Kuidas teha kuluaruannet? Võimalused ja tööriistad

Raamatupidamise efektiivsemaks ja lihtsamaks muutmise nimel tasub üle vaadata kogu raamatupidamise protsess ning leida erinevaid toetavaid võimalusi. Väga tõenäoliselt tegeleb raamatupidaja arvestatava aja tšekkide ja kuluaruannete kontrollimise, sisestamise ja maksmisele suunamisega. Siinses postituses tutvustame kuluaruannetega tööd hõlbustavaid lahendusi.

Millal esitatakse kuluaruandeid?

Kuluaruanne koos kuludokumendiga koostatakse ja esitatakse siis, kui töötaja on teinud sularahas või isikliku pangakaardiga ettevõtte kasuks kulutusi. Tagastamiseks esitatakse erinevaid maksekviitungeid, taksokviitungeid, sularaha makset tõendavaid kviitungeid, lähetuskuludega seotud tšekke jne. Kuluaruande alusel saab kulutusi hüvitada siis, kui need on seotud ettevõtlusega. Seega lubatud on väga erinevad kulutused, aga hoolikalt tuleb jälgida, et ei hüvitataks ettevõtlusega mitteseotud kulusid. 

Ettevõtlusega mitteseotud kulude puhul ei ole kulu ja väljamakse seotud ettevõtlusega. See tähendab, et kulu ei vasta ettevõtlustulu saamise eesmärgile, ei ole vajalik ega kohane ettevõtluse arendamiseks ja säilitamiseks ning ei suudeta põhjendada kulu seost ettevõtlusega.

Tulumaksuseaduse §-des 51 ja 52 on loetletud ettevõtlusega mitteseotud kulud, mis tuleb deklareerida ja millelt tuleb tasuda tulumaks. Ettevõtte vahenditest hüvitatud kulude puhul, mis on töötajate või juhatuse liikme kasuks, on maksude mõistes tegu töötaja tuluga. Selle pealt tuleb tasuda tööandjal erisoodustusmaksu, tulumaksu määraga 20/80 ja sotsiaalmaksu 33%.

Seega on oluline olla kindel, et tehtud kulutusi on õigustatud hüvitada kuluaruande alusel ning kas sellega kaasneb maksukohustus. Kui on kahtlusi tehtavas kulutuses, siis on võimalik konsulteerida ettevõtte raamatupidajaga. 

Andmed kuluaruande blanketil

Kuluaruanne on raamatupidamise algdokument, mistõttu kehtivad sellele arvetega samad nõuded. See tähendab, et tuleb veenduda, et kuluaruandel ja tšekil oleksid kajastatud nõutud andmed ja et neid säilitatakse 7 aastat.

Üldjuhul on kuluaruande blanketil järgmised andmed:

• ettevõtte andmed, kellele kuluaruanne esitatakse, 
• kuluaruande esitaja,
• tšeki kuupäev, 
• dokumendi number, 
• kululiik (nt transport, esindus-, majandus-, majutus- ja muu kulu), 
• käibemaks ja summad koos valuutaga, 
• hankija ehk kelle käest on kaup või teenus ostetud.

Soovituslik on juurde lisada ka täpsustav kommentaar, et oleks lihtsam aru saada, mille eest täpsemalt on tasutud.

Igas ettevõttes võib kuluaruande vorm ja esitamise korraldus veidi erineda, seega täpsema info koos kuluaruande näidisega saab anda raamatupidaja.

Kuluaruande esitamise võimalused

Tšekkide ja kuluaruannete esitamiseks raamatupidajale on mitmeid võimalusi. Ettevõttesiseselt on töötajatega kokku lepitud kuluaruande esitamise tähtaeg ja täpsem korraldus. Sageli on loodud kuluaruande näidis, mille alusel saavad töötajad tagasimakset taotleda. Järjest enam aga kasutatakse paberivaba kuluaruande esitamiseks spetsiaalselt loodud tarkvaralahendusi, mis aitavad märgatavalt säästa aega ja lihtsustada protsessi.

Paberkujul tšekkide ja kuluaruannete esitamine raamatupidajale

Paberkujul tšekkide ja kuluaruannete esitamisel:

1. Töötaja täidab paberil kuluaruande blanketi ning lisab selle juurde kulu tõendava tšeki.
2. Seejärel toimetatakse dokumendid raamatupidajani. Mõnikord on palutakse saata originaaldokumendid posti teel (kui raamatupidaja töötab teises asukohas) ning lisaks ka skaneerituna e-posti teel. 
3. Raamatupidaja kontrollib, kas kuluaruande vorm on täidetud korrektselt ja kas kulusid tõendavad tšekid vastavad nõuetele.
4. Kui kuluaruandel või tšekil on puudusi, siis palub raamatupidaja need ära parandada.
5. Kui dokumendid on korrektsed, siis raamatupidaja sisestab andmed käsitsi raamatupidamisprogrammi.
6. Sõltuvalt ettevõtte töökorraldusest saadetakse teatud juhtudel kuluaruanded juhipoolsele kinnitamisele. Arveid kinnitatakse välja prinditud paberitel või manustega e-kirju vahetades.
7. Kui dokumendid on korrektsed ja vajadusel on läbinud kinnitusringi, saab väljamakse teha.
8. Dokumendid arhiveeritakse paberarhiivis.

Tšekkide ja kuluaruannete skaneerimine ja edastamine elektroonilisel kujul 

Elektrooniliste kuluaruannete koostamisel ja esitamisel:

1. Töötaja täidab arvutis kuluaruande blanketi ning teeb paberkujul tšekist pildi või skaneeritab selle. 
2. Seejärel saadetakse dokumendid raamatupidajale e-posti vahendusel või laetakse üles elektroonilisse keskkonda (nt pilve-süsteemi). 
3. Raamatupidaja kontrollib, kas kuluaruande vorm on täidetud korrektselt, kas kulusid tõendavad tšekid vastavad nõuetele ning kas skaneeritud või üles pildistatud tšekilt on andmed piisavalt hästi loetavad. 
4. Kui kuluaruandel või kuludokumendil on puudusi, siis palub raamatupidaja need ära parandada.
5. Kui dokumendid on korrektsed, siis raamatupidaja sisestab andmed käsitsi raamatupidamisprogrammi.
6. Sõltuvalt ettevõtte töökorraldusest saadetakse teatud juhtudel kuluaruanded juhipoolsele kinnitamisele. Arveid kinnitatakse välja prinditud paberitel või manustega e-kirju vahetades.
7. Kui dokumendid on korrektsed ja vajadusel on läbinud kinnitusringi, saab väljamakse teha.
8. Dokumendid arhiveeritakse vastavalt ettevõtte töökorraldusele, enamasti digiarhiivis või ettevõtte serverites mahukate pildi- ja pdf-failidena.

Mobiilirakenduse abil tšekkide pildistamine ja raamatupidajale esitamine

On ettevõtteid, kes koostavad ja esitavad endiselt kuluaruandeid paberil või elektrooniliselt, sest ei ole teadlikud kuluaruande tarkvara kasutamise võimalustest ja eelistest või on muul põhjusel otsustanud sellise kuluaruande esitamise viisi kasuks. 

Mobiilirakenduse abil kuluaruannete ja tšekkide edastamine raamatupidajale:

1. Tšekist tehakse mobiiliäpiga pilt ja sisestatakse arvel olevad andmed. Võimalik on andmesisestamise asemel saata tšekk mugavalt digiteerimisse, mille käigus sisestab automaattuvastuse tarkvara kogu tšekil oleva info automaatselt süsteemi.
2. Tšekk edastatakse raamatupidamissüsteemi vaid hetkega.
3. Kõige kiiremaks ja lihtsamaks kuluaruande kinnitamiseks saab kasutada kinnitusringi teenust. Nutikas kinnitusring annab vabaduse kinnitada arveid olenemata ajast ja kohast, vaid ühe nupuvajutusega. Oma kinnituse saab anda igast nutiseadmest ning raamatupidajal on pidev kontroll, kui kaugel on kinnitusprotsess.
4. Kui dokumendid on korrektsed ja vajadusel läbinud kinnitusringi, saab väljamakse teha.
5. Dokumendid arhiveeritakse digiarhiivis.

E-kuluaruanded vs paberil ja elektroonilised kuluaruanded

Sobiva kuluaruande esitamise viisi valimine sõltub paljudest teguritest, sealhulgas ettevõtte suurusest, töötajate hulgast ja eelistustest, uuendusmeelsusest ja valmisolekust kasutada erinevaid igapäevatööd hõlbustavaid tarkvaralahendusi jne. Toome mõned eelised ja puudused nende kolme levinuima kuluaruande esitamise viisi kohta.

	Puudused	Eelised
Paberil kuluaruanded	Tšekid ja kuluaruanded võivad ära kaduda või saada kahjustada.Tšekid ja kuluaruanded säilitatakse paberarhiivis. Lisaks sellele, et see on ruumi- ja ajamahukam, on tulevikus vajalikke dokumente keeruline üles leida.Andmete sisestamine on ajamahukas.Dokumentide maksmisele edastamine võtab kauem aega.Raamatupidaja peab andmed käsitsi sisestama ja sellega võivad kaasneda eksimused ja näpuvead.Paberite kogumine, organiseerimine ja raamatupidajani toimetamine nõuab kuluaruande esindajalt asjatut lisapingutust ja röövib väärtuslikku tööaega.	Puuduvad.
Elektroonilised kuluaruanded	Andmete sisestamine on ajamahukas.Dokumentide maksmisele edastamine võtab aega.Raamatupidaja peab andmed käsitsi sisestama ja sellega võivad kaasneda eksimused ja näpuvead.Süsteemi haldamine ja juurutamine ettevõttes on ajamahukas, sest on palju võimalusi eksimiseks: iga kord tuleb analüüsida, kellele, mida, mis formaadis ja millal täpselt saatma peab.Mahukad pdf- ja pildifailid võtavad ettevõtte serverites palju ruumi. Eriti kui turvalisuse eesmärkidel on kasutusel ka kinnitusring ja mahukaid andmefaile saadetakse üksteisele kinnitamiseks meili teel.	Tänu sellele, et tšekist tehakse pilt või see skaneeritakse, väheneb võimalus, et tšekk tuhmub või läheb kaduma.Dokumendid arhiveeritakse digiarhiivis.
Mobiilirakenduses koostatud kuluaruanded	Mõne väiksema ettevõtte jaoks võib olla puuduseks see, et tegemist on tasulise teenusega. Kui aga kuluaruannete esitamist tuleb ette aeg-ajalt, siis tänu ajakokkuhoiule saab suurendada ettevõtte töö efektiivsust ja säästa töötundide kaudu kulusid.	Spetsiaalse kuluaruande mobiilirakendusel on mitmeid eeliseid:Veebipõhises digiarhiivis säilitatud tšekke ja kuluaruandeid on võimalik taasesitada ja kontrollida ükskõik millal.See võimaldab kokku hoida enda ja raamatupidaja aega – nutika kuluaruande lahenduse kaudu tšeki edastamine on 6 korda kiirem kui paberil.Tagasimaksed on võimalik teha kiiremini. Kiire hüvitamise protsess suurendab töötajate rahulolu, kuna neile makstakse õigeaegselt tagasi nende tehtud kulud.Paberivaba lähenemine kaotab vajaduse füüsiliste kviitungite ja kuluaruannete järele, muutes ettevõtte töökorralduse keskkonnasõbralikuks.Lisaks on võimalik kasutada mugavat ja turvalist kinnitusringi, mille algatamist on võimalik automatiseerida (ühe töötaja kuluaruanded lähevad automaatselt kinnitamiseks tema juhile ja ei pea meile vahetama, kinnituse saab anda ühe klikiga igast nutiseadmest jne).Tänu digiarhiivile väheneb võimalus, et tšekk või kuluaruanne kaob või tuhmub ja muutub loetamatuks.Kuna kaugtöö on aina tavalisem, siis võib ette tulla olukordi, kus on väga keeruline kuluaruandeid koostada ja esitada paberil või skaneerituna. Liikuva või kaugtöö puhul on kõige mugavam viis kasutada mobiilirakendusi kuluaruannete esitamiseks.Raamatupidajad ja juhid saavad kulutusi jälgida reaalajas, saades selge ülevaate ja võimaluse teha õigeaegseid eelarve kohandusi.Kuluaruande mobiilirakenduse ja kinnitusringi teenuse kasutamine on turvalisem. Paberkandjal ja e-posti vahendusel saadetud kuluaruannete ja tšekkide puhul tuleb veenduda, et need ei kaoks ja et ei tekiks vastuolu andmekaitse põhimõtetega.

Paberivaba raamatupidamine on muutumas aina tavalisemaks ning e-kuluaruande teenus on üks võimalus töötajate töö lihtsustamiseks ja efektiivsemaks muutmiseks. Finbite’is on e-kuluaruannete teenus olemas kõigis tasulistes pakettides.

E-kuluaruande esitamine Finbite’i rakenduse abil

Kui kasutate esimest korda Finbite’i mobiilirakendust kuluaruande esitamiseks, siis esmalt laadige alla Finbite Finance äpp. Rakendust saab alla laadida ka otse Android telefonis Google Play-st või iOS telefonis App Store-st.

E-kuluaruande koostamiseks ja esitamiseks Finbite’i mobiilirakenduses:

1. Avage Finbite Finance mobiilirakendus ja logige sisse. Kasutajatunnuse ja parooli saab enne esmakordset kasutamist luua meie keskkonnas.
2. Valige mobiilirakenduses “Lisa kviitung” ning seejärel “Pildista” või “Lisa galeriist”. Tehke foto nii, et kõik andmed oleksid ilusti nähtavad.
3. Järgmiseks saab valida Finbite digiteerimisteenuse või info käsitsi sisestamise vahel.
4. Kui valida Finbite digiteerimise, ilmub see “Ootel kviitungid” alla 24 h jooksul peale selle digiteerimisse saatmist, kui tehtud pilt on kvaliteetne ja loetav.  Seejärel saab esitaja tšeki alusel kuluaruande koostada ja raamatupidajale esitada. Soovides kviitungit käsitsi sisestada, täitke väljad ning salvestage, misjärel ilmub kviitung kohe “Ootel kviitungid” alla valmis kujul.
5. Kui ostukviitung on digiteerinud või käsitsi sisestanud Finbite’i mobiilirakendusse, saab alustada kuluaruande loomist.
6. Valige “Loo kuluaruanne” ning valige “Majanduskulu” või “Lähetuskulu”.
7. Täitke kohustuslikud andmed ja soovi korral valikulised andmed.
8. Järgmisena valige nupu “Lisa kviitung” abil sobiv ootel olekus kviitung.
9. Edasi saab kuluaruande mustandina salvestada hilisemaks täiendamiseks või vajutada “Jätka” ning saata kuluaruanne kinnitamisele.

Kuluaruande esitamise protsessi kohta on loodud ka videojuhis. Kodulehel on leitavad ka ülejäänud kuluaruannete teenusega seotud juhised. 

E-kuluaruandega seotud toetavad lahendused Finbite’is

Lisaks kuluaruande teenusele on Finbite’is lahendusi, mis teevad kuluaruannetega seonduva võimalikult kiireks ja mugavaks.

• Kinnitusringi abil on võimalik ostuarveid ja kuluaruandeid kinnitada kiiresti, mugavalt ja turvaliselt. Nutika e-kinnitusringi abil saab kinnitada kõiki arveid, mis on saabunud e-arve kujul või süsteemi sisestatud läbi digiteerimise, sh kuluaruandeid. Kinnitusring annab võimaluse kontrollida ka tagasiulatuvalt, kes ja millal on arve kinnitanud. Arvepettuste riski aitab vähendada võimalus määrata töötajatele kinnitatava summa limiit või kohustus lisada arvele lepingu number.
  • Kinnitusringi on võimalik automatiseerida. See tähendab, et mobiilirakenduse seadistuste kaudu saab iga kuluaruande esitaja määrata ette, et kõik tema aruanded lähevad kinnitamiseks nt esmalt tema otsesele juhile ja seejärel raamatupidajale. Automaatseid kinnitusmalle saab siduda kinnitajate isikuga ja määrata, kas kinnitusi oodatakse kindlas järjekorras või läbisegi. 
• Digiteerime lisaks PDF- ja paberarvetele soovi korral ka kuluaruannetega esitatavad tšekid. Automaatse arvetuvastuse süsteemi ja digiteerijate töö tulemuseks on 99% täpsus. Üks digikujule viidud ostuarve aitab kokku hoida keskmiselt 30 minutit ja 3 €.Iga kuluaruannet esitades on võimalik valida, kas selle tšekk digiteeritakse automaattuvastuse tarkvara poolt ning kontrollitakse hiljem Finbite’i digiteerija poolt või sisestab kuluaruande esitaja tšekil oleva info ise süsteemi. Digiteerimisse saadetud tšekid on valmis kuluaruandele lisamiseks hiljemalt ühe tööpäeva jooksul, kuid tavaliselt oluliselt kiiremini.
• Digiarhiiv säästab kontoripinda ja paberit ning võimaldab mugavalt ja kiirelt pääseda ligi dokumentidele. Digiarhiivile on ligipääs ettevõtte poolt volitatud töötajatel ning tagatud on dokumentide turvalisus andmebaasis.

Lisaks e-kuluaruannete, digiteerimisele, e-kinnitusringile saab raamatupidamist lihtsustada e-arvete lahenduse, automaatsete meeldetuletuste saatmise, arveldusprotsessidest aruandluse  jm lahenduste abil. Valida on võimalik nelja paketi vahel: Starter, Lite, Standard ja Premium. 
Meie teenustevalik laieneb pidevalt ning lisaks täiustame olemasolevate teenuste funktsioone. Nutikad arvelahendused ja lisateenused on raamatupidamise tulevik ning oluline vahend ettevõtete kasvu toetamisel. Pakume võimalust broneerida aeg veebikohtumiseks, et tutvuda Finbite’i keskkonnaga ja saada vastused oma küsimustele. Täiendavate küsimuste korral on võimalik tutvuda korduma kippuvate küsimustega meie abikeskkonnas või pöörduda ka meie klienditoe poole.