaid arvemalle.
- Valides “Aktiivsed valuutad”, on võimalik lisada arvete koostamiseks erinevaid valuutasid.
- Valides “Algbilansi seadistamine”, saab seadistada algbilanss.
Selleks on mitu valikut (vaikimisi pakutakse valikut vastavalt sellele, kas ettevõte on registrisse kantud sissemaksega või sissemakseta registreerimisega):
- „Lisa 100% rahalise sissemaksega algbilanss“
- „Lisa sissemakseta OÜ algbilanss“
- „Lisa algbilanss käsitsi”
Valik tehakse vastavalt sellele, kas osakapitali sissemakse on tehtud või mitte ning kolmanda valiku puhul saab ise sisestada algbilansi andmed.
- Valides “Käibemaksu registreeringud”, saab lisada vajalikud andmed, kui ettevõte on käibemaksukohustuslase.
- Valides “Lukustatud perioodid”, on võimalik kindlast kuupäevast alates lukustada perioode, kuhu ei soovita kandeid lisada. Lukustatud perioode on võimalik avada, klikkides „Kustuta“.
- “Lepingu info” lehel on võimalik alla laadida ning lõpetada sõlmitud e-arveldaja lepingu, alla laadida e-arveldajas tehtud kandeid, müügi- ja ostuarveid.
- Volituste info juures saab juhatuse liige ja muutmisõigusega volitatu anda ja muuta volitusi. Selleks klikkige “Lisa uus kirje” ning täitke vajalikud väljad.
- Valides “Juurdepääsud klienditeenindusele”, on võimalik vajadusel klienditeenindusele anda teatud perioodiks ligipääsu.
E-arveldaja arveldusega seotud seadistused
- Valige arveldamise rippmenüüst “Kliendid/tarnijad”. Uue kliendi või tarnija lisamiseks klikkige “Lisa uus kirje” ning täitke vajalikud andmed.
- Valige arveldamise rippmenüüst “Kaubad/teenused”. Uue toote või kauba lisamiseks klikkige “Lisa uus toode” ning täitke vajalikud andmed.
E-arveldaja personaliga seotud seadistused
Valige personali rippmenüüst “Isikud” ning seejärel saab lisada uusi töötajaid. Selleks klikkige “Lisa isik” ja täitke vajalikud andmed.
Lisaks on võimalik lisada infot töötajate eemalviibimise (rippmenüüst “Puudumised ja puhkused”) ja väljamaksete kohta (valides rippmenüüst “Väljamaksed”).
E-arveldajaga e-arve saatmine
Kui leping on sõlmitud ning tehtud on esmased seadistused, on võimalik saatma hakata e-arveid. Selleks on järgmised sammud:
- Logige sisse e-arveldaja keskkonda.
- Vali ülevalt menüüst “Arveldamine” ja seejärel “Müügiarved”. Avanenud lehel saate alustada müügiarve loomist klikkides paremal servas nupule “Lisa müügiarve”.
- Lisa müügiarvele vajalikud andmed nii arve üldandmete ning kauba ja teenuste kohta kui ka kliendi andmed.
Kui arve saadetakse uuele kliendile, saab klikkide “Lisa uus klient” ning täita vajalikud andmed.
- Kui kõik andmed on lisatud ja õiged, vajutage “Salvesta ja kinnita”.
- Arve väljasaatmiseks vajutage “Saada kliendile”. Kui arvesaajale on võimalik saata e-arveid, valige “Digiarve” ja “Saada”.
E-arveldajaga e-arve vastuvõtmine
E-arvete vastuvõtmiseks tuleb teha lubav märge üldiste seadistuste alt. Selleks valige seadistuste alt “Üldised seadistused”, seejärel “Tarkvara seadistused”. Klikkide paremal servas “Muuda” ning märkige aktiivseks “E-arvete vastuvõtmine e-arveldaja tarkvaras”. Seda tehes laekuvad kõik digiarved (XML ja PDF-formaadis) edaspidi ainult e-arveldajasse. E-arveid, mis seni on laekunud teistesse keskkondadesse (nt panka või operaatorite kaudu e-postile), ei edastata enam varasemal viisil.
Saabunud e-arved on leitavad arveldamise menüüd, valides “Ostuarved” ja seejärel “Sissetulnud digiarved”. Siin on kuvatud nii uued e-arved (mida saab vastu võtta ja tagasi lükata) ning vastuvõetud ja tagasilükatud e-arved.
Finbite’i müügiarvete juhised ja ostuarvete juhised on leitavad meie abikeskusest.
Erinevad võimalused tasuliste ja tasuta e-arvete saatmiseks
E-arve saatmiseks ja vastuvõtmiseks sobivaima lahenduse valimisel tasub olla teadlik ning teha otsus enda asutuse vajadusi arvestavalt. On asutusi, kelle jaoks on e-arveldaja sobivaim lahendus, ja väga palju ka neid, kes soovivad suuremat paindlikkust ning otsustavad kasutada e-arve operaatori teenuseid. Kui teenusepakkuja osas on kahtlusi, siis on võimalik suhelda nii e-arveldaja kui Finbite’i klienditoega, et saada vastused oma küsimustele ja teha võimalikult läbimõeldud otsus.
