Apskaitos automatizavimas keičia įmonių veiklą, nes neefektyvias ir perteklines užduotis dabar galima pakeisti automatizuotomis procedūromis. Automatizavimas neapsiriboja keliais verslo procesais. Vienoje ataskaitoje teigiama, kad galima automatizuoti 80 proc. finansinių operacijų, todėl įmonės turi didžiulį potencialą didinti efektyvumą ir skatinti augimą.
Turinys
Jei svarstote apie savo įmonės apskaitos automatizavimą, skaitykite toliau, o mes paaiškinsime, kas yra apskaitos automatizavimas ir kuo jis gali būti naudingas jūsų verslui. Taip pat aptarsime, kaip automatizuoti savo apskaitos procesus, ir apžvelgsime Baltijos šalių įmones, kurios jau sėkmingai automatizuoja apskaitą.
Kas yra apskaitos automatizavimas?
Apskaitos automatizavimas – tai procesas, kurio metu rankiniu būdu atliekamos apskaitos užduotys paverčiamos automatizuotomis apskaitos procedūromis. Apskaita apima daugybę sričių, todėl tai gali būti sąskaitų faktūrų išrašymo, buhalterinės apskaitos, mokestinių dokumentų rengimo ir išlaidų valdymo procesų automatizavimas.
Kodėl verta automatizuoti apskaitą?
Norint suprasti, kodėl kiekviena įmonė turėtų apsvarstyti galimybę automatizuoti savo apskaitos procesus, pirmiausia svarbu atsižvelgti į tradicinių apskaitos metodų trūkumus.
Rankiniu būdu atliekamos apskaitos trūkumai
Rankiniu būdu atliekama apskaita – kai dauguma apskaitos procesų atliekami neautomatizuotai, rankiniu būdu. Tai gali būti rankinis popierinių išlaidų ataskaitų pildymas ir dokumentų laikymas fizinėse saugyklose. Vis dėlto rankiniu būdu atliekama apskaita neapsiriboja vien popierinių dokumentų naudojimu. Pavyzdžiui, taip pat gali būti naudojami kompiuteriu nenuskaitomi skaitmeniniai failai, pvz., PDF sąskaitos faktūros, kurie rankiniu būdu saugomi diskuose ar USB atmintinėse.
Kai kurie rankiniu būdu atliekamos apskaitos trūkumai yra šie:
Laiko sąnaudos: kadangi apskaita tvarkoma rankiniu būdu, o duomenis įveda žmogus, šis apskaitos metodas gali būti lėtas ir varginantis. Vykdydami apskaitą rankiniu būdu, buhalteriai turi atlikti daug laiko reikalaujančias užduotis, kurių būtų galima išvengti, pavyzdžiui, rankiniu būdu įvesti sąskaitų faktūrų duomenis į kompiuterines programas. Atliekant šias rankines užduotis gaištamas laikas, kurį būtų galima skirti svarbesnėms užduotims atlikti.
Tikimybė padaryti klaidų: nepaisant jūsų apskaitos komandos profesionalumo, žmogiškosios klaidos yra neatsiejama tradicinių apskaitos metodų dalis. Rankiniu būdu įvedant duomenis iš popierinių dokumentų į išlaidų skaičiuokles, gali pasitaikyti klaidų. Net menkiausia klaida gali lemti netikslius finansinius įrašus ir galimas baudas.
Ribotas prieinamumas: fizinius dokumentus sunku pasiekti ir jais dalytis, o dokumentų siuntimas į apskaitos skyrių, kad jie būtų patvirtinti rankiniu būdu, gali užimti daug laiko. Pasikliaujant tradiciniais apskaitos metodais, bendravimas ir bendradarbiavimas gali būti lėtas.
Sudėtinga plėtra: įmonėms augant vis sunkiau vykdyti rankinius apskaitos procesus, nes kartu su verslu didėja ir apskaitos užduočių skaičius bei reikalingų išteklių poreikis. Pavyzdžiui, kai įmonė turi nedaug klientų, galima taikyti rankinius apskaitos metodus, tarkim, siųsti PDF sąskaitas faktūras el. paštu, tačiau įmonei augant tampa vis sunkiau valdyti sąskaitų faktūrų išrašymą rankiniu būdu.
Buhalterinės apskaitos automatizavimo pranašumai
Nors rankiniu būdu atliekama apskaita turi daug trūkumų, daugelį šių problemų galima išspręsti perėjus prie automatizuotos buhalterinės apskaitos paslaugų. Keletas pagrindinių apskaitos automatizavimo pranašumų:
Taupomos išlaidos: automatizavimas pasikartojančias, daug laiko reikalaujančias užduotis gali paversti automatinėmis užduotimis, kurioms atlikti nereikia beveik jokios priežiūros, todėl labai sumažėja rankinio darbo sąnaudos. Taip pat galima sumažinti su popierinės apskaitos procesais susijusias išlaidas, pavyzdžiui, popieriaus, spausdinimo ir saugojimo.
Mažiau rankiniu būdu daromų klaidų: dar vienas apskaitos automatizavimo pranašumas yra tas, kad sumažėja rankiniu būdu daromų klaidų, kurių atsiranda žmogui įvedant duomenis iš kvitų, sąskaitų faktūrų ir kitų finansinių dokumentų.
Atlaisvinami ištekliai: naudojant finansų automatizavimo įrankius pašalinamos perteklinės, daug laiko reikalaujančios užduotys, kurios atitraukia darbuotojų dėmesį ir pastangas nuo svarbesnių užduočių, padedančių plėtoti verslą. 79 proc. buhalterių pritaria automatizavimui, nes tikisi, kad tai gali pagerinti jų strateginį vaidmenį apskaitos srityje.
Mažesnė fizinė saugykla: automatizavus apskaitos procesus galima atsisakyti fizinio saugojimo. Pavyzdžiui, naudodamosi „Finbite“ paslaugomis įmonės gali skaitmeninti popierinius kvitus ir saugoti juos skaitmeniniame archyve, todėl nebereikia saugoti popierinių kvitų.
Mokesčių reikalavimų laikymasis: apskaitos automatizavimo programinė įranga gali automatizuoti apskaitos procesus, taip pat analizuoti apskaitos duomenis ir užtikrinti, kad apskaita atitiktų mokesčių reikalavimus.
Kaip automatizuoti apskaitos procesus
Buhalterinė apskaita
Buhalterinė apskaita apima finansinių operacijų registravimą, buhalterinių knygų tvarkymą ir sąskaitų derinimą. Automatizuota buhalterinės apskaitos sistema gali gerokai supaprastinti įmonių veiklą, sumažinti klaidų skaičių ir sutaupyti laiko. Keletas pagrindinių būdų, kaip pereiti prie automatizuotos buhalterinės apskaitos:
Banko duomenų integravimas: vienas iš veiksmingiausių būdų automatizuoti buhalterinę apskaitą – automatizuotą buhalterinės apskaitos programinę įrangą integruoti su banko sąskaitomis. Tai leidžia automatiškai importuoti banko operacijas ir suskirstyti jas į kategorijas, todėl nebereikia rankiniu būdu įvesti duomenų, o jūsų apskaita yra atnaujinta ir tiksli.
Automatinis suderinimas: automatizuota buhalterinės apskaitos programinė įranga gali supaprastinti derinimo procesą, nes automatiškai suderina operacijas iš skirtingų šaltinių, pvz., banko išrašų ir apskaitos įrašų.
Automatinis skirstymas į kategorijas: kai kurie apskaitos automatizavimo sprendimai leidžia naudotojams nustatyti taisykles, pagal kurias operacijos automatiškai skirstomos į kategorijas pagal iš anksto nustatytus kriterijus, pavyzdžiui, konkretų pardavėją.
Sąskaitų faktūrų išrašymas
Automatizuota sąskaitų faktūrų išrašymo sistema naudoja automatizuotą apskaitos programinę įrangą, pvz., „Finbite“, tokioms užduotims, kaip sąskaitų faktūrų duomenų surinkimas, patvirtinimo eigos ir mokėjimų apdorojimas, atlikti. Paprastai viskas vyksta taip:
Duomenų rinkimas: „Finbite“ sąskaitų faktūrų automatizavimo programinė įranga naudoja optinį ženklų atpažinimą (OCR), kad užfiksuotų ir išgautų sąskaitų faktūrų duomenis iš pirkimo sąskaitų faktūrų. Tada programinė įranga duomenis paverčia kompiuteriu nuskaitomomis sąskaitomis faktūromis. Taip sumažinamas klaidų skaičius ir sutaupoma laiko, gaištamo įvedant duomenis rankiniu būdu, sudaromos sąlygos automatiškai apdoroti sąskaitas faktūras.
Patvirtinimo darbo eiga: sąskaitos faktūros nusiunčiamos į skaitmeninį patvirtinimo ratą, kad tvirtintojai galėtų patvirtinti sąskaitą faktūrą vienu spustelėjimu iš bet kurio išmaniojo įrenginio (mobiliojo telefono, planšetinio ar asmeninio kompiuterio). Dėl to darbuotojams nebereikia siųsti PDF sąskaitų faktūrų vienas kitam el. paštu arba vaikytis sąskaitas faktūras patvirtinančių asmenų parašų.
Įmonės taip pat gali automatizuoti patvirtinimo darbo eigą. Pavyzdžiui, buhalteriai gali nustatyti taisykles ir šablonus, kad pasikartojančios sąskaitos faktūros kaskart būtų automatiškai siunčiamos tvirtinti tam pačiam darbuotojui.
Mokėjimų apdorojimas: galima nustatyti automatinį patvirtintų sąskaitų faktūrų apmokėjimą pagal mokėjimo terminus ir kitas sąlygas. Integracija su apskaitos sistemomis leidžia sklandžiai teikti finansines ataskaitas ir derinti duomenis.
Išlaidų valdymas
Automatizavus išlaidų valdymą galima supaprastinti išlaidų stebėjimą, skirstymą į kategorijas ir kompensavimą.
Pavyzdžiui, naudodami „Finbite“ darbuotojai mobiliąja programėle nufotografuoja kvitą. Apskaitos automatizavimo programinė įranga kvitą suskaitmenina į elektroninį, kompiuteriu nuskaitomą formatą, kurį galima pateikti kaip išlaidų ataskaitą.
Darbuotojas skaitmeninį kvitą ir išlaidų ataskaitą per skaitmeninį patvirtinimo ratą gali nusiųsti patvirtinančiajam asmeniui, kur šis gali patvirtinti arba atmesti išlaidas.
Taip lengviau stebėti išlaidas, kai darbuotojų nėra biure, ir greitai bei tiksliai jas kompensuoti.
Tinkamų finansų automatizavimo įrankių pasirinkimas
Baltijos šalyse yra tiek daug automatizavimo sprendimų, kad gali būti sunku suprasti, kuris iš jų yra tinkamiausias jūsų verslui. Norėdami rasti geriausią sąskaitų faktūrų automatizavimo programinę įrangą, ieškokite sprendimo, pasižyminčio tokiomis pagrindinėmis charakteristikomis:
Pasikartojančių užduočių automatizavimas: pasirinkta programinė įranga turėtų leisti automatizuoti daugybę perteklinių užduočių. Ieškokite sąskaitų faktūrų valdymo sprendimų, kurie leidžia kurti automatines taisykles, dalyti ir sumuoti sąskaitų faktūrų eilutes naudojant sąskaitų faktūrų apskaitos funkciją, taip pat nustatyti automatinius apskaitos šablonus bei taisykles.
Integracijos: sklandžiai integruojant su esama programine įranga, apskaitos automatizavimo programinė įranga gali būti lengvai sinchronizuojama su esamais finansiniais duomenimis. Taip sukuriama išbaigta sistema, kurioje įvairios platformos veikia kartu, o tai pagerina sąskaitų faktūrų tikslumą ir įmonių pinigų srautų valdymą.
Skaitmeninis archyvas: geriausi finansų automatizavimo įrankiai taip pat siūlo skaitmeninį archyvą. Skaitmeninis archyvas – tai veiksmingesnis būdas saugoti apskaitos duomenis, pvz., sąskaitas faktūras ir išlaidų ataskaitas, o prireikus juos pasiekti. Skaitmeninis archyvas taip pat gali suteikti išsamią finansinių duomenų apžvalgą, jame per kelias sekundes galite rasti reikiamą dokumentą ar sąskaitą faktūrą.
Apskritai, ieškodami geriausios automatizuotos apskaitos programinės įrangos, visada žvalgykitės sprendimų, kurie atitiktų unikalius jūsų verslo reikalavimus, poreikius ir iššūkius.
Apskaitos automatizavimo pavyzdžiai Baltijos šalyse
„JCDecaux“
„JCDecaux“ yra Prancūzijos lauko reklamos bendrovė, Estijoje veikianti nuo 1994 m. Įdiegusi automatizuotus apskaitos procesus, įmonė sutaupė laiko, nes darbuotojams nebereikėjo sąskaitų faktūrų tvirtinti rankiniu būdu. Vietoj rankinių metodų jie naudoja automatizuotus pirkimo sąskaitų faktūrų patvirtinimo šablonus.
Darbuotojai gauna pranešimą, kai yra susieti su gaunama sąskaita faktūra, o sąskaitas faktūras gali patogiai peržiūrėti ir patvirtinti iš bet kurio įrenginio, todėl efektyvumas yra gerokai didesnis.
UAB „DAT LT“
UAB „DAT LT“ yra Lietuvos bendrovė, vykdanti reguliarius ir užsakomuosius skrydžius. Ji kasdien naudojasi „Finbite“, kad efektyviau tvarkytų pirkimo sąskaitas faktūras ir sutaupytų laiko sąskaitoms faktūroms archyvuoti bei dokumentų paieškai. Pasak vyriausiosios buhalterės Živilės Penkauskaitės, „Finbite“ panaikino rankinį darbą, sumažino žmogiškųjų klaidų skaičių ir padidino darbuotojų produktyvumą.
DUK: Apskaitos automatizavimas
Ar yra nemokamų apskaitos automatizavimo įrankių?
Yra keletas nemokamų apskaitos automatizavimo įrankių, tačiau paprastai jų automatizavimo funkcijos yra ribotos. Pavyzdžiui, „Finbite“ nemokamas planas „Starter“ suteikia galimybę naudotojams kiekvieną mėnesį nemokamai išsiųsti 5 elektronines sąskaitas faktūras (įskaitant „Peppol“ sąskaitas faktūras), tačiau jis neapima automatizavimo funkcijos.
Turėdami „Finbite“ planą „Standard“ naudotojai gali automatizuoti sąskaitų faktūrų išrašymą ir naudoti e. patvirtinimo ratą, taip automatizuotai valdydami išlaidas.
Kokia yra geriausia automatizuota apskaitos programinė įranga?
Kokia automatizuota apskaitos programinė įranga yra geriausia, priklauso nuo apskaitos procesų, kuriuos norite automatizuoti.
„Finbite“ yra geriausia automatizuota apskaitos programinė įranga sąskaitų faktūrų išrašymui automatizuoti. „Finbite“ jau daugiau nei dešimtmetį yra pirmaujanti e. sąskaitų faktūrų operatorė Baltijos šalyse. Šis visa apimantis sprendimas didina efektyvumą, nes leidžia naudotojams automatizuoti sąskaitų faktūrų išrašymą ir nustatyti automatinius išlaidų patvirtinimo ratus.
Automatizuokite sąskaitų faktūrų išrašymą su „Finbite“
Daugelis įmonių vis dar pasikliauja rankiniais apskaitos procesais, nes nežino apie automatizuotų apskaitos paslaugų naudą. Automatizuodami sąskaitų faktūrų išrašymą, galite lengvai siųsti ir gauti sąskaitas faktūras, kad laiku atsiskaitytumėte su partneriais ir kuo greičiau gautumėte apmokėjimą iš klientų. Tai pagerina pinigų srautus ir sutrumpina laiką, kurį buhalteriai turi skirti sąskaitoms faktūroms išrašyti.
„Finbite“ yra visa apimantis išmanusis sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimas, padedantis įmonėms automatizuoti sąskaitų faktūrų išrašymą, išlaidų valdymą ir skaitmeninį archyvavimą. Su „Finbite“ sąskaitų faktūrų išrašymas taps paprastesnis, bus mažiau klaidų, o efektyvumas bus didesnis.
Užsisakykite „Finbite“ demonstracinę versiją jau šiandien ir pradėkite automatizuoti sąskaitų faktūrų išrašymo procesus.
