Majandustarkvara on oluline tööriist ettevõtte igapäevase tegevuse korraldamiseks ja andmete haldamiseks. Siinses postituses käsitleme majandustarkvara kasutamise võimalusi ning anname soovitusi, millega tasub programmi valikul arvestada.
Selles artiklis
Majandustarkvara kui ettevõtja abiline
Olgu tegemist mikroettevõtte, väikeettevõtte või suurettevõttega, alles alustava ettevõtte või juba tegutseva ettevõttega – majandustarkvara aitab automatiseerida raamatupidamisprotsesse ja juhtida paljusid protsesse ühe süsteemi kaudu. Tänu majandustarkvarale saab ettevõte kiiresti reageerida muutustele majandusolukorras ja teha teadlikke otsuseid. Ettevõtte erinevate kulude, nii tegevus- kui majanduskulude, tõhus juhtimine aitab organisatsioonil vähendada raiskamist ja suurendada tegevuse efektiivsust.
Majandustarkvara programm võimaldab kiiresti ja lihtsasti hallata erinevaid andmeid, vabastades väärtuslikku aega, mille ettevõtja saab suunata strateegilistele ülesannetele. Enamasti on majandustarkvarad pilvepõhised, võimaldades reaalajas ligipääsu andmetele ja aruannetele. Selle tulemusena on ettevõtte juhtimisel võimalik teha teadlikumaid otsuseid ja planeerida tegevusi efektiivsemalt.
Võrreldes raamatupidamisprogrammiga on majandustarkvara laiem süsteem, mis toetab lisaks raamatupidamisele ka muid ettevõtte juhtimise valdkondi. Olenevalt majandusprogrammist võib selles olla mitmeid lisamooduleid, nt laohaldus, müügihaldus, kliendisuhted, projektijuhtimine, personaliarvestus jne. Tarkvara ei kasuta ainult raamatupidajad, vaid ka juhid, müügimeeskond, laotöötajad, personaliosakond jne.
Kuna tarkvara mõjutab otseselt töökorraldust, andmete kättesaadavust ja otsustusprotsesse, on selle valik ettevõtte edukaks toimimiseks väga oluline. Iga ettevõtte vajadused võivad olla erinevad ning sobiva majandusprogrammi valikul tulekski analüüsida ettevõtte vajadusi ja majandustarkvarade moodulite võimalusi. Täpsemad majandustarkvara funktsioonid sõltuvad programmist ja selle teenusevalikust.
Majandustarkvara kasutamine toetab nii mikroettevõtte, väikeettevõtte kui suurema ettevõtte kasvu ja jätkusuutlikkust, muutes igapäevase finantsjuhtimise ning ettevõtte töökorralduse lihtsamaks ja täpsemaks.
Majandustarkvara programmide võrdlus
Majandustarkvarade üks peamisi erinevusi seisneb funktsionaalsuse ulatuses. Mõnel tarkvaralahendusel on üksikud olulisemad moodulid, võimaldades nt raamatupidamise ja palgaarvestuse korraldamist, teised aga pakuvad paljusid funktsioone äriprotsesside lihtsustamiseks. Majandustarkvarade seas on erineva hinnatasemega programme. Lisaks põhitasule tasub uurida ka võimalike lisakulude kohta.
Majandustarkvarad võivad olla ka erineva kasutusmugavuse ja tugiteenuste kättesaadavusega. Väiksemad ettevõtted eelistavad sageli lihtsamaid ja kiirelt õpitavaid tarkvaralahendusi, samas kui suuremad ettevõtted võivad vajada keerukamaid süsteeme. On oluline, et valitud majandustarkvara oleks hea kasutusmugavusega ja kättesaadava klienditoega. Samuti on tähtis tarkvara tootja või teenusepakkuja usaldusväärsus ja tehniline arendusvõimekus.
Tarkvara valimisel on oluline hinnata ka integreerimise võimalusi. Hea majandustarkvara suudab ühilduda teiste ettevõtte jaoks oluliste süsteemidega, võimaldades sujuvat andmevahetust ja vähendades käsitsi tehtavat tööd.
Majandustarkvara valimisel tasub teha kaalutletud otsus, et vältida hilisemaid probleeme ja sobimatusest tingitud tööprotsesside takistusi ning olukorda, kus tuleb ette võtta tarkvara vahetus, sest ettevõtte vajadused on muutunud või on teadlikkus võimalustest paranenud. Majandustarkvara vale valikuga võivad kaasneda lisakulud tarkvara vahetamisel või süsteemide ümberseadistamisel. See võib põhjustada ebavajalikku ajakulu ning tuua kaasa võimalikke riske andmete kvaliteedi ja töö efektiivsuse osas. Seetõttu on oluline hinnata ettevõtte vajadusi põhjalikult ja valida lahendus, mis toetab nii praegust tegevust kui ka tulevikuperspektiive.
Seega on majandustarkvarade seas väga erinevaid võimalusi ning valik sõltub otseselt ettevõtte vajadustest, protsesside keerukusest ja tulevikuplaanidest. Õigesti tehtud valik aitab suurendada töö efektiivsust, parandada juhtimisotsuste kvaliteeti ja toetada ettevõtte kasvu.
Soovitused majandustarkvara valimisel
Majandustarkvara valimisel tehke põhjalik eeltöö. Uurige lisaks hinnakirjale ka liidestuste võimalusi erinevate ametiasutuste ja tarkvaradega ning vaadake üle täpsemad funktsioonide võimalused, sh millised on digiarhiivi võimalused, laoarvestus jm olulised funktsioonid. Samuti veenduge, et abimaterjalid ja kasutajatugi oleks kättesaadav, kui peaks tekkima küsimusi või tehnilisi tõrkeid.
Lisaks guugeldamisele rääkige oma valdkonnas tegutsevate inimestega ning uurige, millised on nende kogemused majandustarkvarade või muude lahenduste kasutamisel. Kui võimalustest on ülevaade olemas, on võimalik uurida konkreetseid tarkvaralahendusi lähemalt. Selleks on erinevaid võimalusi: demo-keskkonnad, tasuta prooviperioodid ja müügiesindaja konsultatsioonid. Järgnevalt selgitame, millele täpsemalt tasub tähelepanu pöörata majandustarkvarade võimaluste uurimisel.
Moodulid ja lisafunktsioonid
Majandustarkvarade funktsioonide valik võib olla erinev. Mõned näited erinevatest majandustarkvarade lisafunktsioonidest, mis toetavad mitmete äriprotsesside täitmist:
- Raamatupidamise moodul: finantsandmete sisestamine ja töötlemine, arvete koostamine, vajalike finantsaruannete koostamine.
- Müügi- ja kliendihaldus (CRM): kliendiandmete haldamine, hinnapakkumiste ja tellimuste koostamine, müügilepingute haldamine, aruandlus müügitegevuste ja klientide kohta.
- Varude ja lao haldus: laoseisu reaalajas jälgimine, tellimuste ja tarnete haldamine, inventuuri läbiviimine, automaatne laoseisu teavitamine (nt madal laovaru).
- Personalihaldus ja palgaarvestus: töötajate andmete haldus, tööaja arvestus ja puhkuste planeerimine, palgaarvestus ja maksude deklareerimine, töötasu väljamaksete haldamine.
- Tootmise ja tootmisprotsesside haldus: tellimuste koostamine, tootmise planeerimine ja materjalide vajaduse analüüs (MRP), tootmisaruandlus ja tööde jälgimine.
Lisaks on väga spetsiifilise suunitlusega majandustarkvarasid, nt kinnisvarahalduseks, tanklaprotsesside või majutusasutuste tööprotsesside lihtsustamiseks.
Liidestused väliste süsteemidega
Liidestuste kasutamine lihtsustab andmeedastust ja muudab selle efektiivsemaks. Tõrgeteta andmevahetus ja süsteemide integreerimine võimaldab andmeid hallata ühes kohas, vähendades käsitsi sisestamise vajadust, tagades korrektsete andmete järjepideva ajakohasuse.
Majandustarkvara valimisel uurige, mis tingimustel ja millised väliste süsteemidega liidestused on võimalikud. Olenevalt ettevõtte vajadusest ja kasutusel olevast tarkvarast saab automatiseerimise eesmärgil kasutada mitmeid liidestusi, nt ametiasutuste, pankade, e-arve operaatoritega või e-poodidega.
Majandustarkvara liidestus pankadega võimaldab lihtsustada ja automatiseerida maksetega seotud tegevusi. See liidestus võimaldab ettevõttel otse tarkvarast edastada maksed panka, teha koondmakseid, automaatseid kontoväljavõtteid ja jälgida laekumisi ja väljaminekuid reaalajas.
E-poe liidestamine majandustarkvaraga säästab aega ja vähendab vigade riski. Selle abil on võimalik automatiseerida müügiandmete, maksete ja varude haldamine. Eesti E-Kaubanduse Liidu andmetel kasutatakse kõige rohkem e-poe tarkvaradest WooCommerce’i lahendust (67%).
Majandustarkvaral võib olla liidestus erinevate ametiasutustega, nt Statistikaameti ja EMTA-ga. Maksu- ja Tolliametile saavad ettevõtjad otse X-tee liidestusega esitada käibedeklaratsiooni (KMD), tulu- ja sotsiaalmaksu deklaratsiooni (TSD) ning töötamise registri (TÖR) andmeid. Käibedeklaratsiooni kohustuse korral peab ettevõte selle esitama iga kuu 20. kuupäevaks. Seda on kõige mugavam saata Maksu- ja Tolliametile X-tee kaudu ettevõtte raamatupidamis- või majandustarkvarast. Esimesi märgatavaid tulemusi on ka andmepõhise aruandluse valdkonnast. Uue andmesilla lahendusega piloteeritakse viies majandustarkvaras mugavat majandusaastaaruande lahendust. Selle puhul piisab andmete edastamisest raamatupidamistarkvarast, misjärel koostab süsteem raamatupidamise aastaaruande automaatselt ning ettevõtjal tuleb see üksnes üle vaadata, vajadusel täiendada, kinnitada ja registrile saata.
E-arved on muutumas üha populaarsemaks, mistõttu tasub juba majandustarkvara valikul uurida liidestusvõimalusi e-arve operaatoritega ja millised on teenuse tingimused.
Automaatsed arvelahendused
Majandustarkvara valimisel soovitame uurida, millised on automaatsete arvelahenduste võimalused. Mõned tarkvaralahendused pakuvad e-arvete saatmist ja vastuvõtmist teatud pakettide puhul tasuta, mõnel juhul aga võib e-arvete saatmine olla tasuline. E-arvete tarkvara ühendamine ettevõtte raamatupidamis- või majandustarkvaraga on kõige efektiivsem, mugavam ja kiirem viis e-arvete saatmiseks ja vastuvõtmiseks. Finbite’il on olemas liidestus kõigi enimlevinud raamatupidamistarkvaradega.
Pöörake tähelepanu ka e-arvete lahenduse kasutusmugavusele. Finbite on loonud lisaks e-arve keskkonnale ka mobiilirakenduse Finbite Finance, mille abil saab tšekist kohe pärast ostu pildi teha ning selle kuluaruandena ettevõtte arvelduskeskkonda sisestada. Peale selle aitame pdf arvete digiteerimisega, mis tähendab, et majandustarkvarasse ei pea käsitsi andmeid sisestama, vaid Finbite digiteerib arved ja need liiguvad otse tarkvarasse.
Kui kasutusel on selline majandustarkvara, millel puudub liidestus soovitud e-arve operaatoriga, siis on võimalik liituda e-arve operaatori lahendusega eraldi. Arvelahenduse teenusepakkujate täpne teenusevalik varieerub veidi, seega tasub valiku tegemisel mõelda, mis lisateenused võiksid teie ettevõtte puhul olla vajalikud, ja uurida, milline e-arve teenusepakkuja pakub sobivaid teenuseid mõistliku tasu eest.
Lisateenuste kasutamine muudab e-arvete töötlemise terviklikuks ja efektiivsemaks, toetades ettevõtte finantsprotsesside automatiseerimist ja täpsust. Finbite’i arvelahenduse abil saate saata ja vastu võtta e-arveid nii Eestis kui ka välismaal ning kõik arved ja tšekid digiteeritakse ja säilitatakse turvalises digiarhiivis. Lisaks pakume ka mugavat ja kiiret võimalust esitada e-kuluaruandeid, suunata arved kinnitusringile ja saata klientidele meeldetuletusi.
Pöörame suurt tähelepanu andmete turvalisusele. Meie kaudu arve edastamine on turvaline, sest e-arved on krüpteeritud. Need liiguvad registrikoodi alusel ning sissetulevate e-arvete puhul suurendab turvalisust kinnitusring ja muud ettevõttesisesed protsessid. Samuti jääb e-arve liikumisest maha logi-jälg.
Arendame pidevalt oma teenuseid, et muuta olemasolevad teenused veelgi mugavamaks ja luua uusi finantsprotsesse lihtsustavaid teenuseid juurde.
Digitaalne paberimajandus ja arhiiv
Enamik dokumente jõuab kohale või luuakse juba digitaalselt, mistõttu on e-raamatupidamine ning digiarhiveerimine loogiline ja loomulik viis dokumentide säilitamiseks. Digiteerimisel ja digiarhiivi kasutamisel on mitmeid eeliseid:
- Digiarhiveerimine on ideaalne lahendus kaugtöö võimalusega organisatsioonidele, kuna see võimaldab kasutajatel töötada kõikjalt. Digiarhiivile saab ligi igal ajal ja igalt poolt vaid mõne klikiga, mis parandab töövoogu ja aitab säästa aega. Võimalik on ka saada kiiresti ülevaateid, et teha teadlikke ja andmepõhiseid otsuseid.
- Võimalus kulude kokkuhoiuks, sest väheneb vajadus arhiiviruumide, paberite, printerite, toonerite jms järele.
- Digiarhiivid pakuvad turvalist võimalust dokumentide säilitamiseks, vähendades riski, et paberarhivaalid kaovad või saavad kahjustada.
- Digiarhiiv on lihtsamini skaleeritav, võimaldades lisada juurdepääsuõigusega töötajaid ning arhiivi mahtu tõsta andmemahtude suurenemisel.
Raamatupidamis- ja majandustarkvarades on tõenäoliselt võimalik säilitada dokumente digitaalselt. Kui plaanite kasutada digiarhiivi, siis majandustarkvara valimisel uurige digiarhiivi võimalust ning veenduge selle turvalisuses ja kasutusmugavuses. Samamoodi on tähtis, et organisatsioonisiseselt oleks töökorralduses arvestatud turvariskide ja muude probleemide ennetamisega.
Teenusepakkuja valimisel tasub veenduda digiarhiivi turvalisuses ja kasutusmugavuses. Kontrollige, kas arved ja dokumendid on dubleeritud ehk olemas on turvaliselt hoitud varukoopiad. Kui dokumendid pole dubleeritud, siis tasub uurida, kas neid on lihtsasti võimalik alla laadida ja säilitada mõnes enda süsteemis. Uurige ka, milline on digiarhiivi süsteem ja kui lihtne on sellest dokumente üles leida. Võimalusel vältige hübriidarhiive ehk samaaegselt paber- ja digiarhiivi kasutamist, sest see võib dokumentide leidmise muuta keerulisemaks.
Kui majandustarkvaral on liidestus e-arve operaatoriga, mis pakub digiarhiivi lahendust, siis see võib pakkuda täiendavat väärtust ja mugavust arvete haldamisel. Näiteks Finbite’i teenusevalikus on digiarhiiv, dokumendid on dubleeritud ja dokumendid lihtsasti leitavad.
Andmete turvalisus
Majandustarkvara kasutamisel usaldavad ettevõtted oma olulisemaid andmeid – finantsandmed, klientide info, töötajate palgaandmed – just nende süsteemide hooleks. Seetõttu tuleb hinnata riski küberohtudelele ja veenduda majandustarkvara turvalisuses. Kuidas tagada, et majandustarkvara oleks mitte ainult funktsionaalne, vaid ka turvaline?
- Küsige, kas on võimalik jälgida logisid ja analüüsida neid regulaarsete turvaprobleemide ja kahtlaste tegevuste avastamiseks.
- Uurige, kas ja kui sageli uuendatakse majandustarkvara. Uuendamine aitab hoida tarkvara ajakohastatuna, et kaitsta neid turvariskide ja muude võimalike ohtude eest (andmete lekkimine, dokumentide kustutamine jne).
- Veenduge, et majandustarkvara oleks turvaline ja kooskõlas andmekaitse põhimõtetega.
- Veenduge, et juurdepääs dokumentidele on kontrollitud ja võimaldatud vaid volitatud töötajatele. Rakendage turvalisi autentimismeetodeid, et ainult õigustatud kasutajad saaksid süsteemi sisse logida. Eriti oluline on see tundlike andmete puhul. Koolitage ka oma töötajaid ning parandage teadlikkust turvalisuse teemal, et vältida inimlike eksimuste kaudu tekkivaid ohte.
- Veenduge, et kasutatakse krüpteerimist nii andmete salvestamisel kui ka edastamisel, et kaitsta teavet volitamata juurdepääsu eest.
Kuupõhine vs kandepõhine vs ühekordne hind
Võrrelge majandustarkvarade hinnakirjasid ja hinnastamise põhimõtteid ning analüüsige oma ettevõtte vaatest, kas paremini sobiks kuutasuga või mahupõhine teenus. Mõned majandustarkvarad pakuvad ka võimalust osta ühekordse tasuna tarkvara litsents.
Tasumine vastavalt majandustarkvara kannete mahule ja kasutatud teenustele sobib hästi alustavatele väikeettevõtjatele, kelle maht ja lisateenuste vajadus on väike. Kuupõhine pakett sobib neile, kelle kannete maht on stabiilne.
Veenduge, mis on majandustarkvara paketis hinnas ja mis teenuste eest lisandub tasu, et teha ettevõtte jaoks sobivaim valik. Arvestage ka võimalike lisatasudega, mis võivad kaasneda seadistamise, kohandamise, hoolduse ja tugiteenuste korral.
Majandustarkvara valimisel tasub meeles hoida, et tegemist on pikaajalise investeeringuga. Kuigi esialgsed kulud võivad olla kõrged, võimaldab majandustarkvara automatiseerida erinevaid äriprotsesse ja optimeerida ettevõtte töövooge, mis omakorda toob kaasa suurema efektiivsuse ja täpsuse. Majandustarkvara on kasulik igasugustes majandusolukordades, kuna see aitab automatiseerida protsesse, vähendada inimlikke vigu ja keskenduda strateegilistele ülesannetele ja ettevõtte finantsjuhtimisele.
Kasutajatugi ja abimaterjalid
Majandustarkvara valimisel tasub uurida, kas on loodud arusaadavaid abimaterjale ja kui kättesaadav on kasutajatugi. Abimaterjalidest on abi nii majandustarkvara seadistamisel, kasutuselevõtmisel ja keskkonnaga tutvumisel, aga ka edaspidi, kui tekib tehnilisi küsimusi.
Väga oluline on, et kasutajatugi oleks kättesaadav, et vältida tehnilistest tõrgetest ja küsimustest tekkinud töökatkestusi, vigu ja parandades majandustarkvara kasutuskogemust. Tänu abimaterjalidele ja kasutajatoele on tõenäoline, et saate maksimaalselt ära kasutada tarkvara võimalusi vastavalt oma vajadustele.
Kohandatavus, skaleeritavus ja paindlikkus
Majandustarkvara valimisel ei tasu keskenduda ainult ettevõtte hetkelistele vajadustele, vaid arvestada tuleks ka võimalike muutusega tulevikus. Analüüsige, kas majandustarkvara funktsioonid ja maht on kohandatavad ettevõtte vajadustega, et muutuste korral ei peaks võtma ette majandustarkvara vahetust. Ettevõtte laienemisel on oluline, et tarkvara suudaks kohaneda nii uue majandusolukorra kui ka ettevõtte siseste muudatustega. Käibe suurenedes vajab ettevõte majandustarkvara, mis võimaldab kiirelt ja paindlikult hallata kasvavaid ettevõtte tegevus- ja majanduskulusid ning toetab tööprotsesse.
Finbite muudab raamatupidamise lihtsamaks
Ettevõtte vajadustega sobiv majandustarkvara ja sellega liidestatud e-arve lahendus aitavad kokkuvõttes kaasa raamatupidamisprotsesside efektiivsusele, kulude kokkuhoiule ja juhtkonna võimalusele teha õigeaegseid ning täpseid otsuseid andmepõhise lähenemise alusel. Liituge Finbite’i e-arve lahendusega ning muutke arveldusprotsessid kiireks, mugavaks, turvaliseks ja ettevõtte kasvu toetavaks.
