Perėjimas prie elektroninių sistemų: pagrindinis vadovas mažosioms įmonėms

Baltijos šalyse viešosios institucijos jau ne vieną dešimtmetį naudoja elektronines sistemas. Pavyzdžiui, 99 % Estijos administracinių paslaugų yra skaitmeninės. 

Kadangi tradicinių sistemų, kuriose viskas fiksuojama popieriuje, trūkumai tampa vis akivaizdesni, daugelis mažųjų įmonių taip pat pripažįsta perėjimo prie elektroninių sistemų naudą.

Tačiau ką reiškia pereiti prie elektroninių sistemų?

Šiame išsamiame vadove išnagrinėsime esminius perėjimo prie elektroninių sistemų aspektus mažosioms įmonėms, aptarsime įvairius skaitmeninius sprendimus ir paaiškinsime, kaip „Finbite“ elektroninių sąskaitų faktūrų programinė įranga gali pakeisti jūsų sąskaitų faktūrų administravimo procesus.

Kas yra elektroninis verslas?

Elektroninis verslas – tai verslas, kuris skaitmenizavo savo verslo operacijas, kad pašalintų arba drastiškai sumažintų priklausomybę nuo popierinių dokumentų. Perėjimas prie elektroninių sistemų reiškia esminį duomenų valdymo praktikos, darbo srautų ir sąveikos su klientais pokytį. Elektroninės verslo sistemos skaitmenizuoja viską – nuo sąskaitų faktūrų išrašymo ir apskaitos iki komunikacijos ir klientų aptarnavimo. 

Vis dėlto perėjimas prie elektroninių sistemų reiškia ne tik skaitmeninių dokumentų naudojimą. Kai kurie skaitmeniniai dokumentai, pvz., PDF sąskaitos faktūros, taip pat gali būti neefektyvūs. Dėl to perėjimas prie elektroninių sistemų taip pat reiškia efektyvių elektroninių procesų diegimą. Pavyzdžiui, naudojant kompiuterio skaitomas sąskaitas faktūras galima sklandžiai keistis dokumentais ir tvirtinti išlaidas.

Popierinių sistemų trūkumai

Popierinės sistemos kelia daug iššūkių mažosioms įmonėms, iš kurių dažniausi yra šie: 

• Neefektyvumas: popierinės sistemos daugeliu atžvilgių yra neefektyvios. Gauti, nukopijuoti ir pateikti popierinį dokumentą vidutiniškai užtrunka 10 minučių. Rankiniu būdu įvedant duomenis pasitaiko klaidų. Popierinių kvitų rinkimas ir fizinis jų pateikimas buhalterijai taip pat gali būti varginanti ir nemažai darbuotojų laiko atimanti užduotis.
• Išlaidos: popierius, spausdinimo įranga ir fizinis saugojimas yra brangūs. Popieriniai procesai taip pat užima daug laiko, o tai reiškia didesnes darbo sąnaudas. 
• Praradimo ir (arba) žalos rizika: popierinius dokumentus lengva pamesti ar sugadinti, o tai gali sukelti problemų mokant tiekėjams ar deklaruojant mokesčius.
• Laikymas: fizinis saugojimas (pvz., dokumentų spintos) užima vietą biure. Popierinių dokumentų tvarkymas ir jų gavimas vėliau atima daug laiko.
• Aplinkosaugos problemos: popierinės sistemos taip pat kenkia aplinkai. Pavyzdžiui, Švedijoje kasmet nukertama 60 000 medžių popieriniams kvitams gaminti. 
• Saugumas: popieriniams įrašams kyla didesnė saugumo pažeidimų rizika. Be to, popierinės sąskaitos faktūros taip pat dažniau klastojamos, palyginti su e-sąskaitomis faktūromis.

Perėjimo prie elektroninių sistemų pranašumai

Efektyvumas

Vienas iš pagrindinių perėjimo prie elektroninių sistemų pranašumų įmonėms yra didesnis efektyvumas. Popierinius (arba PDF) dokumentus pakeitus kompiuterio skaitomais dokumentais, darbuotojams nebereikia gaišti laiko spausdinant, pildant ir gaunant popierinius dokumentus. Vietoj to, visą procesą galima atlikti skaitmeniniu būdu. 

Skaitmeniniai įrankiai gali automatiškai aptikti ir gauti informaciją iš kompiuterio skaitomų dokumentų, todėl duomenų nebereikia įvesti rankiniu būdu. Naudodamiesi „Finbite“ paslaugomis, darbuotojai gali paprastai laikyti sąskaitas faktūras skaitmeniniame archyve ir prireikus jas gauti. „Finbite“ taip pat integruojama su kitomis programomis, kad būtų galima sklandžiai keistis duomenimis tarp sistemų.

Išlaidų mažinimas

Kompiuterizuotos sistemos gali reikšmingai sumažinti mažųjų įmonių išlaidas. Visų pirma, vien popieriui įmonės gali išleisti nemažą sumą. Vieno tyrimo duomenimis, vidutinis biuro darbuotojas įmonėje, kurioje naudojami popieriniai dokumentai, per metus sunaudoja apie 10 000 popieriaus lapų. 

Perėjimas prie mažosioms įmonėms skirtų elektroninių biuro sprendimų gali gerokai sumažinti darbo sąnaudas. Pavyzdžiui, naudojant kompiuterio skaitomas sąskaitas faktūras, darbuotojams nebereikia tarp el. laiškų ieškoti PDF sąskaitų faktūrų arba rankiniu būdu teikti buhalterijai tvirtinti popierines sąskaitas faktūras. Vietoj to, darbuotojai gali perduoti sąskaitas faktūras ir jas tvirtinti naudodamiesi efektyvia automatizuota darbo eiga.

Kompiuterizavimas taip pat gali padėti sutaupyti išlaidų mokant mokesčius ar atliekant auditą. Jei įmonėje naudojami popieriniai dokumentai, auditoriai turi atvykti į jūsų biurą ir juos nagrinėti. Vis dėlto naudodamos tokias platformas kaip „Finbite“, įmonės gali suteikti auditoriams prieigą prie savo skaitmeninio archyvo, kuriame galima aiškiai apžvelgti visas jų sąskaitas faktūras. 

Saugumas

Skaitmeniniai saugojimo sprendimai suteikia patobulintų saugos funkcijų, pvz., šifravimą ir prieigos valdiklius, kad apsaugotų slaptus finansinius duomenis. Dokumentų saugojimas skaitmeniniu būdu taip pat apsaugo nuo praradimo ar sugadinimo.

Tokie skaitmeniniai sprendimai kaip „Peppol“ e-sąskaitų faktūrų išrašymas taip pat padidina saugumą. „Peppol“ yra saugus tinklas, leidžiantis įmonėms keistis elektroniniais, kompiuterio skaitomais dokumentais tarpvalstybiniu mastu. „Peppol“ tinklas naudoja šifravimo protokolus ir sertifikuotus prieigos taškus, tokius kaip „Finbite“, kad išlaikytų aukštą saugumo lygį.

Aplinka

Popieriaus gamybai reikia daug išteklių, o dėl popierinių dokumentų susidarančių atliekų kiekis yra įspūdingo masto. Dėl to savo anglies dioksido išmetimo rodiklį įmonės gali reikšmingai sumažinti tiesiog perėjusios nuo popierinių sąskaitų faktūrų prie e-sąskaitų faktūrų išrašymo. 

Kaip parodė vienas tyrimas, pakeitus milijoną popierinių sąskaitų faktūrų elektroninėmis sąskaitomis faktūromis, išmetamą CO2 kiekį galima sumažinti 18,9 tonos. Tai prilygsta sutaupytiems daugiau nei 9 000 litrų benzinoeksploatuojant benzininį automobilį.

Skaitmeniniai sprendimai įmonėms, kurios pereina prie elektroninių sistemų

Skaitmeniniai archyvai

Skaitmeniniai archyvai yra būtini įmonėms, norinčioms pereiti prie elektroninių sistemų. Popierinius ar PDF dokumentus pakeitus kompiuterio skaitomais dokumentais, skaitmeninis archyvavimas pašalina poreikį rankiniu būdu pateikti, tvarkyti ir gauti dokumentus. Taip įmonės sutaupo ir laiko, ir pinigų. Skaitmeniniai archyvai taip pat turi tokių funkcijų kaip audito seka ir saugios prieigos kontrolė, kurios padeda išlaikyti finansinių įrašų vientisumą ir konfidencialumą. 

„Finbite“ skaitmeniniame archyve laikomus skaitmeninius dokumentus darbuotojai gali lengvai pasiekti net dirbdami ne biure. Visi archyvuoti dokumentai yra dubliuojami ir saugiai laikomi „Finbite“ duomenų bazėje, taip užtikrinant, kad jokie dokumentai nebūtų prarasti, ir atlaisvinant vertingą biuro erdvę.

Dokumentų nuskaitymo technologija

Optinis ženklų atpažinimas (OCR) yra plačiai naudojama technologija, kuri konvertuoja teksto vaizdą į kompiuterio skaitomo teksto formatą. Ši dokumentų nuskaitymo technologija leidžia lengvai pereiti nuo popierinių ar PDF dokumentų prie kompiuterio skaitomų dokumentų. 

Pavyzdžiui, „Finbite“ kvitų nuskaitymo programėlė naudoja OCR technologiją, kad automatiškai atpažintų ir išgautų popieriniuose kvituose esančius duomenis. Darbuotojai gali tiesiog nufotografuoti popierinius kvitus, o programėlė juos konvertuoja į skaitmeninį formatą. Suskaitmeninti kvitai tada patikrinami skaitmeninimo priemone, kad būtų patvirtintas tikslumas. Suskaitmeninus kvitus, popierinių kvitų saugoti nebereikia.

Elektroninis išlaidų patvirtinimas

„Finbite“ skaitmeninis patvirtinimo ratas darbuotojams suteikia galimybę kompiuterio skaitomas išlaidų ataskaitas iškart pateikti buhalterijai. Tada buhalteriai gali lengvai peržiūrėti išlaidų ataskaitą ir patvirtinti ją vos vienu mygtuko spustelėjimu. Nebereikia raustis tarp daugybės el. laiškų, kad rastumėte PDF sąskaitas faktūras. 

Ši elektroninė sąskaitų faktūrų patvirtinimo sistema supaprastina išlaidų patvirtinimą. Ji darbuotojams leidžia pateikti išlaidų ataskaitas nebūnant biure ir pašalina poreikį susirašinėti su buhalterija, norint gauti patvirtinimą.

E-sąskaitų faktūrų administravimas

Naudodamosi „Finbite“ e-sąskaitų faktūrų administravimo sprendimais įmonės gali kurti, siųsti ir gauti e-sąskaitas faktūras bet kokiu formatu. E-sąskaitos faktūros yra kompiuterio skaitomos sąskaitos faktūros, kurias gavėjo apskaitos sistema atpažįsta akimirksniu, todėl nereikia rankiniu būdu įvesti duomenų. 

„Finbite“ taip pat siūlo „Peppol“ e-sąskaitų faktūrų administravimą, kad būtų lengviau atlikti tarptautines operacijas. „Peppol“ e-sąskaitos faktūros atitinka daugiau nei 60 šalių teisinius ir mokestinius reikalavimus, todėl tai idealus sprendimas tarptautiniams sandoriams. „Peppol“ taip pat naudoja pažangius saugos protokolus ir tapatybės patvirtinimo reikalavimus, kad užkirstų kelią apgaulingoms sąskaitoms faktūroms, kas dažnai pasitaiko naudojant popierines sąskaitas faktūras. 

Elektroninio parašo sprendimai

E. parašo sprendimai įmonėms suteikia galimybę pasirašyti skaitmeninius, teisiškai įpareigojančius dokumentus. Europos Sąjungoje visi e. parašai turi atitikti eIDAS reikalavimus, kad būtų teisiškai pripažįstami. Vieni iš populiariausių e. parašo sprendimų Baltijos šalyse yra šie:

• DocuSign: DocuSign yra plačiai naudojamas e. parašo sprendimas, siūlantis dokumentų sekimą, kelių šalių pasirašymą ir integraciją su populiariomis verslo programomis. „DocuSign“ atitinka eIDAS ir kitas tarptautines e. parašo taisykles.
• Dokobit: Dokobit yra lietuviškas e. parašo sprendimas, suteikiantis galimybę pasirašyti tiek naudojant mobilųjį įrenginį, tiek internetu. „Dokobit“ yra plačiai naudojamas Baltijos šalyse ir atitinka eIDAS reikalavimus.

Šie sprendimai supaprastina dokumentų pasirašymo procesus, padidina saugą ir užtikrina, kad būtų laikomasi teisinių reikalavimų.

Elektroninės formos

Elektroninės formos skirtos supaprastinti duomenų rinkimą, saugojimą ir bendrinimą. Naudodamos elektronines formas, įmonės gali supaprastinti duomenų rinkimą, sumažinti klaidų skaičių ir automatizuoti darbo eigas. Vieni populiariausių skaitmeninių elektroninių formų sprendimų yra šie:

• Typeform: Typeform yra populiarus internetinis formų kūrimo įrankis, siūlantis patogią sąsają įtraukioms bei vizualiai patrauklioms formoms ir apklausoms kurti. Platforma taip pat leidžia įmonėms kurti dinamiškas formas, kurios prisitaiko prie respondento atsakymų.
• JotForm: JotForm yra dar vienas plačiai naudojamas internetinis formų kūrimo įrankis, siūlantis daugybę funkcijų, skirtų elektroninėms formoms kurti ir tvarkyti. Naudodamos „JotForm“, įmonės gali kurti formas įvairiems tikslams, įskaitant apklausas, užsakymų formas ir darbo paraiškas.

Šios elektroninių formų kūrimo platformos gali sutaupyti laiko, sumažinti išlaidas ir padidinti duomenų tikslumą įmonėms.

Baltijos šalių įmonių perėjimo prie elektroninių sistemų pavyzdžiai

Štai keletas pavyzdžių, kaip Baltijos šalių įmonės sėkmingai perėjo prie elektroninių sistemų:

• Telia: Baltijos šalyse pirmaujanti telekomunikacijų bendrovė „Telia“ įdiegė elektroninį sąskaitų faktūrų išrašymą ir sutarčių valdymą. „Telia“ sumažino popierinių sąskaitų faktūrų išrašymo apimtis ir klientams suteikė galimybę jas gauti skaitmeniniais būdais. Be to, „Telia“ leidžia klientams atnaujinti sutartis skaitmeniniu būdu, taip dar labiau sumažindama popieriaus naudojimą.
• Omniva: Estijoje, Latvijoje ir Lietuvoje veikianti pašto ir logistikos įmonė „Omniva“ įdiegė daugybę elektroninių sprendimų. Tarp jų yra ir elektroninės muitinės deklaracijos, kurios supaprastina deklaravimo procesą ir leidžia išvengti popieriaus atliekų. „Omniva“ taip pat naudojasi „Finbite paslaugomis siųsdama ir gaudama e-sąskaitas faktūras, skaitmenindama PDF sąskaitas faktūras ir patvirtindama sąskaitas faktūras per elektroninę sąskaitų faktūrų patvirtinimo sistemą.

Klausimai ir atsakymai: elektroniniai verslo sprendimai

Kas yra nepopierinių sąskaitų faktūrų pateikimas?

Nepopierinių sąskaitų faktūrų teikimas yra sąskaitų faktūrų išrašymas, pagrįstas efektyviais skaitmeniniais procesais ir kompiuterio skaitomais dokumentais. Elektroninė sąskaitų faktūrų sistema naudoja skaitmeninių sprendimų derinį, kad supaprastintų viską – nuo sąskaitų faktūrų kūrimo ir išlaidų ataskaitų teikimo iki sąskaitų faktūrų patvirtinimo ir saugojimo. E-sąskaitų faktūrų pateikimas yra efektyvus ir aplinką tausojantis e-sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimas.

Kokia yra geriausia elektroninių sąskaitų faktūrų programinė įranga?

Galima rinktis iš įvairios mažosioms įmonėms tinkamos biuro programinės įrangos. Vis dėlto „Finbite“ yra geriausia elektroninių sąskaitų faktūrų programinė įranga. Naudodamiesi „Finbite“ paslaugomis, naudotojai gali suskaitmeninti popierines ir PDF sąskaitas faktūras į kompiuterio skaitomus dokumentus, nustatyti automatines sąskaitų faktūrų patvirtinimo darbo eigas ir laikyti sąskaitas faktūras skaitmeniniame archyve.

Kodėl įmonės pereina prie elektroninių sistemų?

Daugelis įmonių pereina prie elektroninių sistemų, kad pagerintų organizavimą, padidintų saugumą ir galėtų lengvai pasiekti saugomus dokumentus. Kompiuterizuoti procesai, kuriuose naudojami kompiuterio skaitomi dokumentai, gali padidinti efektyvumą, sumažinti išlaidas ir tausoti aplinką. Baltijos šalyse daugelis įmonių taip pat pereina prie elektroninių sistemų dėl skaitmenizaciją skatinančių valstybinių iniciatyvų.

Ar yra kokia nors nemokama programinė įranga, skirta elektroninėms sąskaitoms faktūroms išrašyti?

Taip, „Finbite“ siūlo nemokamą planą „Starter“, kurį užsisakę naudotojai gali siųsti ir gauti iki 5 nemokamų e-sąskaitų per mėnesį (įskaitant „Peppol“ e-sąskaitas faktūras). Tai gali padėti įmonėms pradėti naudoti elektronines sąskaitas faktūras. Vis dėlto norėdami įdiegti visą elektroninį sąskaitų faktūrų administravimo procesą, apimantį skaitmeninį archyvavimą ir skaitmeninio patvirtinimo darbo eigas, naudotojai turi pereiti prie mokamo plano.

Perėjimas prie elektroninių sąskaitų išrašymo naudojant „Finbite“

Ar pasenusios darbo eigos stabdo jūsų verslą? Pradėkite naudotis „Finbite“, kad pamatytumėte elektroninių verslo procesų pranašumus. „Finbite“ elektroniniai sąskaitų faktūrų administravimo sprendimai gali sutaupyti laiko, sumažinti klaidų skaičių sąskaitose faktūrose ir apsaugoti jūsų verslą nuo sukčiavimo išrašant sąskaitas faktūras. 

Užsisakykite demonstracinę versiją jau šiandien ir pradėkite tvarkyti sąskaitas faktūras su „Finbite“.