Dokumentide digiteerimise kasu ja parimad tööriistad

Dokumentide digiteerimine on tänapäeval loomulik suund, pakkudes ettevõtetele võimalusi innovatsiooniks, ressursisäästlikkuseks ja efektiivsuse suurendamiseks. Tutvustame dokumentide digiteerimise mitmekülgset kasu ja uurime erinevaid tööriistu, mis muudavad selle protsessi sujuvamaks ja tõhusamaks.

Digiteerimise kasu ettevõtte raamatupidamises

”OSKA ülevaade digi- ja rohepöördeks vajalikest oskustest” uuringus on märgitud, et pikemaajalises vaates on keskkonnasäästliku ja jätkusuutliku majandamise teadmiste ja oskuste vajadus kõigis majandusvaldkondades kiirel tõusuteel. Arvestusala valdkonna tulemustes on kinnitatud, et tänu andmesisestuse automatiseerimisele on raamatupidaja töös suurem rõhk andmete täiendaval sisulisel analüüsil, visualiseerimisel, selgitamisel ning kohandamisel vastavalt kasutajarühmale. OSKA analüüsi järgi on peamised raamatupidamisvaldkonna digioskused:

• digiraamatupidamise valdamine, sh raamatupidamis- ja majandustarkvarade ja e-arvete operaatorite kasutamine;
• riiklike e-keskkondade tundmine, nt e-maksuamet, Eesti Haigekassa e-teenused, Statistikaameti eSTAT, e-äriregister;
• juhtimisarvestuse ja ärianalüütika oskused, sh IKT-süsteemide „targa tellija“ oskused;
• statistilise ja andmeanalüüsi oskused ning andmete analüüsi ja visualiseerimiskeskkondade kasutamine;
• suurandmete analüüsi ja andmekaeve oskused, plokiahela tehnoloogia;
• küberturvalisuse, infoturbe ja andmekaitse teadmised ja oskused.

See toob esile, kui oluline on tänapäeva raamatupidajate jaoks pidevalt uuendada oma teadmisi ja oskusi digiteerimise ning automatiseerimise vallas. Seda selleks, et tulla toime pidevalt muutuva majanduskeskkonnaga ja suurendada oma töö efektiivsust.

Seega on raamatupidajatel ja andmesisestajatel vaja end pidevalt täiendada ning olla teadlik erinevatest digiteerimise võimalustest ja muudest automatiseerimise lahendustest. Raamatupidamises saab digiteerida (ehk andmeid digitaalkujule teisendada) erinevaid dokumente, näiteks ostu- ja müügiarveid, kuludokumente ja kuluaruandeid, aruandeid, lepinguid jne. Kõik e-arvena saabunud ja digiteeritud ostuarved ilmuvad ettevõtte raamatupidamisprogrammi või Finbite keskkonda ilma, et raamatupidaja arvel olevat infot ise sisestama peaks. See tähendab, et kõik arved, olenemata nende esialgsest formaadist, on koheselt kättesaadavad ühes keskkonnas. Samuti on võimalik tänu kõik-ühes nutikale lahendusele automatiseerida järgnevad haldustegevused nagu näiteks kinnitusprotsess või ostuarve konteering ja kulukohtade määramine.

Digiteerimise kasu ettevõtte raamatupidamises on märkimisväärne ja mitmekülgne:

• Raamatupidajate roll andmesisestajana väheneb ja neil on rohkem aega sisulise ja keerukama töö jaoks, võimaldades keskenduda rohkem ettevõtte finantsolukorra seisu parandamisele tulevikus. 
• Finantsandmetele on juurdepääs reaalajas, olenemata asukohast. See on eriti oluline kiirete otsuste tegemisel ja paindlikkust nõudvates olukordades. Digitaalne raamatupidamine lihtsustab toimetulekut erinevates olukordades, nt kui tehakse kaugtööd või töötaja on haiguse või puhkuse tõttu töölt eemal. Digiteerimine võimaldab mitmel kasutajal üheaegselt töötada samade dokumentidega, parandades meeskonnatööd ja tõhustades tööprotsesse.
• Parem andmete täpsus – automaatne andmetöötlus vähendab käsitsi sisestamise vajadust ja sellega kaasnevate vigade tekkimise riski.
• Vähendades paberitööd ja käsitsi töötlemise vajadust, aitab digiteerimine vähendada ettevõtte tegevuskulusid, sealhulgas paberi, tindi ja arhiiviruumide pealt. Tänu ajakokkuhoiule saame säästa märkimisväärselt palju raha ja aega – erinevate uuringute tulemusena on avastatud, et keskmiselt säästab ettevõte digitaalseid ostuarveid kasutades 3 eurot ja 30 minutit igalt arvelt. Arvutage kalkulaatori abil, kui palju aega ja raha saate säästa tänu e-arveldusele. 
• Tänu väiksemale paberi jm kontoritarvete kasutusele on positiivne mõju meie keskkonnale. Tähelepanu tasub pöörata ka digiprügile. Näiteks pdf-arvete jalajälg keskkonnale on märgatavalt suurem kui e-arvete puhul.
• Andmete digitaalsel kujul säilitamine on turvalisem kui paberkandjal säilitamine. Paberdokumendid võivad tuhmuda, kaduda või muul moel kahjustada saada. 
• Arve edastamine on turvaline, kuna info liigub mööda turvatud kanaleid ja maha jääb logi-jälg, e-arved liiguvad registrikoodi alusel ning sissetulevate e-arvete puhul suurendab turvalisust kinnitusring ja muud ettevõttesisesed protsessid.
• Arveldusprotsessidest ülevaate saamine ja aruandluse koostamine on kiirem ja lihtsam. Aruandluse abil saab paremini mõista äritegevuse suundumust, teha informeeritud otsuseid ja parandada finantsstrateegiaid.
• Digiteerimise abil on võimalik ettevõtetel pakkuda klientidele ja partneritele kiiremat ja täpsemat arveldusprotsessi (arvete väljastamine ja maksete töötlemine), mis parandab üldist kliendikogemust.

Raamatupidamise dokumentide digiteerimine on tulevikku suunatud investeering, mis parandab protsessi tõhusust ja vähendab kulusid, samal ajal toetades ettevõtte jätkusuutlikku kasvu ja strateegilist ärijuhtimist. Digiteerimine on kasulik igas suuruses ettevõtte jaoks ja erinevate ettevõtlusvormide puhul, olgu tegemist suure osaühingu raamatupidamise või mikroettevõtjast FIE-ga.

Lahendused digiteerimise protsessi hõlbustamiseks

Digiteerimise protsessi hõlbustamiseks on saadaval mitmesugused tehnoloogilised lahendused ja tarkvarad, mis aitavad ettevõtetel üle minna paberipõhisest dokumentatsioonist digitaalsele haldusele. Tänu digiteerimise tarkvaralahendustele on raamatupidaja töö efektiivsem, täpsem ja kiirem. Samuti ei pea ta enam tegema rutiinset andmesisestaja tööd ja saab keskenduda olulisematele ja edasiviivamatele ülesannetele. 

Kui andmed on digiteeritud ehk masinloetaval kujul, siis on edasine töö nendega lihtsam – arvete kinnitamine ja selle automatiseerimine, automaatne kulukohtade määramine arveridadele jne. Toome mõned näited tarkvaralahendustest, mis hõlbustavad digiteerimist ja digitaalsete andmete töötlemist ja säilitamist.

• E-arveldus ja maksete automatiseerimine – e-arvelduse lahenduste abil on võimalik e-arved koostada, edastada, kinnitada ja säilitada e-arve operaatori tarkvara abil. Finbite on rahvusvahelise ja pikaajalise kogemusega e-arve operaator ning lisaks e-arve saatmisele ja vastuvõtmisele on teenusevalikus ka teisi arveldusprotsessi lihtsustavaid lahendusi.
• Tarkvara abil digifailide tegemine paberdokumentidest, PDF-failidest ja pildistatud dokumentidest ning nende automatiseerimisega seotud lahendused, näiteks kuludokumentide digiteerimiseks ja kuluaruannete koostamiseks loodud lahendused. Finbite’i teenusevalikus on selleks arvete digiteerimise ja e-kuluaruannete teenus.
• Pilvepõhised raamatupidamistarkvarad, nt Merit, Erply Books jne. Finbite’il on liidestused kõigi enim levinud tarkvaradega Eestis, Lätis ja Leedus.
• Andmete säilitamise pilveteenused (nt Google Drive, Dropbox või Microsoft OneDrive) on ligipääsetavad digitaalsed ladustamisruumid dokumentidele ja andmetele. Kõige mugavam ja efektiivsem on aga, kui digiarhiiv on ettevõtte raamatupidamises kasutatavas tarkvaras. Finbite’i klientidel on võimalik kasutada meie digiarhiivi teenust, kus on andmete säilitamine lihtne, mugav ja turvaline.

Kuidas valida parimad digiteerimise ja automatiseerimise lahendused?

Iga ettevõtte raamatupidamise korraldus võib olla erinev ning sobivaimate lahenduste otsimisel on oluline strateegiline ja kaalutletud lähenemine, et digiteerimise lahendused toetaksid ettevõtte unikaalseid vajadusi ja eesmärke. Siin on mõned üldised soovitused, mida järgida:

• Enne lahenduste otsimist tehke kindlaks, millised on sinu ettevõtte raamatupidamise peamised väljakutsed ja eesmärgid digiteerimise osas. See aitab sul keskenduda olulistele valdkondadele ja valida lahendusi, mis toetavad just neid eesmärke.
• Uurige erinevaid digiteerimise võimalusi, nende funktsioone, eeliseid ja puuduseid.
• Võimalusel kaasake otsustusprotsessi meeskonnaliikmeid ja digiteerimisega seotud koostööpartnereid (nt raamatupidajad, valdkonnajuhid, andmesisestaja, digiteerija), kelle kogemused ja mõtted võivad aidata kaasa lahenduste leidmisel, mis parandavad töövoogusid ja suurendavad üldist efektiivsust.
• Arvestage liidestusvõimalustega ehk erinevate lahenduste omavahelise koostöö võimalusega. Suurim aja- ja rahasääst kaasneb siis, kui tarkvaralahendusi on võimalik omavahel liidestada, nt on olemas majandustarkvara liidestus e-arve operaatoriga. See hõlbustab andmevahetust eri platvormide vahel ja tagab sujuvama töövoo. Finbite’il on üle 150 liidestuse üle Baltikumi ning kui ettevõtte raamatupidamise tarkvara pole veel partnerite hulgas, pöörduge meie poole ja leiame sobiva lahenduse. Finbite’i e-arvete liidestustest raamatupidamisprogrammidega oleme põhjalikumalt kirjutanud oma varasemas blogipostituses.
• Uuri, milline on digiteerimise lahenduste kasutajakogemus ja -tugi, et tagada meeskonna liikmete kiire omaksvõtt ja maksimeerida kasutuselevõtu mõju. Võimalusel katsetage enne liitumist tarkvara, et hinnata, kas see võib olla sobiv ja ootuspäraste võimalustega. Finbite’il on erinevaid võimalusi selleks. Näiteks on võimalik liituda Finbite Starter paketiga, mis võimaldab süsteemist välja saata ja vastu võtta kuni 5 e-arvet täiesti tasuta ja mis võib olla hea võimalus tasuta katsetamiseks (digiteerimise võimalus on tasulistes pakettides). Pakume ka võimalust broneerida aeg veebikohtumiseks, et tutvuda Finbite’i keskkonnaga ja saada vastused oma küsimustele, ja võimalust osaleda meie koolitustel. Korraldame nii personaalseid süvakoolitusi kui ka uutele kasutajatele mõeldud koolitusi. Täiendavate küsimuste korral on võimalik tutvuda korduma kippuvate küsimustega meie abikeskkonnas või pöörduda ka meie klienditoe poole. 
• Veenduge, et pakutav digiteerimise lahendus oleks turvaline ja kooskõlas andmekaitse põhimõtetega. Finbite’iga on arve edastamine turvaline, sest e-arved on krüpteeritud. Need liiguvad registrikoodi alusel ning sissetulevate e-arvete puhul suurendab turvalisust kinnitusring ja muud ettevõttesisesed protsessid. Samuti jääb e-arve liikumisest maha logi-jälg.
• Mõelge digiteerimisele kui pidevale protsessile, mitte ühekordsele projektile. Valige sellised digiteerimise lahendused, mis on paindlikud ja skaleeritavad, kui ettevõtte maht peaks aja jooksul muutuma. Finbite’il on teenustevalikus neli paketti: Starter, Lite, Standard või Premium ning samuti oleme valmis lähenema individuaalselt ja pakkuma erilahendusi. Tulevikule mõeldes peaksid ettevõtted püüdlema selle poole, et andmete tekkimisel oleksid need kohe digitaalselt masinloetavas formaadis.

Digiteerimise edukas rakendamine nõuab hoolikat planeerimist, kaasamist ja pühendumist kogu organisatsioonis. Järgides neid soovitusi, saate valida lahendused, mis mitte ainult ei vasta praegustele vajadustele, vaid toetavad ka ettevõtte kasvu tulevikus.

Digiteerimislahendused Finbite’is

Finbite’i pakub nutikad arvelahendusi ning arvelduse automatiseerimise ja haldusega seotud teenuseid. 

E-arvete saatmine ja vastuvõtmine

E-arvete lahenduse abil saate saata ja vastu võtta e-arveid. E-arvete kasutamine on muutunud aina sagedasemaks ning on üsna tõenäoline, et ettevõtjana tuleb leida enda jaoks sobivaim e-arve operaator. Osaliselt on see seotud sellega, et avaliku sektori asutusega koostööd tehes tuleb esitada e-arveid. Suuresti on aga e-arveldusega liitumise põhjuseks asjaolu, et see on mugav ning aitab säästa aega ja raha. Tänu arvelahendustele saab mistahes formaadis arved ja kuludokumendid viia digikujule ning selle tulemusena väheneb märkimisväärselt andmesisestamisele kuluv aeg.

Põhjalikumalt võib lugeda e-arvete kohta ka meie varasemast blogipostitusest.

Arvete ja tšekkide digiteerimine

Digiteerime kõik PDF- ja paberarved ning tšekid. Finbite’i digiteerimise teenuse abil saab ettevõtte majandus- ja lähetuskulude tšekke hetkega viia digikujule ning hoida sellega kokku nii enda kui ka raamatupidaja aega. Automaatse arvetuvastuse süsteemi ja inimdigiteerimise töö tulemuseks on 99% täpsus. Digiteeritud ja kontrollitud tšekid ja kviitungid avaldatakse süsteemis tavaliselt ühe tööpäeva jooksul.

Oleme tšekkide nõuetest ja digiteerimise võimalustest kirjutanud põhjalikumalt varasemas blogipostituses.

1. Finbite keskkonnaga liitudes saad unikaalse ostuarvete digiteerimise aadressi, kuhu saata kõik PDF-arved, et need digiteeritaks. Raamatupidajal on võimalus kõik saabuvad PDF-arved ise antud aadressile saata või jagada seda arvelduspartneritega, kes saadavad esitatavad ostuarved ise antud aadressile.

2. Seejärel liiguvad need arved läbi automaattuvastuse tarkvara, kus nutikas robot viib arvel oleva info digikujule. Kliendina saad valida, kas digiteeritakse kõik arvel olevad read või kogu info viiakse ühele koondreale.

3. Siis kontrollivad meie digiteerijad, kas automaattuvastuse kaudu saabunud info on korrektne ning avaldavad selle sinu ettevõtte ostuarvete all e-arvena. Inimese ja roboti koostööle üles seatud protsess võimaldab meil pakkuda kvaliteetseimat teenust turul, tänu millele ei pea raamatupidaja kulutama aega informatsiooni käsitsi sisestamisele. Finbite tagab digiteerimise 99% kvaliteedi ning kogu protsess ei võta tavaliselt aega rohkem kui 1 tööpäev.

E-kuluaruande esitamine

E-kuluaruande teenuse abil on kuluaruande esitamine on 6 korda kiirem kui paberil kuluaruande esitamine. Kuluaruande saab sõltuvalt paketist esitada nii Finbite’i veebikeskkonnas kui ka mobiilirakenduses Finbite Finance. Oleme täiustanud Finbite Finance’i äppi ning see on nüüd veel lihtsam, kasutajasõbralikum ja funktsioonide valik on suurem. 

Kuluaruannetega seotud nõuete ja võimaluste teemal saab lugeda põhjalikumalt meie varasemast blogipostitusest.

Kinnitusprotsessi automatiseerimine

Kinnitusringi abil on võimalik ostuarveid ja kuluaruandeid kinnitada kiiresti, mugavalt ja turvaliselt. Kinnitusringi on võimalik automatiseerida ehk siduda automaatseid kinnitusmalle kinnitajate isikuga ja määrata kinnituste järjekord. Kinnitusring annab võimaluse kontrollida ka tagasiulatuvalt, kes ja millal on arve kinnitanud. Arvepettuste riski aitab vähendada võimalus määrata töötajatele kinnitatava summa limiit või kohustus lisada arvele lepingu number.

Digiarhiiv

Digiarhiiv säästab kontoripinda ja paberit ning võimaldab mugavalt ja kiirelt pääseda ligi dokumentidele igal ajal, olenemata asukohast. Tänu digiarhiivi teenusele on ettevõtte raamatupidamise dokumendid lihtsasti leitavad, dubleeritud ja andmebaasis turvaliselt hoitud.

Muud toetavad lahendused

Lisaks e-arvete saatmisele ja vastuvõtmisele, tšekkide digiteerimisele, e-kuluaruannetele, e-kinnitusringile ja digiarhiivile saab raamatupidamist lihtsustada automaatsete meeldetuletuste saatmise ja arveldusprotsessidest aruannete koostamise abil. Peagi pakume ka paindlikke makselahendusi, et muuta enda ettevõtte rahavood järelmaksu, krediidiliini ja osamaksete abil paindlikumaks. 

Täiustame pidevalt olemasolevaid teenuseid ja loome uusi lahendusi, et digiteerimise ja automatiseerimise abil toetada ettevõtte raamatupidamist. Meie fintech tulevikulahendusi kasutab juba rohkem kui 4100 rahulolevat klienti Baltikumis. Meie teenusevalik on paindlik, sobides erinevas suuruses ja kasvufaasis ettevõtetele. Liituge ning avastage, kuidas meie lihtsasti kasutatavad, efektiivsed ja turvalised digiteerimise ja e-arvelduse lahendused võivad teie ettevõtte raamatupidamist lihtsustada ja sellega toetada äritegevuse kasvu.