Aasta lõpetamine algab paljudes ettevõtetes detsembris. Selleks ajaks on aga hilja protsesse ümber teha – tuleb tegeleda ja lahendada kuhjunud segadust ja mõelda, et järgmisel aastal teeme targemini. Kuigi täpselt sama mõte käis raamatupidajate peast läbi juba eelmisel aastal.
Surve tekib tegelikult juba varem ja mitmest suunast korraga. Ühelt poolt kasvab ostuarvete maht: aasta lõpus kasutatakse eelarved ära, IT ja turundus teevad tehnilisi investeeringud, suuremad hanked ajastatakse enne pühi ning aastalõpu üritustest ja kliendikingitustest jääb järele kuhi tšekke. Teiselt poolt jäävad kinnitajad järjest kättesaamatuks. Detsembri keskpaigast kaob kontorist ükshaaval inimesi ja arve ootab tavaliselt üht kindlat kinnitajat, mitte kedagi, kellel lihtsalt ligipääs olemas.
Arvete hulk kasvab seega täpselt siis, kui menetlejaid on kõige vähem. Iga arve, mis jääb pühade eel kellegi postkasti seisma, kuulub küll sellesse majandusaastasse, aga lahendatakse alles järgmisel.
Mida praegu ära teha, kuni aega veel on?
Arved peavad jõudma ühte kohta, mitte isiklikesse postkastidesse. Kolleegi meilis seisev arve on nähtamatu. Keegi ei tea, et see olemas on, kuni tarnija helistab – ja siis on arve juba hilinenud, kinnitamata ja võib-olla valel perioodil.
See on samm, millest kõik ülejäänu sõltub. Kinnitusring, automaatne konteerimine, majandustarkvarasse saatmine – miski neist ei tööta PDF-manusega, mida näeb ainult üks inimene. Andmed peavad kõigepealt muutuma masinloetavaks.
→ Digiteerimine muudab PDF- ja paberarved struktureeritud andmeteks 99% kvaliteedigarantiiga. Nii jõuavad ka nende tarnijate arved, kes e-arveid veel ei saada, samasse automaatsesse voogu. Praktikas tähendab see, et iga ostuarve – e-arve, Peppol, meiliga saadetud PDF või paber – jõuab ühte järjekorda ühel kujul ja raamatupidaja ei pea enam midagi käsitsi sisestama.
→ Välismaiste tarnijate ja klientide puhul liiguvad arved Peppoli võrgus struktureeritud andmetena, mitte manusena. Finbite ühendab sind Peppoliga ja oma liidestuspunkti pole vaja luua – Finbite on Baltikumi suurim e-arvete operaator enam kui 11-aastase kogemusega.
Määra kinnitajatele asendajad enne puhkusi. Asendaja peaks määrama kinnitaja ise, kui ta veel töölaua taga on. Nii jääb protsess püsima ka puhkuste perioodil – õige inimene otsustab ise, kellele ta oma õigused üle annab. Kui suunamised teha pärast puhkuse algust, improviseerib keegi finantsosakonnas võõraste kinnitusõigustega kõige kiiremal ajal.
→ Kinnitusring võimaldab arveid kinnitada nii meilist kui mobiilist, nii et kontorist eemal olemine ei tähenda protsessist väljas olemist. Saad seada kinnitamisele summalimiidid ja igal hetkel vaadata, kes mida ja millal kinnitas.
Seaditsa korduvate arvete automaatne konteerimine. Üür, sideteenused, tarkvara püsimaksed, koristusteenus – kontod ja dimensioonid on iga kuu samad ning detsembris neid käsitsi täita tähendab raisata just selle inimese aega, keda sul kõige rohkem vaja on. Las süsteem teeb ära selle, mida oskab ja inimesed tegelevad erijuhtudega.
→ Finbite pakub kahte võimalust. Konteerimismallid lasevad kontod ja dimensioonid tarnija või kategooria kaupa ette ära määrata. Uus automaatne arveridade konteerimine ei vaja aga malli üldse – süsteem õpib sellest, kuidas oled sama tarnija arveid varem konteerinud, ja täidab kontode ning dimensioonide väljad ise, rida-realt, tundes read ära kirjelduse, mitte nende asukoha järgi. Juba loodud mallid jäävad kehtima ja neid üle ei kirjutata. Funktsioon on saadaval Standard ja Premium paketis ning sisselülitamiseks piisab ühest linnukesest ostuarvete seadetes.
Lepi kokku kuluaruannete esitamise tähtaeg. Töötajad koguvad tšekke ja esitavad kõik korraga jaanuaris – nii lähevad kulud valele perioodile ja tšeki hunnik tekib lauanurgale kõige kiiremal ajal. Anna inimestele kuupäev, teata sellest varakult ja tee esitamine piisavalt lihtsaks, et see kuupäev oleks realistlik: tšekk tuleb pildistada kohe pärast ostu sooritamist ja aruandeks vormistada, mitte hoida karbis ”seni kuni meenub”.
→ Finbite’i äpiga pildistab töötaja tšeki kohe, kui selle saab, ja koostab selle põhjal kuluaruande. Aruanne läheb raamatupidajale ja juhile kinnitamiseks enne tagasimakset ning kõik dokumendid jäävad digiarhiivi.
Tee kinnitamata dokumendid nähtavaks neile, kes saavad sellega midagi ette võtta. Mitte numbrite nimekiri raportis, mida keegi lahti ei tee. Vastutav töötaja peab nägema, millised arved ja aruanded on kinnitamata, kui kaua nad seal on seisnud ja kelle taga – ja meeldetuletamine ei tohiks sõltuda sellest, kas üks inimene juhtus meeles pidama.
→ Iga kinnitamist ootav arve on süsteemis näha ja automaatsed meeldetuletused lähevad neile, kes pole arvet või kuluaruannet veel kinnitanud. Ülevaade ostuarvete, kinnitajate ja esindusõiguste kohta annavad täispildi sellest, kus asjad seisavad. Raamatupidaja saab luua reeglid automaatsete meeldetuletuse kohta ja omab täit ülevaadet kogu protsessist.
Vaata üle ka müügipool – mida kliendid sinult ootavad. Kui mõni neist on läinud üle e-arvetele või muutnud formaati, mida vastu võtab, on detsember halb kuu seda teada saada.
→ Müügiarveid saad saata just selles formaadis, mida saaja ootab – e-arve, Peppol, PDF või paber – ühest kohast.
Kuidas on lood e-arvete nõuetega?
Eestis pole üldist B2B e-arve kohustust. Küll aga on alates 1. juulist 2025 äriregistris e-arve vastuvõtjaks registreeritud ettevõttel õigus nõuda müüjalt e-arvet. Kohustust see kõigile ei tekita, aga praktikas tähendab, et kui klient on end vastuvõtjaks registreerinud, on e-arve tema jaoks vaikimisi ootus. Registreerunuid on Eestis ligi 20 000 ja number kasvab igal aastal.
Nõuetekohaseks loetakse e-arve, mis vastab Euroopa standardile EN 16931-1. Pooled võivad omavahel kokku leppida ka mõne muu standardi kasutamises.
Kindel kuupäev on 1. juuli 2030. Sellest ajast kehtivad ViDA raames ELi piiriülestele B2B-tehingutele digitaalse aruandluse nõuded ja nende aluseks on struktureeritud e-arve. Kui ostad või müüd teiste liikmesriikide käibemaksukohustuslastele, puudutab see ka sind. Konkreetset edastusvõrku ViDA ette ei kirjuta – Peppol pole kohustuslik.
Praktiline järeldus on sama mis kogu ülejäänud nimekirjal: kiirustades midagi soetama ei pea, aga oskus masinloetavaid arveid saata ja vastu võtta tasub end ära juba täna. Aastalõpu koormus on koht, kus selle puudumine kõige kiiremini välja tuleb.
Miks vaadata arveprotsessid üle praegu, mitte detsembris?
Iga nimekirjas olev asi võtab ühe pärastlõuna. Ühtegi neist ei saa teha kiirustades. Konteerimismallide seadistamiseks peab keegi läbi mõtlema, millised tarnijad tegelikult korduvad. Kinnitusringide ja asendajate määramiseks on vaja tiimiga reeglid läbi arutada. Kuluaruannete tähtaeg toimib ainult siis, kui inimesed saavad sellest nädalaid varem teada.
Tee need asjad ära praegu ja detsember on kohe oluliselt lihtsam.
Kuidas Finbite aitab
Finbite koondab ostuarved, kinnitusringi, konteerimise ja kuluaruanded ühte keskkonda. E-arved ja digiteeritud PDF-arved jõuavad kohale automaatselt, kinnitamine käib meilist või mobiilist, nii et kellelgi pole vaja olla töölaua taga, ja menetletud arved liiguvad liidestuse kaudu otse majandustarkvarasse. Ühe arve käitlemisel säästad ligi 30 minutit ja 3 eurot.
Finbite’i kasutab üle 5000 ettevõtte Eestis, Lätis ja Leedus. Tutvu keskkonnaga või küsi pakkumist.
