E-arve plussid ja miinused

Mis on e-arve ja kuidas see töötab?

E-arve on masintöödeldav ehk xml-formaadis arve, mis koostatakse, edastatakse, kinnitatakse ja säilitatakse ettevõtte elektroonilises keskkonnas. E-arve on välimuse poolest samasugune nagu traditsiooniline paber- või pdf-arve.

Kui on vajadus edastada arveid välismaale, siis PEPPOL-liidese abil on võimalik tõlkida kohalikus formaadis e-arve Euroopa Liidu e-arve standardile vastavaks dokumendiks.

E-arve plussid

E-arve keskkonna kasutamisel on mitmesuguseid eeliseid nii e-arve saatja, saaja kui ka raamatupidaja seisukohast.

E-arve saatja

E-arve saatjaks võivad olla juriidilised isikud, näiteks erinevad äriühingud, mittetulundusühingud või sihtasutused.

Paberkujul või PDF-formaadis arve koostamisel sisestatakse arve andmed käsitsi kontoritarkvaras või raamatupidamisprogrammis. Koostatud e-arve edastatakse posti teel või meiliga ning arhiveeritakse füüsilises või elektroonilises arhiivis vastavalt ettevõtte arhiivikorraldusele. Need tegevused eeldavad suuremaid kulusid inim- ja ajaressursile, ruumile ja materjalidele. E-arve puhul tuleb küll osaliselt sisestada andmed käsitsi, aga edasised tegevused e-arve saatmisel, haldamisel ja arhiveerimisel on automatiseeritud.

E-arve on mugav ja kiire lahendus:

• Väljastatud e-arve on korrektne nii Eesti kui rahvusvahelistele äripartneritele edastamiseks.
• E-arve edastamine on turvaline, kuna info liigub mööda turvatud kanaleid ja maha jääb logi-jälg. Kuna e-arved liiguvad registrikoodi alusel, väheneb ka arvepettuste risk.
• E-arve saatmisel ei pea muretsema, kas arve võib sattuda rämpsposti või jääda saajale muul põhjusel märkamatuks. 
• E-arve jõuab kohe arve saaja majandus- või raamatupidamistarkvarasse. Arve saaja ei pea enam andmeid sisestama ja saab kiiresti suunata e-arve tasumisele. Tänu sellele tasutakse arve sageli kiiremini ja õigeaegselt, mis mõjutab positiivselt ettevõtte rahavoogusid.
• E-arvete kasutamine on kulutõhusam kui pdf- ja paberarvete kasutamine. Lisaks väiksemale paberi, printimise ja postitamise kulule on võimalik säästa ladustamiskuludelt. 
• E-arvete haldamine ja arhiveerimine on aja- ja ruumisäästlikum. E-arved on kergesti veebiteel kättesaadavad igal ajal ja igal pool neile töötajatele, kellele on ligipääs võimaldatud.
• Ettevõtte juht või vastutav töötaja saab kiiresti ülevaate kuludest ja olemasolevatest vahenditest, samuti on võimalik lihtsa vaevaga koostada ülevaateid sissetulevatest ja väljaminevatest arvetest.
• E-arvete edastamine aitab kaasa ettevõtte positiivse maine kujundamisele. Kiirem ja mugavam arveldusprotsess parandab kliendikogemust ja suurendab kliendirahulolu.

Paljud ettevõtted juba kasutavad e-arveid ning see muutub aina populaarsemaks. See ainult ei aita kiirendada ja lihtsustada arveldamisprotsessi, vähendada inimlikke vigu ja suurendada turvalisust, vaid näitab ka, et ettevõte liigub ajaga kaasas, aidates kujundada organisatsioonile kaasaegse ja edumeelse maine. 

Kui praegu on kohustuslik e-arvete saatmine riigiasutustele, on otsustanud paljud teisedki ettevõtted võtta kasutusele e-arve lahenduse. Majandus- ja kommunikatsiooniministeeriumi uuringu järgi kasutab e-arveid juba praegu osaliselt või pidevalt 79% uuringus osalenud ettevõtetest ning e-arvete kohustuslikuks muutumist erasektoris toetas 43% ettevõtetest.

Räägitud on ka võimalikust seadusemuudatusest, millega muutuks 2025. aastast alates e-arvete kasutamine kohustuslikuks kõigile ettevõtetele. Neid asjaolusid arvestades on üsna tõenäoline, et ettevõtjana tuleb varem või hiljem leida endale sobivaim e-arve esitamise viis.

E-arve saaja

E-arveid saavad vastu võtta nii juriidilised kui füüsilised isikud. Eraisikud saavad tellida e-arve omale internetipanka. Sageli kasutavad eraisikud e-arvete tellimise võimalust telekommunikatsiooni-, infrastruktuuri- ja kommunaalteenuste eest tasumisel.

Ettevõtete suurim kasu e-arvetest tuleneb ostuarvete töötlemisest, kuna see protsess on kõige ajamahukam. Ajasääst mõjutab enamasti mitut töötajat, näiteks arve kontaktisikut, raamatupidajat, ettevõtte juhti. 

Paberkujul või PDF-formaadis arvete puhul on arve vastuvõtmise ja maksmisele suunamise protsess aeglasem ning rohkem tähelepanu ja vaeva nõudev. Arve kättesaamise järgselt arve avatakse, kontrollitakse, registreeritakse ja sisestatakse kontori- või raamatupidamistarkvarasse, arve tasumisel sisestatakse vajalikud andmed internetipangas ning enne makse kinnitamist peab vastutav isik selle üle kontrollima ja kinnitama (see võib eeldada omavahelist suhtlust). Pärast arve tasumist arhiveeritakse see vastavalt ettevõtte arhiivikorraldusele.

E-arvete vastuvõtmisel on kõik edaspidised toimingud elektroonilises keskkonnas ja enamik

arveldusprotsesse muutub täielikult automatiseerituks. 

• Seega suurim e-arve eelis on töötajate ajasääst. Finbite’i kalkulaatori abil on võimalik arvutada, kui palju säästaksite aega ja raha, kui võtaksite kasutusele e-arvete teenuse.
• Kuna ostuarved sisenevad süsteemi automaatselt otse saatja majandustarkvarast, ei ole vaja neid käsitsi sisestada. Tänu sellele esineb vähem sisestusvigasid.
• Arved ei jää töötajate meilidesse kinni, neid ei pea ka kuskile edastama, need ei lähe kaduma ning ei pea kartma, et unustatud arve tõttu tekib võlgnevus.
• E-arved on turvalised. Kuna e-arved liiguvad registrikoodi alusel, siis väheneb fiktiivsete valearvete risk. Sissetulevate e-arvete puhul suurendab turvalisust kinnitusring ja muud ettevõttesisesed protsessid.
• Kogu arvete halduse protsess toimub ühes keskkonnas ja on valdavas osas automatiseeritav – arve kinnitamisest kuni konteerimise ja arhiveerimiseni.
• E-arved arhiveeritakse keskkonnas, tänu millele on võimalik säästa aega, materjalikulu ja ladustamisruumi. 
• E-arved on kergesti kättesaadavad igal ajal ja igal pool ning kiiresti on võimalik saada arveldusega seotud ülevaateid.

Raamatupidaja

Raamatupidajad tegelevad organisatsiooni arvepidamise, finantsdokumentide koostamise ja säilitamisega, majandustehingute kandmisega registritesse või raamatupidamisprogrammi ning üha rohkem suudetakse pakkuda ka finantsnõustamisega kaasnevat lisaväärtust. Täpsemad tööülesanded sõltuvad organisatsiooni eripärast ja töökorraldusest ning täpsemast ametikohast, kas tegu on raamatupidaja (tase 5), vanemraamatupidaja (tase 6) või juhtivraamatupidajaga (tase 7). E-arvete kasutuselevõtt toetab raamatupidajate rolli muutust analüütilisema töö suunas.

• Tänu e-arvetele on arveldusprotsess lihtsam ja selgem ning arved on koondatud ühte süsteemi. Kui kasutusel on raamatupidamis- või majandustarkvara, on kõige efektiivsem luua automaatne liidestus e-arve operaatoriga. Finbite’il on liidestused kõigi enim levinud tarkvaradega Eestis, Lätis ja Leedus.
• Raamatupidajad saavad keskenduda sisulisematele tööülesannetele, sest väheneb andmesisestuse ja arvehaldusega seotud toimingute koormus.
• Kuna andmed jõuavad infosüsteemi kiiremini ning need on igal ajal ja igas kohas volitatud isikutele kättesaadavad, siis on raamatupidajatel, finantsjuhtidel ja ettevõtte juhtidel täpsem arusaam finantsolukorrast. Samuti saab rahavoogusid planeerides arvestada ka veel kinnitamata ja kinnitamisel olevate arvetega. Aruandluse abil saab paremini mõista äritegevuse suundumust, teha informeeritud otsuseid ja parandada finantsstrateegiaid.
• Audititega seoses väheneb päringute arv raamatupidajatele, kuna audiitoritel on distantsilt ligipääs infosüsteemile.

E-arve miinused

E-arve keskkonna kasutuselevõtu puudused on seotud eelkõige töötajate ja juhtkonna kahtluste ja ebakindlusega, sest usaldusväärse e-arve operaatoriga koostöö puhul saab kindel olla tehnilise süsteemi sujuvas toimimises ning turvariskide maandamises.

MKM uuringu järgi on e-arvetele ülemineku takistusteks ettevõtjate ebakindlus süsteemi tehnilise toimimise probleemide, andmelekete ja turvaküsimuste ning ettevõtete vähene digivalmidus. Lisaks võib olla madal motivatsioon lisakulutuse tegemiseks ning vähene teadlikkus e-arve võimalustest ja eelistest.

Kuna iga muudatus eeldab valmisolekut, avatud meelt ja soovi omandada uusi oskusi, siis ka e-arvelduse puhul ei pruugi töötajad kohe tajuda selle kasu, võib esineda hirmu ja ebakindlust muudatuste ees ning on vaja pakkuda täiendavat tuge ja infot, et üleminek oleks võimalik sujuv ja kerge. 

Usaldusväärse teenusepakkuja valimisel saab ettevõtja aga kindel olla, et tehnilised probleemid lahendatakse kiiresti ja tõhusalt, andmete turvalisus on tagatud ning vajalik tehniline tugi on küsimuste korral alati kättesaadav. Finbite’i paketivalikus on nii tasuta e-arvete pakett väikse arveldusmahuga ettevõtetele kui ka paindlikke tasulisi pakette erinevate lisateenustega.

Finbite pühendub uuenduslike ja usaldusväärsete lahenduste loomisele. Me täiustame pidevalt oma teenuseid ning panustame klientide rahulolu nimel. Oleme koostanud põhjalikud juhised erinevate tööprotsesside kohta, korraldame koolitusi ning meie klienditugi on valmis juhendama telefoni ja e-posti vahendusel.

Kuidas koostada e-arvet?

Finbite’i abil on e-arveid võimalik saata nii Eesti-siseselt kui ka välismaale. 

E-arvete koostamise sammud Finbite’i näitel:

1. Veenduge, et kliendile on võimalik e-arvet saata. Kontrollida saab äriregistrist.
2. Logige Finbite’i keskkonda. Avage menüüst müük. 
3. Täitke vajalikud väljad: lisage arve saaja ja arve info, täitke arveread.
4. Valige sobilik saatmisinfo.
5. PDF-kuvas saate kontrollida andmete korrektsust.
6. Valige sobiv saatmiskanal, kas soovite saata arve e-arvena Eestisse või välismaale. Lisaks saab Finbite’i keskkonnast esitada soovi korral pdf- ja paberarveid.
7. Seejärel saate vajutada nupule salvesta ja saada.

Meie blogist võib leida abistavaid artikleid ja juhiseid, millega tutvudes võib olla alustada e-arvete koostamise ja saatmisega.

• Oleme kirjutanud e-arve saatmise võimalustest koos konkreetsete juhendavate sammudega, nt kuidas internetipangas sõlmida e-arve püsimakse teenus ja kuidas saata e-arve Finbite’i keskkonnast. 
• Korteriühistus e-arvete kasutuselevõtu teemal oleme jaganud soovitusi nii Korto keskkonna kui ka muude tarkvarade kasutajatele.
• Kiireim viis digitaalse e-arve koostamiseks ja saatmiseks on kasutada raamatupidamisprogrammi koos Finbite’i liidestusega. Kui Teie ettevõte kasutab raamatupidamis- või majandustarkvara ja soovite selle automaatset liidestust e-arve operaatoriga, võite lugeda, kuidas luua e-arve operaatori liidestus ja kuidas Finbite’i e-arve liidestus täiendab raamatupidamisprogrammi. Finbite’il on liidestused kõigi enim levinud majandus- ja raamatupidamistarkvaradega.

Meie abikeskkonnast võib leida erinevaid juhiseid nii konto seadistamise kui ka erinevate teenuste kasutamise kohta. Näiteks oleme loonud Finbite’i keskkonda ning konto ja kasutajate seadistamise kohta põhjaliku juhise.

Finbite muudab raamatupidamise lihtsamaks

Finbite pakub terviklikku, kõik ühes e-arve keskkonna lahendust, mis sobib nii alustavatele väikeettevõtjatele kui ka suurematele organisatsioonidele. Võimalik on valida nelja paketi vahel: Starter, Lite, Standard ja Premium. Lisaks paindlikele ja erineva mahuga tasulistele pakettidele pakume ka tasuta e-arvete saatmise ja vastuvõtmise võimalust (Starter pakett), mille puhul saab saata ja vastu võtta iga kuu 5 e-arvet. E-arve saatmise ja vastuvõtmise teenusele täiendavalt on valikus erinevaid raamatupidamistööd lihtsustavaid lisateenuseid:

• Rakenduse abil on võimalik esitada tšekid ja kuluaruanded raamatupidajale digitaalselt. 
• E-kuluaruande teenuse abil on kuluaruande esitamine on 6 korda kiirem kui paberil kuluaruande esitamine.
• E-kinnitusringi abil on võimalik ostuarveid ja kuluaruandeid kinnitada kiiresti, mugavalt ja turvaliselt.  
• Digiarhiiv säästab kontoripinda ja paberit ning võimaldab mugavalt ja kiirelt pääseda ligi dokumentidele.
• Digitaliseerime kõik PDF- ja paberarved ning tšekid. Automaatse arvetuvastuse süsteemi ja digiteerijate töö tulemuseks on 99% täpsus.
• Võimalik on saada valitud ajaperioodi kohta põhjalik ülevaade arveldusprotsessidest sobivas failiformaadis. 
• Automaatsete meeldetuletuste abil on võimalik teavitada kliente lõppevast poliisist, maksmata arvest, uuendusest või muust.

Arvestades e-arvete eeliseid ning järkjärgulist üleminekut e-arvetele ettevõtete seas, tasub otsida oma ettevõttele sobiv e-arve keskkonna lahendus ning alustada osalise või täieliku e-arvetele üleminekuga juba täna. Soovides liituda Finbite’i e-arve lahendusega, valige sobiv pakett ja esitage liitumissoov.