Baltic Agro on Omniva Arvekeskuse lahendust kasutanud tänaseks pea kaks aastat. Ettevõtte pearaamatupidaja Ita Gornischeffi räägib, millised olid e-arvetele üleminekul kõige suuremad takistused, aga ka suurimad kasud.
Baltic Agro põhitegevusalaks on põllumajandustarvikute ja teenuste müük ning teravilja ja rapsi vahendus. Kogukäibest 70% müüakse Eesti turule. Ettevõtte klientideks on peamiselt Eestis tegutsevad põllumajandus ettevõtted. Lisaks pakutakse tooteid hobiaiandusse tarbeks. Baltic Agros töötab üle 100 inimese. Ettevõtte struktuur paikneb üle Eesti ja seetõttu on e-arvete kasutamine parim lahendus efektiivseks töötamiseks.
Üheks suurimaks ajendiks, miks Baltic Agro otsustas e-arvete süsteemile üle minna, oli see, et nii kadus vajadus paberarhiivi pidamiseks. Paberarhiiv tähendab tohutuid paberimasse ja kaustade virnu, kust vajadusel õige arve ülesleidmine oli tohutu peavalu. Pärast Arvekeskuse kasutusele võtmist muutub arhiiv digitaalseks ja arved on vaid ühe nupuvajutuse kaugusel. See omakorda tähendab ka keskkonnasäästu, sest paberit kulub ettevõttes oluliselt vähem.
„Minule isiklikult meeldib kõige rohkem see, et kellelgi ei ole enam suuri paberivirnasid laudade peal ja muidugi kui kiiresti nüüd asjad liiguvad. Aga ka läbipaistvus – kui me mingist minevikuperioodist arvet leida soovime, siis saame selle väga kiiresti kätte ja võime kindlad olla, et arved ei kao kuskile ära,“ selgitab Ita Gornischeff.
Kuna ettevõte paikneb üle Eesti, siis kiirendas digilahendusele üleminek oluliselt arvete kinnitamise protsessi. „Inimesed, kes enne pidid tegelema paberarvega mööda maja käimisega ning arve kinnituse saamisega saavad täna süvitsi sisukale tööle keskenduda ning ma arvan, et see aitab kaasa ka ettevõtte paremale arengule. Arveid on võimalik kinnitada igalt poolt – põllu pealt, laudast või kust iganes, kus parasjagu töötajate töö neid viib ja see on väga suur asi. Kui nüüd võrrelda vana süsteemi ja uut süsteemi, siis enda tunnetuse järgi arvaksin, et see on vähemalt 5 korda kiirem,“ ütles Gornischeff.
Iga üleminek on raske, aga tulemus nauditav
Suurim kartus e-arvetele üleminekul oli Gornischeffi sõnul see, et süsteem ei hakka toimima nii nagu tarvis või et midagi võib kaduma minna. Üheks hirmuks oli ka see, et kliendid ei ole võimelised Arvekeskusesse õiges formaadis andmeid saatma.
„Nagu iga uue asja juurutamisega on inimesed väga ettevaatlikud ja kartlikud. Eriti kui vanad süsteemid hästi töötavad. Tekib kohe küsimus, miks me peaksime midagi uut juurutama hakkama. Kuna alguse faas selliste projektide puhul on alati väga intensiivne, siis tuleb oma põhitöö kõrvalt suuta ära teha ka juurutamise töö. Nii tekibki inimestel tunne, et oleksime saanud vanamoodi rahulikult edasi teha,“ selgitas Gornischeff.
Gornischeffi hinnangul ei tohiks aga vanasse kinni jääda, isegi sellisel juhul kui see kulutab algusfaasis rohkem ressurssi. Ta lisas, et oluline on inimestele selgitada, et tänu muudatusele on tulevikus nende töö kergem – raskem juurutamise etapp tuleb lihtsalt läbi käia ja siis on rõõmu juba rohkem.
Samuti peab ta e-arvetele üleminekut innovaatilise ettevõtte tunnuseks. „Kui oleme oma ettevõttes oleme läinud üle e-arvetele ja sellest oma partnereid teavitanud, siis kindlasti tulevad ka innovaatilised koostööpartnerid sellega kaasa. Ideaalis võiksid kõik Eesti ettevõtted omavahel läbi Arvekeskuse arveldada ja see oleks väga positiivne,“ ütles Gornischeff.
Arvekeskus oli igal sammul abiks
„Kui me hakkasime Baltic Agros e-arvete süsteemi juurutama, siis saime väga palju tuge Arvekeskuse klienditoelt, kes rääkisid meile erinevatest võimalustest ja pakkusid omalt poolt välja, millised lahendused võiksid just meile sobida, vastavalt meie ärist tulenevale spetsiifikale,“ kiitis Gornischeff Omniva Arvekeskuse klienditeenindust. „Ka meie raamatupidamistarkvara oli väga toetav ja aitasid meid. Ilmselt neil oli ka e-arvete võimekus olemas ja e-arvetele üleminek ma pean ütlema, läks üsna kergelt.“
Eesti avalik sektor läheb 1. juulist üle e-arvetele, mis tähendab seda, et ettevõtted saavad riigiasutustele ja -ettevõtetele edastada vaid selles vormingus arveid.
E-arvete süsteemile on lihtne üle minna. Ettevõtjad saavad tasuta liituda Omniva Arvekeskusega, mida on klientide reaalset ja praktilist kogemust arvestades arendatud juba üle 10 aasta ning millel on iga päev rohkem kui 30 000 kasutajat.
