SABIS ja Peppol Leedus: kuidas e-arve õigesti saata?

Mida tuleb kõigepealt kontrollida: ostjat või arveldusprogrammi?

Leedu avaliku sektori ostjale arve saatmisel ei tule esimesena valida SABIS’i või Peppol’i vahel, sest need täidavad erinevat rolli. SABIS ehk Sąskaitų administravimo bendroji informacinė sistema on riiklik arvete vastuvõtukeskkond, mis tekkis 1. septembril 2024 endise „E. sąskaita” ümberkorraldamisel ja mida haldab Rahvuslik ühisteenuste keskus NBFC. Peppol on aga Vyriausybės nutarimo Nr. 405 järgi kohustuslik vaikimisi edastuskanal, mille kaudu tuleb struktureeritud arved alates 1. jaanuarist 2025 saata. SABIS portaali käsitsi sisestamine on erand, mida tohib kasutada üksnes juhul, kui tarnijal puudub tehniline võimekus saata arve automaatselt Peppol’i kaudu. See koostoimimine muutus märgatavamaks alates aprillist 2026, kui SABIS lisas selgemad kontrollid, mis tuvastavad, kui Peppol’i kaudu saabunud arve andmed lepingu, ostja või tarnija koodiga ei klapi.

Oluline pole see, kas ettevõte on käibemaksukohustuslane või kus ta on registreeritud, vaid see, kellele arve saadetakse. Nutarimas Nr. 405 kohaldub „viešojo sektoriaus subjektams ir kitiems subjektams, kurie yra perkančiosios organizacijos”, ehk avaliku sektori asutustele ja teistele hankijatele, sõltumata sellest, kas need tegutsevad äriühingu vormis otsuse teksti järgi. Rahandusministeerium on selgelt öelnud, et kui ostja peab EN 16931 standardile vastavaid arveid vastu võtma SABIS’i kaudu, siis peavad temaga äri tegevad tarnijad ka arved sama süsteemi kaudu esitama selle ostja jaoks. Erasektori kliendi puhul seda kohustust ei ole. Sellest kirjutan täpsemalt allpool.

Kas SABIS ja Peppol on konkureerivad kanalid?

Mõtle sellest kui postkontorist ja postiljonist. SABIS on postkontor: kõik Leedu avaliku sektori ostjad saavad ja töötlevad arveid ainult sealt. Peppol on postiljon, kes toimetab struktureeritud arve andmed sinu majandustarkvarast otse SABIS’i postkasti, ilma et kumbki pool peaks midagi käsitsi ümber trükkima.

Alates 1. jaanuarist 2025 on Peppol’i kaudu edastamine nutarimuse Nr. 405 järgi vaikimisi kohustuslik viis, kuidas EN 16931 standardile vastavad finantsarvestuse dokumendid avaliku sektori ostjale jõudma peavad. SABIS portaali kaudu käsitsi sisestamine või XML-faili importimine on ette nähtud vaid neile, kellel ei ole tehnilist võimekust arvet automaatselt Peppol-võrgu kaudu saata. Teisisõnu, Peppol ei ole lisavõimalus SABIS’i kõrval, vaid põhitee, ja portaal on tagavaravariant, mitte alternatiiv, mille vahel saaks vabalt valida.

Selle otsuse konsolideeritud redaktsioon on kehtinud alates 12. detsembrist 2023, Vyriausybė võttis algversiooni vastu 27. aprillil 2022, kuid Peppol’i kohustuslikkus tehnilistele tarnijatele lisandus just 2025. aasta algusest.

Millised on kolm tehnilist teed andmete SABIS’sse jõudmiseks?

SABIS’i praegune abimaterjal loetleb täpselt kolm viisi, kuidas arve andmed süsteemi jõuavad: käsitsi sisestus või XML-faili import portaalis, universaalne liides otse majandustarkvarast ning Peppol-võrk neile, kes on selle liikmed SABIS’i DUK lehe järgi. Kõigil kolmel teel kasutatakse samu vorminguid: Peppol BIS Billing 3.0 eInvoice ja Peppol BIS Billing 3.0 Credit Note, mis on Euroopa e-arve standardi EN 16931 (masinloetav ühtne andmemudel arvetele) Leedu-spetsiifiline rakendus samast allikast.

Üks levinud arusaamatus: PDF-arvet ei saa portaali üles laadida ja lugeda seda ametlikuks arveks. Andmed tuleb sisestada käsitsi või importida XML-failina, PDF või muu dokument saab olla ainult lisa SABIS’i juhendi järgi.

Millise tee valida oma ettevõttele?

Tee	Kellele sobib	Mida see nõuab
SABIS portaal (käsitsi/XML)	üksikud arved, harv koostöö avaliku sektoriga	VIISP-i kaudu sisselogimine, käsitsi töö
Universaalne liides ERP-ist	keskmine kuni suur arvemaht, olemasolev majandustarkvara	tehniline seadistus liidese spetsifikatsiooni järgi
Peppol-võrk	pidev koostöö, mitu ostjat, piiriülene äri	liitumine sertifitseeritud ligipääsupunkti (Access Point) kaudu

Mida rohkem arveid ja mida rohkem erinevaid ostjaid, seda kiiremini tasub Peppol ära, sest sama ligipääsupunkti kaudu saab arveid saata ka teistele Peppol-võrgu liikmetele, mitte ainult SABIS’i kasutajatele SABIS’i selgituse järgi.

Kas kohale toimetatud Peppol-arve on ka vastu võetud?

See on koht, kus tarnijad kõige sagedamini eksivad. Peppol-võrgu edastuskinnitus näitab, et sõnum jõudis kohale. See ei tähenda, et SABIS arve ka vastu võttis. Alates 2026. aasta aprilli värskendusest ei kinnita SABIS Peppol’i kaudu saabunud arvet, kui süsteemis puudub vastav leping või kui ostja kood, tarnija kood või lepingu number arvel ja lepingul ei kattu NBFC teate järgi.

Mida SABIS nüüd kontrollib?

Kirjaliku lepingu alusel Peppol’i kaudu esitatud arve puhul peab kolm asja klappima: leping peab olema SABIS’is registreeritud ja seotud arve esitava tarnijaga, arvel märgitud lepingu number peab olema samasugune kui süsteemis registreeritud number, ja ostja-tarnija koodid peavad vastama SABIS’i DUK selgituse järgi. Kui midagi ei klapi, satub arve seisu „Neapdorotos PEPPOL sąskaitos” ehk töötlemata Peppol-arved, ja sellest saab nüüd nii tarnija kui ostja süsteemis teada NBFC uuenduse teate järgi. Kui aastal 2025 liikus SABIS’i kaudu üle 3,8 miljoni arve ja jaanuariks 2026 oli süsteemis üle 71 000 organisatsioonikonto ja 114 000 aktiivset kasutajat, siis mahtude kasvades on selline automaatne kontroll paratamatu NBFC statistika järgi. Praktikas tähendab see, et Peppol’i saatmiskinnitus ei asenda SABIS’i staatuse kontrolli. Selle tuleb teha eraldi.

Suulised kokkulepped: 1000 euro piir on ajalugu

Suulise avaliku hanke kokkuleppe alusel esitatavate arvete reegel on lihtsustunud, kuid rangemaks muutunud. Kuni 31. detsembrini 2024 kehtis SABIS’i kaudu esitamise kohustus suuliste kokkulepete puhul ainult arvetele, mis ületasid 1000 eurot käibemaksuta SABIS’i selgituse järgi. Alates 1. jaanuarist 2025 kehtib see kohustus kõikidele suulise kokkuleppe alusel esitatavatele arvetele, olenemata summast.

Hea uudis on, et suulise kokkuleppe arved ei vaja lepingu sidumist SABIS’is samamoodi kui kirjaliku lepingu arved. Lihtsustatud protsess on mõeldud just väiksemate, ilma vormistatud lepinguta ostude jaoks. Alates 7. jaanuarist 2025 lähevad vastuvõetud suulise kokkuleppe arvete avaldamisandmed automaatselt üle ka riigihangete infosüsteemi CVP IS’i SABIS’i juhendi järgi, nii et tarnija ei pea sama teavet eraldi kuhugi teatama.

Kas välistarnija ja erasektori B2B klient käivad ühte moodi?

Kaks küsimust segunevad tihti, kuid vastused on täiesti erinevad.

Mis saab, kui tarnija on väljaspool Leedut?

Välismaised kauba-, teenuse- või tööde tarnijad ei saa praegu SABIS portaali sisse logida SABIS’i DUK lehe järgi. See ei tähenda, et Leedu avaliku sektoriga äri tegemine on neile suletud: nad saavad arved esitada Peppol-võrgu kaudu, valides teenusepakkujaks sobiva sertifitseeritud ligipääsupunkti (Access Point). Kui see tee ostjale ei sobi, võib ostja kasutada muud vastuvõetavat viisi, näiteks e-posti samast allikast. Kirjaliku lepingu puhul kehtib välistarnijale sama nõue mis kohalikule: leping peab olema SABIS’is ja seotud, ning arve lepingu number peab kattuma.

Kas Leedu erasektoris kehtivad samad reeglid?

SABIS’i ja Peppol’i kohustus puudutab üksnes avalikku sektorit ja hankijaid. Euroopa Komisjoni Leedu 2025. aasta e-arveldamise ülevaate järgi, mis on avaldatud 18. märtsil 2026, on Leedus kohustuslik B2G-režiim, aga üldist B2B ega B2C e-arveldamise kohustust praegu ei ole. Kaks eraettevõtet võivad omavahel kokku leppida struktureeritud e-arvete kasutamises, kuid seadus seda ei nõua.

See muutub omakorda EL tasandil, mitte Leedu siseselt: alates 1. juulist 2030 toob ViDA (VAT in the Digital Age, ehk käibemaksu digiajastu pakett) kaasa piiriülese B2B digitaalse aruandluse nõude, mis põhineb kohustuslikul e-arveldusel, samast ülevaatest. See on EL-i piiriülese käibemaksuaruandluse verstapost, mitte Leedu-sisene SABIS’i kohustuse laienemine. Neid kahte ei tasu segamini ajada.

Mida kontrollida enne arve saatmist?

Enne kui arve teele saadad, on mõistlik läbida viis punkti:

• Kontrolli ostjat. Kas tegemist on avaliku sektori asutuse või muu hankijaga? Kui jah, kehtib SABIS/Peppol kohustus; kui see on eraettevõte, ei kehti.
• Tuvasta õige protsess. Kas alus on kirjalik leping (vajab lepingu sidumist SABIS’is) või suuline kokkulepe (kohustuslik alates 2025. aastast olenemata summast)?
• Kasuta õiget vormingut. Peppol’i kaudu saatmisel peab arve vastama Peppol BIS Billing 3.0 eInvoice standardile.
• Kontrolli koodide vastavust. Ostja kood, tarnija kood ja lepingu number arvel peavad täpselt kattuma SABIS’is registreeritud andmetega.
• Vaata SABIS’i staatust, mitte Peppol’i saatmiskinnitust. Ainult see näitab, kas arve on tegelikult vastu võetud või jäänud „Neapdorotos PEPPOL sąskaitos” seisu.

Kui kõik viis punkti on läbitud, jõuab arve läbi SABIS’i ostjani ilma viivituseta ja ilma hilisema tülika lepingu- või koodivea otsimiseta.