Korteriühistu raamatupidamise hind – soovitused säästmiseks

Finbite pakub nutikaid arvelahendusi, mille abil saavad korteriühistud hõlbustada ja automatiseerida oma raamatupidamist ning seeläbi kokku hoida. Järjest rohkem korteriühistuid eelistab kasutada e-arveid põhjusel, et maksete laekumine on mugavam ja kiirem, sest arve saaja saab selle tasuda ühe nupuvajutusega või vormistada automaatse tasumise ehk maksekorralduse. Siinses postituses jagame soovitusi, mis aitavad korteriühistu raamatupidamisega seotud kulutusi kontrolli all hoida ja targemalt raamatupidaja tööd korraldada.

Korteriühistu raamatupidamise hinnakiri – turuülevaade 2024

Korteriühistu raamatupidamise hind sõltub korterite arvust. Väikeste, kuni 10 korteriga korteriühistu puhul on raamatupidamine lihtsam, sest lubatud on ka kassapõhine raamatupidamine. Kassapõhine arvestus on majandustehingute kajastamine vastavalt majandustehinguga seotud raha laekumisele või väljamaksmisele. Suuremate korteriühistute puhul kasutatakse tekkepõhist raamatupidamist. 

Korteriühistu raamatupidaja teenus hõlmab tavaliselt järgnevaid tegevusi:

• kommunaalteenuste kulude arvestus;
• kuludokumentide põhjal arvete koostamine ja korteriomanikele või üürnikele edastamine;
• laekumiste üle arvestuse pidamine ja vajadusel võlgnevustega tegelemine;
• vajadusel töötasude maksmine;
• korteriühistu juhatuse nõustamine finantsküsimustes;
• vahearuannete koostamine vastavalt vajadusele;
• majandusaasta aruande koostamine ja esitamine;
• majanduskava koostamisel nõustamine;
• vajadusel varasema raamatupidamise korrastamine jne. 

Korteriühistu raamatupidamise tegevuste hulgas on ülesandeid, millele kuluv ajakulu on enam-vähem sama suur, olenemata korterite arvust. Seetõttu rakendatakse sageli minimaalset teenustasu ehk baashinda. Väga palju aga mõjutab korteriühistu raamatupidamise teenuse hinda ka korterite arv. Seetõttu lisandub baashinnale lisatasu iga korteri kohta. Mida rohkem on korteri omanikke, seda rohkem on makseid, viiviseid ning seda suurem on ajakulu telefoni ja e-posti teel küsimustele vastamiseks. Nendel põhjustel põhineb hinnakujundus korteriühistu suurusel.

Korteriühistu raamatupidamise nõuded ja seadus

Raamatupidamise seaduse järgi on raamatupidamiskohustuslikud kõik Eestis registreeritud eraõiguslikud juriidilised isikud, sh korteriühistud.

Kuigi raamatupidamisreeglid on äriühingutel ja MTÜ-del (korteriühistu on mittetulundusühingu eriliik) sarnased, on neil teatud erisusi, millega peaks raamatupidaja kursis olema. MTÜ-de erisused on toodud RTJ 14 “Mittetulundusühingud ja sihtasutused”. 

Korteriühistute tegevust reguleerib korteriomandi- ja korteriühistuseadus, kus on kajastatud raamatupidamist puudutavaid nõudeid:

• Juhatus korraldab korteriühistu raamatupidamise.
• Kuni kümne korteriomandiga korteriühistu ei pea looma juhatust ning lubatud on juhtida ühistut ühiselt. Sellisel juhul on lubatud pidada kassapõhist raamatupidamist. 
• Kui korteriühistul on kassapõhine raamatupidamine ja ühistut juhitakse ühiselt, siis ei ole kohustust esitada majandusaasta aruannet. Alates 01.02.2023 ei pea majandusaasta aruannet esitama ka kuni kümne korteriomandiga korteriühistud, mis on valinud omale juhatuse.

Mida silmas pidada korteriühistu loomisel?

Korteriühistu tegeleb korterelamu haldamise ja hooldamisega, et tagada hoone ja selle ümbruse korrashoid ning elanike rahulolu. Korteriühistu juhatus korraldab korrektse raamatupidamise ning hoone üldkasutatavate alade hoolduse ja remondi. Et kinnisvara väärtus püsiks ja elanike jaoks oleks tagatud meeldiv ja turvaline keskkond, vastutab korteriühistu juhatus kortermaja igakülgse korrashoiu eest, organiseerides:

• heakorratööd, sh sise- ja väliskoristuse;
• tehnosüsteemide hoolduse, nt küttesüsteemi, automaatse tulekahjusüsteemi, vee- ja kanalisatsioonisüsteemi, ventilatsiooni jm hoolduse;
• tarbimisteenuste haldamise, nt vee, elektri, kütte;
• tugiteenuste korraldamine, nt valve ja parkimine;
• ehitustööd, nt projekteerimise ja renoveerimise.

Korteriühistu moodustamiseks tuleb see kanda korteriühistute registrisse, mis on mittetulundusühingute ja sihtasutuste registri osa. Korteriühistu nimi koosneb kortermaja aadressist ja täiendist „korteriühistu”. Korteriühistute registrisse kande tegemiseks esitatud avaldus peab olema notariaalselt kinnitatud või esitatud digiallkirjastatult ettevõtjaportaali kaudu. Seejärel tasutakse riigilõiv ning kohus vaatab avalduse üle viie tööpäeva jooksul. Avalduse rahuldamise korral teeb kohus kande registrisse. Kui avaldusel esineb puudusi, tehakse kandemäärus puuduste kõrvaldamiseks. 

Korteriühistu juhindub oma tegevuses seadustest, kokkulepetest ja põhikirjast (kui see on olemas). Seega on korteriühistule põhikirja loomine vabatahtlik ning piirduda võib ka kodukorraga. Korteriühistut võivad juhtida korteriomanikud ühiselt, võimalik on moodustada juhatus või kaasata valitseja ehk juriidiline isik, kes teenuse korras juhib ja esindab korteriühistut. Korteriühistu juhatuse liikmeks võiksid olla inimesed, kellel on piisavalt aega ja soovi korteriühistu juhatuse ülesannete täitmiseks, kes on usaldusväärsed ja kes on valmis enda teadmisi täiendama kinnisvaravaldkonnas.

Korteriühistu juhatus saadab piisava etteteatamisajaga üldkoosoleku kutse korteriühistu liikmetele ehk korteriomandite omanikele. Korteriühistu üldkoosolekuid protokollitakse ning protokoll peab olema kõigile kättesaadav. Üldkoosoleku teemadeks võivad olla korteriühistu põhikirja muutmine; juhatuse liikmete valimine; majandusaasta aruande ja majanduskava kinnitamine jne.

Soovitused korteriühistutele odavamaks raamatupidamiseks

Korteriühistu raamatupidamise korraldamiseks on mitu võimalust. Võimalik on raamatupidamist teha ise, palgata raamatupidaja või osta raamatupidamisteenuse sisse. Raamatupidamise kulude kokkuhoidmiseks on teadlike ja tarkade valikute tegemisel mitmeid võimalusi.

1. Korteriomandite majandamiskulude läbipaistev planeerimine

Mõelge läbi, kuidas infot jagada efektiivselt, et vähendada infovahetuse ja arusaamatuste lahendamisele kuluvat aega. Eriti tundlik võib olla kulude jaotamisega seotud info jagamine. Üheks võimaluseks on majanduskulude läbipaistev planeerimine ja läbimõeldud majanduskava loomine.

Majanduskava loomine ja majandamiskulude läbipaistvus aitavad aega ja raha säästa, võimaldades täpselt planeerida ja jälgida kulusid ja tulusid, optimeerida rahavooge, tuvastada ebaefektiivsed kulutused, suurendada usaldust ja parandada kommunikatsiooni osapoolte vahel. Läbipaistvus vähendab riske ja võimaldab kiireid, informeeritud otsuseid, vältides ootamatuid kulutusi ja finantsprobleeme.

Korteriomandi- ja korteriühistuseadus kehtestab, et korteriühistu majanduskava koostab majandusaastaks korteriühistu juhatus ning see koosneb järgnevast:

1. ülevaade kaasomandi eseme seisukorrast ja kavandatavatest toimingutest;
2. korteriühistu kavandatavad tulud ja kulud;
3. korteriomanike kohustuste jaotus majandamiskulude kandmisel;
4. reservkapitali ja remondifondi tehtavate maksete suurus;
5. kütuse, soojuse, vee- ja kanalisatsiooniteenuse ning elektri prognoositav kogus ja maksumus.

Korteriühistu majanduskava koostamisel tasub võimalusel küsida raamatupidaja soovitusi ning lugeda juurde ka teemakohaseid materjale ja artikleid.

2. Mida teha ise ja mida anda raamatupidajale?

Tehke kindlaks, millised raamatupidamise ülesanded saate ise täita ja millised oleks mõistlikum raamatupidajale delegeerida, et optimeerida kulusid ja aega. Korteriühistu juhatuse ja raamatupidaja vaheline tööjaotus sõltub korterite arvust, raamatupidamise keerukusest ning korteriühistu juhatuse liikmete finantsalastest teadmistest ja oma tegevuse fookuse eelistustest. Töömahu järgi kujuneb raamatupidamisteenuse hind.

Tehnoloogilised uuendused raamatupidamisvaldkonnas võimaldavad korteriühistu juhatuse liikmetel soovi korral päris palju ise ära teha. Kuigi raamatupidamistarkvarad, e-arve operaatorid, korteriühistutele mõeldud rakendused ja muud raamatupidamist lihtsustavad tarkvarad ei asenda täielikult raamatupidajat, on lihtsamate ja väiksemate korteriühistute puhul võimalik raamatupidamine korraldada nii, et korteriühistu juhatus tegeleb vajalike maksete ja omavahelise suhtlusega ning raamatupidaja rolliks on näiteks eelkõige nõustamine ja majandusaasta aruande koostamine.

3. Raamatupidaja usaldusväärsus ja kogemus

Püüdke leida raamatupidaja, kellel on väga head valdkondlikud teadmised, oskused kasutada nutikaid tehnoloogilisi lahendusi ning lisaks kogemusi korteriühistute raamatupidamises. Nii on võimalik säästa aega, sest raamatupidaja suudab tõhusalt hallata korteriühistu finantse, vähendada vigade tekkimise võimalust ja optimeerida raamatupidamisprotsesse, võimaldades korteriühistu juhatusel keskenduda muudele olulistele tegevustele. 

Lisaks tavapärastele raamatupidamise ülesannetele on korteriühistute puhul sageli vaja tegeleda ka väiksemate ja suuremate renoveerimistööde rahastuse planeerimisega. Kuna eesmärgiks on korteriomanike huvide kaitsmine, nõuab see raamatupidajalt suurt rõhku finantsilise läbipaistvuse ja aruandluse tagamisele, täpsete eelarvete koostamisele ning kulude ranget jälgimist ja optimeerimist. 

Lisaks professionaalsetele teadmistele ning heale analüüsivõimele on heal korteriühistu raamatupidajal valmisolek ja oskused, et kasutada oma igapäevatöös uuenduslikke tehnoloogilisi lahendusi. Korteriühistutele loodud tarkvarad, pilvepõhised raamatupidamisprogrammid, e-arvete kasutamine ja digitaalne dokumentide haldamine on vaid mõned näited tehnoloogiatest, mis tõhustavad raamatupidamistööd ja muudavad finantsandmed reaalajas kättesaadavaks nii korteriomanikele, korteriühistu juhatusele kui ka raamatupidajale. Kui varem esitati sageli korteriühistu kommunaalarved paberkandjal, siis tänapäeval eelistatakse paberivaba raamatupidamist ka korteriühistute puhul. Näiteks on korteriomanikel võimalik tellida e-arved mugavalt otse panka, kus nende tasumine on väga lihtne ja kiire. E-arvete kasutamisel on palju eeliseid nii e-arve saatja kui ka saaja vaates. Võrreldes pdf-arvetega on e-arved palju usaldusväärsemad ja turvalisemad ning nende kasutamine on kindlasti mugavam ja ajasäästlikum viis arvete esitamiseks ja vastuvõtmiseks.

4. Korteriühistu majandusaasta aruande hind

Võrrelge majandusaasta aruande koostamise hindasid erinevatelt raamatupidamisteenuse pakkujatelt ning analüüsige, milline lahendus on Teie korteriühistu jaoks kõige kuluefektiivsem ja mõistlikum. Tasub uurida juba korteriühistu raamatupidamise teenusepakkuja valimisel, kas majandusaasta aruanne on lepingulistele klientidele hinna sees või lisandub selle teenuse eest tasu.

Väiksed, kuni 10 korteriga korteriühistud, mida juhitakse ühiselt või mida juhib juhatus, ei pea esitama majandusaasta aruannet. Juhul kui on valitud valitseja, peab ühistu pidama tekkepõhist raamatupidamist ja esitama korteriühistute registrile ka majandusaasta aruande. Suuresti on korteriühistute majandusaasta aruanne sarnane äriettevõtete aruandega, aga esineb teatud erisusi, mis puudutavad nt kulude jaotamist ja teabe esitamist. Korteriühistu majandusaasta aruandes märgitakse lisaks muudele nõutud andmetele ka iga korteriomandi majandamiskulude suurus, sh kommunaalkulud, remondifond, hooldus- ja haldustasud ning laenud. Samuti peab arvestama, et see oleks loetav ja arusaadav korteriühistu liikmetele.

5. Korteriühistute erisused

Kaaluge korteriühistu vajadusi ja uurige erinevaid raamatupidamise võimalusi, et valida optimaalne lahendus. Kuna korteriühistute tegevus ja raamatupidamise mahukus võib olla väga erinev, võib korteriühistu raamatupidamisteenuse hind olla individuaalne, sõltuvalt raamatupidaja ülesannetest ja korterite arvust. 

Kuluefektiivsema korteriühistu raamatupidamise teenuse leidmiseks tasub teha eeltööd ja leida sobivaim lahendus:

• Mõelge läbi oma ootused korteriühistu raamatupidajale. Kas otsite raamatupidajat, kes täidaks eelkõige seadusest tulenevad kohustused, või ootate sisulisemat tuge ja abi korteriühistu raamatupidamise korrastamisel, finantside planeerimisel, kulude optimeerimisel ning pikaajaliste strateegiate koostamisel?
• Raamatupidamisteenuse hinnakujundus on erinev ning kuluefektiivseima ja sobivaima lahenduse leidmiseks tasub küsida erinevaid pakkumisi. Üldjuhul on määratud minimaalne baashind ning lisatasu vastavalt korterite arvule. Kuigi suuremate korteriühistute raamatupidamine on kallim, jaguneb kulu suurema korterite arvu peale ning raamatupidamise tasu korteri kohta võib olla väike. Korteriühistu raamatupidamisteenuse lõpliku teenustasu mõistmiseks tasub uurida, mis teenused on paketis ja mille eest lisandub tasu.
• Uurige, kas teenusepakkuja kasutab kaasaegseid raamatupidamisprogramme või korteriühistute tarkvarasid ja kas teil on ligipääs nendele rakendustele, et jälgida finantsandmeid reaalajas. Kaasaegsete tehnoloogiliste lahenduste kasutamine võib esialgu suurendada teenuse hinda, kuid pikemas perspektiivis aitab see vähendada andmesisestustöö mahtu, parandada andmete täpsust ja läbipaistvust ning pakkuda kuluefektiivsemat ja tõhusamat raamatupidamisteenust.
• Sageli on korteriühistu raamatupidamise korraldamiseks kõige soodsam leida sobiv teenusepakkuja. Mõnikord võib aga majaelanike seas olla raamatupidamisteadmistega inimesi, kes on nõus mõistliku töötasu eest nõus vastutama ise korteriühistu raamatupidamise eest. 

6. Automaatsed ja digitaalsed arvelahendused

Kasutage digilahendusi, mis hõlbustavad korteriühistute raamatupidamist ja aitavad hoida kokku aega. Abi on nii spetsiaalselt korteriühistutele mõeldud tarkvarast kui ka muudest raamatupidamist lihtsustavatest tarkvaradest. Uurida tasub tarkvarade liidestusvõimalusi, et saavutada suurim võimalik kasu.

Näiteks on loodud Korto lahendus, mis on mugav nii korteriomanikele, ühistu juhatusele, raamatupidajale kui ka haldusfirmale. Selle abil on võimalik tõhustada omavahelist suhtlust (tõstada probleeme ja hääletada); esitada näidud telefoniga; pääseda mugavalt ligi kõigile dokumentidele (nt korteriühistu põhikiri, üldkoosolekute protokollid ja aastaaruanded, hoolduspäevikule) ja andmetele (nt arveldusele, ühistu raha seisule) ning tänu Finbite’i liidestusele tellida arved e-arvena otse panka või oma meiliaadressile. Kõik Korto kliendid saavad Finbite’i arvelahendusi kasutada ilma kuutasuta. Kui korteriühistu soovib väljastada e-arveid ja on selleks leidnud sobiva tarkvara või platvormi, siis tuleks informeerida ka korteriühistu liikmeid, et nüüd on neil võimalus tellida oma kommunaalarved e-arvena tasumiseks otse internetipanka. Võimalik on kasutada nii automaatset e-arve püsimakse lahendust kui ka eeltäidetud maksevormi, mis tuleb enne maksmisele suunamist kinnitada. Korto ning korteriühistute e-arvete teemal oleme kirjutanud pikemalt ka varasemas postituses.

Korteriühistu arveid tasub saata e-arvetena, kuna see muudab arveldusprotsessi kiiremaks ja tõhusamaks ning vähendab võlgnevuste tekke riski. Kui korteriühistu kasutab Korto lahendust, siis saab Finbite’i konto luua sealses keskkonnas automaatselt, seadistada korteriühistu e-arvete vastuvõtmise ning saatmise ning kasutada mugavat Finbite’i arvelahendust ilma kuutasuta. Kui korteriühistu kasutab muud majandus- või raamatupidamistarkvara, siis on samuti võimalus automaatseks liidestuseks Finbite e-arve lahendusega. 

7. Raamatupidamise programm

Sageli kasutavad korteriühistud raamatupidamisteenust ning sellega võib kaasneda ligipääs kasutatavatele digilahendustele. Kui aga mingil põhjusel otsustate ise teha raamatupidamise ja valite sobivat raamatupidamistarkvara, tasub uurida teenustasusid ja funktsionaalsust, et leida parima hinna ja kvaliteedi suhtega teenus.

Raamatupidamisprogrammide teenustasud ja pakutavate teenustevalik erineb, mistõttu tasub teha teadlik valik ja leida programm, mis vastab ettevõtte vajadustele ja eelarvele. 

Mõelge, millised funktsioonid on korteriühistu jaoks olulised, ja uurige, millised raamatupidamistarkvarad võimaldavad neid tegevusi. Mõnel raamatupidamisprogrammil on loodud korteriühistu moodul. Näiteks Profit raamatupidamisprogrammis on võimalik lisada näidud, jagada kulusid erinevate põhimõtete järgi ning kujundada arvevormid vastavalt vajadusele. Samuti on Merit Aktiva Pro ja Premium pakettides korteriühistu funktsioonid, mille abil on võimalik näitude mugav sisestamine, perioodiliste arvete väljastamine, kulude automaatne kandmine arvetele ning väga mugav arvete masspostituse võimalus. Mõlemal raamatupidamisprogrammil on liidestus Finbite’iga, tänu millele on võimalik saata e-arved otse panka, aga soovi korral saab arve edastada ka e-posti vahendusel või paberkandjal.

Veenduge, et raamatupidamisprogrammil oleksid liidestusvõimalused vajalike rakendustega, nt korteriühistute tarkvaraga (kui kasutate seda) või e-arvete opraatoriga. Finbite’il on liidestusvõimalus kõikide suuremate raamatupidamis- ja majandustarkvaradega.

Finbite muudab raamatupidamise lihtsamaks

E-arve lahenduse liidestus raamatupidamisprogrammi või korteriühistutarkvaraga lihtsustab nii suuremate kui väiksemate korteriühistute raamatupidamist, vähendades rutiinset andmesisestust, kiirendades arvete töötlemist ning vähendades seeläbi raamatupidamise kulusid. Tänu e-arve lahendusele on võimalik kiiremini ja mugavamini arve tasumine.

Liituge ning avastage, kuidas meie lihtsasti kasutatavad, efektiivsed ja turvalised digiteerimise ja e-arvelduse lahendused võivad korteriühistu raamatupidamist lihtsamaks ja odavamaks muuta.