Praktiline juhend: Kuidas viia raamatupidamine kooskõlla uue raamatupidamise seadusega?

Alates 1. juulist 2025 jõustuvad raamatupidamisseaduse muudatused, mis annavad äriregistris e-arve vastuvõtjaks registreeritud ettevõtetele õiguse nõuda oma tarnijatelt masinloetavate e-arvete esitamist. Kuigi e-arved ei muutu kohustuslikuks kõigile ettevõtetele, on see oluline samm arvete halduse lihtsustamise ning digitaliseerimise suunas. Selles juhendis jagame praktilisi samme ja soovitusi, kuidas ettevõtte raamatupidamisprotsesse täiendada, et muudatuseks valmis olla.

Miks tasub muudatusteks valmistuda?

Kuigi e-arvete kasutamine pole kõigile kohustuslik, võib nende juurutamine tuua ettevõttele mitmeid eeliseid:

Tugevamad ärisuhted — partnerid ja kliendid hindavad, kui teie protsessid on kaasaegsed ja läbipaistvad. Kui teie ettevõttel pole e-arve saatmise võimekust, siis alates juulist võib seda vaja minna, kui partnerid on end registreerinud e-arvete vastuvõtjaks. On hea, kui selleks ajaks on sisse seatud töökindel ja sisse juurutatud protsess.

Rahvusvaheline ühilduvus — Praegu kasutusel olev Eesti e-arve standard ei kao esialgu kuhugi, kuid seaduse muudatus on sõnastatud nii, et e-arve on nõuetekohaselt vormistatud, kui see vastab Euroopa standardile. Küll aga võivad pooled kokku leppida ka muu asjakohase standardi kasutamises (nt Eesti e-arve standard). Arveformaatide rohkuses on mõistlik juba koostöö lepingus fikseerida arvete esitamise formaat – Eesti, Euroopa või Peppoli standardile vastav e-arve, PDF-arve või paberarve.

Kiirem ja efektiivsem arveldusprotsess — arved liiguvad automaatselt raamatupidamissüsteemide vahel, vähendades käsitsi sisestamise vajadust ja inimlike vigade ohtu.

5 sammu, kuidas viia oma raamatupidamine vastavusse seadusemuudatustega

1. Hinda oma ettevõtte valmisolekut

• Kas teie ettevõte on äriregistris registreeritud e-arve vastuvõtjaks?
• Milliseid arveldus- ja raamatupidamistarkvarasid te kasutate?
• Kas teie tarkvara toetab masinloetavate e-arvete vastuvõtmist ja saatmist?

Kui kasutate mõnda majandus- või raamatupidamistarkvara, siis valige e-arve operaator, kellel on olemas liidestus teie süsteemiga. Finbite’il on liidestused kõigi enamlevinud tarkvaradega. Kui olete juba liidestus teinud ja e-arvete kanali varasemalt avanud, siis on äriregistris teie ettevõtte juures e-arvete vastuvõtja märge. See tähendab, et alates 1. juulist saate partneritelt e-arveid küsida ja ostuarveid ei ole vaja enam käsitsi sisestada või digiteerida.

2. Vali sobiv e-arvete lahendus

• Kontrollige, kas teie praegune raamatupidamistarkvara võimaldab e-arveid kasutada.
• E-arvete saatmiseks ja vastu võtmiseks on vaja liidestada olemasolev lahendus mõne e-arve operaatoriga. Finbite lahendusi saab lihtsalt ja mugavalt integreerida enamike raamatupidamis- ja majandustarkvaradega Eestis.
• Veenduge, et valitud e-arvete lahendus vastab teie vajadustele, võimaldab e-arveid vahetada nii siseriiklikult kui ka rahvusvaheliselt ning aitab lihtsustada ka teisi arvete haldamisega seotud protsesse.

E-arve operaatorid toimivad roaming põhimõttel ja seega on võimalik vahetada e-arveid ka osapoolte vahel, kes kasutavad erinevate operaatorite teenuseid. Rahvusvaheliste e-arvete puhul tehakse seda läbi Peppol võrgustiku, mida toetab ka Finbite.

3. Vaadake üle ettevõtte raamatupidamisprotsessid

• Kaardistage, kuidas arved ettevõttes liiguvad — kuidas neid väljastatakse, vastu võetakse, hallatakse, kinnitatakse, maksmiseks edastatakse ja arhiveeritakse. Kas üheaegselt võetakse vastu mitmes erinevas formaadis arveid? Kas arved sisestatakse käsitsi või kasutatakse automaatset digiteerimise lahendust? Kas rakendatakse tasumiseelset arvete kinnitamise protsess turvalisuse tagamiseks või mitte?
• Mõelge läbi, kuidas sobitada e-arved olemasolevasse protsessi. Kas e-arvete kasutuselevõtt annab võimaluse muuta kogu protsessi kiiremaks ja mugavamaks digitaalse kinnitusringi, automaatsete konteerimismallide ja digitaalse arhiivi abil? Kui eeldada, et e-arvete maht seadusemuudatuse mõjul suureneb, siis kas tasuks ka PDF-arvete sisestus automatiseerida digiteerimise abil?
• Seadke sisse protsessid e-arvete automaatseks töötlemiseks ja liidestage need oma olemasoleva tarkvaraga.

Kui seni olete arveid PDF-formaadis e-posti teel saanud, siis uue lahendusega saate nii PDF- kui ka e-arved suunata otse raamatupidamistarkvarasse, ilma et keegi peaks neid käsitsi sisestama. Seeläbi saab ka PDF-arvete halduse automatiseerida sarnaselt e-arvete omale.

4. Koolitage oma meeskonda

• Viige läbi koolitus, et kõik arvete saatmise ja saamisega seotud töötajad mõistaksid seadusemuudatust ja uuenenud protsessi toimimist ning eeliseid.

Finbite pakub erinevaid personaalseid koolitusi, mis lähtuvad just teie ettevõtte protsessidest ja vajadustest. Samuti on kõikidele kasutajatele järelevaatamiseks kättesaadavad varasemalt läbiviidud veebikoolitused ja põhjalikud juhendid.

5. Teavitage oma partnereid ja kliente

• Kui olete registreeritud e-arve vastuvõtjaks, andke sellest teada oma koostööpartneritele ja selgitage, kuidas nad saavad teile e-arveid saata. Üks võimalus on seadistada meiliserveris PDF-arve saabumisel automaatvastus, mis annab teada, et järgmist arvet ootad juba e-arvena. Oleme koostanud ka näidised võimalike vastuste kohta, mida iga ettevõte saab endale sobivaks kohandada.

Saatke oma tarnijatele ja koostööpartneritele kiri, kus annate teada, et alates 1. juulist 2025 eelistate ostuarveid vastu võtta e-arvetena ning jagage juhiseid, kuidas neid teile edastada.

Finbite aitab e-arvetele üle minna

1. juuli 2025 seadusemuudatused ei sunni ettevõtteid e-arveid kasutama, kuid annavad õiguse neid tarnijatelt nõuda. See ei tähenda, et kõik ettevõtted lähevad täies mahus üle e-arvetele, kuid võib eeldada, et e-arvete ning selle formaadi eelistajate maht äridevahelises arvelduses kasvab. Finbite on abiks kõikidele ettevõtetele, kes soovivad e-arved kasutusele võtta ning ka PDF-arvete töötlemist digitaliseerida ja kiiremaks muuta. Ettevõtted, kes valmistuvad e-arvete mahu kasvuks end ette ja astuvad samme digiteerimise suunas, säästavad aega ja raha tänu efektiivsematele töövoogudele, kvaliteetsematele andmetele ja parematele koostöösuhetele.

Finbite pakub teenuseid, mille abil saate raamatupidamisprotsessid muuta kiiremaks ja mugavamaks:

• E-arvete saatmine ja vastuvõtmisele lisaks e-arvetele saab Finbite keskkonna kaudu saata ja vastu võtta ka teisi arveformaate. Seeläbi on võimalik arveldada ühest keskkonnast, kasutades nii PDF- kui e-arveid.
• PDF arvete ja tšekkide digiteerimine  aitab säästa aega ja vältida vigu raamatupidamise andmetes, sest enam pole vaja kuludokumente käsitsi raamatupidamissüsteemi sisestada. Automaattuvastuse abil digiteeritud arved kontrollitakse üle Finbite digiteerijate poolt, mis aitab tagada raamatupidamissüsteemi saadetud arvetele 99% kvaliteedigarantii.
• E-kuluaruande saab esitada kohe pärast ostu – tee tšekist pilt ning lisa see kuluaruandena ettevõtte arvelduskeskkonda. Kuluaruannete jaoks ei ole enam vaja paberist kviitungeid koguda, raamatupidajale toimetada, sorteerida ja hoiustada, sest kogu protsess on digitaalne. Nii jõuab kuluaruande summa esitaja pangakontole 6 korda kiiremini võrreldes paberi-põhise süsteemiga. 
• E-kinnitusringi abil saad ostuarveid ja kuluaruandeid kinnitada ühe nupuvajutusega mugavalt igast nutiseadmest. See tagab, et ükski kinnitust ootav arve ei lähe kaotsi ega unune ning raamatupidajal on pidev kontroll kinnitusprotsessi kulgemise üle.
• Digiarhiiv.

Kui soovite e-arvete juurutamisel tuge või otsite usaldusväärset e-arvete lahendust, siis võtke ühendust Finbite’iga — oleme valmis teid igal sammul aitama!